Die elektronische Signatur: Definitionen, Merkmale, Unterschiede

Im Zuge der Corona-Krise sattelten immer mehr Unternehmen auf elektronische Dienste um.

Das Remote-Arbeiten bietet viele Vorteile. Jedoch mangelt es an Lösungen für bürokratische Vorgänge. Neue Mitarbeitende sollen eingestellt, Verträge abgeschlossen und alles möglichst ohne viel Aufwand erledigt werden. Speziell für das Unterzeichnen von Verträgen gibt es heutzutage eine intelligente Lösung: Die digitale bzw. elektronische Signatur.

Häufig werden diese zwei Signatur-Techniken synonym verwendet. Sie erfahren hier alles, was Sie zu dem Thema wissen müssen und wie Sie sich und Ihrem Unternehmen viel Zeit sparen können.

Die elektronische Signatur ist primär ein juristischer bzw. rechtlicher Begriff. Die Verwendung elektronischer Unterschriften wird europaweit durch die eIDAS-Verordnung und deutschlandweit durch das Vertrauensdienstegesetz geregelt. eIDAS definiert eine elektronische Signatur als “Daten in elektronischer Form, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder mit ihnen logisch verknüpft sind und die vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden”.

Elektronische Signaturen sind vielseitig einsetzbar und ermöglichen eine sichere und effiziente Abwicklung von Dokumentenprozessen. Sie sind ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren möchten.

• Zeitersparnis: Verträge können in wenigen Minuten digital unterzeichnet werden, ohne dass Dokumente physisch versendet werden müssen.
• Kostenreduktion: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto sinken die Kosten erheblich.
• Sicherheit: Elektronische Signaturen bieten eine hohe Sicherheitsstufe, da sie häufig durch Authentifizierungs- und Identifizierungsverfahren geschützt sind.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt und fördert nachhaltiges Arbeiten.
• Flexibilität: Dokumente können jederzeit und von überall aus unterzeichnet werden, was besonders im Home-Office und bei internationalen Geschäften von Vorteil ist.

Auch die Wörter “Signatur” und “Unterschrift” sollten genauer analysiert werden. Beide Begriffe meinen die Bestätigung, Zustimmung bzw. Einverständnis einer Person von bzw. zu etwas (z.B. einem Dokument). Die Bezeichnungen “Signatur” und “Unterschrift” können also synonym verwendet werden, da sie die gleiche Bedeutung haben.

Es wird zwischen handschriftlichen, elektronischen und digitalen Unterschriften bzw. Signaturen unterschieden.

Es wird zwischen drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden:

• Einfache Elektronische Signatur (EES): Die einfachste Variante, bei der bereits mit wenigen Klicks signiert werden kann.
• Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES): Hierbei wird die Identität des Unterzeichners durch Authentifizierungs- und Identifizierungsverfahren überprüft.
• Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Diese Signatur hat die höchsten Sicherheitsstandards und Anforderungen sowie die höchste Rechtsverbindlichkeit.

Die Einfache Elektronische Signatur ist die niedrigste Stufe und bietet grundlegende Sicherheitsmaßnahmen. Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur erfordert zusätzliche Authentifizierung und bietet dadurch eine höhere Sicherheit. Die Qualifizierte Elektronische Signatur entspricht den höchsten rechtlichen Anforderungen und ist besonders sicher.

Eine elektronische Signatur ist mehr als nur ein Bild einer handschriftlichen Unterschrift. Sie umfasst Technologien, die sicherstellen, dass das Dokument nach dem Signieren nicht verändert wurde. Hier ist ein Fallbeispiel der Einfache Elektronische Signatur (EES), das den Prozess veranschaulicht:

1. Vorbereitung des zu unterzeichnenden Dokuments: Der Absender bereitet das Dokument vor, das digital signiert werden soll. Dies kann jedes Dokument sein, wie z.B. ein Vertrag, eine Vereinbarung oder ein offizielles Schreiben.
2. Authentifizierungsmethode auswählen: Der Absender wählt die Methode aus, mit der die Identität des Unterzeichners überprüft wird. Dies kann durch verschiedene Authentifizierungsmethoden erfolgen, wie z.B. durch eine E-Mail-Bestätigung, SMS-Verifizierung oder andere sichere Verfahren.
3. Dokument per E-Mail an den Unterzeichner senden: Das vorbereitete Dokument wird dem Unterzeichner per E-Mail zugeschickt. Der Unterzeichner erhält eine Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument.
4. Unterzeichner signiert mit einem Klick: Der Unterzeichner öffnet das Dokument, überprüft den Inhalt und kann es mit einem Klick elektronisch signieren. Der Signaturprozess ist einfach und benutzerfreundlich gestaltet, um eine schnelle und reibungslose Unterzeichnung zu ermöglichen.
5. Unterzeichner und Absender erhalten das Dokument per E-Mail: Nach der Unterzeichnung erhalten sowohl der Unterzeichner als auch der Absender das vollständig signierte Dokument per E-Mail. Das Dokument enthält die elektronische Signatur, die die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments bestätigt.

Im Gegensatz zur elektronischen Signatur handelt es sich bei der digitalen Signatur nicht um einen rechtlichen Begriff, sondern um einen technischen Prozess namens Public Key Infrastructure, mithilfe dessen durch eine Verschlüsselung und ein Zertifikat Dokumente versiegelt werden. Das Verwenden einer digitalen Signatur stellt sicher, dass das Originaldokument nach dem Signieren nicht verändert, manipuliert oder gefälscht wurde.

Es handelt sich um ein asymmetrisches kryptografisches Verfahren, mithilfe dessen eine Prüfsumme, ein sogenannter Hash-Wert gebildet wird. Dieser Hash-Wert kann die Integrität einer Datei beweisen, da ein nachträgliches Bearbeiten des signierten Dokuments damit sichtbar gemacht werden kann. Im Falle von Yousign wird hierfür der Hash Algorithmus SHA256 verwendet. Unterzeichner:in und Dokument werden außerdem durch einen privaten Schlüssel (Private Key) unwiderruflich miteinander verbunden. Diese Einheit kann jederzeit nachträglich und von egal wem mittels des öffentlichen Schlüssels (Public Key) nachvollzogen werden.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie gültige digitale Unterschriften auf einem PDF Dokument erstellen, lesen Sie unseren Blogartikel.

Digitale Signaturen sind vielseitig einsetzbar und können für eine Vielzahl von Dokumenten und Prozessen verwendet werden. Hier sind einige Beispiele:

• Verträge: Arbeitsverträge, Dienstleistungsverträge, Kaufverträge und Mietverträge können sicher und schnell digital signiert werden.
• Rechnungen und Angebote: Elektronische Rechnungen und Angebote können mit einer digitalen Signatur versehen werden, um ihre Echtheit zu bestätigen und den Prozess zu beschleunigen.
• Geschäftliche Vereinbarungen: Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Partnerschaftsvereinbarungen und andere geschäftliche Dokumente können digital signiert werden.
• Genehmigungen und Anträge: Genehmigungen, Anträge und behördliche Dokumente können effizient elektronisch signiert werden.
• Finanzdokumente: Bankdokumente, Darlehensverträge und andere finanzielle Dokumente können digital signiert werden, um Sicherheit und Integrität zu gewährleisten.
• Immobilien: Dokumente im Zusammenhang mit Immobilienkäufen, -verkäufen und -vermietungen können digital signiert werden, um den Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.
• Gesundheitswesen: Einverständniserklärungen, Patienteninformationen und andere medizinische Dokumente können sicher digital signiert werden.

Digitale Signaturen gewährleisten die Authentizität und Integrität dieser Dokumente, reduzieren die Bearbeitungszeit und bieten eine sichere Methode zur Verwaltung sensibler Informationen.

Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen wird durch die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) geregelt, die in der gesamten Europäischen Union anwendbar ist. Die Verordnung schafft einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Nutzung elektronischer Signaturen und garantiert ihre Anerkennung in allen EU-Mitgliedsstaaten.

1. Einfache Elektronische Signatur (EES): Diese Signaturart bietet grundlegende Sicherheitsmaßnahmen und ist in vielen Fällen rechtlich bindend, jedoch kann ihre Beweiskraft bei Streitigkeiten begrenzt sein.
2. Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES): Diese Signatur muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein und ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners. Sie muss zudem so erstellt werden, dass der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle bleibt und jede nachträgliche Änderung am Dokument erkannt werden kann.
3. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Diese Signatur hat die höchsten Sicherheitsstandards und Anforderungen. Sie wird mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt und ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Dies bedeutet, dass eine QES in allen EU-Mitgliedsstaaten ohne weitere Nachweise als rechtsgültig anerkannt wird.

Ein qualifiziertes Zertifikat ist ein elektronisches Zertifikat, das von einem vertrauenswürdigen Anbieter ausgestellt wird. Es enthält die Identitätsdaten des Unterzeichners und den öffentlichen Schlüssel, der zur Erstellung der Signatur verwendet wird. Dieses Zertifikat wird durch eine sichere elektronische Signatur des Zertifikatsanbieters geschützt und garantiert die Authentizität der Signatur.

Die eIDAS-Verordnung sichert somit die rechtliche Akzeptanz und den grenzüberschreitenden Einsatz elektronischer Signaturen in der EU, was besonders für internationale Geschäftsbeziehungen von Bedeutung ist.

Elektronische Signaturen bieten zahlreiche Vorteile, von der Zeitersparnis über Kosteneffizienz bis hin zur erhöhten Sicherheit. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumentenprozesse effizient und umweltfreundlich zu gestalten. Durch die rechtliche Anerkennung und die hohen Sicherheitsstandards sind elektronische Signaturen ein verlässliches Werkzeug für die moderne Geschäftswelt.

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Elektronische Signaturen sind mehr als nur ein Trend; sie sind ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Nutzen Sie die Vorteile und lassen Sie die zeitaufwändigen Papierprozesse hinter sich.

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