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Die fortgeschrittene elektronische Signatur

fortgeschrittene elektronische signatur
Julie Jung

Julie Jung

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Léa Coiffey

Der geschäftliche Alltag hat sich in den letzten Jahren verändert. Immer häufiger werden Prozesse digital umgestellt, um es den Unternehmen zu ermöglichen, einen größeren Teil der zur Verfügung stehenden Ressourcen eher in die Weiterentwicklung des Unternehmens zu stecken, statt sie durch zeitfressende Prozesse zu verschwenden. Dabei werden den Mitarbeitern immer mehr digitale Kenntnisse abverlangt, die mitunter nicht gegeben sind und schwer zu erlangen sind. Während vor einigen Jahren noch das Shake-Hands als Vertragsabschluss galt und die Unterschrift in Tinte auf einem Dokument das Non-Plus-Ultra war, so hat sich auch die Arbeit mit Unterschriften in der heutigen Zeit stark verändert. Spätestens seit der Corona-Pandemie mussten Unternehmen sich darum kümmern, die Prozesse so umzustellen, dass diese auch aus dem Homeoffice für alle Mitarbeiter einfach zu handhaben sind und den Geschäftsalltag nicht negativ beeinflussen. 

Was also tun, wenn die Digitalisierung der Unterschriften ansteht und noch nicht jeder weiß, was genau auf einen zukommt. Um diese Frage aus dem Weg zu räumen und Klarheit in das Gebiet der elektronischen Unterschriften zu geben, hat Yousign einen umfassenden Blog ins Leben gerufen, der alle Fragen rund um das Thema der e-Signatur beantworten soll. Yousign hat sich voll und ganz der Prozessoptimierung des Verwaltungsaufwandes rund um die Dokumente verschrieben und darum ein Konzept entwickelt, was es jedem Mitarbeiter ermöglicht, den digitalen Weg zu gehen, ohne erhöhten Sicherheitsrisiken ausgesetzt zu sein und darüber hinaus, eine einfache und intuitive Oberfläche vorfinden soll. Wenn wir von elektronischen Unterschriften sprechen, dann sprechen wir von der einfachen, der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Unterschrift. In diesem Beitrag geht es vor allem um die fortgeschrittene elektronische Unterschrift, die wahrscheinlich am häufigsten genutzte e-Signatur überhaupt.

Simple Anwendung und hohe Sicherheit vereint

Die fortgeschrittene Signatur wird immer dann empfohlen, wenn es sich bei den zu unterzeichnenden Dokumenten um jene handelt, die ein erhebliches rechtliches Risiko tragen. Bei solchen Dokumenten dürfen keine Abstriche an der Sicherheit gemacht werden. Die fortgeschrittene elektronische Signatur wird unter anderem auch deshalb am häufigsten im Geschäftskontext genutzt, da sie neben ihrer hohen Sicherheit trotzdem eine einfache Anwendbarkeit und geringe Kosten miteinander vereint und somit für den geschäftigen Verwaltungsalltag eine große Ersparnis mit sich bringt. 

Die Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur sind gegenüber der einfachen elektronischen Signatur um einiges höher, was wiederum zu einer höheren Sicherheitsstufe führt. Die intensivere Identitätsprüfung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist in der eIDAS-Verordnung geregelt. 

Die eiDAS-Verordnung ist die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste und regelt das, was eine elektronische Unterschrift erfüllen muss, um im europäischen Raum als sichere Signaturvariante zu gelten. Im Fall der fortgeschrittenen elektronischen Signatur muss diese Signaturform in einer eindeutigen Weise mit dem Unterzeichner verbunden sein, damit die Identifizierung des Unterzeichners möglich ist. Neben der Identitätsprüfung ist außerdem wichtig, dass die Unterschrift mit Mitteln geleistet wird, über die einzig der Unterzeichner die alleinige Kontrolle hat. Damit ist etwa das Telefon, der Computer, ein Tablet oder ggf. auch ein Ausweisdokument gemeint. Zu guter Letzt muss das, worauf sich die Unterschrift bezieht, unveränderlich sein. Der Rechtsakt darf nicht abgeändert werden. Sind diese einzelnen Punkte erfüllt, darf sich eine Unterschrift fortgeschrittene elektronische Unterschrift nennen.

Der Ablauf mit Yousign

Der Ablauf beim Leisten der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wurde von Yousign so gelöst, dass das Optimum zwischen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit erreicht wurde. Die Unterzeichner:in erhält ein Dokument per Mail, öffnet über den Klick auf den Button das Dokument und kann nach dem Durchlesen des Dokuments dieses mithilfe einer SMS-TAN unterzeichnen. Diesen Prozessablauf kennt man vielleicht schon vom Onlinebanking. Um die Sicherheit weiter zu steigern, kann der Unterzeichner überdies noch dazu aufgefordert werden, sein Ausweisdokument hochzuladen. Dieses findet dann dementsprechend auch den vorgesehenen Platz im Prüfprotokoll.

Die Vorteile der fortgeschrittenen elektronischen Signatur

Trotz dessen, dass die fortgeschrittene elektronische Signatur ein höheres Maß an Sicherheit bietet, ist sie trotzdem ohne Weiteres im alltäglichen Business-Kontext gut nutzbar. Sie erhalten dank Yousign auch eine benutzerfreundliche Oberfläche und müssen sich, dank der eIDAS-Konformität keine Sorgen machen, dass die Unterschrift, die geleistet wurde, nicht rechtssicher ist. Der wohl größte Vorteil, den alle elektronischen Unterschriften, ganz gleich welchen Sicherheitsniveaus, vorweisen können, ist die Zeitersparnis. Speziell dann, wenn ein Unternehmen remote arbeitet, ist es notwendig, die einzelnen Abläufe so zu gestalten, dass alles reibungslos ablaufen kann, auch wenn die Vertragsparteien nicht persönlich vor Ort sind. Anders als bei den Unterschriften mit Kugelschreiber besteht bei elektronischen Signaturen nicht das Risiko, dass diese vervielfältigt werden. Eine Tintenunterschrift ist schnell eingescannt, eine elektronische Unterschrift hingegen ist immer einzigartig und kann so nicht auf einem anderen Dokument ein zweites Mal verwendet werden. Die elektronischen Signaturen sind das Tool, das es Unternehmen heutzutage ermöglicht, auch wichtige Geschäftsvorgänge einfach zu managen, ohne dabei unnötig Zeit dafür aufzuwenden, dass alle involvierten Vertragsparteien anwesend sind. Seit der Coronapandemie wissen wir, wie wichtig es für ein Unternehmen sein kann, stark digital aufgestellt zu sein. 

Entdecken Sie die elektronische Signatur im Rahmen einer Demonstration!

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