Automatisierte Workflows: Einfache Unternehmensprozesse

Die Optimierung von Workflows ist essentiell für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Unternehmensprozesse – also strukturierte, wiederkehrende Abläufe innerhalb eines Unternehmens – spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie definieren, wie Informationen, Entscheidungen, Anfragen und Aufgaben innerhalb einer Organisation verarbeitet werden. Ziel ist es, durch durchdachte Prozessoptimierung Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und Ressourcen gezielter einzusetzen. Ein wirksames Online-Management solcher Prozesse ist heute ein zentraler Erfolgsfaktor. Doch wie lassen sich bestehende Workflows am besten verbessern und optimieren?

Eine sehr effektive Methode ist die Automatisierung im Rahmen des digitalen Dokumentenmanagements – insbesondere dann, wenn die Vorbereitung und Unterzeichnung von Dokumenten zu regelmäßigen Aufgaben im Unternehmen gehört. Mithilfe von e-Signatur-Lösungen lassen sich solche wiederkehrenden Abläufe deutlich schneller und strukturierter abbilden. Sie ermöglichen es, häufige Anfragen automatisiert zu beantworten, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Prozesse zuverlässig online abzubilden.

Wie genau Sie mithilfe einer e-Signatur-Lösung Workflows automatisieren, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten des Artikels.

Zuerst sollten Sie festlegen, welche Signaturprozesse Sie automatisieren möchten. Analysieren Sie hierfür die einzelnen Schritte der Unternehmensabläufe, die zurzeit genutzt werden. Werden Sie sich darüber im Klaren, welche Prozesse wiederkehren und Sie daher mithilfe eines e-Signatur-Workflows automatisieren möchten.

Bereiten Sie im zweiten Schritt Inhalt und Form des zu unterschreibenden Dokuments vor. Handelt es sich immer um das gleiche Dokument, kann dieses in einem PDF-Format vorbereiten und hochladen.

Yousign bietet außerdem die Möglichkeit, Dokumente mit sogenannten “dynamischen Feldern” aufzusetzen. Jedes dynamische Feld ist mit einer Frage verknüpft, die zunächst von dem Unterzeichnenden beantwortet werden muss. Mit diesen Informationen wird jeweils ein neues Dokument erstellt, das im zweiten Schritt dem Unterzeichnenden zur e-Signatur vorgelegt wird.

Bei einer e-Signatur wird zwischen drei Signaturebenen unterschieden:

- der Einfachen Elektronischen Signatur (EES),

- der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) und

- der Qualifizierte Elektronische Signatur (QES).

Welche Unterschiede diese Signaturstufen mit sich bringen, lesen Sie am besten hier im Detail nach.

In der Regel erhalten alle Vertragsparteien gleichzeitig eine Einladung zum Unterschreiben. Es ist jedoch ebenfalls möglich, die Reihenfolge, in der unterzeichnet wird, festzulegen. Dies würde bedeuten, dass die zweite Person erst dann eine Einladung erhält, wenn die erste Person die Dokumente unterschrieben hat, und so weiter.

Nach Anordnung der Reihenfolge können Sie alle Beteiligten automatisch mittels Email und/ oder über Weiterleitung des Direkt-Links zum Unterzeichnen der Dokumente einladen. Die E-Mail-Einladung kann je nach Firmen-Branding bzw. Abteilung anpassen, damit Sie Ihren Anforderungen entspricht.

Nun kann das Dokument von allen Parteien aufgerufen, unterzeichnet und anschließend heruntergeladen werden. In Ihrer Yousign-Oberfläche werden alle unterschriebenen Dokumente automatisch abgespeichert und für 10 Jahre sicher aufbewahrt.

Ein Anwendungsfall für einen e-Signatur-Workflow könnte beispielsweise die Einstellung eines künftigen Mitarbeitenden und die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages sein:

• Sie definieren die Art des Vertrags. In diesem Fall handelt es sich um einen Arbeitsvertrag. Sowohl der:die Arbeitgeber:in oder Prokurist:in und der:die Arbeitnehmer:in sind an diesem Workflow beteiligt.
• Sie bereiten den Arbeitsvertrag vor und fügen alle relevanten Daten in das Dokument ein. Das Dokument kann dann in Yousign hochgeladen werden.
• Das Signaturniveau muss bestimmt werden. Je nach Arbeitsvertrag hilft Ihnen Yousign gerne, das passende e-Signatur-Level zu bestimmen.
• Die Reihenfolge der Unterzeichnenden kann festgelegt werden. In diesem Fall beschließen Sie, zunächst den:die Arbeitgeber:in und im zweiten Schritt den:die Arbeitnehmer:in unterschreiben zu lassen.
• Sie versenden die e-Signatur-Anfrage per Mail an alle Beteiligten.
• Die Parteien unterzeichnen die Dokumente digital und es kommt zu einem rechtsgültigen Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in. Der unterzeichnete Arbeitsvertrag wird allen Parteien per Mail zugesendet und in der Web-App gespeichert. Dieser kann von nun an beliebig oft heruntergeladen werden

Finanzdienstleistungen

In der Finanzbranche ist die Verwaltung von Verträgen, Kreditvereinbarungen und Kundenanfragen ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs. Automatisierte Workflows, die E-Signaturen integrieren, erleichtern die Abwicklung von Kreditanträgen, die Unterzeichnung von Verträgen und die Verwaltung von Dokumenten. Der/die Kund:in kann ihre Verträge direkt auf einer sicheren Plattform unterzeichnen, was die Bearbeitungszeit drastisch verkürzt und das Risiko menschlicher Fehler minimiert.

Immobilienbranche

Der Immobiliensektor nutzt automatisierte Workflows zunehmend für die Unterzeichnung von Mietverträgen, Kaufverträgen und anderen rechtlichen Dokumenten. E-Signaturen ermöglichen es, dass alle Beteiligten Verträge schnell und ortsunabhängig unterzeichnen, wodurch der gesamte Transaktionsprozess beschleunigt wird. Insbesondere für Makler und Immobilienverwalter, die häufig mit einer Vielzahl von Dokumenten und Kunden arbeiten, ist dies eine große Erleichterung.

Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen müssen oft Formulare wie Einwilligungserklärungen, Versicherungsunterlagen und Patientenverträge unterschrieben werden. Automatisierte Workflows, die E-Signaturen beinhalten, ermöglichen es Patienten ihre Zustimmung über Fernsignatur zu erteilen.

HR- und Personalmanagement 

Die Personalabteilung eines Unternehmens nutzt automatisierte Workflows zur Verwaltung von Arbeitsverträgen, Mitarbeiterdokumenten und Zulassungsformularen. Mit E-Signaturen können neue Mitarbeiter Verträge schnell und einfach unterzeichnen, ohne dass physische Meetings oder das Versenden von Dokumenten per Post erforderlich sind. Dies verbessert die Benutzererfahrung und beschleunigt die Onboarding-Prozesse.

Eine effektive Optimierung von Unternehmensprozessen beginnt häufig mit der Visualisierung bestehender Abläufe. Tools zur Prozessmodellierung, wie BPMN-Diagramme oder Swimlane-Charts, helfen dabei, Verantwortlichkeiten, Reihenfolgen und potenzielle Engpässe sichtbar zu machen. Durch die Kombination solcher Visualisierungen mit digitalen Tools zur Automatisierung – wie etwa Yousign – lassen sich Prozesse nicht nur dokumentieren, sondern auch gezielt verbessern, standardisieren und messbar gestalten.

Yousign bietet eine fortschrittliche elektronische Unterschrift, die entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. Mit Yousign gestalten Unternehmen die Verwaltung von Dokumenten und Unterschriften effizienter, indem der gesamte Prozess von der Erstellung eines Dokuments bis zur endgültigen Unterzeichnung digitalisiert wird. Yousign bietet dabei eine benutzerfreundliche, sichere und rechtskonforme Lösung, die sich für Unternehmensprozesse in diversen Branchen eignet.

• Einfache Integration
  Yousign lässt sich problemlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren. Ob durch APIs, vorgefertigte Integrationen oder direkte Anbindung an bestehende CRM- und ERP-Systeme – Unternehmen können Yousigns Produkte schnell und flexibel in ihre Workflows einbinden, ohne umfangreiche IT-Umstellungen durchführen zu müssen.
• Rechtskonformität
  Yousign stellt sicher, dass alle elektronischen Signaturen den europäischen Vorschriften entsprechen, insbesondere der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Trust Services). Dies garantiert die Rechtsgültigkeit aller unterzeichneten Dokumente, was für Unternehmen, die in regulierten Branchen arbeiten, unerlässlich ist.
• Benutzerfreundlichkeit
  Yousign bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die sowohl für Unternehmen als auch für die Unterzeichner einfach zu bedienen ist. Dokumente werden mit wenigen Klicks hochgeladen, signiert und versendet, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist. Dadurch verbessern und steigern sich die Produktion und die Effizienz in der Verwendung von Ressourcen.
• Verschiedene Unterschriftsoptionen
  Yousign ermöglicht verschiedene Methoden für die elektronische Unterschrift, einschließlich der einfachen Unterschrift durch einen Klick, der qualifizierten elektronischen Unterschrift (QES) und der fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift (AES). Diese Flexibilität ermöglicht es, je nach Dokumententyp und Sicherheitsanforderungen die passende Unterschriftsmethode zu wählen.
• Automatisierte Workflows
  Die Software ermöglicht es, Workflows zu automatisieren, sodass Dokumente automatisch an die richtigen Personen gesendet werden, um Unterzeichnungen zu erhalten. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Abwicklung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten. Der gesamte Prozess wird transparenter und lässt sich leicht nachverfolgen.
• Sicherheitsmerkmale
  Yousign setzt auf höchste Sicherheitsstandards. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, was die Integrität und Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet. Zudem erhalten alle unterzeichneten Dokumente einen sicheren Audit-Trail, der sämtliche Interaktionen und Änderungen am Dokument nachvollziehbar macht.
• Mehrsprachigkeit
  Yousign unterstützt mehrere Sprachen, was es international tätigen Unternehmen erleichtert, Dokumente mit Partnern oder Kunden weltweit zu bearbeiten. Dies sorgt für eine nahtlose und effiziente Kommunikation in verschiedenen Ländern.

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Signaturprozesse werden Dokumente schneller bearbeitet, was den gesamten Workflow beschleunigt.
• Kostensenkung: Der Einsatz von Yousign reduziert die Notwendigkeit für Papier, Druck und Versand, was die Effizienz von Unternehmensprozessen steigert.
• Rechtssicherheit: Yousign gewährleistet die Rechtsgültigkeit der digitalen Unterschriften, was für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist.
• Umweltfreundlich: Da der gesamte Prozess digital erfolgt, werden Papierverbrauch und CO2-Emissionen durch den Versand verringert – daher sind Lösungen wie die von Yousign für Unternehmen gemacht, die auf Nachhaltigkeit setzen.

1. Prozessanalyse und -dokumentation

Der erste Schritt zur Identifikation von Ineffizienzen ist eine gründliche Analyse und Dokumentation aller bestehenden Geschäftsprozesse. Unternehmen sollten jeden Prozess von Anfang bis Ende aufzeichnen, um eine klare Übersicht zu erhalten. Dies umfasst die Untersuchung von Arbeitsabläufen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitaufwänden. Eine detaillierte Prozessdokumentation hilft dabei, Schwachstellen zu erkennen und Bereiche zu identifizieren, in denen Zeit, Ressourcen oder Kosten unnötig verschwendet werden.

2. Mitarbeiterbefragungen und Feedback

Oftmals haben die Mitarbeiter, die täglich mit den Prozessen arbeiten, wertvolle Einblicke in mögliche Ineffizienzen. Unternehmen ermöglichen regelmäßige Feedbackrunden oder Mitarbeiterbefragungen durchführen, um deren Erfahrungen zu sammeln und Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Mitarbeiter wissen häufig, wo der "Flaschenhals" im Prozess liegt, sei es in der Kommunikation, bei der Datenverarbeitung oder in anderen Bereichen. Die Einbeziehung des Teams in diesen Prozess kann helfen, Problemstellen frühzeitig zu identifizieren.

3. Datenanalyse und KPIs

Die Analyse von Unternehmensdaten ist eine effektive Methode, um Ineffizienzen aufzudecken. Durch die Untersuchung von Leistungskennzahlen (KPIs) wie Bearbeitungszeiten, Kosten pro Transaktion, Fehlerquoten und anderen messbaren Datenpunkten können Unternehmen Muster erkennen, die auf Ineffizienzen hinweisen. Beispielsweise kann eine hohe Fehlerquote in einem bestimmten Prozessbereich darauf hindeuten, dass entweder der Prozess selbst oder die verwendeten Tools nicht optimal sind.

4. Technologieeinsatz und Automatisierung

Der Einsatz moderner Technologien und Automatisierungstools ist ein weiterer wichtiger Schritt, um Ineffizienzen zu identifizieren. Softwarelösungen, die Arbeitsabläufe überwachen und Daten in Echtzeit analysieren, zeigen potenzielle Engpässe auf. Tools zur Automatisierung von Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Kundenkommunikation und Datenverarbeitung können helfen, Prozesse zu rationalisieren und manuelle Fehler zu reduzieren. Durch die Identifikation von Aufgaben, die automatisiert werden, lässt sich Zeit und Aufwand sparen.

5. Benchmarking und Best Practices

Ein Vergleich der eigenen Prozesse mit den besten Praktiken der Branche oder mit Wettbewerbern kann ebenfalls helfen, Ineffizienzen zu erkennen. Benchmarking bietet die Möglichkeit, sich mit anderen Unternehmen zu messen und herauszufinden, ob bestimmte Prozesse optimiert werden können. Unternehmen können durch den Vergleich lernen, wie andere ähnliche Herausforderungen angehen und gegebenenfalls neue, effizientere Methoden übernehmen.