Qu'est-ce que la GED (Gestion Électronique de Documents) ?

La GED, pour Gestion Électronique de Documents, vous en avez entendu parler et vous aimeriez en apprendre davantage ? Cette solution est fondamentale pour toutes les entreprises qui souhaitent se digitaliser. Ses avantages sont nombreux. Elle permet d’améliorer votre croissance et votre compétitivité. Le choix de l’outil est important et doit précisément répondre à vos besoins.

Qu’est-ce que la GED ? Définition, intérêt, avantages et inconvénients, mise en place, choix de la solution… Nous répondons à toutes vos questions pour vous aider à faire les bons choix et à réussir la dématérialisation de vos processus métiers.

GED est le sigle de Gestion Électronique de Documents.

En anglais, on parle d’ECM (Electronic Content Management). Que l’on traduit littéralement par gestion électronique de contenu en français. Parfois, on retrouve le sigle DMS pour Document Management System.

La GED est un outil de digitalisation des entreprises qui s’inscrit dans une stratégie globale d’amélioration des performances.

Elle permet de trier des documents, au format papier ou dématérialisés, dans un répertoire numérique unique et centralisé.

La GED prend la forme d’un logiciel qui s’intègre à votre système informatique d’entreprise.

Vous avez le choix de déployer la solution GED : 

• En mode SaaS (cloud). Sous la forme d’abonnement auprès d’un prestataire.
• On premise (hébergée et maintenue sur votre propre système informatique. En local).
• De façon hybride (cloud et local).
• Open source. Ce sont des logiciels de GED libres et gratuits.

Vous pouvez aussi faire le choix de développer votre propre logiciel de GED. Make or Buy, faut-il fabriquer soi-même ou acheter un logiciel ? Découvrez des éléments de réponse dans notre article dédié.

Votre système GED permet de gérer l’ensemble de vos documents numériques (texte, images, vidéo), durant tout leur cycle de vie.

Il comprend : 

• La collecte des documents sous format électronique par numérisation. La dématérialisation commence ici.
• Le stockage des documents dans le répertoire numérique. Par exemple, cette fonctionnalité de base permet de respecter les délais de conservation des factures.
• La classification efficace et automatique (indexation) des documents selon un ordre préétabli. Par exemple, un type de document, le destinataire du document, une date… 
• La gestion des documents (leur traitement) : 
• Accès utilisateur limité pour préserver la sécurité des documents. Vous contrôlez qui peut avoir accès aux documents.
• Accès aux données depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. 
• Synchronisation des données avec d’autres logiciels possibles.
• Modification des documents.
• Annotation des documents.
• Partage du document.
• Collaboration à plusieurs.

Selon l’outil de GED que vous aurez choisi, des fonctions supplémentaires peuvent s’ajouter aux fonctions standards définies ci-dessus.

Le logiciel GED peut venir en compléments d’autres outils digitaux comme : 

• Un coffre-fort numérique.
• Un système d’archivage électronique (SAE).
• La signature électronique.
• Un système de facturation.
• Un logiciel de gestion des stocks.
• Ect…

La GED permet la dématérialisation de toutes sortes de documents : des devis, des factures, des contrats, des courriers, des photos…

Elle est un outil au service de la digitalisation de votre organisation qui permet : 

• De rester compétitif.
• De vous moderniser.
• D’améliorer vos performances.
• De gagner en agilité.

En mettant en place la GED au sein de votre entreprise, vous automatisez des tâches chronophages. Le temps gagné vous permet de vous concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée pour augmenter votre productivité et votre compétitivité.

Tous les types d’entreprise qui souhaitent se digitaliser peuvent utiliser une solution GED : de la start-up, au grand groupe, en passant par les TPE et les PME.

Tous les services de l’entreprise qui manient de nombreux documents peuvent utiliser cet outil.

Par exemple, le service des ressources humaines (RH) qui est amené à stocker des informations sensibles comme les contrats de travail, les avenants, les fiches de paie, les CV, les fiches de poste, les entretiens annuels d’évaluation…

Mais aussi le service financier qui gère des factures, des bons de commande, des devis…

Si vous hésitez à passer à la GED, ses nombreux avantages vont vous convaincre de franchir le pas : 

• Vous faites un geste pour l’environnement en adoptant la tendance zéro papier.
• Vous gagnez du temps en automatisant de nombreuses tâches.
• Vous favorisez le travail collaboratif et l’échange d’informations entre les collaborateurs de l’entreprise.
• Vous sécurisez vos données et assurez leur confidentialité.
• Vous faites des économies en n’achetant plus de papier et en n’imprimant plus vos documents.
• Vous simplifiez tous vos processus internes et externes. On parle des workflows. 

Un tel outil n’est généralement pas gratuit, sauf à choisir un logiciel Open source mais bien souvent aux fonctionnalités limitées. 

Le coût de la GED peut varier selon que vous décidiez d’une stratégie Make ou d’une stratégie Buy.

Après l’achat, la maintenance du logiciel est aussi onéreuse.

Pour que votre investissement GED soit efficace, vous devez allouer un budget de formation et d’accompagnement de vos collaborateurs lors de son déploiement.

Assurez-vous toujours que votre outil de gestion électronique des documents est conforme au RGPD.

Mieux vaut toujours réfléchir à votre projet avant d’investir dans le premier logiciel de GED que l’on vous proposera. 

Voici les étapes à suivre pour faire le bon choix.

1. Analyser vos besoins : 
2. * Qui dans l’entreprise peut avoir recours à la GED ?
3. * Quels documents seront visés ?
4. * Quel est le volume de documents traités ?
5. Exprimer le besoin dans un cahier des charges.
6. Définir votre budget pour votre investissement GED.
7. Opter pour une solution clé en main (Buy) ou pour une solution sur-mesure (Make) en fonction de vos besoins réels.
8. * Make = constituer une équipe
9. * Buy = choisir le bon prestataire.
10. Déployer la solution en interne.
11. Former les équipes utilisatrices.
12. Utiliser votre outil. 

Le marché propose plusieurs solutions de GED prêtes à l’emploi. Chacune est dotée de fonctionnalités propres, d’avantages et inconvénients d’utilisation, de prix différents. 

Faites votre choix en fonction de vos besoins, de votre capacité financière et du niveau de complexité de l’outil.

Voici les 15 meilleurs logiciels GED* : 

1. ELO ECM Suite.
2. Deltic.
3. DocuWare.
4. Open Bee.
5. Efalia DOC.
6. Zeendoc.
7. Nuxeo.
8. Alfresco.
9. Youdoc.
10. Documind.
11. Intalio.
12. Doxtreem by Numen.
13. Darius.
14. MyNumerize.
15. iGuana iDM.

* Classement proposé par le site internet du BDM (Blog du modérateur).

Dans notre monde de plus en plus digitalisé, la GED est un pilier essentiel pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives. 

La gestion de tous les documents traités par les services peut relever du vrai défi. C’est ici que la GED prend tout son sens.

En investissant dans une solution de GED adaptée à leurs besoins, les organisations peuvent non seulement optimiser leurs processus de gestion des documents (workflows), mais également améliorer leur productivité, la sécurité des données et leur durabilité environnementale. 

Plus largement, la GED permet la dématérialisation des processus métiers.

Faire le tour des fonctionnalités proposées par la solution GED est essentiel pour faire le bon choix.