Was versteht man unter einer Qualifizierten Elektronischen Signatur?

Die Digitalisierung übernimmt einen immer größeren Teil des täglichen Geschäftslebens. Neben elektronischer Buchhaltung und Dateimanagementsystemen wächst die Beliebtheit digitaler Unterschriften.

Wir erklären, wovon die Rede ist, wenn von der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift gesprochen wird. Denn es gibt wichtige Unterschiede zwischen den elektronischen Signaturen.

In Deutschland und der EU regelt die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen. Sie stellt sicher, dass elektronische Unterschriften EU-weit einheitlich anerkannt werden und definiert drei Arten von Signaturen. Dabei ist zu beachten, dass die Lösungen von Yousign zu 100% eIDAS und DSGVO konform sind.

In Deutschland wird die eIDAS-Verordnung durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG) und die Vertrauensdiensteverordnung (VDV) ergänzt. Diese Gesetze konkretisieren die Anforderungen an Vertrauensdienstanbieter, einschließlich der Zulassung und Überwachung durch die Bundesnetzagentur. Anbieter wie Yousign müssen strenge Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfüllen, um die Integrität und Vertraulichkeit der ausgestellten Zertifikate zu gewährleisten.

Elektronische Signaturen werden in immer mehr Bereichen, in denen bislang handschriftliche Unterschriften erforderlich waren, zugelassen. Teilweise wird ihre Verwendung sogar obligatorisch, beispielsweise im Kontext der E-Rechnungspflicht ab 2025. Typische Anwendungsbereiche sind Vertragsabschlüsse, behördliche Verfahren und der Finanz- und Versicherungssektor.

Die elektronischen Signaturen können in drei Signaturniveaus unterteilt werden:

1. Die Einfache Elektronische Signatur (EES)
2. Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
3. Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Die drei Stufen unterscheiden sich jeweils in Bezug auf den Sicherheitsstandard: Je höher das Maß an Identifizierung der Unterzeichner im Laufe des Unterschriftenprozesses ist, desto höher ist die Beweiskraft und die Sicherheit der Signatur.

Als zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter bietet Yousign alle drei Signaturstufen an. Zu den Unterschieden der Signaturen erfahren Sie hier mehr: Die Einfache, Fortgeschrittene & Qualifizierte Elektronische Signatur.

Alle drei oben genannten e-Signaturstufen sind vor Gericht rechtsgültig und sicher dies garantiert der Artikel 25 der eIDAS-Verordnung.

Unter diesen digitalen Signaturen ist die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) die Form der elektronischen Signatur mit den höchsten Sicherheitsstandards. Sie ist daher besonders für Dokumente mit gesetzlichen Auflagen und hohem Haftungsrisiko geeignet.

Für die QES gilt, anders als für die Fortgeschrittene und Einfache Elektronische Signatur, die Beweislastumkehr. Im Falle eines Rechtsstreits heißt das, dass derjenige, der die Unterschrift anficht, beweisen muss, dass die Unterschrift nicht von dem autorisierten Unterzeichnenden getätigt wurde.

Die QES hat weitere Sicherheitsmaßnahmen, die die anderen beiden Signaturebenen nicht aufweisen: Unterzeichnende müssen unmittelbar vor dem Leisten der Unterschrift eindeutig identifiziert werden.

Es gibt viele verschiedene Identifizierungsverfahren, auf die Anwender zurückgreifen können, wie z.B. PostIdent, VideoIdent, AutoIdent, eID, BankID, persönliche Identifizierung, etc. Wir konzentrieren uns im Folgenden auf die zwei Gängigsten: Nämlich Video- und Autoident. Während beim VideoIdent-Prozess ein geschulter Mitarbeiter die Unterzeichnenden identifiziert und ein Zertifikat ausstellt, findet beim AutoIdent-Verfahren der Großteil der Identifizierungsschritte dank KI-gestützter Technologie ohne menschliche Interaktion statt.

Unser Ansatz kombiniert KI-gestützte Identifizierung mit Verifizierung durch natürliche Personen, die das Zertifikat prüfen. Die Überprüfung wird von einem Identifizierungsexperten in einem asynchronen Modus durchgeführt. Es gibt auch ein nachträgliches, stichprobenartiges Prüfverfahren, bei dem das Zertifikat noch einmal überprüft wird. Es wird demnach auch überprüft, ob die mithilfe von einer KI geleistete Identifizierung erfolgreich ist oder nicht.

Die Schritte der Unterzeichnung zusammengefasst:

1. Dokument öffnen und lesen: Im ersten Schritt wird das Dokument, das per E-Mail an die Unterzeichnenden geschickt wurde, geöffnet und gelesen.
2. Überprüfung des Identitätsnachweises: Die Unterzeichner brauchen ein gültiges Ausweisdokument zur Hand. Sobald sie das Ausweisdokument ausgewählt haben, wird es automatisch per Video überprüft.
3. Gesichtsverifizierung per Video: Im darauffolgenden Schritt wird ein kurzes Video vom Gesicht des Unterzeichners aufgenommen, erst von vorne und dann von der Seite.
4. Swipen zum Unterzeichnen: Sobald die Identifikation abgeschlossen ist, kann die Unterschrift gesetzt werden. Unterzeichner swipen zum Unterzeichnen. Der ID-Verifizierungsprozess ist so in maximal 10 Minuten beendet. Das Dokument gilt dann als qualifiziert elektronisch unterschrieben.
5. Speichern der Identität: Sobald die Identität bestätigt wurde, können Unterzeichner diese in einer digitalen Brieftasche abspeichern und bei der nächsten Qualifizierten Elektronischen Signatur wiederverwenden. Die Daten zur Identifizierung einer Person werden innerhalb der Yousign-Wallet maximal drei Jahre lang gespeichert.
6. Schauen Sie sich den Unterschriftsprozess mit der QES von Yousign in dem nachfolgenden Video an:

Aufgrund des hohen Sicherheitsniveaus der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift könnte man schlussfolgern, dass diese für jede Art von Dokument verwendet werden sollte.

Doch die höchste Sicherheitsstufe zu verwenden, ist nicht immer notwendig: Alle Signaturen von Yousign erfüllen die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Das bedeutet, dass auch die Einfache und die Fortgeschrittene Elektronische Signatur rechtsgültig und sicher sind.

Dokumenten mit gesetzlichen Auflagen und hohem Haftungsrisiko erfordern jedoch eine Qualifizierte Elektronische Signatur. Solche Fälle gibt es in allen Anwendungsbereichen:

• Im Arbeitsrecht 
• Im Immobilienrecht 
• Im Handelsrecht 
• Im Gesellschafts- und Bürgerrecht 
• Im Versicherungsrecht 
• Im Finanzrecht 
• In vielen anderen Bereichen 

Im Arbeitsrecht gibt es mehrere Anwendungsfälle, bei denen Sie von einer QES profitieren:

• Arbeitsverträge: Besonders solche, die Klauseln wie Wettbewerbsverbote, Geheimhaltungserklärungen oder spezielle Vergütungsvereinbarungen enthalten.
• Aufhebungsverträge: Vereinbarungen zur einvernehmlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Abmahnungen: Formale Ermahnungen bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers.
• Gehaltsabrechnungen: Insbesondere, wenn sie digital übermittelt werden.

Im Immobilienrecht ist die QES in folgenden Fällen ratsam:

• Immobilienkaufverträge: Vereinbarungen für den Erwerb oder Verkauf von Immobilien.
• Grundschuld- und Hypothekenverträge: Vereinbarungen zur Absicherung von Darlehen durch Immobilien.
• Mietverträge: Insbesondere bei langfristigen Mietverhältnissen oder speziellen Vereinbarungen (z.B. Indexmiete).
• Notarielle Beurkundungen: Digitale Beurkundungen von Immobiliengeschäften.

Im Handelsrecht gibt es viele Verträge, die eine QES benötigen:

• Handelsregistereinträge: Anmeldungen und Änderungen (z.B. Firmengründung, Geschäftsführerwechsel).
• Bilanzen und Jahresabschlüsse: Finanzdokumente, die zur Vorlage bei Behörden oder Aktionären notwendig sind.
• Liefer- und Dienstleistungsverträge: Vereinbarungen über große Lieferungen oder komplexe Dienstleistungen.
• Kaufverträge: Bei erheblichen wirtschaftlichen Transaktionen zwischen Unternehmen.

Im Gesellschafts- und Bürgerrecht sind folgende Dokumente relevant:

• Gründungsurkunden: Beleg für die Gründung von Gesellschaften wie GmbHs und AGs.
• Satzungen und Gesellschaftsverträge: Regelungen über die interne Struktur und das Management von Unternehmen.
• Gesellschafterbeschlüsse: Entscheidungen betreffend Kapitalmaßnahmen oder strukturelle Änderungen.
• Testamente und Erbverträge: Die Digitale Unterschrift nützt bei der sicheren Aufbewahrung und Verwaltung.

Im Versicherungsrecht sind bestimmte Verträge und Dokumente relevant:

• Versicherungspolicen: Verträge über Lebens-, Haftpflicht-, oder Berufsunfähigkeitsversicherungen.
• Rückversicherungsverträge: Verträge zwischen Erst- und Rückversicherern zur Risikoverteilung.
• Schadensmeldungen: Meldungen größerer Schadensfälle, die eine genaue Dokumentation erfordern.
• Versicherungsansprüche: Formelle Ansprüche auf Versicherungsleistungen.

Im Finanzrecht sind folgende Dokumente von Bedeutung:

• Kreditverträge: Verträge über die Vergabe von Darlehen, insbesondere bei großen Summen oder speziellen Konditionen.
• Wertpapiertransaktionen: Belege für den Handel und die Verwaltung von Aktien, Anleihen oder Fonds.
• Bürgschaftsverträge: Verträge zur Absicherung von Krediten durch Dritte.
• Finanzberichterstattung: Jahresberichte, Quartalsberichte und andere finanzielle Offenlegungsdokumente.

In vielen Bereichen können folgende Dokumente relevant sein:

• Gesundheitswesen: Elektronische Patientenakten, Einwilligungserklärungen für medizinische Eingriffe, Patientenverfügungen.
• E-Government: Anträge auf öffentliche Leistungen, elektronische Identitätsnachweise, digitale Steuererklärungen.
• Bildungssektor: Zeugnisse, Diplome, Einschreibungsbescheinigungen, Studienbescheinigungen.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Artikel über Dokumente, die mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur unterzeichnet werden müssen.

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Wie bereits erwähnt, hat die Digitalisierung bereits einen großen Teil unseres geschäftlichen Alltags übernommen. Das einzige, was bislang immer noch old school war, ist die Unterschrift. Meist wird dem guten alten Kugelschreiber vertraut, was einen enormen Aufwand darstellt, langsam ist und im Zweifel sogar ohne Erlaubnis kopiert werden kann.

Die elektronische Signatur, egal ob einfach, fortgeschritten oder qualifiziert, ist für also eine gute Alternative, um in der hektischen Welt von heute ein bisschen Zeit einzusparen. Mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur können nun auch wichtige Dokumente mit Schriftformerfordernis zeit-, kosten- und papiersparend rechtssicher unterzeichnet werden.

Wenn Sie mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur von Yousign unterschreiben, profitieren Sie von einem robusten Prozess, der schnell und unkompliziert ist. 

Trotz der Interaktion der Nutzer mit einem automatisierten, KI-gestützten Verfahren wird die Verifizierungsentscheidung innerhalb weniger Minuten von unabhängigen Betrugsexpert:innen getroffen. Auf diese Weise bietet Yousign nicht nur eine vollständig rechtskonforme Lösung für Nutzer:innen, sondern ermöglicht auch einen unkomplizierten und schnellen Signaturprozess.

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