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Die einfache elektronische Signatur

einfache elektronische Signatur
Johanna Fochtmann

Johanna Fochtmann

eSignature Consultant

Illustration: Léa Coiffey

Bei einer elektronischen Unterschrift steht die Anwenderfreundlichkeit versus des jeweiligen Sicherheitsniveaus. Die einfache eSignatur entspricht der ersten Stufe an Sicherheit und rechtlicher Anerkennung eines Dokuments.

Die Digitalisierung hat mittlerweile einen großen Teil des geschäftlichen Alltags eingenommen. Ein wesentlicher Grund dafür ist sicherlich, dass seit dem Jahr 2020 durch die Corona-Pandemie bedingt viele Mitarbeiter von Unternehmen ins Homeoffice gegangen sind. Die täglichen Arbeitsprozesse mussten dementsprechend digital umgestellt werden, damit die Arbeit ungehindert weitergehen konnte. Eine der größten und wichtigsten Neuerungen im Arbeitsalltag ist die elektronische Signatur. Sie ermöglicht es den Unternehmen, die wichtigen Verwaltungsprozesse ohne persönliche Anwesenheit der involvierten Personen auszuführen und spart darüber hinaus viel Zeit und Ressourcen, die von den Unternehmen anderweitig eingesetzt werden können. Die elektronische Signatur ist dabei in drei Niveaus unterteilt, die verschiedene Eigenschaften mitbringen und für verschiedene Geschäftsabläufe notwendig sind. In diesem Artikel soll es um die einfache elektronische Signatur und ihre Besonderheiten gehen.

Einfach und smart

Die einfache Signatur trägt ihren Namen nicht ohne Grund. Die Einfachheit zeigt sich vor allem in den Punkten Anwendung und Nutzerfreundlichkeit. Nicht jeder Mitarbeiter eines Unternehmens ist besonders versiert in digitalen Anwendungen. Umso wichtiger ist es, eine elektronische Signatur-Form zu haben, die auch für diese Mitarbeiter einfach anzuwenden ist. Über den Weg der einfachen Signatur werden außerdem die Tore geöffnet, um sich besser mit den digitalen Anwendungen auseinanderzusetzen. Natürlich bringt die Einfachheit auch Einschränkungen bei der rechtlichen Beweiskraft einer einfachen elektronischen Signatur mit sich, weshalb sich nicht alle Dokumente dazu eigenen, mit solch einer Unterschrift versehen zu werden. 

Die Anforderungen für eine einfache elektronische Unterschrift sind nicht direkt fest definiert. Dementsprechend kann ein Dokument mit wenigen Klicks signiert werden, ohne, dass es einen dafür speziell festgelegten Prozess gibt. Ohne Identitätsprüfung könnte eine Signatur aber in der Theorie ohne Weiteres abgestritten werden. Die Beweiskraft einer einfachen elektronischen Unterschrift liegt somit ungefähr auf dem Level einer eingescannten Unterschrift. Um der einfachen elektronischen Signatur mehr Beweiskraft und Sicherheit zu verlangen, nutzt Yousign beispielsweise ein SMS-TAN-System, das mit dem eines Online-Banking-Prozesses zu vergleichen ist.

Die einfache elektronische Unterschrift bei Anfechtung

Natürlich steht die Frage im Raum, was denn im Falle einer Anfechtung des einfach signierten Vertrages passiert. In diesem Fall kann ein zusätzliches Beweisdokument, den sogenannten Audit Trail, zur Hilfe genommen werden, in dem etwa die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Unterzeichners festgehalten werden. Bei der einfachen elektronischen Unterschrift gibt es zwar keine festgeschriebene Notwendigkeit, dass ein solches Dokument angelegt wird, im Falle einer Anfechtung erhöht dieses Dokument aber natürlich stark die Beweiskraft und kann dazu dienlich sein, um den Unterzeichner eindeutig festzustellen.

Für zusätzliche Sicherung von Beweisen arbeitet Yousign mit Arkhinéo zusammen. Arkhinéo ist ein Dienst, der sich speziell auf die Aufbewahrung von Sicherheitsdateien spezialisiert hat und somit eine gute Grundlage für die zusätzliche Sicherung von Beweisdateien darstellt. Somit können mit der einfachen elektronischen Signatur Dokumente wie etwa Geheimhaltungserklärungen, Kostenvoranschläge, Sachversicherungen, Dienstleistungsverträge oder unbefristete Arbeitsverträge und einige weitere Dokumente bedenkenlos unterzeichnet werden. Weitere Dokumente finden Sie im Beitrag von Yousign über die drei Niveaus von elektronischen Unterschriften.

Welche Vorteile bietet nun die einfache elektronische Signatur?

Wie im Vorfeld bereits beschrieben, ist die einfache elektronische Signatur grundsätzlich mit einer eingescannten Signatur zu vergleichen. Trotzdem gibt es einige Unterschiede, die die einfache e-Signatur zu einer besseren Lösung als der eingescannten Unterschrift macht. Einer der größten Vorteile dabei ist sicherlich die Zeitersparnis, die es Unternehmen ermöglicht, die Ressourcen besser umzuverteilen und eher in Richtung der Entwicklung des eigenen Unternehmens einzusetzen, statt viel Zeit damit zu verbringen, Dokumente zu erstellen, auszudrucken, zu unterschreiben, wieder einzuscannen und per Mail an die weiteren Vertragsbeteiligten zu versenden. Mit Yousign als moderne, digitale und sichere Lösung können Dokumente ohne großen Zeitaufwand bequem von A nach B gesendet werden, sind in sicherer Aufbewahrung dank europäischer Server und überdies durch zusätzliche Sicherheitsdateien auch vor Gericht um ein Vielfaches beweiskräftiger, als es eine eingescannte Unterschrift wäre. Die dazu von Yousign erstellten Prüfprotokolle beinhalten den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners, seine E-Mail-Adresse, die IP-Adresse und einen exakten Zeitstempel, sodass auch die einfachste Form der elektronischen Signatur vor Gericht ohne Weiteres einfach nachvollzogen werden kann. 

Das Sicherheitsrisiko einer Vervielfachung der geleisteten Unterschrift ist gegenüber der eingescannten Variante ausgehebelt. Es ist ein Einfaches, eine Unterschrift auf einem eingescannten Dokument auszuschneiden und anschließend auf jedem weiteren Dokument, welches man nutzen möchte, einzusetzen. Eine von Yousign erstellte elektronische Signatur, egal welches Niveaus, ist nicht kopierbar, sondern einzigartig. Yousign arbeitet auch in Bezug auf die Nutzbarkeit der Anwendung am Puls der Zeit und achtet sehr darauf, dass diese für jeden Menschen, ganz gleich, ob digital versiert oder nicht, einfach und intuitiv zu nutzen ist. So kann sichergestellt werden, dass ein jedes Unternehmen einen großen Vorteil aus der Anwendung ziehen kann und somit die Prozesse, intern und extern, gleichermaßen vereinfacht werden können. Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Digitalisierung auch im Bereich der Vergabe von Unterschriften einerseits aus zeitlichen Gründen Sinn ergibt, andererseits aber auch eine weitere Sicherheitsstufe einbringt, die das Unterschreiben von Dokumenten noch sehr viel sicherer mach, als es eine einfache Kugelschreiber-Unterschrift tun würde.