Dokumente online unterschreiben

Rechtsgültige e-Signaturen auf einem PDF erzeugen?
Mit Yousign leicht gemacht 🙂

Rechtsgültige e-Signaturen
Simon Locher

Simon Locher

Business Developer

Illustration: Mélusine Vilars

Klimawandel, fortschreitende Digitalisierung, Corona-Pandemie – es gibt viele gute Gründe dafür, Verträge, Lastschriftmandate und andere wichtige Dokumente elektronisch zu unterschreiben und auf das Drucken, Unterschreiben und Scannen oder auf persönliche Termine zur Vertragsunterzeichnung zu verzichten. Wichtig ist dabei natürlich, dass die e-Signatur auf dem PDF rechtsgültig ist. Worauf Sie bei der digitalen Unterzeichnung achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Eingescannte Unterschriften sind keine rechtsgültigen elektronischen Unterschriften

Das Wichtigste zuerst: Eine gescannte Unterschrift ist keineswegs dasselbe wie eine elektronische Unterschrift bzw. e-Signatur! Die elektronische Unterschrift ist ein technisches und juristisches Verfahren, das es Menschen ermöglicht, dem Inhalt digitaler Dokumente zuzustimmen. Eine gescannte Unterschrift hingegen ist lediglich die digitale Abbildung einer handschriftlichen Signatur.

Das sind die Gründe für die fehlende Rechtsgültigkeit

Die gescannte Unterschrift ist im Gegensatz zur e-Signatur nicht rechtsgültig, weil die Unterzeichnenden nicht identifiziert werden können. Außerdem kann die Einwilligung in die Pflichten, die sich aus dem Dokument ergeben, nicht eindeutig nachgewiesen werden. Eingescannte Signaturen sind zudem nicht fälschungssicher: Wer mit einer Bildbearbeitungssoftware oder entsprechenden Tools umzugehen weiß, kann solche Unterschriften ganz einfach ändern, kopieren oder ausschneiden. Genauso könnten alle, die auf das PDF Zugriff haben, dieses unterschreiben, ohne dass nachvollziehbar ist, von wem die Unterschrift stammt. Letzteres wird durch die Schwierigkeit, auf dem Smartphone, Tablet oder dem Trackpad eines Laptops eine präzise Unterschrift auszuführen, begünstigt.

Einzige Möglichkeit PDFs rechtsgültig zu signieren: Die elektronische Signatur

In vielen Unternehmen – aber auch bei Privatpersonen – gilt das Motto: „Zeit ist Geld”. Dementsprechend möchte sich (fast) niemand unnötig lange mit dem Unterzeichnen neuer Verträge auseinandersetzen. Digitale Unterschriften sind zeit- sowie kosteneffizient und zudem noch umweltfreundlich. Damit eine e-Signatur auf einem PDF rechtsgültig ist, müssen aber verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden. Alle Regeln, die für das elektronische Signaturverfahren in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union gelten, sind in der eIDAS-Verordnung festgelegt:

  1. Der / die Unterzeichnende muss identifiziert werden können.
  2. Es muss ein Nachweis für die Zustimmung des / der Unterzeichnenden erbracht werden.
  3. Der Inhalt des Dokuments muss über die Zeit unbearbeitet und vollständig bleiben.

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Die Vorteile der elektronischen Unterschrift im Überblick

Abgesehen davon, dass die e-Signatur die einzige rechtsgültige Möglichkeit ist, PDFs zu unterzeichnen, bietet sie weitere Vorteile:

  • Rechtsgültigkeit: Elektronische Unterschriften erfüllen alle Voraussetzungen der eIDAS-Verordnung. Deshalb ist die e-Signatur auf einem PDF rechtsgültig und wird von allen europäischen Behörden anerkannt.
  • Sicherheit: Anbieter elektronischer Unterschriften wie Yousign bürgen für die Echtheit der Signaturen und der Unterzeichnenden. Bevor Sie bei uns elektronisch unterschreiben können, schicken wir Ihnen per SMS ein Einmalpasswort, mit dem Sie Ihre Identität und Ihre Entscheidung zum Unterzeichnen bestätigen müssen. Anschließend wird das Dokument mit einem elektronischen Zertifikat versehen, das die Integrität des Dokuments garantiert.
  • Einfachheit: Sie brauchen weder eine offene Poststelle, bei der Sie Ihren Vertrag versenden können, noch einen Drucker mit Scanfunktion – nicht einmal ein Laptop oder ein Computer sind notwendig. Ein Smartphone genügt, um Verträge online zu signieren.
  • Schnelligkeit: Das Drucken, Unterschreiben, Scannen und Zurücksenden gehört der Vergangenheit an. Mit nur wenigen Klicks ist ein Dokument binnen kürzester Zeit elektronisch unterschrieben. 
  • Kosteneffizienz: Wer regelmäßig viele Unterlagen handschriftlich unterschreibt, weiß, was es kostet, immer wieder Briefmarken, Umschläge, Druckerpapier und Tintenpatronen zu kaufen. Gerade in großen Unternehmen fallen dadurch immense Kosten an, die durch die Verwendung elektronischer Signaturen minimiert werden können.
  • Nachhaltigkeit: Viele Verträge sind mehrseitige Dokumente, deren Ausdrucken viel Papier verschwendet. Durch die Digitalisierung von Vertragsdokumenten können beachtliche Mengen an Papier eingespart und die Umwelt geschont werden. 
  • Ordnung: Das Aufbewahren von Verträgen in Papierform erfordert viel Platz und Ordnung – schließlich sollten Unterlagen stets sorgfältig, langfristig und sicher abgeheftet werden. Durch das elektronische Unterschreiben von Dokumenten können die PDFs einfach digital abgespeichert und so ein Aktenchaos vermieden werden.

Wie generiere ich eine rechtsgültige e-Signatur auf einem PDF?

Das digitale Unterschreiben eines Dokuments ist mithilfe der richtigen App oder Software kinderleicht. Bei Yousign läuft der Prozess der rechtsgültigen e-Signatur auf einem PDF wie folgt ab:

  1. Klicken Sie in der E-Mail, die Sie von Yousign erhalten haben, auf das Kästchen „Dokument aufrufen“.
  2. Lesen Sie sich das zu unterschreibende Dokument aufmerksam von Anfang bis Ende durch.
  3. Klicken Sie auf den „Unterzeichnen“-Button. 
  4. Geben Sie das Einmalpasswort, das Ihnen per SMS zugestellt wird, ein und bestätigen Sie die Unterschrift.

Bevor ein Dokument mit einer rechtsgültigen e-Signatur unterschrieben werden kann, muss es natürlich erstmal in digitaler Form verschickt werden. So erstellen und versenden Sie ein digitales Dokument:

  1. Geben Sie die Kontaktdaten des Unterzeichnenden ein. 
  2. Laden Sie das Dokument in die App hoch. 
  3. Senden Sie das Dokument ab.

Achtung: Nicht bei allen Dokumenten ist eine e-Signatur möglich!

So wie in der deutschen Sprache gibt es auch im Rechtssystem die ein oder andere Ausnahme. Keine Sorge, die meisten Dokumente – von Arbeitsverträgen über Handelsabkommen bis hin zu Mietverträgen – können in Deutschland elektronisch unterschrieben werden. Trotzdem gibt es einige wenige Ausnahmen von Dokumentenarten, welche unbedingt einer handschriftlichen Unterschrift bedürfen. Dazu gehören einerseits Schuldscheine, Bürgschaftsurkunden, Zeugnisse, Kündigungsschreiben oder das Nachweisgesetz , andererseits notarielle Beurkundungen:

  • mit dem Familienrecht in Zusammenhang stehende Dokumente sowie Unterlagen, die Nachlass- oder Erbangelegenheiten betreffen, z.B.: Erbvertrag, Ehevertrag
  • Verträge über den Erwerb oder die Übertragung von Immobilien, die ins Grundbuch eingetragen werden
  • die Erstellung der Satzung und die Veräußerung von Anteilen an einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Eine vollständige Liste der Dokumente, die der Schriftform bedürfen oder nicht elektronisch signiert werden können, finden Sie hier.

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.

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