Signature électronique simple: qu’est-ce que c’est ? Quelle valeur juridique ?

Une signature électronique représente un compromis entre facilité d’utilisation et sécurité. La signature électronique simple correspond au premier niveau de sécurité et de reconnaissance juridique d’un document selon la règlementation eIDAS.

La dématérialisation tient désormais une grande place dans le quotidien des entreprises. L’année 2020, avec la pandémie de Covid-19, aura certainement marqué un tournant à cet égard, beaucoup d’employés ayant adopté le télétravail à leur domicile. Les processus de travail quotidiens ont dû être transposés sous forme numérique pour ne pas perturber le bon fonctionnement des entreprises. L’une des principales innovations apparues dans le monde du travail est la signature électronique. Elle permet aux entreprises d’effectuer les processus administratifs importants sans nécessiter la présence physique des personnes concernées, et représente en outre une économie substantielle de temps et de ressources, les libérant ainsi pour des actions plus pertinentes. Il existe trois niveaux de signature électronique, qui se distinguent par leurs caractéristiques et les processus auxquels elles sont adaptées. 

Avant de se focaliser plus en détail sur la signature électronique simple, nous allons aborder une vue d’ensemble sur la signature électronique, puis granulariser au fur et à mesure. 

La première chose à savoir est que la signature électronique, si elle a connu un essor assez grandiloquent pendant le confinement, ne date pas de 2019. La réglementation européenne qui encadre les différents usages liés à la signature électronique, appelée également eIDAS a été adoptée en 2014, 5 années avant les différents confinements que nous avons tous malheureusement connus. Il est applicable dans toute l'Union européenne depuis 2016. 

La réglementation eIDAS représente la pierre angulaire des régulations nationales en matière d’identification électronique et de services de confiance. eIDAS est le texte fondateur qui définit les règles d’usages de la signature électronique et les conditions nécessaires à sa reconnaissance légale. Par ailleurs, le règlement eIDAS identifie et nomme les services de confiance qui proposent des solutions qualifiées disposant d’une valeur légale adéquate. En France, l’ANSSI est responsable de l’application du règlement eIDAS. Elle délivre un visa de sécurité pour les entreprises qui détiennent déjà une certification ou qualification délivrée par l’agence.

eIDAS définit par ailleurs les trois niveaux de signature électronique idoines.

Première chose à noter: la signature est dite “ simple” car elle concerne toutes les signatures qui n’ont pas le niveau “qualifié” ou “ avancé”. eIDAS ne définit jamais le premier niveau de signature électronique comme “ simple” mais pour éviter toute confusion, c’est le terme que nous emploierons pour se référer au premier niveau de signature électronique. 

Pour faire simple, la signature électronique simple est le niveau de signature le plus utilisé aujourd’hui. La quasi-totalité des signatures électroniques sont effectuées en signature simple.

La signature électronique avancée est définie comme telle dans la réglementation européenne eIDAS. Elle répond à des critères très concrets qui ont été établis et nommés dans cette même réglementation.

La signature électronique qualifiée est le dernier niveau de sécurité de signature électronique. Elle peut être très contraignante dans certains cas, car elle nécessite un niveau de garantie très élevé. On ne peut la conseiller que dans des cas très précis.

 Envie d’en savoir plus sur les trois niveaux de signature électronique ? Lisez notre article sur la signature électronique simple, avancée et qualifiée.

Comme son nom l’indique, la signature électronique simple se caractérise par sa simplicité, qui se manifeste avant tout par la facilité et la fluidité de son utilisation. Les employés d’une entreprise n’ont pas tous, loin s’en faut, une grande maîtrise des nouveaux outils numériques. Il va sans dire que cette même simplicité limite la force probante légale d’une signature électronique simple, et elle n’est donc pas indiquée pour certains types de documents. 

Les exigences requises en matière de signature électronique simple ne font pas l’objet d’une définition précise. Un document peut ainsi être signé en quelques clics, sans processus bien défini prévu à cet effet. Or, en l’absence de vérification de l’identité du signataire, ce dernier pourrait en théorie nier avoir signé le document. La force probante légale d’une signature électronique simple se situe donc à peu près au même niveau que celle d’une signature scannée. Il existe toutefois des moyens de renforcer la valeur légale de la signature électronique simple et de la sécuriser davantage : ainsi, Yousign utilise un système d’authentification par code envoyé par SMS, comparable à celui utilisé par les banques pour les opérations en ligne.

Que se passe-t-il en cas de contestation d’un contrat signé au moyen d’une signature électronique simple ? Il est alors utile de s’appuyer sur le dossier de preuves, où sont conservés par exemple l’adresse email et le numéro de téléphone du signataire. Si la constitution d’un dossier de preuves n’est pas obligatoire dans le cas d’une signature électronique simple, ce dernier s’avère néanmoins fort utile en cas de litige, car il rend l’authenticité de la signature plus facile à prouver, et peut servir en outre à identifier le signataire de manière univoque.

La plupart des documents que nous signons peuvent être signés électroniquement au moyen d’une signature électronique simple. Il serait virtuellement impossible de passer en revue tous les documents que l’on peut signer électroniquement avec une signature simple. Nous nous focaliserons donc sur une poignée d’entre eux, tout en sachant que la liste est loin d’être exhaustive:

Tout site internet, qu’il soit marchand ou non, doit comporter des CGV ou des CGU. Ces conditions générales permettent de baliser et d’encadrer l’usage ou l’utilisation d’un produit en en expliquant les règles de fonctionnement pour les CGU, ainsi que les modalités de vente des produits pour les CGV. 

Depuis l’avènement du commerce sur internet, les CGU et CGV se sont peu à peu dématérialisées, mais certaines d’entre elles doivent toujours être signées, et même paraphées parfois. La signature électronique simple suffit amplement pour signer ce type de document.

L’état des lieux d’entrée est un document signé entre le locataire d’un logement et le propriétaire / agence immobilière en charge du logement. Tout locataire doit pouvoir signer un état des lieux d’entrée au moment où les clés lui sont remises en main propre. Cet état des lieux est censé répertorier le mobilier présent (s’il y en a) et l’état d’usure de l’appartement au moment de la remise des clés.
L’état des lieux de sortie, quant à lui, est un document signé par ces deux mêmes acteurs pour officialiser l’état d’usure de l’appartement à la sortie du locataire.
Ces deux documents sont extrêmement communs et répandus dans l’immobilier et ils doivent souvent être signés, et parfois être paraphés. La signature électronique simple représente le meilleur niveau de signature pour ce genre de documents.

Un contrat de travail est un document officialisant une relation de travail entre un employeur et un employé. C’est un contrat qui lie juridiquement un individu et une entité sociale et qui ne peut être rompu que sous de strictes conditions établies dans le code du travail. 

En général, l’employeur et l’employé doivent signer ce contrat, et parfois parapher chaque page pour en confirmer la lecture. 

Dans ce type d’exemple, la signature électronique simple est, là encore, le meilleur moyen de signer ces documents sans être dépendant des délais postaux et autres retards possibles. 

Dans les faits, l’écrasante majorité des documents que nous signons chaque jour peuvent être signés électroniquement par la signature électronique simple. Ces trois documents ne sont que des exemples et ne constituent pas une liste exhaustive de tous les documents que l’on peut signer électroniquement grâce à la signature électronique simple.

Comme nous l’avons dit plus haut, la signature électronique simple est comparable à une signature scannée. Il existe néanmoins quelques différences entre elles qui rendent la signature électronique simple préférable à une signature scannée. Son principal atout est certainement le gain de temps, car les employés n’ont plus à effectuer des tâches chronophages comme créer des documents, les imprimer, les signer, les scanner et les envoyer par courrier électronique aux autres parties contractantes, et toutes ces ressources peuvent alors être réinjectées vers des tâches à plus forte valeur pour l’entreprise. Avec la signature électronique simple de Yousign, les documents sont envoyés rapidement et facilement de la personne A à la personne B, sont archivés en tout sécurité sur des serveurs européens, et leur force probante est en outre bien supérieure devant un tribunal à celle d’une signature scannée. Les systèmes de vérification mis en place par Yousign à cet effet comprennent les nom et prénom du signataire, son adresse e-mail, l’adresse IP utilisée et un horodatage précis, si bien que même la forme la plus simple de signature électronique peut être facilement rejouée techniquement devant le tribunal.

Le risque de sécurité d’une reproduction de la signature est éliminé par rapport à la version scannée. Il n’est pas difficile en effet de découper une signature sur un document numérisé puis de la coller sur un autre document. En revanche, une signature électronique créée par Yousign, quel que soit son niveau, est unique et ne peut pas être copiée. Yousign est également très attentif à la convivialité de l’application et veille à ce qu’elle soit facile et intuitive à utiliser par tous, qu’il s’agisse d’utilisateurs avertis ou non. Chaque entreprise est ainsi assurée de tirer un grand profit de l’utilisation de Yousign et peut en attendre une simplification de ses processus internes comme externes. En résumé, la dématérialisation se justifie également dans le domaine de la signature de documents, d’une part en raison du gain de temps qu’elle procure, mais aussi pour des raisons de sécurité, puisque la signature électronique apporte un niveau de sécurité supplémentaire par rapport à la signature au stylo.

La signature électronique simple est certes la signature électronique de premier niveau, mais cela ne veut pas dire qu’elle est négligeable. Dans la plupart des usages, la signature électronique simple sera votre meilleure alliée, car c’est la signature électronique qui allie le niveau de sécurité le plus adapté aux documents que vous voulez signer. 

La plupart des documents que vous signez ne requiert absolument pas un niveau de sécurité correspondant au niveau avancé ou qualifié. Ces deux niveaux peuvent s’avérer contraignants et nécessitent parfois un face à face pour confirmer l’identité d’un signataire.
Le tout est de bien placer le curseur entre usage et sécurité, afin que la signature électronique vous facilite le plus la vie.

La signature électronique simple n’a pas une valeur juridique différente d’une signature avancée ou qualifiée.
En fait, la différence qui se fait entre une signature dite simple et les signatures qualifiées ou avancées se joue sur les méthodes de vérification de l’identité des signataires et non sur leur valeur juridique intrinsèque. 

La signature électronique en elle-même, qu’elle soit simple, avancée ou qualifiée, a une valeur légale depuis la promulgation de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, qui stipule qu’une signature électronique engage le consentement du signataire de la même façon qu’une signature manuscrite.  

Vous l’aurez compris, la signature électronique simple reste une signature électronique incroyablement puissante, qui peut vous faire gagner un temps précieux.  Même si les niveaux de signature avancé et qualifié offrent une sécurité accrue, elles transportent aussi leur lots de contraintes. Le tout est de bien savoir situer le curseur entre praticité et usage.