10 infos essentielles sur le coffre-fort numérique

Vous souhaitez trouver une solution sécurisée pour manier vos documents stratégiques et confidentiels ? La sécurité informatique en entreprise est devenue une priorité absolue en parallèle de la dématérialisation des process. Le coffre-fort numérique est l’une des solutions faciles à mettre en place pour répondre à cet enjeu. Bien que non obligatoire, il est aujourd’hui un élément indispensable de la sécurité des données. Découvrez ce qu’il est précisément, à quoi il sert et les critères à prendre en compte lors du choix d'une solution pour votre organisation. Bonne lecture !

C’est un espace sécurisé en ligne qui permet aux entreprises de stocker, de conserver, de récupérer et d’archiver de nombreux documents.

C’est aussi un espace d’échange, car il permet de communiquer des écrits aux collaborateurs. Par exemple, leurs bulletins de salaire électroniques.

Autrement dit, le coffre-fort numérique peut recevoir et envoyer des documents.

Le coffre-fort virtuel n’est pas obligatoire. Son utilisation ne revêt alors aucun caractère contraignant.

Il peut être mis en place par le chef d’entreprise dans un cadre professionnel et utilisé par les différents services qui traitent et envoient des données stratégiques et confidentielles.

Il peut aussi être proposé aux salariés dans un cadre personnel, pour sécuriser certains de leurs documents confidentiels dans leur propre coffre-fort. Par exemple, leurs bulletins de paie ou leurs papiers d’identité. En ce cas, c’est le collaborateur propriétaire qui en est l’unique détenteur.

Tous types de documents dématérialisés, stratégiques et / ou confidentiels.

Par exemple, 

• Des documents sociaux de l’entreprise (statut, procès-verbaux d’assemblée générale, feuilles de présence aux AG…).
• Des documents RH (contrats de travail, arrêt maladie…).
• Des documents commerciaux (contrats, factures…).
• Des documents comptables (bilan, budgets…)
• Ect.

C’est vous qui choisissez les documents numériques que vous souhaitez stocker dans le coffre-fort.

La fonction principale d’un coffre-fort numérique est de sécuriser les données et les documents sensibles d’une entreprise. 

Il garantit : 

• La confidentialité des données : seules les personnes disposant d’un code spécifique pourront l’ouvrir et consulter ce qu’il renferme.
• Leur pérennité.
• La traçabilité.
• Leur intégrité.

Seul le propriétaire du coffre-fort, ou les personnes autorisées, peuvent l’ouvrir.

Un code d’accès personnel est nécessaire.

L’accès au coffre peut être restreint à certaines personnes. La restriction peut être mise en place à l’intérieur du coffre, pour des documents précis. Il est souvent possible de prévoir des espaces dédiés selon le profil de l’utilisateur.

Outre la protection des informations importantes, investir dans un coffre-fort numérique emporte d’autres avantages non négligeables à l’échelle de l’entreprise : 

• Il permet de se mettre en conformité avec le RGPD.
• Il centralise en un seul endroit de nombreux documents dématérialisés qui ont vocation à être consultés par plusieurs personnes.
• Il permet à chacun de gagner en autonomie en accédant seul et sans l’aide de tiers à des documents. 
• Il permet d’économiser des consommables bureautiques : plus besoin d’imprimer les documents. Vous réalisez donc des économies de papier, de toner et d’encre. Le coffre-fort numérique est une solution écologique qui s’inscrit dans votre démarche RSE.
• Son accès en ligne est possible depuis de nombreux périphériques : navigateur web, application mobile, application desktop.
• Son accès est possible à tout moment, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. 
• Il offre un gain de temps et de productivité pour les collaborateurs de l’entreprise. Ceux-ci s’affranchissent de différentes tâches chronophages comme l’impression de documents ou le rangement manuel. Le CFN classe efficacement les documents d’entreprise.
• Il permet un archivage long des documents.

Plusieurs acteurs sur le marché proposent des coffres-forts numériques. 

Notamment (cette liste n’est pas limitative) : 

• Ceurity.com.
• Digiposte.
• DocuWare. 
• Efalia. 
• Openbee.
• Silae.

Pour garantir la plus grande sécurité à tous les fichiers qui seront stockés dans le coffre-fort numérique, assurez-vous qu’il respecte les exigences légales suivantes (sources : francenum.gouv.fr) : 

• La norme NF Z42-020 et la certification AFNOR NF 203. Elles attestent que l’outil contient toutes les fonctionnalités attendues.
• La certification ISO 27001. Elle assure la fiabilité de la société qui commercialise le coffre.
• La norme NF Z42-026. Elle contrôle et valide les conditions de numérisation d’un document afin d’assurer l’équivalence entre un document papier et numérique.
• La norme NF 42-025. Elle atteste que le système de gestion des bulletins de paie est conforme à la règle de droit.  
• La norme eIDAS. Elle valide que le coffre applique un système d’identification électronique interopérable entre différents systèmes permettant de développer la confiance dans les documents numériques traités.
• L’agrément SIAF. Il atteste que l’entreprise est habilitée à la conservation d’archives publiques.

Voici pas-à-pas les différentes étapes à respecter pour choisir le coffre-fort numérique sécurisé, adapté à vos besoins : 

1. Définissez un budget pour votre coffre.
2. Faites le point sur les fonctionnalités essentielles du CFN attendues par l’entreprise. 
3. Listez les différents documents qui seront déposés dans le coffre.
4. Listez les différents services qui y auront recours. Voir notre guide de dématérialisation RH.
5. Quantifiez votre besoin de stockage et l’espace nécessaire.
6. Comparez les offres du marché avec vos besoins recensés. 
7. Vérifiez la conformité du CFN avec les normes listées plus haut.
8. Assurez-vous de l’intégration de la solution choisie avec les différents logiciels utilisés par les services de l’entreprise. Par exemple, il est très intéressant de pouvoir intégrer le CFN à votre logiciel de gestion de la paie pour directement permettre l’envoi des bulletins de salaire à chacun de vos salariés.
9. Demandez des devis en listant bien toutes vos exigences.
10. Faites votre choix.

Plusieurs paramètres entrent en jeu pour déterminer le prix d’un CFN. Notamment la taille de l'entreprise, le niveau de sécurité requis, les fonctionnalités spécifiques, le nombre de données stockées et la complexité de la solution choisie.

Il n’est donc pas possible de donner un prix moyen, trop de critères varient d’une organisation à une autre.

L’abonnement peut être mensuel ou annuel.

Demandez des devis personnalisés à plusieurs fournisseurs et comparez les fonctionnalités et les coûts pour trouver la solution qui correspond le mieux à votre besoin et à votre budget.

Les avantages du coffre-fort numérique sont indéniables et représentent un véritable atout pour les entreprises cherchant à protéger leurs données sensibles de manière efficace et fiable.

La sécurité renforcée qu'offre un coffre-fort numérique constitue une barrière essentielle contre les menaces croissantes de cyberattaques et de violations de données. En centralisant et en cryptant les informations sensibles, ces solutions permettent de limiter les risques de piratage et de vol de données.

Les coffres-forts numériques facilitent l’accès aux données en permettant à l’utilisateur autorisé de les consulter et de les partager en toute sécurité. Quel que soit l'endroit ou le moment. 

Cette flexibilité favorise la collaboration au sein des équipes et simplifie les processus de travail. Tout en garantissant le respect des réglementations en matière de confidentialité et de conformité.