Tout savoir sur le SIRH pour réussir sa mise en place dans l’entreprise

Vous souhaitez en savoir plus sur le SIRH, le Système d'Information des Ressources Humaines, avant de le mettre en place dans votre entreprise ? Nombreuses sont les organisations qui ont adopté cette solution efficace. Bien que non obligatoire, il est aujourd’hui un élément indispensable de la réussite des entreprises.

À quoi sert-il ? Pourquoi l’utiliser ? Quelles sont ses principales fonctionnalités ? Combien coûte-t-il ? Qui peut l’utiliser ? Qui s’occupe de son déploiement ?

Découvrez toutes les informations utiles à son sujet pour réussir avec succès votre projet d’installation d’un SIRH. Bonne lecture !

Commençons par une définition simple de cet outil informatique pour bien maîtriser ses contours essentiels. 

Le sigle SIRH est l'acronyme de Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines.

Il s’agit d’un ensemble de logiciels et de technologies utilisés par les entreprises pour piloter l’ensemble des informations liées à la gestion du personnel.

Le SIRH est capable de contenir un très grand nombre de données relatives à la masse salariale de l’entreprise. Celles-ci seront toutes sécurisées.

Le rôle du SIRH est d’optimiser la gestion des ressources humaines (RH) en : 

• Automatisant les processus administratifs.
• Proposant des fonctionnalités de gestion et d’analyse des données liées aux employés de l’entreprise.

Dès lors qu’une entreprise emploie des collaborateurs, le SIRH a toute sa place. Il peut être déployé à tout moment de la vie d’une organisation, que ce soit à sa naissance ou au cours de son existence.

Par exemple :  

• Dès la création de l’entreprise.
• Lorsque celle-ci connaît une croissance rapide.
• Mais aussi lorsque le besoin de mobilité et d’accès à distance se fait ressentir.

Un SIRH présente de nombreux avantages :

• Il centralise les informations. Ce qui représente une économie de temps et de ressources pour l’entreprise.
• Il automatise des tâches administratives. Ce qui réduit les erreurs administratives et permet une gestion efficace, notamment quand le nombre d'employés augmente.
• Il simplifie la gestion des absences et des congés en automatisant les demandes, les approbations et leur suivi.
• Il permet aux collaborateurs de l’entreprise d’accéder à leurs informations personnelles et à leurs demandes à tout moment et depuis n'importe où. Ce qui représente un réel plus avec le développement du télétravail.
• Il facilite la gestion des processus RH complexes entre les différents services grâce à une plateforme intégrée.
• Il collecte, stocke et analyse des données précises sur les ressources humaines de l’entreprise. Ce qui facilite l’obtention de rapports et d'analyses approfondis pour les décisions stratégiques en RH. Mais aussi ce qui permet de mieux suivre les KPI RH.

Le SIRH a un champ d'intervention large. Ainsi, de nombreux collaborateurs de l’entreprise peuvent l’utiliser dans leur quotidien professionnel.

Notamment :

• Le service des ressources humaines. C’est lui qui recrute les talents de l’entreprise et qui s’occupe de la carrière de ceux en poste. Il gère aussi les départs des collaborateurs. Le SIRH lui permet d’optimiser le flux de personnel, de mieux centraliser et gérer les données. Mais aussi d’automatiser certains processus RH, ce qui dégage du temps pour des tâches à haute valeur ajoutée. Enfin, l’outil génère des rapports d’analyse, ce qui permet de prendre des décisions éclairées.
• Les salariés de l’entreprise. Ils disposent d’un accès sécurisé à l’outil. Ils peuvent ainsi gérer plus facilement les informations les concernant, faire leurs demandes de congés, accéder à leurs bulletins de paie ou suivre leur historique de formation par exemple. Le SIRH leur offre une certaine autonomie et une meilleure communication avec le service RH.
• Les services comptables et financiers. Le SIRH est mobilisé pour établir les fiches de paie, mais aussi pour réaliser une analyse plus fine de la masse salariale et de la situation financière de l'entreprise en temps réel.

Votre outil fonctionne en mode SaaS ou est directement implémenté dans votre système informatique. C'est vous qui choisissez la solution qui vous paraît la plus opportune pour votre organisation.

Le mode SaaS (Software as a Service) est un modèle de prestation de services informatiques dans lequel le SIRH est fourni aux utilisateurs via Internet. En français, on parle de logiciel en tant que service.

Dans ce schéma, le logiciel est hébergé sur des serveurs distants et est accessible via un navigateur web ou une interface spécifique.

Vous payerez alors des frais de licence pour l’utilisation du logiciel.

L'installation locale d'un SIRH consiste à déployer le logiciel directement sur les serveurs de l'entreprise.

L'implémentation initiale nécessite des investissements en développement et en intégration.

​​Les caractéristiques varient selon le fournisseur. Nous vous présentons celles qui sont déterminantes pour que le SIRH déploie ses meilleurs avantages : 

• Pluralités des fonctionnalités : un SIRH doit offrir un large éventail de fonctionnalités pour couvrir l'ensemble des processus RH, tels que la gestion des effectifs, la gestion des compétences, la gestion de la paie, la gestion des absences, le recrutement, la formation, etc. 
• Convivialité et facilité d'utilisation : l'interface utilisateur du SIRH doit être conviviale, intuitive et facile à utiliser pour tous, qu'ils soient des gestionnaires RH, des employés ou des responsables de services. 
• Personnalisation et flexibilité : un SIRH doit être personnalisable pour s'adapter aux besoins et aux processus spécifiques de l'entreprise. Il doit pouvoir également s’intégrer avec d'autres systèmes existants utilisés dans l'entreprise.
• Sécurité des données : un SIRH doit offrir des mesures de sécurité efficaces pour protéger les informations des salariés, telles que les données personnelles, les données de paie, les évaluations de performance, etc.
• Support technique et évolutivité : un SIRH doit être évolutif pour s'adapter à la croissance de l'entreprise et aux changements des besoins en ressources humaines au fil du temps. Le fournisseur doit fournir des mises à jour régulières, des correctifs de dysfonctionnements et des améliorations fonctionnelles pour maintenir le système à jour et répondre aux évolutions du domaine des ressources humaines.

Les SIRH ne disposent pas tous des mêmes fonctionnalités. Pour trouver le logiciel en ressources humaines adapté à votre entreprise, vous devez tout d’abord définir vos besoins en fonction de votre secteur d’activité, du nombre de salariés de l’entreprise et des tâches que vous souhaitez optimiser.

Tour d’horizon des outils présents sur le marché pour vous aider dans votre choix :

• Factorial. 
• Bizneo.
• Cegid.
• Silae RH suite.
• Payfit.
• Combo.
• Lucca.

Cette liste n'est pas exhaustive.

Le coût d’un SIRH varie en fonction des critères choisis et du nombre d’utilisateurs, soit généralement de la taille de l’entreprise.

Il est très difficile d’annoncer un coût mais les différents SIRH que nous avons cités vous feront des devis adaptés.

Le SIRH, Système d'Information des Ressources Humaines, est un outil qui intègre plusieurs modules de fonctionnalités. Il présente un grand nombre d’avantages dans la gestion du personnel de l’entreprise, sur différents aspects : administratif, paie, congés… 

Plus largement, ses bienfaits se ressentent dans la gestion globale de l’entreprise. Des collaborateurs bien équipés sont forcément plus productifs.

Le logiciel peut fonctionner en mode SaaS, moyennant le paiement d’une licence. Il peut aussi être directement implémenté dans votre système informatique. À vous de choisir la solution qui vous convient le mieux.

Il doit être capable de répondre aux besoins spécifiques de votre entité, à vos habitudes de travail et plus largement à votre projet global pour l’entreprise. Pour cela, il est important de comparer plusieurs devis puis d’arrêter son choix sur l’outil SIRH qui vous correspond.

Bonne mise en place !