Les 10 infos inratables sur le certificat de travail

En tant qu’employeur, vous ne pourrez pas passer à côté du certificat de travail. Il fait partie des documents de fin de contrat à remettre impérativement aux salariés. La loi encadre cet écrit et sanctionne les entreprises qui ne s’exécutent pas.

Qu’est-ce qu’un certificat de travail ? À quoi sert-il pour le salarié ? Comment le remettre et dans quel délai ? Que contient-il ?

Découvrez les 10 infos inratables pour toujours rester en conformité avec le droit. Mais aussi un modèle pour vous inspirer.

Document incontournable de la fin de la relation contractuelle, il est fondamental de bien comprendre ce qu’il est.

Le certificat de travail est un document exigé par le Code du travail. Il atteste du travail d’un salarié au sein d’une entreprise, pendant un temps défini.

Il est mentionné aux articles L1234-19 et D1234-4 du Code du travail.

À la différence du certificat, l’attestation n’a aucune existence légale obligatoire. Elle est écrite par l’employeur, à la demande du collaborateur, et selon son bon vouloir.

Vous pouvez donc parfaitement refuser de rédiger une attestation.

Ce document permet au salarié de prouver auprès d’un futur employeur, d’organismes sociaux ou de retraite ou d’un établissement public qu’il a travaillé pendant une durée définie.

Concrètement, il sert à : 

• Faire valoir ses droits au chômage auprès de Pôle emploi.
• Démontrer qu’il est libre de tout engagement auprès de son ancien employeur, s’il candidate ailleurs.
• Calculer le montant d’une pension de retraite.

Oui, l’employeur est obligé de remettre un certificat de travail à son salarié à la fin de la relation contractuelle. Il ne peut pas refuser de le délivrer.

Cette obligation légale vaut : 

• Quelle que soit la nature du contrat de travail : un CDI, un CDD, un temps plein, un temps partiel…
• Quel que soit le motif de la rupture du contrat de travail : un licenciement, une démission, une rupture conventionnelle, une rupture pendant la période d’essai. Par exemple, la faute grave du collaborateur n’exclut pas la remise d’un certificat de travail.

Si l’employeur s’en dispense, il risque de lourdes sanctions : 

• Civiles : le Conseil des prud’hommes peut le condamner à le délivrer sous astreinte (paiement d’une somme d’argent tant que le document n’est pas remis). Mais aussi au versement de dommages et intérêts au salarié si ce dernier prouve que l’absence de certificat de travail lui a causé un préjudice. L’ex collaborateur a 5 ans pour agir.
• Pénales : une amende de la 4e classe (article R1238-3 du Code du travail).

Le certificat de travail est rédigé par l’employeur.

Lorsque l’entreprise est dotée d’un service des ressources humaines (RH), c’est généralement lui qui le rédige. Plus précisément le service de la paie.

À défaut, il peut être établi par la personne chargée de la rédaction des contrats de travail.

Le certificat de travail est remis au salarié.

Il est remis au salarié par l’employeur.

La Cour de cassation a eu à juger que le certificat de travail est quérable (chambre sociale, 22 mai 1975, pourvoi n°74-40.011). Cela signifie que c’est au salarié d’aller le chercher auprès de son employeur. Et non à l’employeur de lui porter (ce document n’est pas portable).

En revanche, l’entreprise doit informer le collaborateur que le document est prêt à lui être remis (chambre sociale, 5 février 1992, pourvoi n°88-40-322).

Dans les faits, nombreux sont les employeurs qui envoient les documents de fin de contrat par lettre recommandée avec accusé de réception. Toutefois, cet envoi n’étant pas obligatoire, les salariés ne peuvent pas l’exiger.

Le certificat de travail doit être disponible à l’expiration du contrat de travail du salarié.

La Cour de cassation tolère un petit délai, qui doit être raisonnable. À notre sens, 8 jours est un délai raisonnable.

Voici l’essentiel à connaître si vous vous interrogez sur le contenu des certificats de travail.

À ce sujet, la loi est souple. Ce document n’est soumis à aucune exigence de forme. 

Ainsi, l’employeur peut parfaitement l’établir : 

• Sur papier libre.
• Sur papier à en-tête.
• En remplissant un modèle pré-établi. Si vous êtes en panne d’inspiration, notre modèle ci-dessous va vous y aider.

Il peut également être : 

• Manuscrit.
• Dactylographié.

En revanche, il doit être signé de l’employeur ou de toute autre personne qui détient une délégation de signature en bonne et due forme. 

La loi liste les mentions devant être obligatoirement précisées (article D1234-6) : 

• La date d'entrée du salarié dans les lieux : c’est-à-dire la date où il a pris ses fonctions. La période d’essai doit être incluse. En cas de rachat de la société, c’est la date d’entrée en fonction avec le premier employeur qui doit être indiquée.
• La date de sa sortie. C’est-à-dire la date où son travail a pris fin, après le préavis de départ.
• La nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés. C’est-à-dire les fonctions occupées.
• Les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus.
• Le maintien gratuit pendant 1 an des garanties contre le risque décès, l’incapacité de travail, l’invalidité, et la santé pendant toute la période de chômage (article L911-8 du Code de la sécurité sociale). On parle de portabilité de la couverture santé et prévoyance.

Même si la loi ne les précise pas, nous vous conseillons d’ajouter les mentions facultatives suivantes à votre certificat de travail pour plus de sécurité juridique et dans un souci de preuve en cas de litige avec votre ancien salarié : 

• Votre nom, votre adresse et le nom de l’entreprise.
• Le nom et l’adresse de votre salarié.
• La date de délivrance du certificat de travail.
• Le lieu de délivrance.
• Votre signature.

Il est également possible d’ajouter la mention Libre de tout engagement. Mais attention, elle ne signifie pas que le salarié est dispensé d’exécuter son préavis de départ (Cour de cassation, chambre sociale, 10 novembre 1993, pourvoi n°90-40.008).

Avec l’accord express du salarié, vous pouvez donner une appréciation positive du travail qu’il a effectué.

La jurisprudence a déjà eu à énumérer des mentions qui ne doivent pas apparaître.

Il s’agit : 

• De l’existence d’une clause de non-concurrence (Cour de cassation, chambre sociale, 4 mars 1992, pourvoi n°88-41.014).
• De mentions discriminantes, comme la nationalité du salarié licencié (Cour de cassation, chambre criminelle, 14 octobre 1986, pourvoi n°85-96.369).
• De mentions pouvant nuire à la carrière professionnelle du salarié.

La loi n’empêche pas le salarié de vous demander un duplicata de certificat de travail en cas de perte.

Mais vous êtes en droit de refuser cette demande.

Vous ne savez pas à quoi ressemble un certificat de travail ? Rassurez-vous, notre exemple gratuit et personnalisable va vous aider. 

Ce document n’est pas optionnel. Sa rédaction est une obligation légale à laquelle l’employeur doit se tenir, sous peine de sanctions.

Si vous avez des doutes sur certains aspects de celui-ci, voici que ce que vous devez absolument retenir : 

1. C'est un document écrit.
2. Il est obligatoire et ne souffre d’aucune exception.
3. Il permet aux salariés d’attester d’un emploi, de ses dates d’entrée et de sortie.
4. Il est rédigé par les employeurs.
5. Il est destiné aux salariés.
6. Il est remis à l’expiration du contrat de travail.
7. Ce sont les salariés qui doivent aller le chercher.
8. Les mentions contenues sont déterminées par la loi.
9. Peu importe sa forme, du moment qu’il est écrit.
10. Le fait de ne pas le délivrer est sanctionné par la loi. Les sanctions encourues sont civiles et pénales.