Vertragsmanagement, Contract Lifecycle Management, CLM - Was ist das?

Egal, ob Sie in einem kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen arbeiten, Verträge müssen in jedem Unternehmen geschlossen werden. 

Ein effektives Vertragsmanagement hilft Ihnen dabei, Kosten zu kontrollieren, Leistungen zu verbessern und Risiken zu minimieren. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die Verwaltung von Verträgen systematisch und sorgfältig durchgeführt wird. Wir informieren in diesem Artikel über die verschiedenen Funktionen und Anwendungsfälle einer automatisierten Vertragsverwaltung.

Beginnen wir mit der Definition: Das Vertragsmanagement beschreibt die Verwaltung und Überwachung von Verträgen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Dazu gehört auch die Verwaltung der Vertragsdokumente, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen. Ein gut funktionierendes Vertragsmanagement kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und Fehlerquellen zu reduzieren.

Das Vertragswesen umfasst neben dem Vertragsmanagement auch die Rechtsaspekte von Verträgen. Dies inkludiert die Verwaltung von Verträgen und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften. 

Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein integrierter Ansatz für das gesamte Lebenszyklus-Management von Verträgen. Hierbei werden alle Prozesse von der Erstellung bis zur Überwachung und Überprüfung von Verträgen umfasst.

Dank der Digitalisierung gibt es heutzutage elektronische Lösungen und wir sind nicht mehr auf Stift, Papier und den Postweg angewiesen. Das spart Zeit und Geld.

In den folgenden Abschnitten gehen wir durch alle Schritte des Vertragsmanagements und schauen uns diese genauer an.

Das Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich über die gesamte Dauer eines Vertrags erstreckt, also von der Vertragserstellung bis zur Beendigung.

Um ein erfolgreiches CLM zu gewährleisten, gibt es fünf wesentliche Phasen, die durchlaufen werden müssen:

Die fünf Phasen des Vertragsmanagements:

Was genau kann man sich unter der Erstellung von Verträgen vorstellen?

Bei der Vertragserstellung werden rechtsverbindliche Dokumente erstellt, die die Bedingungen und Verpflichtungen zwischen den beteiligten Parteien festlegen. Bevor Sie mit der Erstellung eines Vertrags beginnen, müssen Sie die Bedürfnisse und Anforderungen der Unterzeichner identifizieren. Dieser Schritt beinhaltet das Sammeln von Informationen und das Verständnis dafür, was jede Seite benötigt und erwartet.

Nachdem die Bedürfnisse und Anforderungen identifiziert wurden, müssen die spezifischen Bedingungen des Vertrags überprüft und definiert werden. Es ist wichtig, dass alle Parteien mit den definierten Bedingungen einverstanden sind, um sicherzustellen, dass das Dokument rechtsverbindlich ist. Darüber hinaus sorgt dieses Vorgehen dafür, dass es keine Überraschungen nach der Vertragsunterzeichnung geben wird.

Nun kann das Dokument erstellt werden. Dieser Schritt beinhaltet das Verfassen des Vertrags in einer rechtsverbindlichen Form und die Überprüfung aller Details, um sicherzustellen, dass das Dokument rechtskonform und korrekt ist. Eine gründliche und genaue Vertragserstellung ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Parteien dasselbe Verständnis haben. Außerdem spielt die Rechtsverbindlichkeit des Vertrages eine entscheidende Rolle.

Um sicherzustellen, dass beide Parteien ihre Interessen gewahrt sehen, ist es von Bedeutung, dass die Verträge vor ihrer Unterzeichnung überprüft werden. Dieser Prozess wird als "Validierung des Vertrags" bezeichnet und kann intern oder extern durchgeführt werden. Das hängt immer von den jeweiligen Vertragsparteien ab und ist somit individuell zu entscheiden.

Die interne Überprüfung des Vertrags kann von einem Mitarbeitenden im Unternehmen oder einer spezialisierten Abteilung durchgeführt werden. Ziel dieser Überprüfung ist es, sicherzustellen, dass der Vertrag den Anforderungen des Unternehmens entspricht und keine unerwünschten Klauseln enthält, die für Ihr Unternehmen von Nachteil sind.

Ein wertvolles Tool bei der internen Validierung von Verträgen ist ein elektronisches Signatur- und Vertragsmanagement-System wie das von Yousign. Mit einem solchen Tool können die Parteien den Vertrag elektronisch überprüfen und besprechen, bevor sie ihn endgültig unterzeichnen. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen. Außerdem lassen sich viele Aufgaben mit der Lösung von Yousign zusammenfassen, die den Einsatz eines Vertragsmanagement-Systems für die Verwaltung wichtiger Dokumente heutzutage so profitabel macht.

Alle Parteien müssen über die Bedingungen des Vertrags informiert und damit einverstanden sein, und es muss sichergestellt werden, dass alle Vereinbarungen erfüllt sind. In manchen Fällen ist es auch erforderlich, dass ein Notar oder eine öffentliche Stelle die Gültigkeit des Vertrags beglaubigt.

Es gibt verschiedene Arten, ein Dokument zu unterzeichnen, darunter die elektronische Unterschrift. Die Art der Unterschrift, die benötigt wird, hängt von den geltenden Gesetzen und Vereinbarungen ab. Um herauszufinden, welche Unterschrift Sie für ein Dokument brauchen, testen Sie am besten selbst den e-Signatur Wegweiser. 

Egal welche Unterschrift erforderlich ist, Yousign kann Sie unterstützen. Yousign stellt sicher, dass die Dokumenten-Unterzeichnung effizient und rechtssicher erfolgt. Durch den Einsatz der elektronischen Signatur können Dokumente einfach und schnell unterzeichnet werden, ohne dass Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen müssen.

Eine effektive Art und Weise, um Geschäftsabläufe zu optimieren, besteht darin, verschiedene Systeme und Anwendungen zu integrieren. Diese Integration ermöglicht es, Daten in Echtzeit auszutauschen und manuelle Eingriffe zu minimieren. Ein wichtiger Bestandteil dieser Integration sind Aufzeichnungssysteme.

Die Integrierung von Aufzeichnungssystemen bietet eine Vielzahl von Vorteilen, einschließlich:

1. Zeitersparnis:

Mit einer integrierten Aufzeichnungslösung können Unternehmen Zeit sparen, indem sie die manuelle Suche nach Dokumenten und Verträgen komplett ersetzen.

2. Effizienzsteigerung:

Die Integration von Aufzeichnungssystemen ermöglicht es Unternehmen, ihre Vertragsverwaltung zu automatisieren und dadurch effizienter zu gestalten.

3. Zugriffskontrolle:

Unternehmen haben die Möglichkeit, den Zugriff auf ihre Dokumente und Verträge zu regulieren und zu überwachen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang dazu haben.

4. Datensicherheit:

Die Integration von Aufzeichnungssystemen ermöglicht es Unternehmen, ihre wichtigen Dokumente und Verträge sicher zu speichern und zu schützen.

Ob es sich um vertrauliche Geschäftsdokumente oder um private Verträge handelt, es ist wichtig, sie sicher zu speichern und schnell zu finden, wenn sie benötigt werden. Die Gefahr, sensible Dokumente durch nicht gesicherte Tools im Prozess des Vertragsmanagements mit nicht autorisierten Personen zu teilen oder gar durch Cyberangriffe zu verlieren, ist groß. Die Risiken lassen sich jedoch durch den Einsatz von Yousigns Lösung minimieren.

Die Verwaltung von Verträgen und Dokumenten kann eine Herausforderung sein, insbesondere in großen Organisationen mit vielen Abteilungen und Mitarbeitern. Es ist wichtig, alle Unterlagen an einem zentralen Ort zu speichern, um sie schnell und einfach zu finden, wenn sie benötigt werden.

Die Archivierung von Verträgen mag für manchen nach einer Trivialität klingen, eine effiziente Archivierung ist aber meine essentielle Aufgabe beim Management von Verträgen. Es geht nämlich nicht darum, diese in irgendeinem Lagerraum zu stapeln, sondern über die Fristen, Verpflichtungen und Aufgaben, die in ihnen festgehalten sind, informiert zu sein. Dies geschieht mithilfe der Lösung von Yousign automatisch.

Es ist ersichtlich geworden, dass Vertragsmanagement erhebliche Sorgfalt und Organisation erfordert. Genau deshalb bietet Ihnen Yousign eine einfache und sichere Möglichkeit, Dokumente und Verträge zu verwalten.

Sicherheit

Mit Yousign werden alle Dokumente auf einem sicheren Server innerhalb der EU gespeichert und sind mit einer verschlüsselten Verbindung geschützt. Außerdem kann man die Zugriffsberechtigung für bestimmte Personen beschränken, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Dokumenten haben. Somit sind sie bestens gegen Cyberangriffe geschützt.

Einfachheit

Das Hinzufügen, Verwalten und Suchen von Dokumenten und Verträgen ist mit Yousign sehr einfach. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und benutzerfreundlich, sodass man sich schnell zurechtfindet. Sie können unsere Anwendungen kostenlos testen und sich von ihrer Qualität überzeugen. 

Von überall aus erreichbar

Yousign ist sowohl über eine Browser-Web-App als auch über eine mobile Anwendung verfügbar, so dass Sie überall und jederzeit auf Ihre Dokumente und Verträge zugreifen können.

Vertragscontrolling ist ein wichtiger integrierter Teil des Vertragsmanagements. Es handelt sich hierbei um die Überwachung der einzelnen Schritte und Prozesse im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Verwaltung von Verträgen. Das Ziel des Vertragscontrollings ist es, Optimierungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen, um die Effizienz und Wirksamkeit des Vertragsmanagements zu verbessern.

Das Vertragscontrolling umfasst dabei sowohl die Überwachung von internen Abläufen, wie zum Beispiel die Erstellung und Verhandlung von Verträgen, als auch die Überwachung der Umsetzung von vertraglichen Verpflichtungen und Zahlungen. Es ermöglicht eine laufende Überwachung des Vertragslebenszyklus und sichert die Einhaltung von vertraglichen Vereinbarungen.

In der Praxis werden im Rahmen des Vertragscontrollings regelmäßig Überwachungs- und Reporting-Mechanismen eingesetzt, die eine laufende Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen ermöglichen. Durch die Analyse von Daten und Kennzahlen liefert das Vertragscontrolling dabei wertvolle Einblicke und ermöglicht es, Optimierungspotenziale zu entdecken.

Ein Vertragsmanagementsystem (VMS) bietet eine integrierte Lösung, bei der alle erforderlichen Funktionen wie Erstellung, Routing, Verhandlung, Signatur und Überwachung von Verträgen in einem einzigen System abgewickelt werden können.

Durch die Verwendung eines VMS wird der Prozess effizienter, transparenter und kosteneffektiver, da alle Informationen an einem zentralen Ort aufbewahrt werden und jederzeit leicht zugänglich sind. Das Vertragsmanagement sollte deshalb einer der ersten Bereiche sein, der voll automatisiert in einem zentralen, sicheren und effizienten System abgebildet wird. 

Ein VMS unterstützt Unternehmen dabei, ihre Vertragsprozesse zu optimieren und zu beschleunigen. Darüber hinaus kann das System eine automatisierte Workflow-Steuerung bieten, um den Prozess der Vertragsverhandlung und -signatur zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Ein VMS kann auch dazu beitragen, Risiken im Zusammenhang mit Verträgen zu minimieren. Durch die Verwendung eines VMS können Unternehmen sicherstellen, dass alle ihre Verträge rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden und dass sie über die neuesten Änderungen und Ergänzungen im Zusammenhang mit ihren Verträgen informiert werden.

Die einfachste Antwort auf diese Frage lautet - Ja, und zwar am besten gestern. Ein effektives Vertragsmanagement-System ist unverzichtbar für jedes Unternehmen, das Zeit und Ressourcen sparen und seine Prozesse optimieren möchte. Es standardisiert und automatisiert die Prozesse bei der Vertragsaufsetzung, verringert mögliche Fehlerquellen und erleichtert die Bestimmung von Verantwortlichkeiten. Ein solches System kann eine wertvolle Unterstützung für Ihr Tagesgeschäft sein und eine effizientere Arbeitsweise ermöglichen.

Ein Vertragsmanagement-System bietet viele Vorteile für das Tagesgeschäft eines Unternehmens. Hier sind einige der wichtigsten:

Durch die Standardisierung und Automatisierung der Abläufe bei der Vertragsaufsetzung kann Zeit gespart werden. Unternehmen vermeiden damit aufwendige manuelle Arbeit und können ihre Mitarbeiter mit wichtigeren Aufgaben betrauen. Dafür ist im digitalen Zeitalter der Einsatz von Software da.

Ein Vertragsmanagement-System hilft Ihnen, Fehlerquellen bei der Vertragsaufsetzung zu reduzieren. Die Software überprüft automatisch die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern deutlich verringert.

Durch ein effektives Vertragsmanagement-System können Verantwortlichkeiten schnell und einfach bestimmt werden. Jeder Mitarbeiter kann sehen, wer für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist, und es besteht keine Gefahr, dass wichtige Aufgaben vergessen werden.

Ein Vertragsmanagement-System ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise und spart Kosten. Man hat alle wichtigen Informationen an einem Ort und kann sie schnell und einfach abrufen. Außerdem kann man die Prozesse bei der Vertragsaufsetzung optimieren, indem man bestimmte Abläufe automatisiert. In unserem neuen Artikel erfahren Sie weitere interessante Fakten speziell über das Vertragsmanagement im Personalbereich.

Ein Contract Manager hat eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen und trägt dazu bei, dass alle Verträge rechtzeitig und korrekt verwaltet werden. Die Hauptaufgaben eines Contract Managers umfassen das Erstellen von Verträgen, die Überwachung von Fristen und Bedingungen sowie die Verhandlung von Änderungen oder Erweiterungen. Darüber hinaus muss ein Contract Manager sicherstellen, dass die vertraglichen Vereinbarungen mit den Geschäftsbedingungen und den geltenden Gesetzen übereinstimmen. Ein Contract Manager arbeitet eng mit den verschiedenen Fachabteilungen eines Unternehmens zusammen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen und Dokumente für die Vertragsverhandlung bereitgestellt werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Contract Managements ist die Überwachung der Durchführung der beschlossenen Punkte in den Verträgen. Während der Laufzeit eines Vertrags können Probleme auftreten, und es ist Aufgabe des Contract Managers, diese schnell und effizient zu lösen. Dies kann durch den Aufbau guter Beziehungen zu den Vertragsparteien erreicht werden, um eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten. Kein einfacher Job!

Sind Sie bereit, Ihre Vertriebsprozesse in die digitale Zukunft zu führen? Einen weiteren Schritt in Richtung ditigales Unternehmen zu tun? Möchten Sie mehr Durchsichtigkeit, Effizienz und gleichzeitig Kosteneinsparungen erreichen? 

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