Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Diese Unterlagen müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber beachten

Sie sind Arbeitnehmer und möchten Ihre aktuelle Stelle kündigen? Oder aber Sie sind Arbeitgeber und haben eine Kündigung erhalten? Kündigungen sind oft für beide Seiten eine unangenehme Sache, wenn diese nicht einvernehmlich geschehen oder sehr überraschend kommen. Zudem gehen mit einer Kündigung bestimmte Rechte und Pflichten einher, die administrativen Aufwand bedeuten. Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses verpflichtet zum Beispiel zur Erstellung einiger Dokumente. Welche das sind und was Sie nach einer Kündigung beachten sollten, erfahren Sie im folgenden Artikel. 

Die möglichen Ursachen einer Kündigung sind vielfältig – und das auf beiden Seiten. Arbeitnehmer haben oft hohe Erwartungen an Ihre Arbeitsstelle. Sie träumen von gutem Betriebsklima, angemessener Bezahlung und ausreichenden Entwicklungsmöglichkeiten. Sind diese Faktoren nicht gegeben, führt die daraus resultierende Enttäuschung schnell zu einer Kündigung. Manchmal ist es auch ein attraktiveres Stellenangebot, das Arbeitnehmer zu einer anderen Firma zieht oder aber der Wunsch nach neuen Herausforderungen. 

Von Seiten des Arbeitgebers kommt es gelegentlich bereits in der Probezeit zur Kündigung, wenn der neue Arbeitnehmer sich als nicht passend für die Stelle herausgestellt hat. Weitere Gründe sind betriebsbedingte Kündigungen, weil der Arbeitgeber Personal abbauen muss. Auch bei grobem Fehlverhalten und Verstößen gegen die Betriebsordnung kann es zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommen.

Wenn Sie als Arbeitnehmer Ihr Arbeitsverhältnis kündigen, haben Sie teilweise auch nach der Kündigung noch einige Pflichten gegenüber Ihrem ehemaligen Arbeitnehmer. Vor allem sollten Sie sich an die Verschwiegenheitspflicht halten.

Laut dieser dürfen Sie keine Betriebsgeheimnisse oder gar vertraulichen Unterlagen weitergeben. So sollten Sie die Namen der Kunden des Unternehmens und allgemeine Abläufe von Arbeitsprozessen für sich behalten. Ansonsten riskieren Sie im schlimmsten Fall Schadensersatzansprüche Ihres ehemaligen Arbeitgebers.

Überprüfen Sie zudem, ob Sie bei Jobbeginn eine Vereinbarung über das Wettbewerbsverbot getroffen haben. Dieses besagt, dass Sie nach Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses nicht in Konkurrenz mit Ihrem ehemaligen Arbeitgeber treten dürfen. 

Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, alle arbeitsrelevanten Unterlagen an Ihren Arbeitgeber zurückzugeben. Dies betrifft sowohl Kopien als auch Originale. 

Ihre letzte Pflicht ist definitiv in Ihrem eigenen Interesse: Melden Sie sich fristgerecht arbeitslos, falls Sie nicht direkt eine neue Stelle antreten.

Erhalten Sie als Arbeitgeber eine Kündigung, verpflichtet diese Sie zur Ausstellung einer ganzen Hand von Dokumenten. Gehen Sie bei deren Erstellung sorgfältig vor und vergessen Sie keines der folgenden Dokumente:

Das wichtigste Dokument, das Sie Ihrem ausscheidenden Angestellten übergeben müssen, ist das Arbeitszeugnis. Mit diesem kann er sich auf neue Stellen bewerben und es ist somit ein unverzichtbares Dokument für seine berufliche Zukunft. 

Man unterscheidet zwei Arten von Arbeitszeugnissen:

Es enthält lediglich Angaben zur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie den ausgeübten Tätigkeiten. 

Es enthält über ein einfaches Zeugnis hinausgehend zusätzlich Bewertungen der Arbeitsleistung.

Arbeitgeber müssen mindestens ein einfaches Zeugnis ausstellen, ein qualifiziertes Zeugnis ist jedoch eher die Regel und in vielen Fällen sinnvoller, da es aussagekräftiger ist. 

Arbeitszeugnisse müssen der Wahrheit entsprechen, das heißt eine umfassende Gesamtbeurteilung geben und alle relevanten Fakten zusammenfassen. Zudem sollten sie wohlwollend verfasst werden, denn als Arbeitgeber haben Sie eine Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Angestellten. Bedenken Sie, dass das Arbeitszeugnis von hoher Relevanz für die Zukunft der betreffenden Person ist. Ein weniger positives Arbeitszeugnis muss begründet und nachvollziehbar sein!

Um seine Einkommenssteuererklärung machen zu können, benötigt Ihr ehemaliger Angestellter seine Lohnsteuerbescheinigung. Früher bekam man eine Lohnsteuerkarte aus Papier, doch seit 2013 ist diese digitalisiert. 

Die Lohnsteuerbescheinigung enthält Informationen zum Beschäftigungsverhältnis, die der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung angeben muss. Zudem kann er ihr entnehmen, welche Abzüge und Sozialabgaben er bereits an den Arbeitgeber abgeführt hat.

Stellen Sie Ihrem ehemaligen Angestellten zusätzlich eine Urlaubsbescheinigung aus. Diese weist nach, wie viele Urlaubstage dieser im laufenden Jahr bereits genommen hat. Der zukünftige Arbeitgeber kann diese Bescheinigung verlangen, um einen doppelten Urlaubsanspruch zu vermeiden. 

Dieser wurde Ihnen zu Beginn des Arbeitsverhältnisses vorgelegt und muss nun zurückgegeben werden, falls es sich um ein Original handelt. Kopien dürfen Sie behalten. Sie müssen zudem die Bescheinigung über die Meldung zur Sozialversicherung aushändigen. 

Die Arbeitsbescheinigung ist ebenfalls ein unerlässliches Dokument. Mit diesem wird der Anspruch auf Arbeitslosengeld geltend gemacht, sofern einer besteht. Sie enthält wichtige Informationen über das Arbeitsverhältnis, welche die Bundesagentur für Arbeit dringend benötigen. 

In bestimmten Branchen, wie der Lebensmittelindustrie und der Gastronomie, müssen Arbeitnehmer Ihren Gesundheitszustand über Gesundheitszeugnisse belegen. Auch für ihre nächste Stelle benötigen Sie dieses erneut. Als Arbeitgeber sind Sie daher zur Herausgabe verpflichtet. 

Sofern Sie Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Ländern beschäftigen, benötigen diese eine Arbeitserlaubnis. Diese wird von der Ausländerbehörde und der Bundesagentur für Arbeit ausgestellt. Geben Sie diese also auf jeden Fall zurück, damit sie dem zukünftigen Arbeitgeber vorgelegt werden kann. 

Alle Nachweise, die die Altersvorsorge oder die Versorgung von Hinterbliebenen im Todesfall betreffen, müssen Sie ebenfalls nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aushändigen.

In der Regel besteht bei der Übermittlung der genannten Unterlagen eine Holschuld, d.h. der ehemalige Angestellte muss die Dokumente am Arbeitsplatz abholen. Häufig werden diese bereits am letzten Arbeitstag übergeben. 

In einigen Fällen besteht jedoch Schickschuld, d.h. der Arbeitgeber muss Ihnen die Dokumente zustellen und trägt hierfür das Risiko und die Kosten. Dies gilt in drei Fällen: 

1. Ihnen wurde Hausverbot erteilt
2. Sie sind weit weggezogen oder schwer erkrankt und daher nicht mobil
3. Sie wurden fristlos gekündigt und die Unterlagen sind noch nicht fertig

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Dokumente so schnell wie möglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen. Im Idealfall sollte dies am letzten Arbeitstag geschehen. 

Falls bestimmte Dokumente noch nicht fertig sind, gilt eine Wochenfrist. 

Eine Übergabe der Dokumente ist in jedem Fall Pflicht – auch dann, wenn Sie noch Schadensersatzansprüche gegenüber dem Arbeitnehmer haben. Diese müssen Sie unabhängig davon geltend machen.

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