Dématérialisation RH : guide pratique pour une mise en place réussie

Vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation RH ? La transition digitale touche tous les secteurs et la dématérialisation des ressources humaines représente une révolution majeure pour les entreprises.

Avant de vous lancer et pour que cette étape se fasse dans des conditions optimales, découvrez nos meilleurs conseils.

La dématérialisation RH, c’est un processus qui vise à digitaliser l’ensemble des pratiques mises en place par le services des ressources humaines (RH) d’une entreprise.

Par exemple, convertir les documents papiers au format numérique. Ou proposer des entretiens à distance plutôt qu’en présentiel.

L'objectif principal de la dématérialisation RH est d'améliorer l'efficacité, la productivité et la gestion des informations et des processus au sein du service des ressources humaines qui gagne ainsi en agilité.

Par exemple, 

• La dématérialisation RH permet de réduire, voire d'éliminer, l'utilisation de supports physiques tels que le papier. En s’affranchissant de cette contrainte, les chargés des ressources humaines ont accès à tous les documents importants partout et dans n’importe quel endroit. 
• L’automatisation de certaines tâches chronophages, comme le tri de CV, permet aux chargés de recrutement de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée, comme la préparation des entretiens d’embauche.

La dématérialisation sécurise aussi de nombreux documents sensibles comme les contrats de travail, les avenants, les fiches de paie, les CV, les fiches de poste, les entretiens annuels d’évaluation.

Elle fait aussi l’économie de papier, ce qui permet d’adopter une démarche zéro déchet.

In fine, elle permet à l’entreprise de rester compétitive face à la concurrence et d’améliorer ses performances.

Les entreprises sont soumises à plusieurs obligations légales.

La loi impose aux entreprises de conserver certains de leurs écrits un certain nombre d’années. La durée de conservation des documents d’entreprise est encadrée.

Les documents RH en font partie. 

Par exemple : 

• Le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans (article R1221-26 du Code du travail).
• Les déclarations d’accident du travail : 5 ans (article D4711-3 du même code).
• Le contrat de travail : 5 ans (article 2224 du Code civil).

Les documents relatifs aux ressources humaines peuvent être conservés en format électronique, à condition d'assurer leur intégrité, leur confidentialité et leur accessibilité (article 1316-1 du Code civil). Vous pouvez donc conserver l’ensemble de vos écrits au format papier ou au format électronique.

Outre ces obligations légales, d'autres procédures de dématérialisation sont facilitées. La loi travail de 2016, entrée en vigueur le 1er janvier 2017, encourage fortement la dématérialisation et l'archivage numérique de documents tels que les fiches de primes ou les notes de service.

Certaines procédures RH sont soumises à l'obligation de dématérialisation. 

Par exemple, la télétransmission de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) doit obligatoirement être effectuée par voie dématérialisée (article L133-5-5 du Code de la Sécurité sociale).

Depuis 2017, les entreprises comptant plus de 300 salariés sont tenues, en l'absence d'un accord collectif, de conserver la Base de Données Économique et Sociale (BDES) sous format numérique (article R 2312-12 du Code du travail). 

Celle-ci doit être accessible au Comité Social et Économique (CSE) car elle regroupe des informations importantes sur les orientations économiques et sociales de l'entreprise.

De nombreux écrits RH peuvent être dématérialisés.

Notamment :

• Les contrats (CDD, CDI, convention de stage, contrat d’alternance…).
• Les bulletins de paie.
• Les certificats de travail.
• Les soldes de tout compte.
• Les notes de frais.
• Les évaluations des entretiens.
• Tous les formulaires administratifs liés aux ressources humaines (demande de congés, demande de formations…).
• Etc.

La digitalisation des documents RH présente de nombreux avantages non négligeables pour le bon fonctionnement de votre entreprise : 

• Efficacité et gain de temps grâce à l’automatisation des tâches, ce qui simplifie les processus et réduit les délais de traitement.
• Réduction des coûts liés à l’impression, au stockage physique, à la distribution des documents.
• Accessibilité et disponibilité facilitées puisque les écrits sont stockés, archivés et récupérés électroniquement grâce à un accès rapide et sécurisé.
• Sécurité renforcée grâce à la signature électronique qui permet l’identification des parties et l'authenticité et l'intégrité du document.
• Respect de l’environnement qui s’inscrit dans une démarche de développement durable.

La dématérialisation peut concerner de nombreuses missions RH et plus globalement l’ensemble du service des ressources humaines.

Par exemple :

• La gestion des processus de recrutement grâce à des outils de candidatures en ligne.
• La gestion administrative du personnel grâce à la conversion des dossiers physiques des salariés en dossiers numériques puis à la dématérialisation de l’ensemble des documents concernant la vie du salarié en entreprise. 
• La gestion de la paie avec possibilité de mise en place de coffres-forts numériques.
• La gestion des déclarations sociales.
• La gestion des relations sociales.

La transformation digitale est le fruit d’un projet commun et d’une réelle volonté de la part de l’entreprise. Elle demande un investissement proactif. 

Voici les étapes à suivre.

Vos équipes RH ont déjà probablement commencé de manière informelle la dématérialisation RH. Il est important de les accompagner et de faire le point avec elles sur les évolutions techniques à mettre en place en complément de celles déjà effectuées pour un réel projet de dématérialisation.

Analyser les besoins est une étape fondamentale : 

• Quels documents seront visés ?
• Quel est le volume de documents traités ?
• Qui en aura l’utilité ?

Exprimez votre besoin dans un cahier des charges qui recense la liste des documents à numériser :

• Le recrutement : les CV, les dossiers de candidatures et diplômes.
• L’administration du personnel : les contrats de travail, les courriers recommandés, les plans de formations, les demandes de congés, les arrêts maladie, les fiches de prime, les notes de frais, l’entretien professionnel individuel…
• La gestion de la paie et des charges sociales : les bulletins de salaire et les déclarations sociales.
• La gestion des relations sociales : les documents et échanges liés aux relations sociales, tels que les procès-verbaux de réunions avec les représentants du personnel, les accords d’entreprise, les consultations obligatoires…

La dématérialisation RH nécessite un budget alloué spécifiquement. Ne serait-ce que pour se doter de bons outils performants.

Il est crucial de connaître l’enveloppe qui y sera dédiée.

Une fois votre besoin établi en fonction de la taille de votre entreprise et de la structuration de votre service RH, il est primordial de choisir un prestataire de confiance et d'élaborer un plan détaillé afin de faciliter une transition fluide vers la dématérialisation des documents. 

Vous pouvez par exemple investir dans un logiciel de gestion électronique de documents (GED).

Une étape importante de numérisation des documents existants s’ouvre à vous. Puis elle s’inscrira dans une démarche systématique.

La formation des collaborateurs qui utiliseront les outils digitaux est essentielle afin que chacun utilise le nouveau logiciel de la manière la plus efficiente qu’il soit dans le respect des procédures internes.

La dématérialisation RH s’inscrit dans une démarche globale de transition digitale. 

Elle est encouragée et encadrée par la loi. Elle présente de nombreux atouts pour l’entreprise.

Elle représente une étape nécessaire à l’évolution de votre service RH et touche l’ensemble des missions et ainsi la plupart des documents. 

Une fois vos besoins établis, vous ferez le choix du logiciel adapté et ne manquerez pas de former efficacement votre équipe RH et les salariés à son utilisation.