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Digitalisierung: Vorteile und Nachteile

Digitalisierung Vorteile und Nachteile
Julie Jung

Julie Jung

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Léa Coiffey

Man kann die Augen davor nicht mehr verschließen. Die Digitalisierung von Unternehmen ist auf dem Vormarsch. Dieses Phänomen wurde durch die aufeinanderfolgenden Lockdowns nur noch beschleunigt. Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen bietet zudem eine Menge Vorteile. Wie bei jeder Veränderung muss man selbstverständlich zunächst das Für und Wider abwägen. Es ist jedoch äußerst wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen sowohl auf kurze, als auch auf lange Sicht von digitalen Abläufen profitieren wird.

Was ist mit der Digitalisierung/Automatisierung von Dokumenten gemeint?

Bevor wir über die Vor- und Nachteile der Digitalisierung sprechen, müssen wir zunächst erst einmal wissen, was damit genau gemeint ist!

Unter Digitalisierung oder auch Automatisierung versteht man sämtliche Prozesse, die dafür sorgen, ein physisches Trägermedium durch ein digitales Trägermedium zu ersetzen. In vielen CSR-Strategien hört man immer öfter vom „papierlosen Büro“, weshalb wir auch sofort an alle Arbeitsabläufe mit Papier denken, die den strukturellen Änderungen im Unternehmen als Erstes zum Opfer fallen.

Man unterscheidet zwei Arten von Digitalisierung:

  • Duplikativ: Jedes Dokument im Papierformat ist ebenfalls in digitaler Form vorhanden.
  • Nativ: Die Dokumente sind nicht im Papierformat vorhanden. Sie werden direkt in digitaler Form erhalten.

Vorteile der Digitalisierung

Sie können es sich sicher schon denken: Wenn die Digitalisierung bei den Unternehmen derzeit auf Erfolgskurs ist, dann gibt es bestimmt auch einen Grund dafür. Genau genommen nicht nur einen. Digitalisierung bietet eine Menge Vorteile, so zum Beispiel die folgenden:

  • Platzsparend: Der wichtigste Vorteil der Digitalisierung besteht in der Speicherung von digitalen Dokumenten.
    Vorbei sind die Zeiten, als sich Papierstapel in der Ecke Ihres Büros angehäuft haben! Dank der Digitalisierung werden all diese Dokumente in elektronischer Form aufbewahrt.
    Einige Unternehmen nutzen Archive. In diesen Räumen werden Tausende von Dokumenten aufbewahrt. Dies nimmt zum einen viel Zeit in Anspruch und kann außerdem mehrere Tausend Euro kosten.
  • Geldsparend: Die Aufbewahrung von Papierdokumenten kann eine erschreckend kostspielige Angelegenheit sein. Die Ausgaben reichen vom Druckvorgang über die Papierstapel und Toner bis hin zu den Druckern selbst … Laut einer Studie von Gartner wendet ein Unternehmen 3 Prozent seines Jahresumsatzes allein für Papier auf. Die Digitalisierung von administrativen Prozessen ermöglicht deshalb beträchtliche Geldeinsparungen, die sich je nach Ihrem Jahresumsatz auf mehrere Tausend Euro belaufen können.
  • Umweltfreundlicher: Immer mehr Unternehmen verbessern durch ihre CSR-Strategien ihre Umweltbilanz.
  • Zeitsparend: Dokumente ausdrucken, einheften, ordnen etc. All dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese mühsame Aufgabe erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt und Fleiß. Und selbst wenn man sich bei dem Ordnen der Dokumente auch noch so viel Mühe gibt, kann es manchmal lange dauern, ein bestimmtes Dokument zu finden. Die Zeit und Energie, die für das Einheften und Ordnen von Dokumenten vonnöten ist, kann durch Digitalisierung für wichtigere Tätigkeiten genutzt werden.
  • Praktischer: Die meisten Tools, die wir mittlerweile nutzen, imitieren alle Schritte, die wir vom Papierformat kennen. Durch die verschiedenen Lockdowns hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Dadurch haben sich bei den Mitarbeitern neue Bedürfnisse in puncto Unmittelbarkeit herausgebildet, die durch digitale Prozesse gut erfüllt werden konnten.

Nachteile der Digitalisierung

Wie bei jeder strukturellen Veränderung gibt es auch bei der Digitalisierung einige wenige Nachteile, der man sich bewusst sein muss. 

  • Diverse Sicherheitsrisiken: Bei der Digitalisierung geht es darum, einen Teil (oder die Gesamtheit) Ihrer Dokumente in elektronischer Form aufzubewahren. Diese enthalten sensible Daten, deren Vertraulichkeit möglicherweise verletzt werden kann. Aus diesem Grund speichert Yousign Ihre Dokumente auf sicheren Servern. Des Weiteren archiviert Yousign alle Prüfdateien in elektronischer Form und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für einen Zeitraum von 10 Jahren bei unserem Partner CDC Arkhinéo.

Die Digitalisierung von Unternehmen wird durch die eIDAS Verordnung geprüft und angesehen. Diese legt fest, dass Dokumente im elektronischen Format dieselbe Rechtskraft haben wie die Originale im Papierformat.

Als digitales Unternehmen kann Ihnen Yousign helfen, digitale Lösungen in Ihr Unternehmen zu integrieren.

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