Vereinfachte Unternehmensprozesse dank automatisierter e-Signatur-Workflows

Die Optimierung von Workflows - auf Deutsch “Arbeitsabläufe” - ist essentiell für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Doch wie können bestehende Workflows am besten optimiert werden?

Eine sehr effektive Methode ist die Automatisierung von Unternehmensprozessen. Eine Automatisierung eignet sich besonders, wenn der Workflow die Vorbereitung und Unterzeichnung von Dokumenten, die Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig nutzen, beinhaltet. Mithilfe von e-Signatur-Lösungen können Sie diese wiederkehrenden Dokumente in wenigen Minuten erstellen, personalisieren, zugänglich machen und verschicken. Dadurch können Sie eine Menge Zeit einsparen sowie schneller und effizienter Ergebnisse erzielen!

Wie genau Sie mithilfe einer e-Signatur-Lösung Workflows automatisieren, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten des Artikels.

Zuerst sollten Sie festlegen, welche Signaturprozesse Sie automatisieren möchten. Analysieren Sie hierfür die einzelnen Schritte der Unternehmensabläufe, die zurzeit genutzt werden. Werden Sie sich darüber im Klaren, welche Prozesse wiederkehren und Sie daher mithilfe eines e-Signatur-Workflows automatisieren möchten.

Bereiten Sie im zweiten Schritt Inhalt und Form des digital zu unterschreibenden Dokuments vor. Handelt es sich immer um das gleiche Dokument, können Sie dieses in einem PDF-Format vorbereiten und hochladen.

Yousign bietet außerdem die Möglichkeit, Dokumente mit sogenannten “dynamischen Feldern” aufzusetzen. Jedes dynamische Feld ist mit einer Frage verknüpft, die zunächst von dem Unterzeichnenden beantwortet werden muss. Mit diesen Informationen wird jeweils ein neues Dokument erstellt, das im zweiten Schritt dem Unterzeichnenden zur e-Signatur vorgelegt wird.

Bei einer e-Signatur wird zwischen drei Signaturebenen unterschieden:

- die einfache elektronische Signatur (EES),

- die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und

- die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Welche Unterschiede diese Signaturstufen mit sich bringen, lesen Sie am besten hier im Detail nach.

In der Regel erhalten alle Vertragsparteien gleichzeitig eine Einladung zum Unterschreiben. Es ist jedoch ebenfalls möglich, die Reihenfolge, in der unterzeichnet wird, festzulegen. Dies würde bedeuten, dass die zweite Person erst dann eine Einladung erhält, wenn die erste Person die Dokumente unterschrieben hat, und so weiter.

Nach Anordnung der Reihenfolge können Sie alle Beteiligten automatisch per Mail und/ oder per Weiterleitung des Direkt-Links zum Unterzeichnen der Dokumente einladen. Die E-Mail-Einladung können Sie je nach Firmen-Branding bzw. Abteilung anpassen, damit Sie Ihren Anforderungen entspricht.

Nun kann das Dokument von allen Parteien aufgerufen, unterzeichnet und anschließend heruntergeladen werden. In Ihrer Yousign-Oberfläche werden alle unterschriebenen Dokumente automatisch abgespeichert und für 10 Jahre sicher aufbewahrt.

Ein Anwendungsfall für einen e-Signatur-Workflow könnte beispielsweise die Einstellung eines künftigen Mitarbeitenden und die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages sein:

1. Sie definieren die Art des Vertrags. In diesem Fall handelt es sich um einen Arbeitsvertrag. Sowohl der:die Arbeitgeber:in oder Prokurist:in und der:die Arbeitnehmer:in sind an diesem Workflow beteiligt.
2. Sie bereiten den Arbeitsvertrag vor und fügen alle relevanten Daten in das Dokument ein. Das Dokument können Sie dann in Yousign hochladen.
3. Das Signaturniveau muss bestimmt werden. Je nach Arbeitsvertrag hilft Ihnen Yousign gerne, das passende e-Signatur-Level zu bestimmen.
4. Die Reihenfolge der Unterzeichnenden kann festgelegt werden. In diesem Fall beschließen Sie, zunächst den:die Arbeitgeber:in und im zweiten Schritt den:die Arbeitnehmer:in unterschreiben zu lassen.
5. Sie versenden die e-Signatur-Anfrage per Mail an alle Beteiligten.
6. Die Parteien unterzeichnen die Dokumente digital und es kommt zu einem rechtsgültigen Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in. Der unterzeichnete Arbeitsvertrag wird allen Parteien per Mail zugesendet und in der Web-App gespeichert. Dieser kann von nun an beliebig oft heruntergeladen werden.

Wie Sie sehen bieten die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und die Integration der elektronischen Signatur in Ihre Workflows viele Vorteile! Es ermöglicht Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und im Geschäftsalltag Zeit zu sparen. Dieser Gewinn an Effizienz bedeutet auch einen Gewinn an Wettbewerbsfähigkeit, also worauf warten Sie noch?