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Digitale Unterschrift-Integration für CRM-Software (Customer-Relationship-Management)

Digitale Unterschrift-Integration für CRM-Software
Johanna Fochtmann

Johanna Fochtmann

eSignature Consultant

Illustration: Gawon Lee

Damit sich Unternehmen vergrößern können, die Umsätze steigen und die Marke bekannter wird, bedarf es einer Vertriebsabteilung. Der Vertrieb, sprich Verkauf, ist dabei der Dreh- und Angelpunkt, an dem Kunden und Unternehmen aufeinandertreffen. Um den Vertrieb weiter zu verbessern, müssen Daten gesammelt und analysiert werden.

Die meisten Unternehmen setzen im Vertrieb heutzutage bereits auf Customer-Relationship-Management-Software, kurz CRM-Software. Dabei werden alle notwendigen Daten in einer Software abgespeichert, um nachvollziehen zu können, an welcher Stelle sich ein Lead befindet, ob bereits verkauft wurde, was verkauft wurde und wie viel. Der große Vorteil bei einer CRM-Software liegt darin, dass die Daten unabhängig vom Mitarbeiter griffbereit liegen. So kann der Vertrieb sehr viel effizienter durchgeführt werden. Die Ziele einer CRM-Software sind zum einen, dass die Customer-Journey besser nachvollziehbar wird und der Kunde besser verstanden wird. Dem Marketing helfen diese Daten, um besseren Traffic akquirieren zu können. Außerdem soll mit einer CRM-Software das Retention-Marketing verbessert werden. Dies bedeutet, dass durch spezifischen Marketing- und Personalisierungsmaßnahmen die Beziehung zu profitablen Kunden verbessert und gepflegt wird, um so langfristigere Kundenbindung zum Unternehmen zu erzielen.

Wenn Sie Ihre Kunden besser kennen und sich der Vertrieb auf die jeweiligen Prospects besser einstellen kann, können Bedürfnisse eher vorweggenommen werden und suggerieren dem Kunden so einen noch besseren Service. Man fühlt sich verstanden. Nicht nur in Bezug auf die Kunden ist eine CRM-Software sinnvoll, auch die interne Verwaltung wird dadurch stark entlastet. Papierberge gehören damit der Vergangenheit an und die empfindlichen Daten der Kunden sind sicher auf Servern verwahrt. Dadurch kann sehr viel effizienter, genauer und einfacher kommuniziert werden

Digitale Unterschrift-Software und CRM-Software – ein Dreamteam

Obwohl so viele Unternehmen bereits auf CRM setzen, ist die digitale Unterschrift-Software für viele noch ein unerforschtes Feld. Die digitale Unterschrift erleichtert es den Unternehmen wichtige Dokumente, wie Kaufverträge beispielsweise, schneller und sicherer unterzeichnen zu lassen. Die Unterzeichner müssen nicht persönlich vor Ort sein und es muss auch nicht der mühsame, unsichere und ineffiziente Weg über die Post oder E-Mail gewählt werden. Außerdem durchlaufen die Unterzeichner dabei ein Prüfverfahren, um die Identität zu verifizieren. Im Gegensatz zu einem Papiervertrag, der nach dem Unterzeichnen noch beliebig verändert werden kann, ist dies bei einem digital signierten Dokument durch das elektronische Siegel nicht mehr möglich. Was sind die Vorteile, das CRM-System mit der digitalen Unterschrift-Software durch Yousign zu verknüpfen?

  1. Kostenvoranschläge müssen nicht mehr umständlich per Mail verschickt werden
  2. Kein Ausdrucken und Einscannen mehr
  3. Der Kunde kann beispielsweise einfach aus 3 Voranschlägen den passenden aussuchen und direkt unterzeichnen
  4. Der unterzeichnete Vertrag ist sofort wieder beim Unternehmen
  5. Der gesamte Saleszyklus wird verkürzt

Außerdem bietet die Verknüpfung von Yousign und beispielsweise Salesforce oder Hubspot weiter Vorteile, die den Arbeitsalltag Ihrer Vertriebsmitarbeiter entlasten

  1. Automatisierte Erinnerungen verhindern manuelles Nachfassen
  2. Deadline-Funktion ermöglicht die Befristung von Kostenvoranschlägen
  3. Angebotsspezifikationen, Partnerverträge, Rahmenverträge, Leistungsbeschreibungen, NDAs, etc. können als Template hinterlegt werden, sodass sichergestellt ist, dass immer die neueste Version verschickt wird und das langwierige Durchsuchen des Laufwerks entfällt

Digitale Unterschrift-Software für effizienteren Vertrieb

Das CRM-System hilft enorm gut dabei, den Vertrieb eines Unternehmens sehr viel effizienter aufzustellen, als es handschriftliche Notizen und ausgedruckte Dokumente könnten, um Kundendaten festzuhalten. Der letzte Schritt des Vertriebs, der Verkauf, sollte jedoch ebenso effizient umgestellt werden, wie die gesamte Anbahnung. Mit einer digitalen Unterschrift-Software können Verträge und Angebote jeder Art in kürzester Zeit bearbeitet werden. Die Bedenken vieler, dass die digitale Unterschrift weniger sicher als die in Kugelschreibertinte sei, sind dabei völlig unbegründet. Die Dokumente werden cloudbasiert abgespeichert und sind nur nach persönlicher Verifizierung einsehbar. 

Auch über die gerichtliche Beweiskraft muss man sich keine Gedanken machen. Yousign erstellt bei jeder Unterschrift eine dazugehörige, einzigartige Prüfdatei, die den kompletten Verifizierungsvorgang wie auch die Unterschrift und weitere Eckdaten festhält. So kann auch vor Gericht einfach nachgewiesen werden, wann jemand mit welchem Namen, welcher IP-Adresse, welcher E-Mail und welcher Telefonnummer welches Dokument unterzeichnet hat. 

Für die gängigsten CRMs (Salesforce und Hubspot) stellt Yousign bereits Standardkonnektoren zur Verfügung, sodass die Systeme ohne Entwickleraufwand gekoppelt werden können und Daten in Echtzeit austauschen. Für alle weiteren CRM-Systeme bietet Yousign eine REST API, die es ermöglicht jedes x-beliebige CRM mit der digitalen Unterschriftslösung von Yousign zu koppeln.