Digitale Unterschrift: Erste Schritte
So funktionieren e-Signaturen
Digitale Unterschriften sind ein Prozess, bei dem technische und rechtliche Mechanismen zusammenwirken, um beim Unterzeichnen digitaler Dokumente eine sichere Authentifizierung sowie einen Nachweis der Zustimmung zu ermöglichen. Damit digitale Signaturen rechtsverbindlich sind, müssen e-Signatur-Anbieter strenge Auflagen erfüllen und bestimmte Zertifizierungen erlangen.
Zu den wichtigsten Kriterien, die erfüllt werden müssen, gehören die Authentifizierung der unterzeichnenden Parteien, der Nachweis der Zustimmung und eine elektronische Versiegelung der unterzeichneten Dokumente, um deren Integrität zu gewährleisten.
Rechtsverbindlichkeit einer elektronischen Signatur
e-Signaturen sind ebenso rechtsverbindlich wie normale Unterschriften. In der EU ist die Anerkennung über die eIDAS-Verordnung geregelt.
Zertifizierte Anbieter können im Namen ihrer Partner rechtsverbindliche und gesetzlich anerkannte Unterschriften erstellen. Diese vertrauenswürdigen Dritten werden regelmäßig auditiert, um sicherzustellen, dass ihre Lösungen den europäischen Vorschriften entsprechen.
Erfolgreiche Umstellung auf ein papierloses System
Unternehmen aller Größen haben den Wechsel bereits vollzogen und sind über Software-Suiten, elektronische Dateien, den Austausch von Dateien, die Speicherung auf Servern usw. papierlos geworden. Die Unterzeichnung von Dokumenten und Verträgen ist jedoch nach wie vor ein Schritt, der mangels spezieller Tools oft noch den Ausdruck, die handschriftliche Unterschrift und die Archivierung von Papierdokumenten erfordert.
Die digitale Unterschrift ermöglicht es, den Prozess des papierlosen Verfahrens mit einem Mechanismus abzuschließen, der von der Produktion über die Signatur bis hin zur Archivierung der Dokumente durchgängig digitalisiert wird. Sparen Sie Zeit und Platz, sorgen Sie für eine bessere Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente und optimieren Sie Ihre Verwaltungsprozesse: Mit der digitalen Signatur können Unternehmen ihre Produktivität weiter steigern.
Vorteile einer digitalen Unterschrift
Verträge bedeuten für Ihr Team einen hohen unnötigen Arbeitsaufwand: umständliche Papierarbeit, mehrfaches Hin- und Herschicken und etliche Schwachstellen, die immer wieder für Verzögerungen sorgen.
Mit digitalen Signaturen kann Ihr Team all diese Prozesse optimieren: Sie können Ihre Dokumente online zur Freigabe in anerkannten Formaten wie PDF versenden und Signaturen von Ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern online oder persönlich anfordern.
Erste Schritte
Genehmigungsabläufe definieren
Laden Sie Ihre Dokumente hoch, geben Sie die Kontakte an und legen Sie die Reihenfolge fest, in der die unterzeichnenden Parteien um eine elektronische Signatur gebeten werden sollen.
Unterschriften in Echtzeit nachverfolgen
Sie haben jederzeit den Überblick über den Status eines Dokuments und werden benachrichtigt, wenn eine Unterschrift abgegeben wurde.
Belegdatei mit Zeitstempel erstellen
Rufen Sie Ihre elektronisch signierten und versiegelten Dokumente ab und speichern Sie sie mit einer rechtlich anerkannten, mit Zeitstempel versehenen Datei.
Digitale Signaturen
Eine neue Art des Arbeitens
Buchhaltung, Rechtliches, Personalwesen, Rechnungsstellung, Angebote, Geschäftsverträge... Administrative Aufgaben gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens und erfordern Arbeitsstunden mit oftmals wenig Mehrwert.
Die digitale Signatur und ihre Funktionalitäten ermöglichen es jedem Mitarbeiter, den Zeitaufwand für diese administrativen Aufgaben erheblich zu reduzieren und sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Automatische Erinnerungen, Prozessmodelle, Dokumentenempfang, elektronische Speicherung... Yousign bietet eine ganze Reihe von Tools und Dienstleistungen, die Ihren Teams das Leben erleichtern und den Austausch von Daten sichern.
Yousign: e-Signaturen, die Ihnen das Leben erleichtern
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Für alle Teams
Ob HR, Vertrieb oder Führungskräfte – alle unterzeichnen Ihre Verträge mit Yousign.
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Für alle Branchen
Führende Banken, Versicherungen, Immobilienunternehmen, Arbeitsvermittler, Ausbildungsunternehmen sowie Stellen des öffentlichen Sektors und des Gesundheitssektors unterzeichnen ihre Dokumente mit Yousign.
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Für alle Tools
Einsatzbereit auf jedem Gerät und kompatibel mit Ihrer Software-Suite.
Sicherheit für die digitale Unterschrift steht bei uns an erster Stelle
Unsere Software ist in Deutschland und in der EU anerkannt. Ihre Verträge sind geschützt, rechtsverbindlich und erfüllen die Vorgaben der eIDAS-Verordnung.
Rechtsverbindliche Unterschriften
Unsere e-Signatur-Software ist eIDAS-konform und erzeugt eine Belegdatei mit Zeitstempel.
Sicheres Hosting
Ihre Daten werden auf unseren Servern in der EU gespeichert. Allein Sie haben darauf Zugriff.
Erweiterte Verschlüsselung
Der Zugriff auf Ihr Konto und Ihre Dokumente ist durch das sichere TLS-Protokoll geschützt.
Zertifizierter Anbieter
Unsere e-Signatur-Lösung ist eIDAS-zertifiziert.
Software für die digitale Signatur für alle Ihre Dateien
Welche Anwendungen und Arbeitsmethoden Sie auch nutzen, mit der elektronischen Signatur von Yousign können Sie alle Arten von Dokumenten unterschreiben. Finden Sie heraus, wie Sie die digitale Unterschrift für Ihre verschiedenen Dateiformate verwenden können:
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Google docs
Yousign e-Signatur
Lösungen für IHR Unternehmen
Yousigns Lösungen für die digitale Unterschrift sind auf die speziellen Anforderungen von Freiberuflern, KMUs und Konzerne zugeschnitten. Wir bieten Tools zur Lösung administrativer Probleme in allen Anwendungsfällen.
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Vertriebsmitarbeiter
Beschleunigung der Verkaufsprozesse
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Administration
Optimierung der Customer Journey
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HR
Erleichterung der Integration neuer Mitarbeiter
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IT
Einfache Integration und Automatisierung
FAQ
Wie funktioniert digital unterschreiben?
Eine digitale Signatur beruht auf den bei der Erstellung der Unterschrift aufgezeichneten Daten. Ein Hash-Algorithmus und eine asymmetrische Verschlüsselung verbinden Unterzeichnende und das Dokument miteinander. Das Dokument kann somit nachträglich nicht verändert werden. Eingescannte oder im PDF-Reader erstellte Unterschriften besitzen dagegen vor Gericht keine Rechtsgültigkeit.
Wie bekomme ich eine digitale Unterschrift?
Um sicher elektronisch zu unterschreiben, sollten Sie die Software eines qualifizierten Anbieters für Vertrauensdienste, wie Yousign, nutzen. Wenn Sie ein eingescanntes Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift in ein Word oder PDF Dokument einfügen, erhalten Sie keine rechtssichere digitale Signatur.
Wie kann ich ein PDF digital unterschreiben?
Das rechtsgültige, digitale Unterschreiben eines PDF-Dokuments ist mithilfe der richtigen Software kinderleicht. Bei Yousign läuft es wie folgt ab: E-Mail zur Signatureinladung öffnen, das zu unterzeichnende Dokument aufrufen und den Inhalt genau durchlesen. Sind Sie mit den Informationen einverstanden, können Sie mit einer Wischbewegung unterzeichnen.
Wie mache ich eine Unterschrift am PC?
Um eine Unterschrift am PC zu erstellen, sollte ein digitales Tool bzw. eine Software für elektronische Signaturen (e-Sign) verwendet werden. Die Erstellung und der Versand einer Signaturanfrage an den ausgewählten Kontakt erfolgt in der Regel direkt über eine Web-App oder eine API-Schnittstelle.
Diese Unternehmen lassen Ihre Verträge bereits mit Yousign unterzeichnen.
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