Elektronische Signatur im Arbeitsvertrag: Was ist 2026 rechtlich zulässig?

Arbeitsverträge bilden die Grundlage jedes Beschäftigungsverhältnisses. Sie dokumentieren Rechte und Pflichten, definieren Arbeitsbedingungen und sichern sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber rechtlich ab. Jahrzehntelang war es üblich, Arbeitsverträge in Papierform auszuhändigen und handschriftlich zu unterzeichnen. Vor allem der Nachweis von Vertragsbedingungen gemäß Nachweisgesetz machte dies notwendig.

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz, den Entwicklungen im Arbeitsrecht und der zunehmenden Digitalisierung entstehen nun Möglichkeiten, Arbeitsverträge vollständig elektronisch abzuschließen. Diese Veränderung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Elektronische Signaturen ermöglichen:

• schnellere Vertragsabschlüsse, oft innerhalb weniger Minuten statt Tage
• medienbruchfreie HR-Prozesse, ganz ohne Ausdrucke oder Scans
• effiziente Verwaltung digitaler Personalunterlagen
• eindeutige Nachvollziehbarkeit durch Signaturprotokolle
• sichere Archivierung nach GoBD-Anforderungen

Unternehmen profitieren zudem von einer modernen Candidate Experience, weniger Verwaltungsaufwand und geringeren Fehlerquoten.

Die Grundlage für E-Signaturen findet sich im BGB sowie in der europäischen eIDAS-Verordnung, die drei unterschiedliche Signaturarten definiert. Zusätzlich wurden mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV entscheidende Änderungen beschlossen, die den Einsatz digitaler Arbeitsverträge erleichtern.

Die Schriftform (nach §126 BGB) verlangt eine eigenhändige Unterschrift auf Papier. Alternativ ist die Schriftform auch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) möglich. Sie ist die einzige elektronische Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist.

Die Textform ist weniger streng und verlangt lediglich:

• eine lesbare Erklärung,
• einen dauerhaften Datenträger,
• keine Unterschrift.

E-Mails, PDFs oder elektronische Dokumente erfüllen diese Anforderungen problemlos.

Arbeitsverträge selbst müssen nicht zwingend in Schriftform geschlossen werden – sie sind also grundsätzlich auch mündlich oder in Textform wirksam. Allerdings galt bisher durch das Nachweisgesetz die Pflicht, die Arbeitsbedingungen schriftlich auszuhändigen.

Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)

Ab 2026 gilt:

• Arbeitsverträge und Nachweise dürfen digital bereitgestellt und digital signiert werden.
• Die Schriftformpflicht entfällt in vielen Fällen.
• Die Textform wird zum Regelfall.

Damit entsteht zum ersten Mal eine rechtsklare Grundlage für flächendeckende digitale Arbeitsverträge in Deutschland.

Gemäß eIDAS werden drei Signaturarten unterschieden:

Die einfachste Form – beispielsweise ein eingetippter Name oder ein Scan einer Unterschrift. Sie bietet geringe Beweiskraft und ist leicht zu manipulieren. Für Arbeitsverträge eher ungeeignet.

Die FES ist mit dem Dokument verknüpft, identifiziert den Unterzeichner eindeutig und zeigt nachträgliche Änderungen am Dokument an. Sie bietet hohe Beweiskraft und ist für viele digitale Verträge ausreichend.

Die QES erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen, wird von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern ausgestellt und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie ist immer dann vorgeschrieben, wenn Schriftform im Gesetz verlangt wird.

Durch die Reform ist es künftig zulässig, Arbeitsverträge vollständig digital zu schließen. Die meisten Arbeitsverträge benötigen keine Schriftform mehr. Damit ist die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) in den meisten Fällen ausreichend und rechtlich wirksam.

Eine QES wird weiterhin benötigt, wenn:

• spezielle Vertragsarten dies vorschreiben,
• arbeitsrechtliche Schriftformvorgaben bestehen,
• in einzelnen Sonderfällen (z. B. Wettbewerbsverboten) die Schriftform nicht durch Gesetzesänderungen aufgehoben wurde.

Einige Dokumente müssen auch 2026 handschriftlich oder mit QES unterzeichnet werden, darunter:

• nachvertragliche Wettbewerbsverbote (gemäß § 74 HGB)
• bestimmte Befristungen (Befristungsklauseln mit Schriftformerfordernis)
• Kündigungen

Für den Standard-Arbeitsvertrag jedoch gilt: Eine FES ist ausreichend

Digitale Arbeitsverträge folgen einem klar strukturierten Ablauf, der effizient und rechtssicher gestaltet werden kann.

Der Arbeitgeber erstellt das Vertragsdokument digital, häufig in HR-Systemen oder Vertragsmanagement-Tools. Änderungen und Versionen werden automatisch dokumentiert.

Der Arbeitgeber signiert das Dokument digital, bevorzugt mit einer FES oder – bei höheren Anforderungen – mit einer QES. Moderne Tools erstellen automatisch Protokolle, die die Beweiskraft erhöhen.

Arbeitnehmer erhalten den Vertrag digital, können ihn am Smartphone oder Computer prüfen und sofort unterschreiben. Das spart Zeit und macht den Prozess erheblich benutzerfreundlicher.

Durch die Reform des NachwG dürfen Arbeitsbedingungen auch digital bereitgestellt werden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer Zugriff auf die Dokumente hat und diese dauerhaft speichern kann.

E-Signaturen bieten einen hohen Beweiswert, da sie:

• eine eindeutige Identifikation der Unterzeichner ermöglichen,
• manipulationssicher sind,
• Zeitstempel enthalten,
• und vollständige Signaturprotokolle erzeugen.

Damit sind sie gegenüber handschriftlichen Unterschriften in vielen Fällen sogar beweissicherer.

Trotz Digitalisierung gibt es weiterhin Dokumente, die zwingend Schriftform erfordern:

• Kündigungen: müssen eigenhändig unterschrieben werden.
• nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 HGB)
• einzelne Befristungsarten, sofern gesetzlich nicht gelockert

Hier reicht selbst eine QES nicht immer aus – es kommt auf die genaue Formulierung der gesetzlichen Anforderungen an.

Digitale Arbeitsverträge bieten Unternehmen, HR-Abteilungen und Arbeitnehmern erhebliche Vorteile.

Digitale Arbeitsverträge verkürzen den gesamten Einstellungsprozess erheblich. Während bei Papierverträgen mehrere Tage vergehen können – durch Druck, Postversand, Rücklauf und erneutes Scannen – ermöglicht eine elektronische Signatur, dass beide Parteien den Vertrag innerhalb weniger Minuten prüfen und rechtsgültig unterzeichnen. Dies ist besonders in Branchen mit hohem Wettbewerbsdruck ein entscheidender Vorteil: Unternehmen können schneller einstellen, Bewerber schneller onboarden und der gesamte Prozess wirkt professioneller.

Darüber hinaus entfällt die manuelle Bearbeitung von Dokumenten. HR-Teams müssen keine Dateien mehr drucken, ordnen oder nachfassen. Jede Änderung am Vertrag ist sofort nachvollziehbar, der Versand erfolgt automatisiert und der gesamte Prozess läuft medienbruchfrei.

Papierverträge gehen verloren, werden falsch abgelegt oder sind bei Betriebsprüfungen nur schwer auffindbar. Digitale Arbeitsverträge verbessern die Compliance erheblich: Jedes Dokument wird automatisch archiviert, jede Signatur protokolliert und jede Version historisiert. Dadurch entsteht ein vollständiger Audit-Trail, der alle Schritte nachvollziehbar macht. Besonders in Hinblick auf das Nachweisgesetz ist dies von großem Vorteil.

Elektronische Signaturprotokolle weisen zudem eindeutig nach, wer wann welchen Vertrag unterzeichnet hat. Dieser digitale Nachweis ist in vielen Fällen sogar sicherer und belastbarer als eine handschriftliche Unterschrift.

Bewerber erwarten heute digitale Prozesse. Wenn ein Arbeitsvertrag digital bereitgestellt und bequem am Laptop oder Smartphone unterschrieben werden kann, wirkt dies modern, effizient und zeitgemäß. Unternehmen, die digitale Unterschriften nutzen, vermitteln Professionalität und Innovationskraft – ein Vorteil, der sich besonders im Recruiting bemerkbar macht.

Gerade jüngere Arbeitnehmer oder internationale Kandidaten empfinden die digitale Unterzeichnung als selbstverständlich. Unternehmen steigern dadurch ihre Attraktivität als Arbeitgeber und reduzieren gleichzeitig Absprünge während des Einstellungsprozesses.

Digitale Arbeitsverträge reduzieren nicht nur zeitlichen Aufwand, sondern auch Kosten. Druck, Papier, Porto, Archivräume und Verwaltungsaufwand entfallen nahezu vollständig. HR-Abteilungen sparen hunderte Arbeitsstunden pro Jahr, während gleichzeitig die Fehlerquote sinkt.

Unternehmen profitieren zudem von:

• geringeren Materialkosten,
• weniger Rückfragen,
• geringerer Belastung administrativer Teams,
• beschleunigten Prüf- und Freigabeprozessen.

Die Entlastung macht sich nicht nur organisatorisch, sondern auch finanziell bemerkbar.

Trotz zahlreicher Vorteile bestehen bestimmte Risiken, wenn digitale Signaturen falsch eingesetzt werden. Unternehmen sollten daher einige Punkte besonders beachten.

• Falsche Einschätzung der Formvorschriften: Der häufigste Fehler: Verträge werden digital unterzeichnet, obwohl für bestimmte Dokumente weiterhin Schriftform erforderlich ist. Wird eine Formvorschrift verletzt, ist der Vertrag oder die Vereinbarung unter Umständen unwirksam. Besonders kritisch sind Wettbewerbsverbote, bestimmte Befristungsvereinbarungen und Kündigungen.
• Unklare Identifikation der Unterzeichner: Eine elektronische Unterschrift ist nur dann wirksam, wenn klar erkennbar ist, wer unterschrieben hat. Wird eine einfache elektronische Signatur verwendet, kann dies zu Beweisproblemen führen. Daher sollte bei Arbeitsverträgen mindestens eine FES genutzt werden – bei kritischen Dokumenten sogar eine QES.
• Fehlende oder unzureichende Archivierung: Digitale Vertragsunterlagen müssen korrekt und revisionssicher archiviert werden. Fehlt eine strukturierte digitale Ablage, kann ein Unternehmen seinen Nachweispflichten nicht nachkommen. Dies kann im Streitfall oder bei einer Betriebsprüfung erhebliche Konsequenzen haben.
• Prozessfehler bei der Bereitstellung: Auch wenn Arbeitsverträge digital bereitgestellt werden dürfen, müssen sie für Arbeitnehmer dauerhaft zugänglich sein. Probleme entstehen häufig, wenn Dokumente nur per Link bereitgestellt werden, der abläuft, oder wenn Anhänge nicht korrekt gespeichert werden können.

Yousign (Youtrust) bietet Unternehmen eine vollständig rechtskonforme Umgebung, um Arbeitsverträge digital zu erstellen, zu signieren und zu verwalten. Das Signatursystem erfüllt alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung und unterstützt sowohl FES als auch QES.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• automatisierte Signaturprozesse,
• rechtskonforme Signaturprotokolle und Audit-Trails,
• sichere Identifizierung der Unterzeichner,
• benutzerfreundliche Signaturwege für Arbeitnehmer,
• GoBD-konforme Archivierung,
• nahtlose Einbindung in bestehende HR- und IT-Systeme.
  

Durch diese Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Rechtssicherheit eignet sich Yousign (Youtrust) besonders für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse modernisieren und gleichzeitig höchste Compliance-Standards wahren möchten.

Die elektronische Signatur ermöglicht es Unternehmen ab 2026, Arbeitsverträge einfach, schnell und rechtssicher digital abzuschließen. Dank der vorgesehenen Erleichterungen im Nachweisgesetz und dem Bürokratieentlastungsgesetz wird die digitale Personalverwaltung zur neuen Normalität. Unternehmen profitieren von effizienten Prozessen, geringerem Verwaltungsaufwand und höherer Compliance. Arbeitnehmer wiederum erhalten Verträge schneller und komfortabler.

Mit einer rechtskonformen Lösung wie Yousign (Youtrust) können Unternehmen sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden – von der Signatur bis zur Archivierung. Digitale Arbeitsverträge sind nicht nur ein technologischer Fortschritt, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für moderne Unternehmen.

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dies kein Ersatz für eine Rechtsberatung.