L’essentiel à connaître sur le solde de tout compte à remettre à vos salariés

La loi est claire et donne une définition précise du solde de tout compte. C’est un inventaire des sommes d’argent dues et versées par l’employeur au salarié lors de la rupture de son contrat de travail (article L1234-20 du Code du travail).

Le solde de tout compte n’est pas un écrit en lui-même. 

Il prend la forme :

• D’un virement bancaire.
• Ou d’un chèque.

La loi confie la tâche de la préparation du solde de tout compte à l’employeur (article L1234-20 précité).

Lorsqu’il existe dans l’entreprise, le solde de tout compte est établi par le service des ressources humaines (RH). Généralement la paie. Dans le cas contraire, c’est bien souvent le rédacteur du contrat de travail qui se voit confier cette tâche.

La préparation du solde de tout compte est une obligation pour l’employeur, elle n’est pas facultative. Elle est due quels que soient le type de contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel…) et le motif de la rupture (démission, rupture conventionnelle, licenciement…).

Le solde de tout compte, préparé par l’entreprise, est versé au salarié. Ce dernier, pour signifier sa bonne réception, doit donner un reçu à l’employeur. Il s’agit d’un reçu pour solde de tout compte.

Le reçu pour solde de tout compte permet d’établir que tout compte entre l’employeur et le salarié est apuré et réglé.

C’est un document écrit dans lequel votre salarié : 

• Reconnaît avoir bien réceptionné le solde de tout compte.
• Précise la somme globale versée : en euros net, en chiffres et en lettres.
• Détaille la nature des sommes dues. Par exemple : le dernier salaire net versé, l’indemnité de licenciement, l’indemnité compensatrice de préavis de départ, ou toute autre somme.
• Mentionne qu’il reconnaît que ce versement clôt le compte entre l’employeur et lui-même. En somme, que les dettes sont apurées et réglées.

Il doit être établi en double exemplaire (article D1234-7 du Code du travail). Mention en est faite sur le reçu. C’est une exigence légale.

L'un des exemplaires est remis au salarié. L’autre est conservé par l’employeur.

Il peut être remis en main propre ou envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception, au choix de l’employeur. La loi est muette sur ce sujet.

Ce document a une réelle valeur juridique.

C’est à l’employeur que revient cette tâche. Le service des RH ou le rédacteur des contrats dans l’entreprise.

La loi ne précise pas ce qui doit être indiqué dedans. Hormis qu’il est établi en 2 exemplaires. Mais plus il est précis, moins vous risquez d’avoir de problème par la suite.

2 situations sont à distinguer : 

• Le salarié exécute son préavis : il est remis à son issue.
• Le salarié est dispensé de l’exécuter : il est remis au moment du départ physique du salarié dans l’entreprise.

En cas de contestation par l’une ou l’autre des parties au contrat de travail, ce document peut être dénoncé (article D1234-8 du Code du travail). 

Par exemple, la contestation peut provenir d’une erreur dans le calcul d’un montant ou de l’oubli d’une somme d’argent due.

La dénonciation peut intervenir dans les 6 mois suivant la remise, par lettre recommandée adressée à l’employeur (article D1234-8 précité). Après, il est trop tard.

La loi n’exige pas un avis de réception.

Passé 6 mois, ce reçu a un effet libératoire pour l’employeur concernant les sommes mentionnées (article L1234-20, alinéa 2 du Code du travail).

Cela signifie qu’au bout de 6 mois, la dette est éteinte. Même si le salarié s’aperçoit plus tard qu’il y a une erreur. Il ne pourra plus rien faire.

Cela signifie aussi que l’effet cité ne vise que les sommes mentionnées dans ledit document. Pour les autres, le salarié conserve le droit de saisir les tribunaux dans les délais de droit commun défini par le Code du travail (cités dans le paragraphe ci-dessous).

La loi n’impose pas la signature du salarié. 

Cependant, la jurisprudence a eu à juger qu’à défaut de signature et de date, le délai de 6 mois ne court pas (Cour de cassation, chambre sociale, 20 février 2019, pourvoi n°17-27.600). Cela signifie que le salarié n’est plus enfermé dans un délai de 6 mois pour contester le solde de tout compte. Le reçu n’a plus d’effet libératoire pour l’employeur, il a la valeur d’un simple reçu.

Dans cette hypothèse, ce sont les délais classiques de prescription de l’action en justice devant le Conseil de prud’hommes qui s’applique (articles L1471-1 et L3245-1 du Code du travail) : 

• 1 an à compter de la notification de la rupture du contrat de travail si le litige porte sur cette dernière.
• 2 ans à compter du jour où le salarié a connu ou aurait dû connaître les faits litigieux.
• 3 ans en matière de litige sur les salaires.

Vous ne savez pas à quoi ressemble le document permettant de justifier la remise du solde de tout compte ? Découvrez notre exemple gratuit et personnalisable.

2 situations doivent être distinguées.

Le solde de tout compte est versé à la fin de la période de préavis.

Le solde de tout compte est versé le jour du départ physique du salarié de l'entreprise, sans attendre la fin de la période de préavis initialement prévue (Cour de cassation, chambre sociale, 17 Janvier 1996 pourvoi n°92-42.734).

Le solde de tout compte est une somme d’argent globale versée aux salariés qui quittent l’entreprise.

Il fait la somme de tout ce qui est dû par l’entreprise, au moment de la fin de contrat.

Il peut s’agir : 

• Du paiement des salaires.
• Du paiement des accessoires du salaire.
• Du remboursement de frais et indemnités de toute nature dus au titre de l'exécution et de la cessation de son contrat de travail.
• De l’indemnité de congés payés.
• De l’indemnité de licenciement.
• De l’indemnité compensatrice de préavis.
• Des heures supplémentaires non encore payées.
• Du prorata d’une prime de 13e mois…
• De toutes autres primes.

La loi fixe ce délai à 5 ans (article L3243-4). Il est le même que pour les bulletins de salaire, papier ou sous forme électronique.

La rupture du contrat de travail emporte des conséquences pour l’employeur. Il a en effet l’obligation de verser un solde de tout compte à son salarié, accompagné d’un reçu pour solde de tout compte. La date de versement doit être postérieure à la rupture du contrat.

Ce document liste et détaille toutes les sommes dues et versées (salaire, primes, indemnités…).

Il a un effet libératoire pour l’employeur dès qu’il est signé, au terme d’un délai de 6 mois, s’il n’est pas contesté (erreur de calcul, oubli d’un montant…).  

Si le collaborateur ne conteste pas le solde de tout compte dans le délai imparti suivant la date de sa signature, il ne pourra plus faire de réclamations se rapportant aux sommes qui y sont mentionnées.

En l’absence de signature, c’est à l’employeur de rapporter la preuve que les montants mentionnés dans le reçu ont bien été payés.