Popularisée et mise sur le devant de la scène par l’épidémie de Covid-19, la signature électronique continue sa belle ascension. Amplement méritée ! Cette avancée technologique ne cesse de nous séduire au quotidien. Ses nombreux atouts sont loin de constituer une façade d’ornement. Ils sont bien réels.
Vous hésitez à proposer ce service supplémentaire à votre client ? Vous êtes méfiant lorsqu’une entreprise vous propose de conclure un contrat en le signant numériquement ? Rassurez-vous, de nombreux mécanismes de protection ont été imaginés.
Que vous soyez professionnel ou particulier, découvrez les 10 avantages de la signature électronique.
La signature électronique, c’est quoi ?
Avant de découvrir les nombreux avantages de la signature électronique, commençons par bien comprendre ce qu’elle est.
C’est un système qui permet d’apposer une signature sur un document numérique en ligne. Par exemple, un ordinateur ou un appareil mobile (smartphone ou tablette).
Vous ne signez plus avec un crayon dans la main, mais avec un stylet, une souris ou un écran tactile.
Elle remplace la signature manuscrite traditionnelle des documents au format papier.
Bon à savoir
En France, la valeur juridique de la signature électronique est la même qu’une signature manuscrite. Ce processus figure aux articles 1366 et 1367 du Code civil.
1. La signature électronique vous offre du temps
Grâce à ce procédé novateur, exit les étapes chronophages suivantes :
- Impression du document.
- Signature manuelle sur un écrit papier.
- Scan (numérisation).
- Envoi du document signé par mail.
- Ou, envoi postal (après avoir déniché un timbre, une enveloppe, et s’être rendu dans un bureau de Poste).
- Réception du document.
- Classement.
Tout comme le déplacement physique pour aller signer manuellement des documents chez un tiers.
Signer électroniquement est très peu gourmand en temps :
- Le signataire reçoit un mail qui le redirige vers le document à signer.
- Il le lit et le signe directement dans une interface dédiée après avoir reçu un code à usage unique par SMS.
- Le contrat signé est automatiquement renvoyé à son émetteur.
- Et… Le tour est joué !
Si vous êtes émetteur du document, il ne vous reste plus qu’à le télécharger et à l’archiver numériquement. Le temps gagné vous permet de vous concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.
Bon à savoir
Si vous n’avez pas de téléphone portable, votre téléphone fixe vous permettra d’appeler un serveur vocal qui vous donnera le code à saisir pour signer.
À noter
Dans le cadre d’une signature électronique avancée, vous devrez aussi télécharger votre pièce d’identité.
2. La signature électronique est facile
La dématérialisation de la signature de documents ne demande aucune connaissance particulière. Ce processus est à la portée de tous. Inutile donc de potasser une quelconque notice ou un guide technique utilisateur.
La signature électronique est totalement intuitive.
En moins de 30 secondes, votre document est signé par vos soins aux endroits indiqués.
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3. La signature électronique vous permet une meilleure réactivité
Vous devez signer un document rapidement ? Vous êtes en vacances à l’autre bout du monde ? La distance et l’éloignement géographique ne sont pas problématiques pour agir.
À partir du moment où vous avez une connexion internet, la signature électronique vous est accessible partout et immédiatement. Vous pourrez adresser tous vos documents dans les délais qui vous sont impartis, sans aucune source de stress.
4. La signature électronique contribue à la préservation de l’environnement
La protection de l’environnement et la préservation de nos ressources naturelles sont l’affaire de tous. Toutes les actions collectives et individuelles mises en place ont leur importance.
La signature électronique fait partie des éco-gestes simples à initier. Avec elle, plus besoin d’imprimer vos documents. Vous n’utilisez ni encre ni papier.
Bien plus encore, vous réduisez les déplacements physiques motorisés.
En d’autres termes, les signatures électroniques contribuent à réduire l'empreinte carbone et à promouvoir la durabilité environnementale.
5. La signature électronique vous fait économiser de l’argent
L’utilisation de la signature électronique vous permet de réduire de nombreux coûts :
- Vous diminuez immédiatement vos dépenses de fournitures de bureau. Ramettes de papier et consommables informatiques (cartouche, toner) ne vous sont plus utiles puisque toute la procédure pour signer est digitalisée.
- Vous faites l’impasse sur les dépenses liées au stockage physique des papiers importants.
6. La signature électronique est sécurisée
Les solutions de signature électronique disponibles sur le marché sont sécurisées.
Pour être conforme à la législation existante, une signature électronique doit respecter plusieurs critères :
- Identifier l’identité de la personne qui signe.
- Prouver son consentement.
- Garantir l’intégrité du contenu du document.
Il existe plusieurs niveaux de signature (de la moins contraignante à la plus contraignante) :
Le choix s’opère en fonction du type de document.
Yousign vous propose un dispositif conforme aux normes eIDAS et RGPD (protection des données). L’entreprise figure dans la liste globale des prestataires de confiance qualifiés de la Commission européenne. Elle possède également les certifications ETSI.
7. La signature électronique laisse une trace numérique
Chaque signataire électronique reçoit un exemplaire du document signé en ligne.
Il est téléchargeable directement depuis la page de confirmation de la signature, ou plus tard depuis l’email de confirmation reçu.
Yousign stocke tous les documents signés sur ses serveurs sécurisés.
Le risque de perte est donc totalement écarté.
Bon à savoir
Chaque processus de signature génère automatiquement un dossier de preuve. Celui-ci contient toutes les informations nécessaires pour démontrer son bon fonctionnement. Yousign confie l’archivage de ceux-ci, pendant 10 ans, chez un tiers archiveur qualifié eIDAS, CDC Arkhineo. Le dossier est directement accessible depuis l'application Yousign.
8. La signature électronique s’intègre à de nombreux logiciels
La solution conçue et proposée par Yousign est accessible en ligne. Elle prend la forme d’un logiciel compatible avec tous les appareils. En tant que professionnel, vous n’aurez aucune difficulté à intégrer l’API à votre système informatique.
9. La signature électronique permet un travail collaboratif
Plusieurs signataires sont requis sur le document ? Avec la signature électronique, la pluralité n’est pas un problème. Elle permet aux parties de le signer, en même temps, de n’importe où.
Au sein de l’entreprise, plusieurs collaborateurs de différents services peuvent travailler simultanément sur le document dématérialisé. Y compris s’ils travaillent d’endroits différents. Ce qui facilite la pratique du télétravail et améliore la productivité interne.
10. La signature électronique offre une meilleure expérience
Avec la signature électronique, toutes les parties qui œuvrent à l’élaboration, à la gestion et à la conclusion d’un contrat sont gagnantes :
- Le quotidien professionnel des rédacteurs de l’acte est facilité.
- Apposer une signature sur des documents n’a jamais été aussi simple pour le signataire.
En somme, l’entreprise qui mise sur la dématérialisation de la signature contribue à offrir une meilleure expérience à ses collaborateurs mais aussi à son client.
Avantage bonus : elle s’adresse à tout le monde !
Professionnel, particulier, étudiant, futur propriétaire, retraité, salarié, jeune parent… La signature électronique s’adresse à tous et répond à tous les besoins de votre vie quotidienne.
La solution s’adapte :
- À tous les secteurs d’activité : la banque, l’assurance, l’immobilier, l’emploi, la formation, la santé, le juridique…
- À tous les types d’entreprise qui ont amorcé un virage numérique : de la PME au grand groupe, en passant par la start-up.
- À tout type de contrat : CDI, CDD, bail de location, mandat SEPA, prêt bancaire, devis, état des lieux d’entrée ou de sortie, compromis de vente…
Avantages de la signature électronique, ce qu’il faut retenir
La transformation digitale des entreprises a du bon. Elle a répandu une innovation technologique utile pour tous : la signature électronique.
Impossible d’occulter ses nombreux avantages :
- Gain de temps.
- Utilisation facile.
- Grande réactivité.
- Préservation des ressources naturelles.
- Économie d’argent.
- Sécurité juridique.
- Trace numérique (stockage, archivage possible).
- Logiciel compatible avec tous les systèmes informatiques.
- Travail collectif.
- Meilleure expérience.
De nombreux documents peuvent être soumis à la signature électronique. Elle ne demande aucun niveau de connaissance spécifique pour être utilisée.
À tel point que la signature électronique est devenue un outil incontournable pour les entreprises et les particuliers. En quelques mots, elle simplifie la vie de tout le monde.
Alors, convaincu par les nombreux avantages de cette solution ?!
