Checkliste: Einführung der digitalen Signatur in Unternehmen

Die Digitalisierung schreitet voran, und mit ihr gewinnt die digitale Signatur an Bedeutung. Besonders für Unternehmen stellt sie eine effiziente, rechtssichere und nachhaltige Lösung dar, um Dokumente schnell und verbindlich zu unterzeichnen. Doch wie gelingt die erfolgreiche Einführung einer digitalen Signaturlösung? Welche technischen, rechtlichen und organisatorischen Aspekte sind zu beachten? In diesem Leitfaden erhalten Sie eine praxisnahe Checkliste, die Sie Schritt für Schritt zur optimalen Implementierung führt – inklusive aller Anforderungen an elektronische Unterschriften, Anbieterwahl, Sicherheitsstandards und branchenspezifische Anwendungsfälle.

Eine digitale Signatur ist ein verschlüsseltes, digitales Verfahren, mit dem sich elektronische Dokumente authentifizieren lassen. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift in digitalen Prozessen und bietet zusätzlich den Vorteil der automatisierten Überprüfung von Integrität und Herkunft der Datei. Digitale Signaturen basieren in der Regel auf asymmetrischer Kryptografie (z. B. RSA) und Public Key Infrastructure (PKI).

Bedeutung für Unternehmen

Die digitale Signatur ermöglicht es Unternehmen, Verträge, Genehmigungen und Vereinbarungen digital abzuwickeln – rechtssicher, schnell und nachvollziehbar. Sie spielt eine zentrale Rolle bei der Optimierung von Geschäftsprozessen, insbesondere im Dokumentenmanagement, bei Workflows und im Rahmen der digitalen Transformation.

Vorteile auf einen Blick

• Rechtsverbindlichkeit bei qualifizierter elektronischer Signatur (QES)
• Optimierung der Prozesse und beschleunigte Workflows
• Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Dokumentenfluss
• Weniger Papierverbrauch, niedrigere Kosten

Verbesserung der elektronischen Archivierung und Zugriffskontrolle

eIDAS-Verordnung

Die eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) ist der europäische Rechtsrahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Sie definiert drei Stufen der elektronischen Signatur:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Niedriges Sicherheitsniveau, z. B. eingescannte Unterschrift
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Personengebundene Authentifizierung und Dokumentenschutz
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchstes Sicherheitsniveau, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt

Nationale Gesetze (Beispiele für Deutschland):

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Anforderungen an Vertragsformen
• Handelsgesetzbuch (HGB): Nachweispflichten im geschäftlichen Verkehr
• Abgabenordnung (AO): Regelungen zur Aufbewahrungspflicht von elektronischen Dokumenten
• DSGVO: Schutz personenbezogener Daten und technische Sicherheitsvorgaben

Check für Compliance:

• Ist der gewählte Signaturanbieter eIDAS- und DSGVO-konform?
• Ist eine qualifizierte Signatur erforderlich oder reicht eine fortgeschrittene?
• Werden alle sicherheitsrelevanten Zertifikate und Identifikationsmechanismen erfüllt?

Interne Prozesse:

• Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen
• Betriebsvereinbarungen und interner Datenschutz
• Reisekostenanträge, Urlaubsanträge, Budgetfreigaben

Externe Kommunikation:

• Kundenverträge und Liefervereinbarungen
• Rahmenverträge, Projektfreigaben
• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), NDAs

Weitere Einsatzfelder:

• Immobilienwirtschaft: Notarielle Dokumente, Mietverträge, Übergabeprotokolle
• Gesundheitswesen: Einwilligungen, Behandlungsverträge, Aufklärungsbögen
• Personalabteilungen: Bewerbungsunterlagen, Vertragsverlängerungen
• Vertrieb: Angebote, Bestellformulare, Angebotsbestätigungen

Kriterien für die richtige Lösung:

• Rechtssicherheit: Unterstützung für QES, FES, EES, eIDAS- und DSGVO-konform
• Benutzeroberfläche: Intuitives Design, plattformübergreifend, mobilfähig
• Sicherheitsstandards: Zwei-Faktor-Authentifizierung, AES-256-Verschlüsselung, Audit-Logs
• Integration: Anbindung an ERP-, CRM- und HR-Systeme über API oder fertige Schnittstellen
• Support & Service: Deutschsprachiger Support, Onboarding-Hilfen, Schulungen, SLA
• Kosten: Flexible Preisgestaltung (z. B. Flatrate, nutzungsbasiert, pro Unterschrift)

Praktische Fragen zur Auswahl:

• Welche Dokumenttypen müssen regelmäßig signiert werden?
• Welche Signaturstufen sind gesetzlich vorgeschrieben?
• Ist das Tool auch für standortübergreifende Teams geeignet?
• Lässt sich der Workflow automatisieren und in bestehende Systeme einfügen?

Projektstart:

• Bildung eines interdisziplinären Teams (IT, Recht, Datenschutz, Abteilungen)
• Erhebung des Signaturbedarfs (Volumen, Anwendungsbereiche)
• Definition von Use Cases und Pilotprojekten

Technische Rahmenbedingungen:

• Serverstandort (idealerweise EU)
• Zugriffskontrollen & Benutzerrechte
• Authentifizierungsverfahren (SMS, E-Mail, App, eID)

Kommunikation & Change Management:

• Mitarbeitende schulen und sensibilisieren
• Vorteile und Ziele der Einführung transparent kommunizieren
• Feedbackschleifen einbauen, z. B. über interne Umfragen

1. Testphase planen: Auswahl eines realistischen Pilotprojekts
2. Technische Einrichtung: Systemintegration, User-Management, Rechtevergabe
3. Erste Unterschriftenprozesse durchführen: Testszenarien mit echten Dokumenten
4. Dokumentation und Nachverfolgung: Prozesse prüfen, digitale Archivierung sicherstellen
5. Optimierung: Rückmeldungen auswerten, Anpassungen umsetzen
6. Rollout: Ausweitung auf weitere Prozesse und Standorte

• Identitätsprüfung über zertifizierte Trust Center
• Nachvollziehbarkeit aller Unterschriftsprozesse über Protokolle (Audit Trail)
• Schutz vor Manipulation: Verschlüsselung und digitale Zeitstempel
• Datenschutz: Löschfristen, Zugriffsbeschränkungen, revisionssichere Archivierung

Empfehlungen:

• Zertifizierte Anbieter (z. B. Yousign) bevorzugen
• Sicherheitsrichtlinien regelmäßig prüfen und aktualisieren
• Schulung der Mitarbeitenden in Bezug auf Phishing und IT-Sicherheit

Die Einführung einer digitalen Signaturlösung erfordert sorgfältige Planung und strategische Umsetzung – bietet aber enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und Verbesserung der internen wie externen Kommunikation. Mit einer umfassenden Checkliste, einem zertifizierten Anbieter wie Yousign und einem klar definierten Projektteam gelingt der Einstieg problemlos.