Bürokratieentlastungsgesetz - Das sind die neuesten Entwicklungen

Überall wird davon gesprochen, wie lästig bürokratische Aufgaben sein können und wie viel sinnvoller es wäre, sämtliche Verwaltungsaufgaben und Zettelwirtschaft auf das Mindeste zu reduzieren. So könnte man nicht nur Privatpersonen, sondern auch Unternehmer:innen, kleine und mittelständische Betriebe dauerhaft entlasten. Die Bundesregierung hat sich dieses Thema zu Herzen genommen und beschließt seit einigen Jahren hierzu immer wieder neue Gesetzesänderungen. Im Bundeskabinett wurde Ende August ein weiteres Eckpunktepapier vorgelegt, in dem die neuesten Maßnahmen zum Bürokratieabbau beschlossen wurden. 

In den folgenden Abschnitten werden wir untersuchen, inwiefern bisherige Gesetzesänderungen bereits erfolgreich zum angestrebten Ziel geführt haben und welche Entwicklungen uns in (sehr!) naher Zukunft erwarten. 

Der Name „Bürokratieentlastungsgesetz” (BEG) deutet bereits darauf hin, dass es sich bei diesem Gesetz um eine Sammlung von Gesetzen handelt, deren Hauptziel es ist, die bürokratischen Belastungen für Bürger, Behörden und Unternehmen zu reduzieren.

Das Ziel liegt in der Verringerung des Verwaltungsaufwands, um wirtschaftliche Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten, ohne dabei an Erfolg einbüßen zu müssen.  

Trotz überwiegend positiver Entwicklungen zur Entlastung der Wirtschaft in den letzten sieben Jahren scheint die Bürokratie nach wie vor ein Hindernis für die Effizienz von Arbeitsprozessen zu sein. Gerade heutzutage, im Jahr 2023, in dem die Digitalisierung einen festen Platz in unserer Gesellschaft gefunden hat, ist es von großer Bedeutung, die verbleibenden Hindernisse auf dem Weg zum Bürokratieabbau sorgfältig zu untersuchen und schrittweise zu beseitigen. Deshalb hat die Bundesregierung Vorschläge von betroffenen Parteien und Interessengruppen entgegengenommen und diese in den neuen Gesetzesentwurf integriert.

Folgende Eckpunkte für ein mögliches viertes Bürokratieentlastungsgesetz sind in der Pressemitteilung der Bundesregierung vom 30. August 2023 aufgeführt. 

Das Reduzieren von Informationspflichten soll den Mittelstand Deutschlands entlasten. Hierbei sollen die Informationspflichten in spezifischen branchen- und berufsbezogenen Verordnungen einer eingehenden Überprüfung unterzogen werden.

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege soll auf acht Jahre verkürzt werden.

Die elektronische Form soll im Bürgerlichen Gesetzbuch zur Standardpraxis werden.  Daher sollen viele Schriftformerfordernisse aufgehoben werden, um den Rechtsverkehr für Wirtschaft und Bürger zu vereinfachen und weitgehend zu digitalisieren. 

Auch für Anträge auf Arbeitszeitreduktion sowie für die Beantragung von Elternzeit soll künftig die Textform genügen.

Arbeitgeber:innen dürfen Informationen zur Arbeitszeit elektronisch bereitstellen, vorausgesetzt, alle Mitarbeiter haben Zugriff auf die digitalen Tools. 

Die ausschlaggebende Änderung in Arbeitsverträgen betrifft das Nachweisgesetz. Insofern ein Arbeitsvertrag von allen Beteiligten mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) unterschrieben wird, darf auf ein zusätzliches Nachweisdokument über die wesentlichen Vertragsbedingungen, welche Arbeitgeber:innen bisher schriftlich und händisch unterschrieben bereitstellen mussten, verzichtet werden. In welcher Form die Unterschrift zukünftig erfolgen kann, schauen wir uns im nächsten Abschnitt einmal genauer an. 

Mit der geplanten Änderung im Nachweisgesetz werden Arbeitgeber:innen zukünftig von der Verpflichtung entbunden, ein zusätzliches schriftliches Dokument über vertragliche Verpflichtungen am Arbeitsplatz bereitzustellen. Gleiches wird für digital abgeschlossene Änderungsverträge gelten. 

Die Unterzeichnung des vorliegenden Arbeitsvertrags mit der qualifizierten e-Signatur würde als Nachweis ausreichen und dadurch allumfassend die damit verbundene gesetzliche Form erfüllen. So könne man neue Mitarbeiter:innen zeitnah und dennoch so umfassend und verständlich wie möglich über ihre beruflichen Rahmenbedingungen informieren. Die Digitalisierung dieses Prozesses würde nicht nur eine schnellere und einfachere Vertragsabwicklung ermöglichen, sondern mit einem vergleichsweise geringen logistischen sowie organisatorischen Aufwand vonstattengehen. Vertragsformulare müssten so nicht extra ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt bzw. signiert werden. Das würde auch die Produktivität innerhalb eines Unternehmens steigern, da sich alle Mitarbeiter:innen auf wesentliche Inhalte des Arbeitsalltags konzentrieren könnten. Nicht zu vergessen sind die hohe Kosteneinsparung und die umweltfreundliche Arbeitsweise, die mit der Digitalisierung des Vertragsprozesses einhergehen würden.

Wenn man das Archiv der deutschen Gesetzesänderungen durchstöbern würde, dann würde auffallen, dass Deutschland kontinuierlich daran arbeitet, Bürokratie abzubauen, um wirtschaftliche Abläufe effizienter und flexibler zu gestalten. Im Hinblick auf das Bürokratieentlastungsgesetz IV gilt es darauf zu achten, dass es sich um ein bisher noch nicht offiziell verabschiedetes Gesetz handelt. Da es höchstwahrscheinlich in naher Zukunft in Kraft treten wird, ist es jedoch unwahrscheinlich, dass Strafverfolgungsbehörden nach der Veröffentlichung des Eckpunktepapiers noch rechtliche Schritte einleiten werden, wenn der schriftliche Nachweis über die wesentlichen Arbeitsvertragsbestandteile nicht mehr ausgehändigt wird. 

Doch wie lange dauert es eigentlich, bis aus einem Entwurf ein Gesetz wird? Schauen wir uns hierzu die bisherigen Bürokratieentlastungsgesetze vom Eckpunktepapier bis zur endgültigen Verabschiedung an.

Zum aktuellen Zeitpunkt existieren drei gültige und anerkannte Gesetze, die sich mit der Entlastung der Bürokratie befassen. Ein weiteres Gesetz zum Bürokratieabbau ist in Planung, was zu einer einschlägigen Veränderung in den Bereichen Wirtschaft und Verwaltung führen könnte.

Das Eckpunktepapier zum BEG I wurde am 28.07.2015 veröffentlicht. Das endgültige Gesetz trat endgültig am 01.01.2016 in Kraft. Das Hauptziel bestand darin, Bürger und Unternehmen von administrativen Belastungen und übermäßigen rechtlichen Vorschriften zu entlasten sowie den Bürokratiekostenindex, also die Kosten im Zusammenhang mit bürokratischem Aufwand, zu senken. Zur sofortigen Entlastung der Bürger wurden Maßnahmen zur Erleichterung von Verwaltungsvorgängen eingeführt, die nicht nur eine gesteigerte Effizienz, sondern auch eine deutlichere Transparenz für die mittelständische Wirtschaft ermöglichen sollten.

Das Eckpunktepapier zum BEG II wurde am 30.03.2017 veröffentlicht. Mit der Einführung des BEG II am 05. Juli 2017, wollte man die anfänglichen Bemühungen zur Entlastung auf eine nächsthöhere Stufe bringen. Dies kam vor allem den kleinen und mittelständischen Unternehmen zugute. Eine sichtbare Änderung nach dem Inkrafttreten dieses Gesetzes war zum Beispiel, dass es nicht mehr nötig war, Lieferscheine aufzubewahren. Eine Aufzeichnungspflicht von Warengut musste fortan nur noch für Warenbeträge über 250 Euro erfolgen. Auch hinsichtlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge gab es Änderungen, die dabei helfen sollten, bürokratische Abläufe zu verkürzen.

Das Eckpunktepapier zum BEG III lag am 18.09.2019 vor. Das BEG III wurde am 1. Januar 2020 wirksam. Das Gesetz fand aufgrund der steigenden Digitalisierung hohen Anklang und sorgte für Zeitersparnis, deutlich weniger Papier sowie für einen geringeren finanziellen Aufwand. Die Hauptkomponenten beinhalten die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung, Vereinfachungen bei der Bereitstellung von Datenverarbeitungssystemen für steuerliche Zwecke und die digitale Ersetzung von Papiermeldescheinen im Hotelgewerbe. Dieses Gesetz wurde bis 1. Januar 2022 um weitere Regelungen erweitert.

Endlich ist auch die deutsche Bürokratie im Zeitalter der Digitalisierung angekommen und sorgt dank der kommenden Gesetzesänderung für mehr Flexibilität und Einfachheit innerhalb zukünftiger Vertragsabwicklungen. Auch mit der Qualifizierten elektronischen Signatur von Yousign können Sie Ihren Arbeitsvertrag in Sekundenschnelle unterzeichnen und so auf einen zusätzlichen Nachweis von Vertragsbedingungen verzichten. Die e-Signaturen von Yousign sind sowohl eIDAS-zertifiziert als auch DSGVO-konform. Probieren Sie es gern für Ihren nächsten Arbeitsvertrag aus. 

Nichtsdestotrotz scheint es, als ob Deutschland hinsichtlich des BEG IV zwei Schritte zurück und einen nach vorn gemacht hat. Im August 2022 traf Deutschland als einziges EU-Land die Entscheidung, dass der Nachweis der Arbeitsleistung in gedruckter Form an die Arbeitnehmer ausgehändigt werden muss. Jetzt plant man, diese Änderung rückgängig zu machen, um die zuvor wieder eingeführte Bürokratie abzubauen. Eine Entscheidung, die längst überfällig erscheint, konnte man doch Jahre zuvor bereits feststellen, dass Digitalisierung zu deutlich weniger bürokratischem Aufwand verhalf. Die Geschichte der deutschen Entlastungsgesetze zeigt, dass es etwa 3 bis 5 Monate dauern kann, bis nach dem Eckpunktepapier der Bundesregierung ein fertiges Gesetz verabschiedet wird. Deutschland hätte sich diesen weiteren bürokratischen Prozess zum endgültigen Gesetzesbeschluss sparen können, wenn die Regierung direkt auf die Vorteile der Digitalisierung gesetzt hätte. 

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