Diese Dokumente erfordern die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Unser Alltag ist in vielen Lebensbereichen von Rechtsgeschäften aller Art geprägt, die unser privates und berufliches Leben strukturieren: Seien es Arbeitsverträge, Datenschutzerklärungen, Kündigungsschreiben, Rechnungen oder Ähnliches. Sicherlich haben Sie schon den ein oder anderen Sonntag in Ihrem Leben dafür geopfert, einen Stapel solcher Dokumente und Verträge abzuarbeiten und zu signieren.

Dies kostet oftmals einiges an Zeit: Sie müssen sich die Unterlagen durchlesen, sie unterschreiben, Briefumschlag und Briefmarke auftreiben und den Weg zur Post auf sich nehmen.

Die gute Nachricht ist: Sie können diesen Prozess beschleunigen und vereinfachen, indem Sie statt einer handschriftlichen Unterschrift die digitale Unterschrift nutzen. Fordert das Gesetz die Schriftform und schließt die elektronische Form nicht explizit aus, kann das Dokument mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES), die das höchste Sicherheitsniveau aufweist, unterzeichnet werden.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen gängige Dokumenttypen aus allen Rechtsgebieten vor, die Sie mithilfe des sichersten e-Signaturniveaus digital unterzeichnen können: der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES).

Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist das elektronische Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift. Sie hat vor Gericht denselben rechtlichen Wert wie die händische Unterschrift und kommt der vom Gesetzgeber für einige Dokumente geforderten Schriftform (§ 126 BGB) nach.

Die Qualifizierte Elektronische Unterschrift ist die e-Signatur mit dem höchsten Sicherheitsniveau, da Unterzeichnende sich vor dem Unterschreiben umfassend in einem Videoprozess identifizieren.

Allen elektronischen Signaturen, darunter die QES, liegt die eIDAS-Verordnung zugrunde, die regelt, welche Angaben zu erfüllen sind, damit die elektronische Unterschrift europaweit rechtsgültig ist.

Diese Anforderungen lauten wie folgt:

1. Die Unterschriften auf dem mit der QES signierten Dokument müssen den Unterzeichnenden eindeutig zugeordnet werden können.
2. Eine nachträgliche Veränderung des mit der QES unterschriebenen Dokuments kann erkennbar gemacht werden.

Die Qualifizierte Elektronische Unterschrift darf ihren Namen darüber hinaus nur dann tragen, wenn eine externe, staatliche Zertifizierungsstelle die elektronische Unterschrift geprüft und für qualifiziert befunden hat. Dies übernimmt in Deutschland das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Yousign bietet als Vertrauensdiensteanbieter (zu Englisch Trust Service Provider) elektronische Unterschriften an, die alle europäischen und deutschen Standards und Anforderungen erfüllen.

Wie Sie sicher bereits wissen, unterscheidet die eIDAS-Verordnung insgesamt zwischen drei verschiedenen digitalen Signaturebenen:

1. Die Einfache Elektronische Signatur (EES)
2. Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
3. Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Mit jeder Signaturstufe - von der Einfachen, über die Fortgeschrittene, bis hin zur Qualifizierten Elektronischen Unterschrift - steigt jeweils die Sicherheit der digitalen Unterschrift. 

Während man eine Einfache Elektronische Signatur (EES) schon mit einem einfachen Klick unterzeichnen kann, authentifiziert sich der:die Unterzeichnende bei der FES mithilfe eines Einmalpassworts (zu Englisch OTP). Im Laufe der Erstellung einer QES hingegen bestätigen Unterzeichnende ihre Identität in einem Verifizierungsprozess per Video.

Aus den unterschiedlichen Sicherheitsstandards der drei elektronischen Signaturen ergeben sich auch verschiedene Anwendungsgebiete.

Nicht jeder Vertrag kann und sollte auch mit jedem Signaturniveau unterschrieben werden. Falls Sie nicht wissen, welche Signaturstufe Sie für Ihr Dokument benötigen, schauen Sie sich gerne unseren e-Signatur-Wegweiser an.

Im Folgenden stellen wir Ihnen abhängig vom Rechtsgebiet einige Dokumenttypen vor, die Sie mit der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift signieren sollten.

Im Bereich des gesellschaftlichen und bürgerlichen Rechts müssen unter anderem folgende Rechtsgeschäfte mit der QES unterschrieben werden: 

• Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt,
• Jahresabschlüsse, Lageberichte etc.,
• Gesellschafterbeschlüsse von GmbHs, die nicht zum Handelsregister angemeldet werden, 
• Aktienübertragungen und 
• Vollmachten

Im Handelsrecht erfordern Quittungen die Qualifizierte Elektronische Signatur.

• Befristete Arbeitsverträge, 
• Arbeitnehmerüberlassungsverträge (Zeitarbeit) und 
• nachvertragliche Wettbewerbsverbote 

werden ebenfalls mit der QES unterschrieben.

In der Immobilienwelt sollten die folgenden Dokumente mit einer qualifizierten e-Signatur unterzeichnet werden:

• Befristete Mietverträge über ein Jahr Laufzeit,
• nutznießrechtliche Miet- oder Leasingverträge,
• Staffel- oder indexierte Miet- oder Leasingverträge,
• Kündigungsschreiben für Miet- oder Leasingverträge und
• Kündigungswiderrufe seitens Mieter

• Kapitalbildende Versicherungen mit Prämienrückgewähr, 
• Lebensversicherungen auf den Tod einer anderen Person, 
• Verzichtserklärungen des Versicherungsnehmers auf Beratungs- und Informationsleistungen des Versicherungsvermittlers und 
• Bevollmächtigungen des Versicherungsvermittlers 

werden ebenfalls mithilfe der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift signiert.

Im Finanzsektor sind vor allem drei Dokumenttypen wichtig, die mit der QES unterzeichnet werden sollten:

• Verbraucherdarlehensverträge,
• SEPA Lastschriftmandate und
• Bankkontoeröffnungen

Auch in anderen Lebensbereichen kann die qualifizierte e-Signatur zum Einsatz kommen.

Bei...

• Freischaltungen von SIM-Karten,
• elektronischen Patientenakten,
• e-Rezepten (Gesundheitsbranche),
• e-Vergaben öffentlicher Aufträge und der Unterzeichnung
• elektronischer Abfallnachweisverfahren

...wird die QES benötigt.

Um ein Dokument mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur unterzeichnen zu können, muss man einen Verifizierungsprozess durchlaufen, in dem man sich per Video identifiziert. Bei Yousign wird das AutoIdent-Verfahren genutzt - das bedeutet, dass man sich autonom mithilfe einer KI-gestützten Technologie per Video identifiziert. Dies funktioniert wie folgt:

Im ersten Schritt wird das Ausweisdokument (Personalausweis, Pass oder Aufenthaltstitel) der unterzeichnenden Person in einem Video auf seine Echtheit überprüft.

Anschließend wird, ebenfalls mithilfe einer Videoaufzeichnung, kontrolliert, ob das Gesicht auf dem Ausweis mit dem Gesicht auf dem Video übereinstimmt. Die sich identifizierende Person muss in diesem Zuge ein paar Wörter nachsprechen, um zu beweisen, dass es sich bei ihr um einen echten Menschen handelt, der in der Lage ist, zu interagieren.

Im letzten Schritt erfolgt dann das Setzen der Unterschrift durch ein einfaches Swipen.

Ein großer Pluspunkt der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift ist die Schnelligkeit des Verfahrens. Die ID-Verifizierung dauert weniger als 10 Minuten und kann zu jeder Zeit an jedem Ort der Welt durchgeführt werden. Hat man sich einmal mithilfe des AutoIdent-Verfahrens identifiziert, ist es bei den darauffolgenden Unterschriften nicht nötig, den gesamten Prozess noch einmal zu durchlaufen. Man bestätigt seine Identität in dem Fall lediglich mit einem SMS-Code.

Des Weiteren kann die QES mit dem AutoIdent-Verfahren, wie es bei Yousign verwendet wird, mit ihrer Einfachheit punkten. Im Gegensatz zum VideoIdent-Verfahren, bei dem eine geschulte Person die Identität der Unterzeichner überprüft, ermöglicht AutoIdent eine 100 % automatisierte e-Signatur-Erfahrung. So entstehen keine Sprachbarrieren oder unnötige Wartezeiten und der:die Nutzer:in kann sich ganz einfach autonom identifizieren.

Außerdem bietet die Qualifizierte Elektronische Signatur ein sehr hohes Maß an Sicherheit. Wird die Lösung von einem zertifizierten Vertrauensdienstleister wie Yousign angeboten, ist die QES eIDAS- und DSGVO-konform. Das bedeutet, dass sie die Richtlinien und Sicherheitsstandards der EU erfüllt und somit rechtssicher ist. 

Halten wir also fest: Die Qualifizierte Elektronische Signatur ist die sicherste e-Signatur, die aber auch den aufwendigsten Identifizierungsprozess mit sich bringt und somit weniger Nutzerfreundlichkeit besitzt als die anderen beiden Signaturen.

Die Verwendung der QES empfiehlt sich, sofern sie gesetzlich vorgeschrieben ist und wenn Dokumente mit sehr hoher Wichtigkeit unterzeichnet werden müssen.

Unabhängig vom Signaturniveau sorgen Sie mit der digitalen Unterschrift im Vergleich zur handschriftlichen Unterzeichnung von Verträgen so oder so für ein besseres Kundenerlebnis und damit für schnellere Vertragsabschlüsse. Noch dazu erleichtern Sie Ihre internen Unternehmensprozesse und tun etwas Gutes für die Umwelt.

Sie wollen noch mehr erfahren? Lesen Sie unseren Artikel Was ist eine Qualifizierte Elektronische Signatur?

Dieses Dokument wird zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.