Verträge online unterschreiben: Papier hat keine Zukunft

Die Konjunkturflaute in Deutschland stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Gerade jetzt sollte also alles, was Unkosten verursacht, unter die Lupe genommen werden. In keinem Bereich liegt dabei noch so viel Potential wie in der Digitalisierung. Denn viele Unternehmen hierzulande hinken in diesen Belangen noch hinterher.

Wenn Sie glauben, davon nicht betroffen zu sein, aber Ihr Personalbereich oder irgendjemand in Ihrem Umfeld Verträge und Dokumente auf Papierbasis verwendet, sollten Sie schnellstmöglich professionelle Hilfe in Anspruch nehmen, denn Sie vergeuden Zeit und Geld.

Am 26. September 2024 stimmte der Deutsche Bundestag einem Gesetzesentwurf zu, der es Unternehmen in Zukunft erlauben soll, Arbeitsverträge vollständig zu digitalisieren.

Wir erklären in diesem Blogbeitrag, wie Sie von dieser Entwicklung profitieren können.

Beim Unterschreiben von Online-Verträgen wird die traditionelle, handschriftliche Unterschrift durch eine elektronische Signatur ersetzt. Es handelt sich hierbei um keine Unterschrift im herkömmlichen Sinne. Sie erhält ihre Gültigkeit nicht durch das individuelle Aussehen der Unterschrift, sondern durch die verwendete Software, die Daten mit der Signatur verknüpft.

Der Deutsche Bundestag hat am 26. September 2024 den Regierungsentwurf zum Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) angenommen. Am 18. Oktober muss der Bundesrat noch final darüber entscheiden. Damit werden die rechtlichen Rahmenbedingungen gesetzt, um Papier für immer aus den Personalabteilungen der Republik zu verbannen. Das Potential für Einsparungen an Zeit und Kosten ist signifikant.

Anbieter wie Yousign stellen SaaS-basierte Lösungen zur Verfügung, bei denen Nutzer ihre Dokumente hochladen, die Unterschrift digital einfügen und die Gültigkeit des Vertrags durch ein digitales Zertifikat sicherstellen können.

Diese Art der Vertragsabwicklung ist schnell, sicher und transparent. Die digitale Signatur wird in einer sicheren Umgebung erstellt und mit dem Dokument verknüpft. Durch den Einsatz modernster Technologien kann das Dokument jederzeit überprüft werden, um sicherzustellen, dass es nicht nachträglich verändert wurde. Dieser Prozess spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Flexibilität, da Verträge ortsunabhängig und in Echtzeit abgeschlossen werden können. Personen und Unternehmen können Verträge sicher signieren, egal, um welche Art von Vertrag es sich handelt.

Elektronische Signaturen bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und ihre Kunden. Sie ermöglichen es, Verträge schneller abzuwickeln, da der Aufwand für das Drucken, Scannen und Versenden von Dokumenten entfällt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Sicherheit, die durch digitale Zertifikate und strenge Identitätsprüfungen gewährleistet wird.

Die Nutzung elektronischer Signaturen ist auch umweltfreundlicher, da Papierverbrauch und Versandaufwand deutlich reduziert werden. Besonders in Unternehmen, die international agieren, erleichtern elektronische Signaturen die Abwicklung von Verträgen über Ländergrenzen hinweg. Die Skalierbarkeit von SaaS-Lösungen wie Yousign bedeutet zudem, dass Unternehmen elektronische Signaturen flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen können, egal ob es sich um einfache Verträge oder komplexe, rechtlich bindende Vereinbarungen handelt.

Wichtigste Vorteile:

• Schnelligkeit und Effizienz
  
• Kosteneinsparungen durch weniger Papier und Porto
  
• Reduzierter CO₂-Ausstoß
  
• Höchste Sicherheitsstandards bei Qualifizierten Elektronischen Signaturen (QES)
  
• Flexibilität und ortsunabhängiger Zugriff auf Verträge

Ja, ein elektronisch unterschriebener Vertrag ist in vielen Ländern rechtsgültig. In Mitgliedsstaaten der EU oder in den USA ist die Rechtslage dahingehend eindeutig. In Europa bildet die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) die Grundlage für die Anerkennung und Regulierung elektronischer Signaturen. Solange Anforderungen, wie die Prüfung der Identität der Unterzeichner, erfüllt sind, gilt ein digital unterzeichneter Vertrag genauso wie ein in traditioneller Schriftform signierter. Doch Unternehmen profitieren davon, Verträge schnell und sicher über Plattformen abzuwickeln, ohne physische Dokumente versenden zu müssen.

Diese digitale Form der Vertragsabwicklung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Abhängigkeit von Papier und physischem Versand. Anbieter von elektronischen Signaturen wie Yousign gewährleisten die Sicherheit und Rechtsgültigkeit der digitalen Signaturen durch den Einsatz moderner Technologien und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Dies ist ein zentraler Bestandteil der eIDAS-Vorgaben.

Das digitale Unterschreiben eines Vertrags erfolgt in der Regel über eine digitale Signatur-Plattform. Anbieter wie Yousign bieten solche Services an, bei denen Dokumente online hochgeladen und anschließend von den beteiligten Parteien elektronisch signiert werden. Der Prozess ist einfach: Der Unterzeichner erhält per E-Mail einen Link, klickt darauf, prüft das Dokument und fügt die digitale Unterschrift ein. Um die Sicherheit zu erhöhen, können verschiedene Arten der elektronischen Signatur verwendet werden, so kann etwa eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (zum Beispiel per SMS-TAN) dazu dienen, die Identität der unterzeichnenden Person zu verifizieren.

Es ist empfehlenswert, elektronische Unterschriften nur von zerfifizierten Dienstleistern zu beziehen (dies gilt im Allgemeinen für SaaS-Dienste). So kann sichergestellt werden, dass die unterzeichneten Dokumente ihre Gültigkeit vor dem Gesetz behaupten können und ihre Integrität sichergestellt ist.

Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist rechtlich mit einem handschriftlich unterzeichneten Vertrag gleichgestellt.

Wie beschrieben, sind digitale Unterschriften in den meisten Ländern rechtsgültig, wenn sie bestimmten Standards und gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Nun gibt es aber verschiedene Sicherheitsstufen der elektronischen Unterschrift, die auch in der eIDAS-Verordnung abgebildet sind. Das Maximum an Sicherheit wird von der Qualifizierten Elektronischen Signaturen (QES) geboten. Diese Signaturform ist durch strenge Identitätsüberprüfungen und den Einsatz zertifizierter Signaturverfahren gesichert. Unternehmen, die diese digitale Unterschrift verwenden, können sicher sein, dass ihre Verträge rechtlich bindend und vor Manipulation geschützt sind.

Anbieter wie Yousign, die elektronische Signaturen als Service anbieten, gewährleisten die Einhaltung aller notwendigen Sicherheitsstandards, dies schließt beispielsweise Datenschutzbestimmungen und die DSGVO-konforme Speicherung von Daten ein. Die gesetzlichen Regelungen wie das BGB in Deutschland und ähnliche Gesetze in anderen Ländern unterstützen diese Art der Vertragsabwicklung.

Es ist sehr einfach, die digital unterschriebenen Dokumente mit der SaaS-Lösung von Yousign zu verwalten. Yousign stellt nämlich nicht nur die Anwendung für die Unterschrift zur Verfügung, sondern kann das gesamte Dokumentenmanagement von der Vertragsvorlage bis hin zur digitalen Archivierung übernehmen.

Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag als PDF erstellen möchten, liefert Ihnen Yousign alles was notwendig ist, um diesen rechtssicher zu gestalten, zu unterzeichnen und erinnert Sie nach der Archivierung sogar daran, wenn Sie Fristen einhalten oder sich um eine Verlängerung kümmern müssen.

In bestimmten Fällen können Online-Verträge auch ohne formale Unterschrift gültig sein. Die Gültigkeit hängt dabei von der Art des Vertrags und den geltenden rechtlichen Bestimmungen ab. In einigen Fällen ist es ausreichend, dass beide Parteien den Vertragsbedingungen zustimmen, ohne dass eine Unterschrift im traditionellen Sinne erforderlich ist. Dies gilt vor allem für Online-Verträge, bei denen Nutzer durch das Klicken auf ein „Ich stimme zu“-Feld ihre Zustimmung erteilen.

Es gibt jedoch Verträge, die eine formelle Signatur erfordern, insbesondere bei bestimmten Dokumenten wie Immobilienverträgen oder Arbeitsverträgen. In solchen Fällen gilt eine Qualifizierte Elektronische Unterschrift (QES) als die sicherste Form der Vertragsunterzeichnung, da sie eine strengsten Sicherheitsmaßnahmen beinhaltet. Diese Form der Signatur garantiert, dass der Vertrag allen rechtlichen Anforderungen entspricht und Verträgen in Schriftform in gewissen Belangen sogar überlegen ist.

Das digitale Signieren von Verträgen bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und ihre Kunden. Es ermöglicht eine schnelle, sichere und kosteneffiziente Abwicklung von Verträgen, während gleichzeitig der Papierverbrauch und die damit verbundenen Umweltauswirkungen reduziert werden. Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) bieten höchste Sicherheit und sind rechtlich gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften. SaaS-Lösungen wie die von Yousign machen es einfach, digitale Signaturen in die Geschäftsprozesse zu integrieren und Verträge online schnell und rechtsverbindlich abzuschließen.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der zunehmenden Akzeptanz elektronischer Signaturen sind Unternehmen gut beraten, diese Technologie zu nutzen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Zukunft der Vertragsabwicklung liegt in der Cloud – effizient, nachhaltig und sicher.