Nulle entreprise n’échappe à la gestion de la paie pour rémunérer ses salariés. Elle se doit d’être irréprochable, tant pour respecter le droit du travail que pour renforcer l’expérience collaborateur. Très chronophage, elle est généralement confiée à un service dédié des ressources humaines (RH). Tout gain de temps est donc bienvenu ! La signature fait partie des leviers à actionner pour faciliter le quotidien de chaque gestionnaire de paie. Comment ? Découvrez nos réponses.
Qu'est-ce que la gestion de la paie en entreprise ?
La gestion de la paie en entreprise, c’est tout simplement l’ensemble des processus permettant la rémunération des salariés.
Elle est aussi un service des ressources humaines occupé par des gestionnaires de paie.
Elle consiste notamment à :
- Calculer les éléments de la rémunération du personnel de l’entreprise en récupérant de nombreuses informations :
- Nombre d’heures travaillées.
- Heures supplémentaires.
- Intégrer les primes, les congés payés, les RTT.
- Calculer les contributions et les cotisations sociales.
- Procéder aux retenues de salaire.
- Éditer les bulletins de salaire.
- Verser les rémunérations aux salariés.
- Envoyer la fiche de paie.
- Transmettre aux organismes sociaux les informations relatives aux cotisations sociales prélevées sur le salaire de chaque salarié. Il s’agit des obligations de déclarations sociales obligatoires qui incombent aux entreprises.
La gestion de la paie doit être très attentive aux nombreuses règles en matière de droit du travail, de fiscalité et de sécurité sociale. Elle doit aussi respecter les règles contenues dans la convention collective de l’entreprise et les accords collectifs. Parfois même, elle doit se référer spécifiquement au contrat de travail conclu avec le salarié. Les erreurs peuvent entraîner des sanctions légales ou fiscales prévues par le Code du travail, ainsi qu’une insatisfaction des salariés.
Les tâches qui incombent au service de la gestion de la paie sont nombreuses et complexes. Elles sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Elles participent également au rayonnement de la marque employeur. C’est dire son importance !
La digitalisation permet heureusement d’alléger le quotidien de chaque gestionnaire de paie qui œuvre à la bonne rémunération des salariés de l’entreprise.
Qu'est-ce que la signature électronique ?
La transformation digitale touche tous les types d’entreprise (PME, TPE, grands groupes, start-up), tous les services, partout en France. Chaque métier est impacté. Y compris les ressources humaines. On parle de dématérialisation RH.
Toutes les missions des ressources humaines sont concernées. Notamment :
- Le recrutement.
- La gestion de la paie.
- La gestion de carrière et des compétences du personnel.
- Les relations sociales.
Plusieurs outils sont à la disposition des salariés. La signature électronique en fait partie. Elle est un procédé technique et juridique qui permet à une personne de donner son consentement à un document numérique tout en garantissant son intégrité et l’authentification de son auteur.
Autrement dit, les documents numérisés accessibles en signature électronique peuvent être signés à n’importe quel moment depuis n’importe quel lieu dès lors que le signataire dispose d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette.
La loi confère à la signature électronique la même valeur juridique qu’une signature manuelle dès lors que certaines garanties sont réunies (articles 1366 et 1367 du Code civil) :
- L’identification de la personne qui signe.
- La preuve de consentement du signataire.
- La garantie de l’intégrité du document.
Seules les solutions proposées par des prestataires de service de confiance certifiés permettent de disposer de signatures électroniques juridiquement valables.
Yousign est reconnue tiers de confiance certifié conformément aux règles posées par la réglementation eIDAS. Elle propose une solution de signature performante qui intègre toutes les fonctionnalités clés utiles aux performances de vos collaborateurs RH.
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Bon à savoir
Il existe d’autres outils performants pouvant bénéficier au service RH. Par exemple, le coffre-fort numérique ou un logiciel de gestion électronique de documents (GED).
Comment la signature électronique simplifie-t-elle la gestion de la paie dans les entreprises ?
La signature électronique concerne tous les documents administratifs en entreprise.
Côté RH, on la retrouve sur :
- Le contrat de travail.
- Les avenants du contrat de travail.
- La promesse d’embauche.
- Le solde de tout compte.
- Le certificat de travail.
- La clause de confidentialité.
- Les entretiens annuels.
- La fiche de paie.
Intégrer un module de signature électronique à votre SIRH vous permet :
- D’automatiser les tâches répétitives comme la création de template de bulletins de paie. Vous pouvez créer des modèles, à personnaliser. Votre gestionnaire de paie n’a plus besoin d'imprimer, signer, scanner et archiver manuellement chaque document. Tout est automatisé et simplifié.
- De stocker en un seul endroit tous les bulletins de salaire de l’ensemble des salariés. La conservation des données est ainsi sécurisée.
- De dématérialiser l’envoi des bulletins de salaire.
- D’apposer le cachet électronique de l’entreprise.
La mise en place de la signature électronique est parfaitement compatible avec toutes les missions confiées à la gestion de la paie.
Quels sont les avantages immédiats de la signature électronique sur la gestion de la paie ?
Les avantages de la signature électronique sont nombreux en entreprise ! Faire le choix de ce procédé dans votre service de gestion de la paie, c’est vous garantir :
- Un gain de temps : chaque gestionnaire de paie qui automatise les tâches chronophages peut se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
- Une meilleure réactivité : les délais de signature des documents RH sont raccourcis. Les salariés signent de chez eux, sans avoir à se déplacer physiquement dans les locaux de l’entreprise.
- Une réduction des coûts de fonctionnement de l’entreprise : la dématérialisation des documents permet de faire des économies de papier, de cartouches d’encre, de timbres…
- Une meilleure accessibilité des documents : gestionnaire et salarié peuvent les consulter en ligne librement et à distance. Chaque signataire électronique reçoit un exemplaire du document signé en ligne. En parallèle, Yousign stocke tous les documents signés sur ses serveurs sécurisés.
- Un gain de place : les documents RH sont stockés sur des serveurs virtuels.
- Une expérience collaborateur renforcée : la signature facilite le quotidien professionnel de tous les salariés du service paie. Avec des outils performants, votre personnel est fidélisé à votre entreprise.
Comment mettre en place la signature électronique dans les entreprises ?
Le module de signature électronique proposé par Yousign est facilement accessible. Vous pouvez l’utiliser en mode SaaS ou en intégrant la signature électronique à votre solution (API). À vous de choisir la solution la plus efficace pour votre entreprise.
Une fois que le module est en place, la formation de chaque gestionnaire de paie est essentielle pour que toutes ses fonctionnalités soient déployées à leur meilleur niveau. L’utilisation de la signature électronique ne requiert pas de compétences spécifiques de votre gestionnaire de paie. Elle est intuitive et très facile.
Ensuite, avec votre logiciel de signature électronique, vous pouvez choisir et adapter le niveau de signature aux documents concernés.
3 niveaux de signature électronique ont été définis par l’eIDAS :
- La signature électronique simple. C’est le plus faible niveau de sécurité en matière de signature électronique. Le signataire reçoit un code OTP - One Time Password - par SMS afin de confirmer la signature du document.
- La signature électronique avancée. Elle possède un niveau de sécurité plus élevé que la simple signature simple. L'identité du signataire est contrôlée en téléchargeant sa pièce d’identité.
- La signature électronique qualifiée. Elle offre le plus haut niveau de sécurité notamment pour les documents à forts enjeux financiers ou juridiques. L’identité du signataire est contrôlée en face-à-face. La gestion du parcours de signature est moins fluide pour le signataire.
En règle générale, le niveau le plus simple est requis.
La mise en place de la signature électronique dans l’entreprise est simple et efficace !
Gestion de la paie et signature électronique, ce qu’il faut retenir
Les missions des ressources humaines sont nombreuses, la gestion de la paie en fait partie.
La signature électronique se révèle être un véritable atout pour simplifier et optimiser la gestion de la paie en entreprise. Grâce à ce procédé, les entreprises bénéficient de nombreux avantages :
- Elles gagnent en rapidité, en sécurité et en efficacité.
- Elles réduisent les coûts liés aux processus administratifs traditionnels.
L’adopter, c'est non seulement faciliter la vie de chaque gestionnaire de paie, mais aussi s’inscrire dans une démarche plus écologique et digitale. Avec la signature électronique, terminé les kilomètres d’impressions papiers !
La signature électronique s’intègre sans aucun problème à votre logiciel de paie. Pour vous assurer une utilisation optimale de votre outil par chaque gestionnaire de votre entreprise, une bonne formation est nécessaire.
Intégrer la signature électronique dans la gestion de la paie est une étape clé pour toute entreprise cherchant à optimiser ses processus internes et à rester compétitive. Pour une gestion de la paie plus fluide et sécurisée, n'hésitez plus !
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