Es gibt verschiedene Arten elektronischer Unterschriften. Dabei gibt es zwei wichtige Aspekte, die einander beeinflussen. Die Anwenderfreundlichkeit steht in Konkurrenz zur Sicherheit. Die drei Signaturstufen - Einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte Elektronische Signatur - besitzen alle EU-weite Gültigkeit nach der eIDAS-Verordnung. Doch es lohnt sich, über ihre Sicherheit, ihre Aufwendigkeit und Kosten informiert zu sein, denn die Unterschiede sind wichtig.
Diese unterschiedlichen e-Signatur-Ebenen definiert das Gesetz
Die europäische Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (kurz: eIDAS-Verordnung) definiert drei Stufen der elektronischen Signatur:
- die Einfache Elektronische Unterschrift
- die Fortgeschrittene Elektronische Unterschrift
- die Qualifizierte Elektronische Unterschrift
Gemäß der eIDAS-Verordnung ist eine e-Signatur definiert als: "Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet."
Im Idealfall sollte eine e-Signatur:
- die eIDAS-Verordnung einhalten, die die elektronische Identifizierung und Vertrauensdiensteanbieter (kurz: VDA) für digitale Transaktionen innerhalb des Binnenmarktes der Europäischen Union reglementiert
- auf der Verwendung eines elektronischen Zertifikats beruhen,
- die Identität des Unterzeichners überprüfen,
- nachweisen, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde.
Es ist daher ratsam, elektronische Signaturen mit einer Softwarelösung eines Vertrauensdiensteanbieters, auch VDA genannt, zu erstellen, der von einer offiziellen Zertifizierungsstelle anerkannt ist. Die Liste der VDA ist auf der Website der Europäischen Kommission abrufbar.
Der Unterschied zwischen den drei Arten von e-Signaturen betrifft das Sicherheitsniveau, das mit jedem der oben genannten Kriterien verbunden ist. Die Beweiskraft der Unterschrift liegt also in der Qualität der Identifizierung (z.T. wird auch nur authentifiziert) des Unterzeichners und in dem Nachweis, dass das unterzeichnete Dokument tatsächlich das vorgelegte ist.
Ist es jedoch nicht immer sinnvoll, Vertragspartnern oder Kunden ein mehrstufiges Identifizierungsverfahren aufzuzwingen, wenn eine Einfache oder Fortgeschrittene Elektronische Signatur bereits ein angemessenes Maß an Gültigkeit und Sicherheit haben kann?
Um die Orientierung zu erleichtern, erklären wir Ihnen in diesem Artikel die Unterschiede zwischen den drei Niveaus der e-Signatur, deren Nutzen und die typischen Anwendungsbereiche.
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Einfache Elektronische Unterschrift
Heute sind die überwiegende Mehrheit der erstellten elektronischen Unterschriften "Einfache" Signaturen, weil sie in puncto Reibungslosigkeit und somit Nutzerfreundlichkeit unschlagbar sind. Die Einfache e-Signatur entspricht der ersten Stufe an Sicherheit und rechtlicher Anerkennung eines Dokuments.
Anforderungen
Es gibt keinen festgelegten Anforderungskatalog für diese Art von Signatur. Es kann also mit einem Klick und ohne konkreten Prozess der Identitätsprüfung oder Zustimmung ein Dokument unterschrieben werden. Die Unterzeichnenden könnten somit theoretisch abstreiten, dass er oder sie das Dokument unterzeichnet haben. Einfache e-Signaturen können auch die Form einer eingescannten Unterschrift oder des Kürzels, welches beim Paketzusteller auf das Terminal gekritzelt wird, annehmen.
Der Einfache Signaturprozess kann jedoch in seiner Beweiskraft verstärkt werden, indem - wie Yousign dies tut - ein zusätzlicher Authentifizierungsschritt mittels eines SMS-Einmalpassworts hinzugefügt wird. Dies ist vergleichbar mit der SMS TAN beim Online-Banking.
Zwar ist die Erstellung eines Nachweisdokuments bei der Einfachen Form der elektronischen Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben, aber es ist klar, dass die Erstellung und Aufbewahrung sowie die Anzahl und Qualität der Beweise, die in dieser Akte gesammelt werden, im Falle einer Anfechtung des Vertrags ein viel höheres Maß an Glaubwürdigkeit gewährleisten. Dieses Nachweisdokument kann aus Elementen wie der E-Mail-Adresse des Unterzeichnenden, der Telefonnummer, der IP-Adresse des zur Unterzeichnung des Dokuments verwendeten Computers usw. bestehen. Ziel dieser Beweismittelakte ist es, die verschiedenen Phasen einer Transaktion Schritt für Schritt verfolgen zu können.
Selbst im Falle einer Einfachen e-Signatur erstellt Yousign für jedes Verfahren eine Nachweisdatei mit zeitgestempelten digitalen Beweisen, die 10 Jahre lang bei Arkhinéo aufbewahrt wird. Arkinhéo ist spezialisiert auf vertrauenswürdige Archivdienste.
Sie sollten übrigens beachten, dass für die E-Rechnungspflicht ab 2025 e-Signaturen essentiell werden.
Beispieldokumente
Unterlagen, die routinemäßig oder mit einem begrenzten rechtlichen oder finanziellen Risiko verbunden sind:
- Aufträge/ Auftragsbestätigungen
- Kostenvoranschläge
- Datenschutzerklärungen
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Kaufverträge über bewegliche Güter
- Dienstleistungsverträge
- Unbefristete Arbeitsverträge
- Teilzeitarbeitsverträge
- Geheimhaltungserklärungen
- Urheberrechtserklärung
- Unbefristete Mietverträge (Immobilien)
- Selbstauskünfte
- Makleralleinaufträge
- Besichtigungsbestätigungen
- Übergabeprotokolle
- Mandatsbriefe
- Sachversicherungen
- Firmenversicherungen
- Darlehensverträge zwischen Unternehmen
- KYC-Dokumente
- ...
Fortgeschrittene Elektronische Signatur
Die Fortgeschrittene Elektronische Unterschrift, die sicherer ist, wird für die Unterzeichnung von Dokumenten empfohlen, bei denen erhebliche rechtliche Risiken bestehen können.
Anforderungen
Wie zuvor beschrieben, ist die Definition einer Einfachen Elektronischen Signatur ziemlich weit gefasst. Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur muss strengere Kriterien für die Identitätsprüfung erfüllen und hat somit eine höhere Beweiskraft, wie es eindeutig in der eIDAS-Verordnung bzw. dem deutschen Signaturgesetz festgelegt ist.
Daher muss die Fortgeschrittene Elektronische Signatur:
- in eindeutiger und klarer Weise mit dem Unterzeichnenden verbunden sein,
- die Identifizierung des Unterzeichnenden ermöglichen,
- mit Mitteln erstellt werden, die unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichnenden stehen, wie z.B. Telefon, Tablet oder PC,
- und sicherstellen, dass der Rechtsakt, auf den sie sich bezieht, nicht abgeändert werden kann.
Dies kann durch das Hochladen und die Validierung eines Ausweisdokuments des Unterzeichnenden geschehen, wie von Yousign praktiziert. Da in der Europäischen Union SIM-Karten nur noch nach vorheriger Ausweisüberprüfung verkauft werden dürfen, stellen immer mehr Anbieter Fortgeschrittene Elektronische Unterschriften allein auf eine Authentifizierung mittels SMS-Einmalpassworts ab, da die zugrundeliegende Identifizierung des Unterzeichnenden bereits beim Erwerb der SIM-Karte stattgefunden hat. Es empfiehlt sich dennoch die Kombination aus Ausweisüberprüfung und SMS-Einmalpasswort, immer mit dem Ziel, die Rechtskräftigkeit der digitalen Signatur im Streitfall zu verstärken.
Beispieldokumente
- Gesellschaftsvertrag (GbR, OHG, KG)
- Beschlüsse von Geschäftsführern einer GmbH
- Patent-, Marken oder Urheberrechtsverträge
- Sozialversicherungs-/ Rentenversicherungsdokumente
- Bestimmte Leasingverträge
- Personenversicherungen, wie bspw. Lebensversicherungen, Unfallversicherungen oder Berufsunfähigkeitsversicherungen, die nicht unter das Geldwäschegesetz fallen
- ...
Qualifizierte Elektronische Signatur
Die Qualifizierte Elektronische Signatur (kurz: QES) ist die höchste Form der elektronischen Unterschrift. Sie wird aufgrund ihrer hohen Anforderungen in ganz bestimmten Fällen eingesetzt.
Anforderungen
Aus rechtlicher Sicht ist der Unterschied zwischen der Qualifizierten Elektronischen Signatur und der Fortgeschrittenen größer als zwischen Fortgeschrittener und Einfacher. Hier lautet das wichtige Stichwort: Beweisumkehr. Die eIDAS Verordnung definiert konkrete Vorgaben hinsichtlich der Überprüfung der Identität des Unterzeichners und der Verwahrung des Signaturschlüssels. Darüber hinaus ist die QES die einzige e-Signatur, die der handschriftlichen Signatur (§ 126 BGB, Schriftformerfordernis) gleichgestellt ist.
Ein elektronisches Signaturverfahren gilt als Qualifiziert, wenn es eine von einer Zertifizierungsbehörde ausgestellte QES verwendet. Diese Zertifizierungsstellen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Deutschland und von gleichwertigen Stellen im europäischen Ausland kontrolliert.
Das Qualifizierte Signaturverfahren verwendet die gleichen Sicherheitskriterien wie die Fortgeschrittene e-Signatur, erfordert jedoch, dass die Identität des Unterzeichnenden zuvor verifiziert und validiert wird und dass der Signaturschlüssel in einer Qualifizierten Elektronischen Signaturerstellungseinheit (QSCD) liegt. Während früher die Identitätsprüfung eine physische Überprüfung erforderte, kann diese nun auch aus der Ferne durchgeführt werden.
Wie funktioniert eine Identitätsüberprüfung genau?
Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie z.B.:
- Hardware-basierte Methoden mit Signaturkarten,
- Video-Identifizierungsverfahren,
- Auto-Identifikationsverfajren (Bei diesen Verfahren führt eine App durch den Identifizierungsprozess),
- Identifizierungen mittels NFC-Schnittstelle und der eID-Funktion des deutschen Personalausweises,
- Identifizierungen mittels bestehender Bankkonten (Überweisung eines Cent-Betrages)
- oder aber auch persönliche Identifizierungen, die vor allem am Point-of-Sale eingesetzt werden.
Nicht alle Identifizierungsverfahren sind für die Gesamtheit der Anwendungsfälle geeignet, sodass es ratsam ist, mit einem Yousign-Experten zu sprechen. Noch wird das Video-Ident Verfahren in Deutschland am häufigsten verwendet. Das Auto-Ident Verfahren kann dagegen jedoch unabhängig von Ort und Uhrzeit immer selbstständig durchgeführt werden. Eine detaillierte Beschreibung dieses Auto-Ident Verfahren und weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Was ist eine Qualifizierte Elektronische Signatur?.
Beispieldokumente
- Amtliche Geschäfte: Anmeldung im Handelsregister, Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Wirtschaftsprüfberichte
- Quittungen
- Befristete Arbeitsverträge
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge (Zeitarbeit)
- Nachvertragliche Wettbewerbsverbote
- Befristete Mietverträge über ein Jahr Laufzeit (Immobilien)
- Staffel- oder indexierte Miet- oder Leasingverträge (Immobilien)
- Kündigungsschreiben bei Miet- oder Leasingverträgen (Immobilien)
- Kapitalbildende Personenversicherungen mit Prämienrückgewähr
- Lebensversicherung auf den Tod einer anderen Person
- Maklervollmacht
- Verbraucherdarlehensverträge
- SEPA Lastschriftmandate
- Bankkontoeröffnung
- Freischaltung von SIM-Karten
- Elektronische Patientenakte
- e-Rezepte
- e-Vergabe öffentlicher Aufträge
- Elektronisches Abfallnachweisverfahren
Das Bürgerliche Gesetzbuch unterscheidet lediglich zwischen Schriftform (§ 126 BGB), also zwangsläufig QES, und Formfreiheit. Im Falle der Formfreiheit heißt das, dass die Anwender für sich entscheiden können, ob sie lieber eine Einfache oder Fortgeschrittene Elektronische Signatur einsetzen. Letzten Endes liegt es an den Vertragsparteien zu entscheiden, ob die Sicherheit Vorrang vor der Nutzerfreundlichkeit genießt oder umgekehrt.
Wir empfehlen bei der Abwägung in 3 Schritten vorzugehen:
- Analyse des regulatorischen und rechtlichen Kontexts, um die mit der Verwendung von elektronischen Signaturen verbundenen Chancen und Risiken zu kennen
- Analyse weiterführender Risiken und Chancen: Unternehmensimage, Auswirkungen auf die Produktivität, finanzielle Beteiligungen, usw.
- Wahl der adäquaten e-Signatur, wobei Nutzerfreundlichkeit und Sicherheitsbedürfnisse in Einklang gebracht werden müssen
FAQ
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist immer mit Daten gesichert, die im Hintergrund digital mit dem unterzeichneten Dokument verknüpft werden und so die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei feststellbar macht. Die generierten Codes machen es außerdem ersichtlich, wenn nach der Unterschrift Änderungen am Dokument vorgenommen wurden.
Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?
Die eIDAS-Verordnung definiert drei Arten von elektronischen Signaturen:
- Einfache Elektronische Signatur: Diese erfordert keine spezifischen Identifikationsverfahren und ist leicht anwendbar.
- Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES): Sie erfüllt strengere Anforderungen an die Identifikation und Authentifizierung des Unterzeichners.
- Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Diese entspricht den höchsten Sicherheitsanforderungen und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Was ist der Unterschied zwischen Einfacher, Fortgeschrittener und Qualifizierter Elektronischer Signatur?
- Einfache Elektronische Signatur: Niedriges Sicherheitsniveau, geeignet für einfache Dokumente wie Datenschutzerklärungen.
- Fortgeschrittene Elektronische Signatur: Mittleres Sicherheitsniveau, ideal für Dokumente mit erhöhtem rechtlichem Risiko wie Gesellschaftsverträge.
- Qualifizierte Elektronische Signatur: Höchstes Sicherheitsniveau, benötigt ein qualifiziertes Zertifikat und wird für Dokumente mit gesetzlichem Schriftformerfordernis verwendet.
Welche Anforderungen hat eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)?
Die QES erfordert:
- Eine Identitätsprüfung des Unterzeichners durch anerkannte Verfahren (z. B. Video-Ident oder eID-Funktion).
- Ein qualifiziertes Zertifikat von einer Zertifizierungsstelle.
- Verwendung einer Qualifizierten Elektronischen Signaturerstellungseinheit (QSCD).
Welche Dokumente können mit einer Elektronischen Signatur unterzeichnet werden?
- Einfache Elektronische Signatur: Datenschutzerklärungen, Kostenvoranschläge, Kaufverträge.
- Fortgeschrittene Elektronische Signatur: Gesellschaftsverträge, Patent- und Markenvereinbarungen.
- Qualifizierte Elektronische Signatur: Handelsregisteranmeldungen, Arbeitsverträge mit Schriftformerfordernis, Verbraucherdarlehensverträge.
Wann ist die Qualifizierte Elektronische Signatur erforderlich?
Die QES ist erforderlich, wenn gesetzliche Vorschriften die Schriftform verlangen, z. B.:
- Anmeldung im Handelsregister
- Befristete Arbeitsverträge
- Verbraucherdarlehensverträge
- Notarielle Dokumente
Wie funktioniert eine Identitätsprüfung für die QES?
- Video-Ident-Verfahren: Live-Identifikation durch einen Operator.
- NFC-Schnittstelle: Nutzung der eID-Funktion des Personalausweises.
- Banküberweisung: Verifikation durch eine Cent-Überweisung.
Welche Vorteile bietet die Qualifizierte Elektronische Signatur?
- Rechtliche Gleichstellung mit der handschriftlichen Unterschrift.
- Höchste Sicherheitsstufe.
- Manipulationssicherer Nachweis der Unterschrift und des Dokumenteninhalts.
Welche Anbieter für Elektronische Signaturen gibt es?
Anerkannte Vertrauensdiensteanbieter (VDA) stellen elektronische Signaturen bereit. Die Liste der Anbieter ist auf der Website der Europäischen Kommission abrufbar.
Was passiert, wenn ein Dokument mit einer Einfache Elektronischen Signatur angefochten wird?
Die Beweiskraft der Einfachen Elektronischen Signatur ist begrenzt. Anbieter wie Yousign bieten Zusatzoptionen wie Nachweisdokumente oder SMS-TANs, um die Sicherheit und Beweiskraft zu erhöhen.
Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.
