Die elektronische Signatur im HR-Bereich: Das Tutorial

Mancher mag den Einfluss von Personalabteilungen auf das Gelingen oder Scheitern einer Firma unterschätzen. Doch gerade weil der Arbeitsmarkt in Deutschland hochkompetitiv ist und Unternehmen händeringend nach Fachkräften suchen, ist es entscheidend, eine attraktive HR-Politik zu verfolgen. Besonders jüngere Generationen legen gesteigerten Wert auf ein modernes Angestellten-Management. Dazu zählen eine moderne technische Infrastruktur, einfache bürokratische Abläufe und flexible Arbeitszeiten.

Die elektronische Signatur bietet Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, Dokumente digital zu unterzeichnen und Prozesse im Personalwesen (HR-Bereich) zu optimieren. Vorteile sind:

• Zeitersparnis: Keine physischen Unterschriften oder Papierdokumente notwendig
• Rechtssicherheit: Durch den Einsatz der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES)
• Kosteneinsparung: Reduzierung von Druck-, Versand- und Archivierungskosten
• Ortsunabhängigkeit: Dokumente können von überall signiert werden

Im HR-Bereich kommen drei Arten der elektronischen Signatur zum Einsatz:

• Einfache Elektronische Signatur (EES): Geeignet für interne Dokumente, wie z. B. Arbeitszeiterfassungen
• Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES): Für Verträge mit höherem Sicherheitsbedarf, wie z. B. Bonusvereinbarungen
• Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Erfüllt die höchsten rechtlichen Anforderungen und wird für arbeitsrechtliche Verträge oder Kündigungen genutzt

Die elektronische Signatur kann für verschiedene HR-Prozesse verwendet werden:

3.1. Arbeitsverträge digital unterzeichnen

• Neue Mitarbeiter können Arbeitsverträge bequem digital signieren
• QES wird empfohlen, um die höchste Rechtssicherheit zu gewährleisten

3.2. Betriebsvereinbarungen und Richtlinien signieren

• Elektronische Unterzeichnung durch Geschäftsleitung und Betriebsrat
• FES oder QES, abhängig von der rechtlichen Bedeutung

3.3. Gehaltsabrechnungen und Bonusvereinbarungen

• EES oder FES für Gehaltsabrechnungen
• QES für Vertragsänderungen, die rechtsverbindlich sein müssen

3.4. Kündigungen und Abmahnungen

• QES erforderlich, da arbeitsrechtliche Konsequenzen entstehen
• Dokumentation mit Audit-Trail für rechtliche Nachweise

3.5. Homeoffice- und Datenschutzvereinbarungen

• Signatur von Homeoffice-Vereinbarungen mit FES oder QES
• Datenschutzvereinbarungen für den Zugriff auf Unternehmensdaten

Schritt 1: Anbieter für elektronische Signaturen auswählen

Geeignete Anbieter sind:

• Yousign
• DocuSign
• Adobe Sign
• sign-me (Deutsche Post)
• IDnow

Schritt 2: Rechtliche Anforderungen prüfen

• In Deutschland muss für arbeitsrechtliche Dokumente oft eine QES verwendet werden
• Beratung durch einen Rechtsanwalt empfohlen

Schritt 3: HR-Dokumente digitalisieren

• Arbeitsverträge, Richtlinien und Vereinbarungen in ein digitales Format bringen
• Strukturierte Ablage für eine bessere Übersicht

Schritt 4: Workflows definieren

• Festlegen, welche Dokumente mit welcher elektronischen Signatur unterzeichnet werden müssen
• Genehmigungsprozesse einrichten

Schritt 5: Mitarbeiterschulung durchführen

• Einführung in die elektronische Signatur für HR-Mitarbeiter und Führungskräfte
• FAQ-Bereitstellung für häufige Fragen

Schritt 6: Implementierung und Testphase

• Testweise elektronische Signaturen in kleineren HR-Prozessen einsetzen
• Feedback einholen und Optimierungen durchführen

Schritt 7: Skalierung und Automatisierung

• Vollständige Integration der elektronischen Signatur in bestehende HR-Systeme
• Automatische Ablage signierter Dokumente in HR-Software

Die besten Online-Programme für HR-Management

Die Wahl des richtigen Online-Programms für HR-Management hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Inhalte, Zertifizierungen und Praxisbezug. Hier sind einige der besten verfügbaren Programme:

1. CIPD Level 3, 5 und 7 (Chartered Institute of Personnel and Development)
2. International anerkannte Zertifizierung
3. Ideal für Einsteiger bis Fortgeschrittene
4. SHRM Learning System (Society for Human Resource Management)
5. Fokus auf internationale HR-Standards
6. Bereitet auf SHRM-CP- und SHRM-SCP-Zertifizierungen vor
7. Coursera: Human Resource Management (University of Minnesota)
8. Grundlagen von HR-Strategien und Talentmanagement
9. Ideal für Berufseinsteiger
10. LinkedIn Learning: HR-Zertifizierungsprogramme
11. Flexibel und praxisnah
12. Themen wie Recruiting, Arbeitsrecht und Personalentwicklung
13. Udemy: HR Fundamentals & HR Analytics
14. Kurzkurse mit praxisorientiertem Ansatz
15. Besonders für HR-Software-Nutzung geeignet
16. HRCI-Zertifizierungen (HR Certification Institute)
17. PHR (Professional in Human Resources) und SPHR (Senior Professional in Human Resources)
18. Anerkannte Standards für HR-Profis

Je nach Kursart und Niveau sind unterschiedliche Voraussetzungen erforderlich:

• Grundlagenkurse
• Keine speziellen Anforderungen
• Interesse an Personalwesen und Unternehmensführung
• Zertifikatsprogramme (z. B. SHRM, CIPD, HRCI)
• Erfahrung in HR oder ein abgeschlossenes Studium hilfreich
• In manchen Fällen Berufserfahrung notwendig
• Akademische HR-Studiengänge (z. B. MBA mit Schwerpunkt HR)
• Hochschulabschluss erforderlich
• Je nach Programm relevante Berufserfahrung empfohlen

1. Zertifizierungsprogramme für HR-Profis

HR-Zertifizierungen sind ideal für Fachkräfte, die ihre Karriere im Personalwesen auf das nächste Level bringen möchten. Diese Programme bieten praxisnahe Einblicke in Personalmanagement, Arbeitsrecht, Talententwicklung und HR-Strategien.

Empfohlene HR-Zertifizierungen:

• SHRM-CP & SHRM-SCP (Society for Human Resource Management)
• International anerkannte Standards
• Ideal für HR-Manager und HR-Spezialisten
• CIPD Level 3, 5 & 7 (Chartered Institute of Personnel and Development)
• Europaweit anerkannt
• Theoretisches und praktisches Wissen
• HRCI-Zertifizierungen (HR Certification Institute)
• PHR (Professional in Human Resources)
• SPHR (Senior Professional in Human Resources)
• Udemy & LinkedIn Learning HR-Zertifikate
• Flexible Kurzkurse
• Schwerpunkt auf Recruiting, Personalentwicklung und HR-Software

2. Online-MBA-Programme mit Schwerpunkt HRM

Für eine umfassende Managementausbildung im HR-Bereich sind MBA-Programme mit HR-Spezialisierung eine hervorragende Wahl. Sie kombinieren betriebswirtschaftliche Inhalte mit personalstrategischen Kompetenzen.

Top-MBA-Programme für HR:

• MBA in Human Resource Management (University of Illinois - Coursera)
• Vollständig online
• Praxisnahe Fallstudien
• Executive MBA in HR (Harvard Business School Online)
• Strategische Führungskompetenzen für HR-Manager
• Unternehmensführung & HR-Strategien
• Global Online MBA mit HR-Schwerpunkt (University of London)
• International ausgerichtet
• Kombination aus Theorie und Praxis