Die Digitalisierung macht auch vor der Personalabteilung nicht halt. Immer mehr HR-Teams setzen auf digitale Tools, um Prozesse zu automatisieren, Bewerbererlebnisse zu verbessern und gesetzliche Anforderungen effizient zu erfüllen. Ein zentraler Bestandteil dieser Transformation: die digitale Signatur.
In diesem Artikel zeigen wir, wie elektronische Signaturen im HR-Bereich sinnvoll eingesetzt werden, welche rechtlichen Rahmenbedingungen 2025 gelten – und wie Unternehmen Best Practices umsetzen, um rechtssicher und effizient zu arbeiten. Darüber hinaus beleuchten wir, wie sich der Einsatz digitaler Signaturlösungen wie Yousign auf alltägliche Prozesse und die Effizienz in der Personalabteilung auswirkt. Die Nutzung digitaler Signaturen erleichtert es Arbeitgebern, rechtlich relevante Dokumente online zu verwalten, zu signieren und zügig an Mitarbeiter:innen per Mail zu versenden.
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist eine elektronische Methode, um Dokumente rechtsverbindlich zu unterschreiben. Sie ersetzt die klassische Unterschrift durch Stift und Papier und ist in der EU durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Beim Signieren eines digitalen Dokuments wird ein eindeutiger Fingerabdruck erzeugt, der die Integrität und Authentizität der Information absichert.
Arten von Signaturen (nach eIDAS):
- Einfache elektronische Signatur (EES): z. B. eingescannte Unterschrift, Checkbox.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutige Identifikation des Unterzeichners, schützt vor Manipulation.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): erfüllt das höchste Sicherheitsniveau und ersetzt die gesetzliche Schriftform.
Die Wahl der richtigen Signaturart hängt vom Dokumententyp, der rechtlichen Relevanz und dem gewünschten Sicherheitsniveau ab. In HR-Prozessen ist es besonders wichtig, auf rechtssichere Verfahren zu setzen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Warum sind digitale Signaturen im HR so relevant?
In der Personalverwaltung fallen täglich Dokumente an, die rechtlich relevant sind und Unterschriften erfordern. Digitale Signaturen helfen, diese Prozesse zu vereinfachen und gleichzeitig rechtssicher zu gestalten. Gerade bei standardisierten Vorgängen – wie dem Unterzeichnen von Arbeitsverträgen, Genehmigungen oder Richtlinien – sind sie ein enormer Effizienzgewinn.
Vorteile im Überblick:
- Zeitersparnis: Verträge und Dokumente in Minuten statt Tagen versenden und signieren.
- Rechtssicherheit: QES erfüllt gesetzliche Anforderungen nach BGB und eIDAS.
- Bessere Candidate Experience: Keine Ausdrucke, kein Scannen, schneller Onboarding-Prozess.
- Remote-fähig: Unterschriften jederzeit und von überall möglich.
- Kostensenkung: Weniger Papier, Porto, Archivierungsaufwand.
- Umweltfreundlichkeit: Reduktion von Druck und Versand fördert nachhaltiges Arbeiten.
- Konsistenz: Standardisierte Abläufe minimieren Fehlerquellen.
- Prozessautomatisierung: Viele Signaturanbieter lassen sich in bestehende Workflows integrieren.
Digitale Signaturen erhöhen außerdem die Transparenz in HR-Prozessen. Alle Beteiligten – insbesondere Arbeitgeber und Mitarbeiter:innen – können in Echtzeit den Status eines Dokuments einsehen. Rückfragen reduzieren sich, und auch das HR-Controlling profitiert von der verbesserten Datenlage. Besonders im internationalen Recruiting oder bei verteilten Teams sind sie ein unverzichtbares Mittel zur schnellen Kommunikation und Entscheidung.
Welche HR-Dokumente können elektronisch unterschrieben werden?
Im HR-Bereich gibt es eine Vielzahl an Dokumenten, die regelmäßig unterschrieben werden müssen. Dazu zählen:
- Arbeitsverträge: In Deutschland sind digitale Arbeitsverträge mit QES rechtlich gültig. Dies gilt insbesondere für neue Mitarbeitende oder bei Vertragsverlängerungen. Das elektronische Signieren beschleunigt den Abschluss erheblich.
- Zusatzvereinbarungen: Änderungen bestehender Verträge lassen sich effizient durch FES oder QES dokumentieren.
- Vertraulichkeitserklärungen (NDAs): Besonders im Recruiting-Prozess relevant.
- Zielvereinbarungen: Regelungen zur Mitarbeiterentwicklung, oft im Jahresgespräch genutzt.
- Einverständniserklärungen: Etwa zur Datenverarbeitung gemäß DSGVO.
- Mitarbeiterhandbücher / Richtlinien: Empfangsbestätigung kann digital erfolgen.
- Reisekostenrichtlinien: Zustimmung durch Mitarbeitende kann digital erfolgen.
- Kündigungen: In Deutschland weiterhin papiergebunden – aber vorbereitende Kommunikation kann digital erfolgen.
- Zeugnisse und Referenzen: Können mit FES unterschrieben und digital bereitgestellt werden.
- Homeoffice-Vereinbarungen: Beliebt seit 2020 – digital unterschreibbar.
Tipp!
Für besonders sensible oder formgebundene HR-Dokumente ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) empfehlenswert.
Weitere Anwendungsbeispiele und rechtliche Aspekte
Beispiel: Onboarding-Prozess mit der elektronischen Signatur
Ein:e neue:r Mitarbeiter:in soll eingestellt werden. Der Arbeitsvertrag wird vom Arbeitgeber digital erstellt, per Mail versendet und kann direkt online unterschrieben werden – unabhängig vom Standort. Personalabteilung, Vorgesetzte und Mitarbeitende sparen so wertvolle Zeit.
Datenschutz und Sicherheit
Gerade im Umgang mit personenbezogenen Daten sind Sicherheit und Datenschutz entscheidend. Digitale Signatur-Anbieter wie Yousign setzen auf verschlüsselte Datenübertragung, DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffskontrollen. Damit ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf vertrauliche HR-Dokumente erhalten.
Internationale Perspektive
In internationalen Unternehmen können elektronische Signaturen über Ländergrenzen hinweg Prozesse vereinheitlichen. Besonders bei der Unterzeichnung grenzüberschreitender Arbeitsverträge oder Remote-Arbeitsvereinbarungen sind sie eine ideale Lösung.
Integration in bestehende HR-Ökosysteme
Die Einführung digitaler Signaturen in der HR ist besonders dann erfolgreich, wenn sie nahtlos in bestehende HR-Software integriert wird. Lösungen wie Yousign lassen sich problemlos mit gängigen Tools wie Personio, SAP SuccessFactors oder Workday verbinden.
Vorteile integrierter Lösungen:
- Dokumente wie ein Arbeitsvertrag oder eine Änderungsvereinbarung können direkt aus dem HR-System generiert und signiert werden.
- Automatisierte Workflows mit Erinnerungsfunktion sparen Zeit und verringern manuelle Fehler.
- Alle signierten Dokumente werden automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt.
Reporting und Nachvollziehbarkeit
Digitale Signaturen bieten nicht nur Vorteile bei der Prozessabwicklung, sondern auch bei der Nachverfolgung und Dokumentation. Durch vollständige Audit-Trails und Zeitstempel behalten HR-Teams jederzeit den Überblick, wer welches Dokument wann unterzeichnet hat.
Was Sie durch die Nachvollziehbarkeit gewinnen:
- Rechtskonformität nach GoBD und DSGVO
- Mehr Transparenz bei Genehmigungsprozessen
- Revisionssichere Archivierung aller HR-Dokumente
FAQ – Häufige Fragen zur digitalen Signatur im HR-Bereich
1. Sind digital unterzeichnete Arbeitsverträge rechtsgültig?
Ja, sofern eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet wird, sind Arbeitsverträge in Deutschland rechtsverbindlich. Die QES erfüllt die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform gemäß § 126a BGB.
2. Welche HR-Dokumente eignen sich besonders für die digitale Signatur?
Neben dem Arbeitsvertrag lassen sich auch Zusatzvereinbarungen, Zielvereinbarungen, NDAs, Homeoffice-Vereinbarungen, Urlaubsanträge, Einverständniserklärungen und Richtlinien digital signieren.
3. Können Kündigungen digital signiert werden?
Nein. In Deutschland schreibt das Gesetz für Kündigungen weiterhin die Schriftform mit handschriftlicher Unterschrift vor. Allerdings können vorbereitende Schreiben und Abstimmungen digital erfolgen.
4. Wie sicher ist eine digitale Signatur?
Sehr– vorausgesetzt, ein zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter wird genutzt. Anbieter wie Yousign erfüllen die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und bieten verschlüsselte Datenübertragung, sichere Identitätsprüfungen und revisionssichere Protokolle.
5. Wie erfolgt die Identifikation bei der QES?
Über Video-Ident, AusweisApp2 oder qualifizierter Kartenleser mit eID-Funktion. Die Identifikation ist einmalig notwendig und ermöglicht anschließend rechtssichere digitale Signaturen.
6. Welche Rolle spielt der Datenschutz bei digitalen HR-Dokumenten?
Eine zentrale. Personalunterlagen enthalten sensible personenbezogene Daten. Daher ist es essenziell, Anbieter zu nutzen, die Daten auf europäischen Servern speichern und DSGVO-konform handeln.
7. Welche rechtlichen Grundlagen gelten in der EU?
Die eIDAS-Verordnung regelt die elektronische Signatur in der gesamten EU. Für Deutschland gelten zusätzlich das BGB und arbeitsrechtliche Vorschriften. Yousign bietet dazu einen guten Überblick: E-Signaturen und das Arbeitsrecht.
8. Welche Vorteile hat die digitale Signatur im internationalen HR-Umfeld?
Globale Teams und Remote-Mitarbeitende profitieren von ortsunabhängigem Zugriff, schnellen Unterschriftenprozessen und automatisierter Vertragsverwaltung – ideal für moderne, digitale HR-Strategien.
9. Was kostet eine digitale Signaturlösung?
Die Preise variieren je nach Anbieter, Nutzerzahl und Funktionsumfang. Yousign bietet skalierbare Preismodelle – von Starterpaketen bis hin zu Enterprise-Lösungen für große HR-Teams. Details finden Sie unter: Yousign Preise.
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