Was ist eine Einfache Elektronische Signatur? - Definition, Erstellung, Anwendung

Die Digitalisierung hat mittlerweile einen großen Teil des geschäftlichen Alltags eingenommen. Ein wesentlicher Grund dafür ist sicherlich, dass seit dem Jahr 2020 durch die Corona-Pandemie bedingt viele Mitarbeiter:innen von Unternehmen im Homeoffice arbeiten. Die täglichen Arbeitsprozesse mussten dementsprechend digital umgestellt werden, damit die Arbeit ungehindert weitergehen konnte. 

Eine der größten und wichtigsten Neuerungen im Arbeitsalltag ist die elektronische Unterschrift, auch e-Signatur abgekürzt. Sie ermöglicht es Unternehmen, wichtige Verwaltungsprozesse ohne persönliche Anwesenheit der involvierten Personen auszuführen und spart darüber hinaus viel Zeit und Ressourcen, die von den Unternehmen anderweitig eingesetzt werden können. 

Die elektronische Signatur ist in drei Niveaus unterteilt, die verschiedene Eigenschaften mitbringen und für unterschiedliche Geschäftsabläufe notwendig sind. 

In diesem Artikel geht es um die Einfache Elektronische Signatur: der ersten Stufe an Sicherheit und rechtlicher Anerkennung eines Dokuments.

Die elektronische Signatur hat ihren großen Aufschwung zwar erst 2020 im Zuge der Corona-Pandemie erfahren - die EU-Verordnung eIDAS, die die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste regelt, gibt es allerdings schon seit 2014. Seit 2016 wird die eIDAS-Verordnung aktiv in der gesamten Europäischen Union angewandt. 

Die eIDAS-Verordnung (electronic Identification, Authentication and trust Services) hat damit den gesetzlichen Grundstein für die europaweite Verwendung der e-Signatur sowie für die Bedingungen ihrer rechtlichen Anerkennung gelegt. So bietet Ihnen die eIDAS-Verordnung die Möglichkeit, e-Signatur-Anbieter zu identifizieren, die gesetzeskonform sind und rechtsgültige Lösungen vertreiben. Erfüllt ein Anbieter die eIDAS-Verordnung, wird dessen e-Signatur-Lösung in allen Mitgliedsstaaten der EU rechtlich anerkannt.

Darüber hinaus definiert eIDAS drei verschiedene Ebenen der elektronischen Unterschrift, die wir Ihnen im Folgenden näher erklären werden.

Zunächst ist zu beachten, dass eIDAS die erste Ebene der elektronischen Signatur selbst nie als "Einfache Elektronische Signatur” bezeichnet. Um das erste Niveau elektronischer Unterschriften allerdings klar von den nachfolgenden Niveaus abgrenzen zu können, verwenden wir den Begriff “Einfache Elektronische Signatur”, wenn wir uns auf die erste Ebene elektronischer Signaturen beziehen. 

Dank der Einfachen Elektronischen Unterschrift, im Englischen als Simple Electronic Signature (SES) bezeichnet, können Dokumente ohne gesetzliche Auflagen und mit geringem Haftungs- oder Finanzrisiko innerhalb weniger Klicks signiert werden: Man erhält die zu unterschreibenden Unterlagen per E-Mail, liest sie sich durch und unterzeichnet dann mit einer Wischbewegung. Es ist das schnellste und leichteste Verfahren, alltägliche Verträge und Dokumente rechtssicher in elektronischer Form zu unterzeichnen.

Die nächste Ebene digitaler Unterschriften ist die Fortgeschrittene Elektronische Signatur. Sie ist die e-Signatur, die im Alltag am häufigsten verwendet wird, da Sie eine gute Balance zwischen Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit bietet. 

Wenn ein:e Unterzeichner:in fortgeschritten signiert, läuft dies ähnlich ab wie bei der Einfachen Elektronischen Signatur. Der Unterschied zur EES liegt darin, dass man vor dem Unterzeichnen mit einer Fortgeschrittenen e-Signatur ein Einmalpasswort eingibt oder sogar sein Ausweisdokument hochlädt.

Vor allem sensible Dokumente mit moderatem Finanz- oder Haftungsrisiko werden mit der Fortgeschrittenen Elektronischen Unterschrift unterschrieben. In unserem Artikel über die Fortgeschrittene Elektronische Signatur finden Sie weitere Informationen über ihre Definition, Erstellung und Anwendung.

Die höchste e-Signaturebene ist die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Sie hat denselben Rechtswert wie eine handschriftliche Unterschrift und erfüllt somit das Schriftformerfordernis gemäß § 126 BGB.

Da Unterzeichner:innen sorgfältig Ihre Identität verifizieren, bevor sie mit der Qualifizierten e-Signatur unterschreiben, hat dieses Signaturniveau die höchsten Sicherheitsstandards. In der Praxis bedeutet dies, dass Verträge, die laut Gesetz die Schriftform erfordern sowie Dokumente mit gesetzlichen Auflagen und hohem Haftungsrisiko mit der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift unterzeichnet werden.

Lesen Sie unseren Artikel über die drei Niveaus von elektronischen Unterschriften, um mehr über die Unterschiede zwischen den einzelnen Signaturebenen zu erfahren.

Die Einfache Elektronische Signatur trägt ihren Namen nicht ohne Grund. Dies zeigt sich vor allem in den Punkten Anwendung und Nutzerfreundlichkeit. Nicht jede:r Mitarbeiter:in eines Unternehmens ist besonders versiert in digitalen Anwendungen. Umso wichtiger ist es, über eine elektronische Signatur zu verfügen, die auch für diese Mitarbeiter:innen einfach anzuwenden ist. Über den Weg der Einfachen Signatur werden außerdem die Tore geöffnet, sich intensiver mit digitalen Anwendungen auseinanderzusetzen. Die Einfachheit der Signatur bringt allerdings auch Einschränkungen in Bezug auf die Beweiskraft mit sich. Aus diesem Grund eignen sich nicht alle Dokumente dafür, mit einer solchen Unterschrift versehen zu werden.

Natürlich steht die Frage im Raum, was im Falle einer Anfechtung des einfach signierten Vertrages passiert. In diesem Fall kann ein zusätzliches Beweisdokument, die sogenannte Nachweisdatei. (Audit Trail), zur Hilfe genommen werden. 

In dieser Datei werden wichtige Informationen des Signaturprozesses, wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin, IP-Adressen, Hash-Wert sowie Zeitstempel gespeichert. Bei der Einfachen Elektronischen Unterschrift gibt es zwar keine festgeschriebene Notwendigkeit, dass ein solches Zertifikat angelegt wird, im Falle einer Anfechtung erhöht es aber stark die Beweiskraft und dient dazu, den:die Unterzeichner:in eindeutig zu ermitteln. 

Für eine zusätzliche Sicherung von Beweisen arbeitet Yousign mit Arkhinéo, einem Dienst, der sich speziell auf die Aufbewahrung von Sicherheitsdateien spezialisiert hat, zusammen. Bei Yousign werden Nachweisdateien für alle einfach und fortgeschritten signierte Dokumente erstellt und 10 Jahre lang gespeichert.

Die Anforderungen an die Form und Erstellung einer Einfachen Elektronischen Unterschrift sind nicht direkt fest definiert. Wie bereits erwähnt, kann ein Dokument mit wenigen Klicks signiert werden, ohne, dass sich der:die Unterzeichner:in vorher authentifiziert.

Um der Einfachen Elektronischen Signatur daher mehr Beweiskraft und Sicherheit zu verleihen, nutzt Yousign ein SMS-TAN-System, das mit dem eines Online-Banking-Prozesses zu vergleichen ist. Bevor man unterzeichnet, erhält man auf seinem Smartphone ein SMS-Einmalpasswort, das man anschließend auf seinem Laptop, auf dem unterschrieben wird, eingibt.

Diese Zwei-Faktor-Authentifizierung in Kombination mit der erstellten Nachweisdatei hebt eine Einfache Elektronische Signatur stark von einer eingescannten oder abfotografierten Unterschrift ab. Letztere hat im Gegensatz zur EES keinerlei rechtliche Beweiskraft, da sie von jeder beliebigen Person kopiert und missbraucht werden kann.

Mit der Einfachen Elektronischen Signatur können viele verschiedene Dokumente und Verträge, die im Alltag täglich verwendet werden, unterschrieben werden. 

Dazu gehören zum Beispiel unbefristete Arbeitsverträge, Geheimhaltungserklärungen, Kostenvoranschläge, Sachversicherungen, Dienstleistungsverträge oder unbefristete Mietverträge.

Um einen besseren Überblick darüber zu bekommen, welche Art von Dokument mit welcher elektronischen Signatur versehen werden muss, konsultieren Sie Yousigns e-Signatur Wegweiser.

Einer der größten Vorteile der Einfachen Elektronischen Signatur ist sicherlich die Zeitersparnis, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ressourcen besser umzuverteilen und vielmehr in die Entwicklung des eigenen Unternehmens zu investieren. So spart man sich den gesamten Prozess, Dokumente auszudrucken, händisch zu unterschreiben, einzuscannen und an die weiteren Vertragsbeteiligten zu versenden. Mit Yousign als digitale und sichere Lösung können Dokumente ohne großen Zeitaufwand bequem von A nach B gesendet werden.

Bei Yousign sind digital signierte Dokumente dank europäischer Server in sicherer Aufbewahrung. Überdies sind elektronische Signaturen durch zusätzliche Sicherheitsdateien vor Gericht um ein Vielfaches beweiskräftiger als eingescannte Unterschriften. Die erstellten Prüfprotokolle beinhalten relevante Informationen des Signaturprozesses, die es ermöglichen, vor Gericht nachzuvollziehen, welche Person zu welcher Zeit mit welchem Gerät eine Unterschrift geleistet hat. Eine elektronisch erstellte Signatur, egal welchen Niveaus, ist nicht kopierbar, sondern dank der aufgezeichneten Daten einzigartig. 

Bei einer eingescannten Unterschrift hingegen ist ein Einfaches, die Unterschrift eines Dokuments auszuschneiden, zu vervielfältigen und anschließend auf weiteren Dokumenten einzusetzen. 

Die Einfache Elektronische Signatur ist für jeden Menschen, ganz gleich, ob digital versiert oder nicht, einfach und intuitiv zu nutzen. So wird sichergestellt, dass interne und externe Unternehmensprozesse vereinfacht werden und die Kommunikation zwischen Abteilungen und unter Mitarbeiter:innen reibungsloser abläuft.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Digitalisierung auch im Bereich der Unterschriften sinnvoll ist, da Produktivität und Sicherheit gesteigert sowie Prozesse vereinfacht werden.

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.