Digitalisierung f√ľr KMUs ‚Äď so geht‚Äôs ¬†

2 min

Aktualisiert am 27 Apr, 2023

Veröffentlicht am 6 Jul, 2022

Digitalisierung: Vorteile und Nachteile

Digitalisierung Vorteile und Nachteile
Julie Jung

Julie Jung

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Léa Coiffey

√úbersicht

Man kann die Augen davor nicht mehr verschlie√üen. Die Digitalisierung von Unternehmen ist auf dem Vormarsch. Dieses Ph√§nomen wurde durch die aufeinanderfolgenden Lockdowns nur noch beschleunigt. Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen bietet zudem eine Menge Vorteile. Wie bei jeder Ver√§nderung muss man selbstverst√§ndlich zun√§chst das F√ľr und Wider abw√§gen. Es ist jedoch √§u√üerst wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen sowohl auf kurze, als auch auf lange Sicht von digitalen Abl√§ufen profitieren wird.

Was ist mit der Digitalisierung/Automatisierung von Dokumenten gemeint?

Bevor wir √ľber die Vor- und Nachteile der Digitalisierung sprechen, m√ľssen wir zun√§chst erst einmal wissen, was damit genau gemeint ist!

Unter Digitalisierung oder auch Automatisierung versteht man s√§mtliche Prozesse, die daf√ľr sorgen, ein physisches Tr√§germedium durch ein digitales Tr√§germedium zu ersetzen. In vielen CSR-Strategien h√∂rt man immer √∂fter vom ‚Äěpapierlosen B√ľro‚Äú, weshalb wir auch sofort an alle Arbeitsabl√§ufe mit Papier denken, die den strukturellen √Ąnderungen im Unternehmen als Erstes zum Opfer fallen.

Man unterscheidet zwei Arten von Digitalisierung:

  • Duplikativ: Jedes Dokument im Papierformat ist ebenfalls in digitaler Form vorhanden.
  • Nativ: Die Dokumente sind nicht im Papierformat vorhanden. Sie werden direkt in digitaler Form erhalten.

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Vorteile der Digitalisierung

Sie k√∂nnen es sich sicher schon denken: Wenn die Digitalisierung bei den Unternehmen derzeit auf Erfolgskurs ist, dann gibt es bestimmt auch einen Grund daf√ľr. Genau genommen nicht nur einen. Digitalisierung bietet eine Menge Vorteile, so zum Beispiel die folgenden:

  • Platzsparend: Der wichtigste Vorteil der Digitalisierung besteht in der Speicherung von digitalen Dokumenten.
    Vorbei sind die Zeiten, als sich Papierstapel in der Ecke Ihres B√ľros angeh√§uft haben! Dank der Digitalisierung werden all diese Dokumente in elektronischer Form aufbewahrt.
    Einige Unternehmen nutzen Archive. In diesen Räumen werden Tausende von Dokumenten aufbewahrt. Dies nimmt zum einen viel Zeit in Anspruch und kann außerdem mehrere Tausend Euro kosten.
  • Geldsparend: Die Aufbewahrung von Papierdokumenten kann eine erschreckend kostspielige Angelegenheit sein. Die Ausgaben reichen vom Druckvorgang √ľber die Papierstapel und Toner bis hin zu den Druckern selbst¬†‚Ķ Laut einer Studie von Gartner wendet ein Unternehmen 3¬†Prozent seines Jahresumsatzes allein f√ľr Papier auf. Die Digitalisierung von administrativen Prozessen erm√∂glicht deshalb betr√§chtliche Geldeinsparungen, die sich je nach Ihrem Jahresumsatz auf mehrere Tausend Euro belaufen k√∂nnen.
  • Umweltfreundlicher: Immer mehr Unternehmen verbessern durch ihre CSR-Strategien ihre Umweltbilanz.
  • Zeitsparend: Dokumente ausdrucken, einheften, ordnen etc. All dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese m√ľhsame Aufgabe erfordert ein hohes Ma√ü an Sorgfalt und Flei√ü. Und selbst wenn man sich bei dem Ordnen der Dokumente auch noch so viel M√ľhe gibt, kann es manchmal lange dauern, ein bestimmtes Dokument zu finden. Die Zeit und Energie, die f√ľr das Einheften und Ordnen von Dokumenten vonn√∂ten ist, kann durch Digitalisierung f√ľr wichtigere T√§tigkeiten genutzt werden.
  • Praktischer: Die meisten Tools, die wir mittlerweile nutzen, imitieren alle Schritte, die wir vom Papierformat kennen. Durch die verschiedenen Lockdowns hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Dadurch haben sich bei den Mitarbeitern neue Bed√ľrfnisse in puncto Unmittelbarkeit herausgebildet, die durch digitale Prozesse gut erf√ľllt werden konnten.

Nachteile der Digitalisierung

Wie bei jeder strukturellen Veränderung gibt es auch bei der Digitalisierung einige wenige Nachteile, der man sich bewusst sein muss. 

  • Diverse Sicherheitsrisiken: Bei der Digitalisierung geht es darum, einen Teil (oder die Gesamtheit) Ihrer Dokumente in elektronischer Form aufzubewahren. Diese enthalten sensible Daten, deren Vertraulichkeit m√∂glicherweise verletzt werden kann. Aus diesem Grund speichert Yousign Ihre Dokumente auf sicheren Servern. Des Weiteren archiviert Yousign alle Pr√ľfdateien in elektronischer Form und gem√§√ü den gesetzlichen Bestimmungen f√ľr einen Zeitraum von 10 Jahren bei unserem Partner CDC Arkhin√©o.

Die Digitalisierung von Unternehmen wird durch die eIDAS Verordnung gepr√ľft und angesehen. Diese legt fest, dass Dokumente im elektronischen Format dieselbe Rechtskraft haben wie die Originale im Papierformat.

Als digitales Unternehmen kann Ihnen Yousign helfen, digitale Lösungen in Ihr Unternehmen zu integrieren.

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verf√ľgung gestellt. Wir √ľbernehmen weder eine Garantie f√ľr deren Vollst√§ndigkeit noch f√ľr deren Aktualit√§t im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schlie√ülich ist dieses kein Ersatz f√ľr eine Rechtsberatung.

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