Die GoBD-konforme Archivierung gehört heute zu den wichtigsten Grundpfeilern einer rechtssicheren und strukturierten digitalen Unternehmensführung. Gerade in einer Zeit, in der Geschäftsprozesse immer stärker digitalisiert werden – von elektronischen Verträgen über automatisierte Buchhaltungsabläufe bis hin zu E-Mail-basierten Workflows – steigen die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit erheblich. Fehler in der digitalen Ablage führen nicht nur zu organisatorischen Problemen, sondern können im Rahmen einer Betriebsprüfung zu schwerwiegenden steuerlichen Konsequenzen führen.
Dieser Leitfaden erklärt verständlich und praxisnah, welche Anforderungen die GoBD an Unternehmen stellen, welche Dokumente zwingend archiviert werden müssen, wie typische Fehler vermieden werden und welche Rolle moderne Lösungen wie Yousign (bald Youtrust) in der sicheren, nachvollziehbaren und langfristig rechtskonformen Archivierung elektronischer Verträge spielen.
Zusammenfassung auf einen Blick:
- GoBD-Definition: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form – verbindlicher Rahmen für alle Unternehmen in Deutschland.
- Archivierungspflicht: Alle steuerlich relevanten Dokumente (Rechnungen, Verträge, E-Mails, Belege, Handels- und Geschäftsbriefe) müssen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
- Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für Handelsbücher und Jahresabschlüsse, 8 Jahre ab 2025 für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege), 6 Jahre für geschäftliche E-Mails und Geschäftsbriefe gemäß § 147 AO.
- Typische Fehler: PDF ohne Revisionssicherheit, fehlende E-Mail-Archivierung, Cloud-Speicher ohne Protokollierung, unvollständige Verfahrensdokumentation.
- Verfahrensdokumentation: Pflichtdokument zur detaillierten Beschreibung aller Buchführungs-, Archivierungs- und IT-Prozesse – ohne sie gilt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß.
Was bedeutet GoBD überhaupt?
Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – legen fest, wie Unternehmen steuerlich relevante Daten erfassen, strukturieren, verarbeiten und archivieren müssen. Sie bilden damit den Kern moderner, digitaler Buchführungs- und Archivierungsprozesse. Ziel der GoBD ist es, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit in Unternehmen sicherzustellen – unabhängig davon, ob Dokumente auf Papier oder vollständig digital entstehen.
Hinweis!
Die GoBD sind kein optionaler „Best Practice"-Standard, sondern ein verbindlicher Rahmen gemäß Abgabenordnung (AO). Fehlende GoBD-Konformität kann dazu führen, dass eine komplette Buchführung verworfen wird. Quelle: Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben vom 28. November 2019
Warum sind die GoBD so wichtig?
Die GoBD gelten für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche. Sie haben unmittelbare Auswirkungen auf:
- Buchführung und Rechnungswesen
- Archivierungsprozesse
- E-Mail-Archivierung und Mail-Archivierung
- digitale Vertragsunterlagen
- Cloud-Dokumente und Daten
- ERP-, DMS- und Finanzsoftware (z. B. SAP, Lexware Office, DATEV)
Fehler in der GoBD-Archivierung können dazu führen, dass die Buchführung als formell oder materiell fehlerhaft eingestuft wird. Die Folgen:
- Steuerschätzungen
- hohe Nachzahlungen
- Verlust von Vorsteuerabzug
- strafrechtliche Konsequenzen
Für wen gelten die GoBD?
Laut GoBD gelten die Vorgaben für:
- Selbstständige und Freiberufler
- KMU und große Unternehmen
- Vereine und Körperschaften
- alle Steuerpflichtigen, die geschäftliche Unterlagen digital verarbeiten
Besonders relevant sind sie für Unternehmen, die elektronische Dokumente nutzen – insbesondere digitale Verträge, Rechnungen, Belege, E-Mails, Dokumentenmanagementsysteme und Cloud-Speicher.
Häufige Missverständnisse rund um GoBD-konforme Archivierung
Viele Unternehmen haben eine falsche Vorstellung davon, was GoBD-konforme Archivierung tatsächlich bedeutet. Oft wird „digital" mit „rechtskonform" gleichgesetzt – doch genau das ist einer der größten Fehler. Die GoBD verfolgt einen klaren Grundsatz: Digitale Dokumente müssen genauso sicher, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden wie physische Unterlagen.
Irrtum: „Ein PDF reicht doch aus.“
Viele Unternehmen speichern Rechnungen, Verträge oder Angebote als einfache PDF-Datei ab – ohne jegliche Protokollierung oder revisionssichere Archivierung. Doch ein PDF lässt sich jederzeit überschreiben oder austauschen. Ohne technische Unveränderbarkeit gelten solche Dokumente nicht als GoBD-konform.
Hinweis!
Ein PDF ist nur dann GoBD-konform, wenn die Datei nachweislich unveränderbar archiviert wird – z. B. in einem revisionssicheren Archivsystem mit WORM-Technologie (Write Once Read Many) oder Hashwerten. Quelle: eRechnungs-Validator – FAQ WORM-Speicher
Irrtum: „E-Mails müssen nicht archiviert werden.“
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass nur Anhänge wie Rechnungen archiviert werden müssen. Tatsächlich ist die gesamte E-Mail archivierungspflichtig – inklusive:
- Header-Informationen
- Versandzeitpunkt
- Absender/Empfänger
- Inhalte
- Anhänge
Das reine Abspeichern von Rechnungen aus dem Postfach reicht nicht aus. Eine vollständige Mail-Archivierung ist laut GoBD zwingend erforderlich. Quelle: TriCon Berater – E-Mail-Archivierung in der Außenprüfung
Irrtum: „Cloud-Speicher reicht aus.“
Eine Archivierungssoftware wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive ist kein revisionssicheres Archivsystem. Sie bieten weder Unveränderbarkeit noch eine revisionssichere Protokollierung.
Gut zu wissen
GoBD verlangt keine bestimmte Technologie – aber die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit müssen erfüllt sein. Cloud-Systeme können GoBD-konform sein, wenn sie diese Kriterien erfüllen.
Irrtum: „Digitale Signaturen sind optional."
Digitale Signaturen verbessern nicht nur die rechtliche Nachweisbarkeit – sie sind ein wichtiger Bestandteil revisionssicherer Dokumentation. Besonders elektronische Verträge profitieren davon.
Was müssen Unternehmen archivieren?
Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten Daten archivieren, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen. Die GoBD sprechen hier von „Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung". Dazu zählen nicht nur Rechnungen und Buchungsbelege, sondern auch E-Mails und Handels- und Geschäftsbriefe, die Vertragsabwicklungen dokumentieren.
GoBD-relevant sind unter anderem:
- Verträge (Arbeits-, Dienstleistungs-, Miet-, Kaufverträge)
- Rechnungen und Zahlungsnachweise
- Lieferscheine, Angebote, Bestellungen
- Buchungsbelege (inkl. digital generierte Belege)
- Daten aus ERP- und Buchführungssystemen (SAP, DATEV, Lexware Office)
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- Dokumente aus Drittsystemen wie CRM, Shopsystemen oder HR-Tools
- steuerlich relevante E-Mails
- interne Protokolle und Dokumentationen
- Handels- und Geschäftsbriefe aller Art
Beispiele aus der Praxis
- Ein digitales Angebot wird per E-Mail verschickt → beides ist aufbewahrungspflichtig.
- Eine Rechnung wird im SAP-System erzeugt → sowohl der Rechnungsdatensatz als auch die PDF-Ausgabe müssen revisionssicher aufbewahrt werden.
- Ein Vertrag wird mit Yousign (Youtrust) digital unterschrieben → die Signaturhistorie gehört zwingend ins Archiv.
Tipp:
Nutzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das E-Mails, Belege, Verträge und ERP-Daten automatisch zusammenführt.
Anforderungen an GoBD-konforme Archivierung
Die GoBD definieren detailliert, wie Dokumente aufbewahrt werden müssen. Die reine Ablage in Ordnerstrukturen reicht nicht aus – die Prozesse müssen jederzeit nachvollziehbar und prüfungssicher sein.
Unveränderbarkeit sicherstellen
Ein zentraler Punkt ist die technische Unveränderbarkeit. Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht mehr veränderbar sein.
Das bedeutet:
- keine Überschreibung von Dateien
- keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung
- revisionssichere Ablage (z. B. mit WORM-Technologie)
- gesicherte Hashwerte
- Signatur- oder Zeitstempelprotokolle
Gut zu wissen:
Einfache Netzlaufwerke oder Cloud-Ordner sind nicht unveränderbar – sie entsprechen daher nicht den GoBD-Vorgaben. Eine zertifizierte GoBD-konforme Software ist erforderlich.
Nachvollziehbarkeit & Transparenz
Alle Prozesse müssen transparent dokumentiert sein. Prüfer müssen jederzeit nachvollziehen können:
- wie Daten entstehen
- wie sie verarbeitet und gespeichert werden
- welche Software genutzt wird
- wer Zugriff hat
- wie Datenänderungen protokolliert werden
Die Dokumentation erfolgt in der Verfahrensdokumentation – einem Pflichtdokument für jedes Unternehmen.
Ordnung & Auffindbarkeit
Dokumente müssen klar strukturiert, logisch gegliedert und jederzeit auffindbar sein. Das bedeutet:
- einheitliche Ablagestrukturen
- eindeutige Dateinamen
- zentrale Archive statt verstreuter Ablagen
- nachvollziehbare Versionierungsprozesse
Hinweis!
Viele Betriebsprüfungen scheitern daran, dass Dokumente zwar vorhanden sind, aber nicht auffindbar oder logisch zugeordnet sind. Die Ordnung ist ein zentrales GoBD-Kriterium.
Aufbewahrungsfristen
Unternehmen müssen folgende Fristen beachten gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit § 257 HGB:
- 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüsse, Lageberichte
- 8 Jahre (ab 2025): Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) – Verkürzung von 10 auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Handels- und Geschäftsbriefe, steuerlich relevante E-Mails, Lieferscheine
Diese Fristen gelten unabhängig davon, ob die Dokumente digital oder physisch vorliegen. Quelle: JuraForum – Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2025 mit Rechtsgrundlagen
Wichtig
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre gilt ausschließlich für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege. Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren. Quelle: IHK München – Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen
GoBD-konforme Archivierung in der Praxis
GoBD-konforme Archivierung stellt einen ganzheitlichen Prozess dar, der technische, organisatorische und buchhalterische Elemente miteinander verbindet. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Schritte – von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Aufbewahrung – nachvollziehbar, dokumentiert und unveränderbar umgesetzt werden. Fehler entstehen dabei häufig weniger durch fehlende Technik, sondern durch unklare Abläufe und eine unzureichende Abstimmung zwischen Buchhaltung, IT und Fachabteilungen.
Dokumentenerfassung – mehr als Scannen
Die Erfassung beginnt bereits beim Eingang eines Dokuments: Wird es korrekt zugeordnet? Ist der Beleg vollständig? Werden relevante Informationen direkt an die Buchhaltung übertragen? Moderne Systeme unterstützen diesen Prozess durch automatische Erkennung von Rechnungsdaten, die Extraktion von Buchhaltungsinformationen und die korrekte Weiterleitung in die Finanzprozesse.
Eine GoBD-konforme Erfassung bedeutet:
- vollständige und zeitnahe Erfassung aller Belege
- korrekte Lesbarkeit und Nachprüfbarkeit
- eindeutige Zuordnung zur Buchhaltung
- Dokumentation aller Erfassungsschritte
Struktur und Ordnung schaffen
Eine klare, logische Archivstruktur ist ein wesentlicher Bestandteil GoBD-gerechter Buchhaltung. Unternehmen benötigen feste Regeln für Benennung, Ablage und Zugriff. Eine konsistente Struktur erleichtert sowohl Betriebsprüfungen als auch interne Prozesse.
Professionelle Archivierungsstrukturen basieren auf:
- einheitlichen Namenskonzepten
- klaren Verantwortungsketten
- nachvollziehbaren Akten- und Ordnerlogiken
- zentralisierten Ablagen statt verstreuter Speicherorte
Revisionssichere Archivierungssysteme
Revisionssicherheit bedeutet, dass Unterlagen nicht ohne Nachweis verändert oder gelöscht werden können. GoBD-konforme Archivsysteme erfüllen diese Anforderungen, indem sie alle Änderungen lückenlos protokollieren und die Integrität der Dokumente sicherstellen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- technische Unveränderbarkeit
- Protokollierung aller Nutzeraktionen
- sichere Verschlüsselung
- versionssichere Ablage
- nachvollziehbare Datenintegrität
Tipp!
Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihr Archivsystem den aktuellen GoBD-Vorgaben entspricht und ob die Prozesse in der Buchhaltung darauf abgestimmt sind. Zertifizierungen helfen bei der Orientierung.
E-Mail-Archivierung als Teil der Buchhaltung
E-Mails sind ein oft unterschätzter Bestandteil der Buchhaltung. Sie dokumentieren Angebote, Vertragsabsprachen, Rechnungszustellungen und Zahlungsbestätigungen. Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass diese Daten vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden.
Wesentliche Anforderungen an die Mail-Archivierung:
- vollständige Erfassung aller relevanten Mail-Inhalte
- eindeutige Zuordnung zu Buchhaltungsvorgängen
- Protokollierung von Änderungen oder Zugriffen
- unveränderbare Speicherung
Integration von ERP- und Finanzsystemen
ERP‑, Buchhaltungs- und Dokumentenverwaltungssysteme erzeugen wichtige steuerliche Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Informationen langfristig sicher archiviert werden – unabhängig vom eingesetzten System.
Professionelle Systeme wie SAP, DATEV, Lexware Office oder spezialisierte DMS-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, laut GoBD alle steuerlich relevanten Daten langfristig sicher zu archivieren.
Hinweis!
Entscheidend ist nicht, welches System genutzt wird, sondern wie Daten exportiert, bewahrt und dokumentiert werden. GoBD-Konformität entsteht durch Prozesse, nicht durch Software allein.
GoBD-konforme Archivierung elektronischer Verträge
Elektronische Verträge sind heute ein fester Bestandteil moderner Buchhaltung und Unternehmensprozesse. Damit sie den GoBD entsprechen, müssen sie so archiviert werden, dass ihre Echtheit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit dauerhaft gewährleistet bleibt.
Anforderungen
Elektronische Verträge müssen vollständig, unveränderbar und eindeutig dokumentiert aufbewahrt werden. Dazu gehört auch die Archivierung aller Metadaten, Versionen und Signaturinformationen.
Bedeutung der digitalen Signatur
Digitale Signaturen sind ein zentraler Bestandteil revisionssicherer digitaler Vertragsprozesse. Sie ermöglichen eine eindeutige Identifikation der Unterzeichner, stellen die Integrität des Dokuments sicher und unterstützen die Buchhaltung bei der revisionssicheren Dokumentation.
Yousign (Youtrust) bietet hierfür:
- eIDAS-konforme Signaturen (FES, AES, QES) gemäß Verordnung (EU) Nr. 910/2014 – Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – eIDAS-Verordnung
- sichere Identifikationsmethoden
- nachvollziehbare Signaturhistorien
- auditfähige Protokolle
- revisionssichere Aufbewahrung
Diese Funktionen sind besonders für die Buchhaltung wichtig, da sie Prüfpfade, Zeitstempel und Integritätsnachweise liefern.
Elektronische Verträge GoBD-konform archivieren
Mit Yousign profitieren Sie von eIDAS-konformen Signaturen
Verfahrensdokumentation als GoBD-Pflicht
Die Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert, wie ein Unternehmen seine Buchhaltung, Archivierung und Datenverarbeitung organisiert. Ohne eine vollständige Verfahrensdokumentation kann die Buchführung im Rahmen einer Betriebsprüfung vollständig verworfen werden. Quelle: Lexware – Verfahrensdokumentation nach GoBD – das ist Pflicht
Eine vollständige Dokumentation umfasst:
- Organisation und Verantwortlichkeiten
- Beschreibung aller Systeme und Prozesse
- Erfassungs-, Verarbeitungs- und Archivierungsschritte
- Kontrollmechanismen
- technische Grundlagen
Gut zu wissen!
Die Verfahrensdokumentation ist kein statisches Dokument – sie muss regelmäßig an neue Abläufe und Systemänderungen angepasst werden. Eine jährliche Überprüfung ist empfehlenswert.
Warum Unternehmen scheitern
Die häufigsten Fehler entstehen durch:
- fehlende Aktualisierung
- unklare Prozessverantwortung
- nicht dokumentierte Systemwechsel
- fehlende Schnittstellenbeschreibungen
Anforderungen an moderne Archivierungsumgebungen
Moderne digitale Arbeitsprozesse erzeugen täglich große Mengen steuerlich relevanter Daten. Diese müssen langfristig korrekt aufbewahrt werden. Entscheidend ist, dass Unternehmen klare Prozesse definieren und eine Struktur schaffen, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Anforderungen an digitale Archivierung
Eine GoBD-konforme Archivierung erfordert:
- dokumentierte Zugriffsrechte
- unveränderbare Speicherung
- sichere Verschlüsselung
- nachvollziehbare Ablagelogik
- konsistente Datenpflege
Rolle der Buchhaltung
Die Buchhaltung spielt eine Schlüsselrolle: Sie prüft Belege, ordnet Dokumente zu, überwacht die Aufbewahrungsfristen und stellt sicher, dass alle Unterlagen vollständig und nachvollziehbar archiviert sind.
Hinweis:
Technische Systeme unterstützen die Archivierung – die fachliche Verantwortung bleibt jedoch immer bei der Buchhaltung. Regelmäßige Schulungen sind essentiell.
Datenflüsse und Schnittstellen
Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Datenflüsse dokumentiert und steuerrelevante Informationen korrekt archiviert werden. Dazu gehört auch die eindeutige Nachvollziehbarkeit, wann und wie Daten verarbeitet wurden.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Sind Cloud-Systeme automatisch GoBD-konform?
Nein. Sie können GoBD unterstützen, erfüllen die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Protokollierung aber nicht automatisch. Entscheidend ist, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt und alle GoBD-Vorgaben eingehalten werden.
Wie lange müssen digitale Dokumente archiviert werden?
Handelsbücher und Jahresabschlüsse müssen 10 Jahre, Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) ab 2025 8 Jahre, geschäftliche E-Mails mit steuerlicher Relevanz und Geschäftsbriefe mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden – stets unverändert und nachvollziehbar.
Müssen E-Mails vollständig archiviert werden?
Ja. Inhalte, Anhänge, Header-Daten und Zeitstempel müssen vollständig und unveränderbar gespeichert werden. Die Mail-Archivierung ist ein zentraler Bestandteil der GoBD-Konformität.
Welche Rolle spielt Yousign (Youtrust) bei der GoBD-Archivierung?
Yousign (Youtrust) liefert eIDAS-konforme Signaturen, Zeitstempel und Audit-Trails – wichtige Elemente für eine nachvollziehbare und revisionssichere Archivierung elektronischer Verträge gemäß GoBD.
Was passiert bei fehlender Verfahrensdokumentation?
Fehlt sie, kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gelten. Die Folge sind oft Steuerschätzungen, Bußgelder und im schlimmsten Fall die vollständige Verwerfung der Buchhaltung.
Wie prüft man, ob eine Archivierung revisionssicher ist?
Die Archivierung muss unveränderbar sein, protokolliert werden und klare Zugriffsrechte haben. Eine interne Prüfung oder externe Zertifizierung hilft, Schwächen früh zu erkennen. GoBD-konforme Software bietet hierzu meist Compliance-Reports.
Wichtig zu beachten
Eine GoBD-konforme Archivierung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie bildet die Grundlage für eine transparente, belastbare und langfristig sichere Unternehmensdokumentation. Wer digitale Prozesse nutzt, sollte insbesondere darauf achten, dass Buchhaltungsunterlagen, Verträge, E-Mails, Belege und Handels- und Geschäftsbriefe vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Fehlende Struktur oder unzureichende Dokumentation können in Betriebsprüfungen zu erheblichen Risiken führen.
Moderne Lösungen wie Yousign (Youtrust) unterstützen Unternehmen dabei, elektronische Verträge rechtskonform zu signieren, lückenlos zu dokumentieren und revisionssicher aufzubewahren. Durch digitale Signaturprotokolle, Zeitstempel und sichere Archivierungsmechanismen entsteht ein klarer, prüfungssicherer Nachweisweg. Unternehmen profitieren so nicht nur von mehr Effizienz, sondern auch von nachhaltig sicheren, gesetzeskonformen Workflows.
Mit einer durchdachten Archivierungsstrategie, einer vollständigen Verfahrensdokumentation und den richtigen digitalen Werkzeugen sind Unternehmen optimal aufgestellt – heute und in Zukunft.
Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dies kein Ersatz für eine Rechtsberatung.
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