eSignature des documents

La signature électronique simple

einfache elektronische Signatur
Thomas Choukroun

Thomas Choukroun

Content Manager @Yousign

Illustration: Léa Coiffey

Une signature électronique représente un compromis entre facilité d’utilisation et sécurité. L’e-signature simple correspond au premier niveau de sécurité et de reconnaissance juridique d’un document.

La dématérialisation tient désormais une grande place dans le quotidien des entreprises. L’année 2020, avec la pandémie de Covid-19, aura certainement marqué un tournant à cet égard, beaucoup d’employés ayant adopté le télétravail à domicile. Les processus de travail quotidiens ont dû être transposés sous forme numérique pour ne pas perturber le bon fonctionnement de l’entreprise. L’une des principales innovations apparues dans le monde du travail est la signature électronique. Elle permet aux entreprises d’effectuer les processus administratifs importants sans nécessiter la présence physique des personnes concernées, et représente en outre une économie substantielle de temps et de ressources, les libérant ainsi pour des actions plus pertinentes. Il existe trois niveaux de signature électronique, qui se distinguent par leurs caractéristiques et les processus d’affaires auxquels elles sont adaptées. Nous présentons ici la signature électronique simple et ses particularités.

Simple et intelligente

Comme son nom l’indique, la signature électronique simple se caractérise par sa simplicité, qui se manifeste avant tout par la facilité et la fluidité de son utilisation. Les employés d’une entreprise n’ont pas tous, loin s’en faut, une grande maîtrise des nouveaux outils numériques. Il est d’autant plus crucial de mettre en place un formulaire de signature électronique facile à utiliser par tous, même les employés moins compétents en matière de nouvelles technologies ou rechignant à les utiliser. L’utilisation de la signature simple pourra même être un premier pas vers une meilleure adoption des applications numériques. Il va sans dire que cette même simplicité limite la force probante légale d’une signature électronique simple, et elle n’est donc pas indiquée pour certains types de documents.

Les exigences requises en matière de signature électronique simple ne font pas l’objet d’une définition précise. Un document peut ainsi être signé en quelques clics, sans processus bien défini prévu à cet effet. Or, en l’absence de vérification de l’identité du signataire, ce dernier pourrait en théorie nier avoir signé le document. La force probante légale d’une signature électronique simple se situe donc à peu près au même niveau que celle d’une signature scannée. Il existe toutefois des moyens de renforcer la valeur légale de la signature électronique simple et de la sécuriser davantage : ainsi, Yousign utilise un système d’authentification par code envoyé par SMS, comparable à celui utilisé par les banques pour les opérations en ligne.

La signature électronique simple en cas de litige

Que se passe-t-il en cas de contestation d’un contrat signé au moyen d’une signature électronique simple ? Il est alors utile de s’appuyer sur le dossier de preuves, dit piste d’audit, où sont conservés par exemple l’adresse email et le numéro de téléphone du signataire. Si la constitution d’un dossier de preuves n’est pas obligatoire dans le cas d’une signature électronique simple, ce dernier s’avère néanmoins fort utile en cas de litige, car il rend l’authenticité de la signature plus facile à prouver, et peut servir en outre à identifier le signataire de manière univoque.

Yousign travaille avec Arkhinéo pour apporter une garantie supplémentaire de la sécurité des preuves. Arkhinéo est un service spécialisé dans l’archivage des dossiers de sécurité, ce qui constitue donc une bonne base pour un degré supplémentaire de protection des fichiers de preuve. Des documents de type accords de confidentialité, devis, contrats d’assurance de biens, contrats de prestation de service, CDI, et quelques autres encore, peuvent être signés en toute confiance par signature électronique simple. Vous en trouverez une liste plus complète dans l’article de Yousign sur les trois niveaux de signatures électroniques.

Quels sont les avantages de la signature électronique simple ?

Comme nous l’avons dit plus haut, la signature électronique simple est comparable à une signature scannée. Il existe néanmoins quelques différences entre elles qui rendent la signature électronique simple préférable à une signature scannée. Son principal atout est certainement le gain de temps, car les employés n’ont plus à effectuer des tâches chronophages comme créer des documents, les imprimer, les signer, les scanner et les envoyer par courrier électronique aux autres parties contractantes, et toutes ces ressources peuvent alors être réinjectées vers des tâches à plus forte valeur pour l’entreprise. Avec la solution moderne, numérique et sécurisée qu’est Yousign, les documents sont envoyés rapidement et facilement de la personne A à la personne B, sont archivés en tout sécurité sur des serveurs européens, et leur force probante est en outre bien supérieure devant un tribunal à celle d’une signature scannée. Les systèmes de vérification mis en place par Yousign à cet effet comprennent les nom et prénom du signataire, son adresse e-mail, l’adresse IP utilisée et un horodatage précis, si bien que même la forme la plus simple de signature électronique peut être facilement rejouée techniquement devant le tribunal.

Le risque de sécurité d’une reproduction de la signature est éliminé par rapport à la version scannée. Il n’est pas difficile en effet de découper une signature sur un document numérisé puis de la coller sur un autre document. En revanche, une signature électronique créée par Yousign, quel que soit son niveau, est unique et ne peut pas être copiée. Yousign est également très attentif à la convivialité de l’application et veille à ce qu’elle soit facile et intuitive à utiliser par tous, qu’il s’agisse d’utilisateurs avertis ou non. Chaque entreprise est ainsi assurée de tirer un grand profit de l’utilisation de Yousign et peut en attendre une simplification de ses processus internes comme externes. En résumé, la dématérialisation se justifie également dans le domaine de la signature de documents, d’une part en raison du gain de temps qu’elle procure, mais aussi pour des raisons de sécurité, puisque la signature électronique apporte un niveau de sécurité supplémentaire par rapport à la signature au stylo.

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