Elektronische Dokumente: Unterlagen effizient digitalisieren

An einem Montagmorgen scannen die Angestellten einige Akten, archivieren sie anschließend und hoffen, diese in drei Jahren, bei Ablauf irgendeiner Frist, ohne allzu großen Aufwand wiederzufinden. Dies klingt nach deutscher Behörde, ist aber leider auch in vielen Unternehmen noch Standard und könnte nicht weiter von dem entfernt sein, was Yousign Digitalisierung nennt.

Die Abfallreduzierung für Unternehmen ist nicht nur ein kurzfristiger Trend oder eine Modeerscheinung. Die alten Papierdokumente haben ausgedient. Papierlose Dokumente sind eine Investition in eine saubere und ökologische Gesellschaft. Viele Unternehmen und Entscheidungsträger:innen fürchten sich aber vor einer digitalen Umstellung. Die Digitalisierung von Papierdokumenten bietet dabei große Chancen. Denn im gleichen Atemzug können ineffiziente Prozesse neu gedacht und bestehende Strukturen verändert werden.

Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Unternehmen Unterlagen digitalisieren können, welche Vorteile daraus entstehen und was dabei beachtet werden muss.

Es ist anzunehmen, dass in einigen Jahren verschiedene nationale und internationale Regelungen eingeführt werden, die den Papierverbrauch nach ähnlichen Prinzipien sanktionieren, wie beispielsweise heute die Umweltabgaben für Autos. Lassen Sie sich nicht von den kommenden Entwicklungen überrumpeln, sondern leisten Sie Vorsorge.

Die Digitalisierung von Dokumenten bzw. das papierlose Büro ist heute mehr denn je ein Schritt, der von allen Firmen unternommen werden muss, um gegen die Verschwendung von Zeit und Ressourcen vorzugehen. Einige Lösungen bieten Einstiegsmöglichkeiten in diesen Prozess, wie z.B. die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems, eines elektronischen Archivs und/oder die digitale Unterschrift von Dateien. Für alle drei Anwendungen müssen Firmen Dokumente digitalisieren.

Durch die Reduzierung von Abfall, Druckkosten und Kosten für den Transport und die Archivierung von Dokumenten können Unternehmen ihre Kosten drastisch senken. 

Darüber hinaus kann die Digitalisierung von Dokumenten Verwaltungsprozesse vereinfachen, sicherer machen und zu erheblichen Zeiteinsparungen führen, was wiederum die Produktivität und Leistungsfähigkeit steigert. 

Neben den wirtschaftlichen Vorteilen ist die positive Umweltbilanz eines Unternehmens etwas, das gut zu Marketing Zwecken verwendet werden kann. Außerdem können Informationen effizienter übermittelt werden, wenn sie in digitaler Form vorliegen. Weltweit wächst das Bewusstsein für die Themen Ökologie und Schutz unseres Planeten und seiner Ressourcen. Dies sollte das Interesse aller Unternehmen wecken, die auf dem Grünen Markt konkurrenzfähig sein wollen und gleichzeitig von den Vorteilen der digitalen Systeme profitieren wollen.

Im Folgenden nehmen wir die Vorteile einzeln unter die Lupe.

Das Büro wird von immer mehr Unternehmen papierlos geführt. Ziel ist es, die Verwendung von Papier im Unternehmen durch den Einsatz von Software zu minimieren.

Unternehmen haben durch die Digitalisierung ihrer Dokumente eine Reihe von Vorteilen. Dazu zählt zunächst der Wegfall aller Kosten für den Druck von Dokumenten. Außerdem brauchen keine Papierlieferanten, Müllentsorger, Schredder-Unternehmen beauftragt werden. Es gibt nie wieder Probleme mit dem Drucker, keine Techniker müssen kommen, keine Tintenpatronen bestellt werden, keine Mitarbeiter mit diesen Tätigkeiten betraut werden.

Die Kosten für Versand und Transport der Dokumente entfallen ebenfalls, da die Dokumente in digitaler Form per E-Mail oder Instant Messaging versandt werden. Durch die automatische Texterkennung mittels OCR-Software (Optical Character Recognition) können die digitalisierten Dokumente teilweise in Sekundenbruchteilen von der Software erfasst, indiziert und entsprechend abgelegt werden. 

Im Rahmen der Digitalisierung wird auch die Archivierung eine weitere große Einsparungsquelle sein. Die Archivierung von Papierdokumenten ist eine Verschwendung von Zeit und Produktivität, da sie einen hohen organisatorischen Aufwand erfordert. Die Archivierung von Dokumenten umfasst alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Lagerung, Verwaltung und Sortierung. Sie benötigt auch Platz, d.h. einen oder mehrere Aufbewahrungsorte für die physischen Dokumente, aber auch Platz für Maschinen und Papiervorräte, die sich als sperrig und teuer erweisen.

Um die Einsparungen bei der Archivierung zu beziffern, haben Studien gezeigt, dass ein Unternehmen im Durchschnitt zwischen 5% und 15% seines Umsatzes für diese Aufgabe ausgibt. Rechnet man noch die Zeit hinzu, die die Beschäftigten mit der Suche nach Dokumenten verbringen, die manchmal versehentlich im falschen Ordner abgelegt oder durch Zeit oder andere Faktoren verändert wurden, ist das Einsparpotenzial enorm.

Auch die Geschwindigkeit ist ein wichtiger Faktor bei der Umstellung auf digitale Dokumente. Während der Postversand eines Dokuments einen oder mehrere Tage vom Versand bis zum Empfang benötigt, erfolgt der digitale Versand sofort. Dies spart nicht nur Zeit in den Prozessen, sondern erhöht auch die Reaktionsfähigkeit.

Unternehmen, die das System von Yousign nutzen, können Mitarbeiter durch die Vorteile einer einfachen Software Anwendung effizient entlasten. Das Dokumentenmanagement zu digitalisieren bedeutet gleichzeitig Frust abzubauen und Motivation zu fördern. Um zu erfahren, wie Ihnen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen können, klicken Sie hier.

Viele Unternehmen versuchen bereits, weniger Papier zu verwenden und setzen auf die Digitalisierung von Dokumenten, wo immer dies möglich ist. Dabei stoßen sie jedoch immer wieder an Grenzen. Daher wird in der Praxis immer häufiger eine Mischform angewandt. Einige Dokumente werden in Papierform aufbewahrt, andere ausschließlich digital.

Diese Art der Dokumentenverwaltung verursacht fast noch mehr Aufwand als sich nur auf die alten Akten zu verlassen. Durch die verschiedenen Anlaufstellen wird das Auffinden von Dokumenten eher erschwert. Besser ist es, eine vollständig digitale Dokumentenverwaltung zu haben, bei der jedes Dokument digital bearbeitet und abgelegt wird. 

Um eine ganzheitliche Strategie für die Digitalisierung von Dokumenten zu entwickeln, müssen alle analogen Dokumente, die in digitale Dokumente umgewandelt werden können, vom System erfasst werden.

In einem zweiten Schritt wird ein elektronisches Dokumentenmanagement eingerichtet, das es den verschiedenen Beteiligten ermöglicht, bei Bedarf gezielt ein bestimmtes Dokument zu finden.

Das elektronische Dokumentenmanagement geht mit einem elektronischen Dokumentenarchivierungssystem einher. Für Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, ist die Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur die optimale Lösung. Sie ermöglicht es Ihnen, Personen zur Unterzeichnung von elektronischen Dokumenten auf sichere Weise einzuladen.

Mehr über die Unterschiede der elektronischen Signaturebenen erfahren Sie in unserem Artikel „Einfache, Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur“.

Durch die Automatisierung des Dokumentenmanagements werden Dokumente, ihre Verwaltung und Nutzung sicherer. Dadurch können Mitarbeiter ihre Zeit für andere, produktivere Aufgaben nutzen. Diese automatisierten Workflows und Prozesse reduzieren außerdem erheblich das Risiko von Fehlern und Versäumnissen, die durch den menschlichen Faktor verursacht werden. Seien es Rechnungen, die bezahlt, Belege, die eingereicht oder Fristen, die eingehalten werden müssen. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) erinnert Sie an alle Verpflichtungen, die in den Dokumenten festgehalten werden.

Im Prinzip können alle Papierdokumente digitalisiert und elektronisch archiviert werden, d.h.:

• Unterlagen der Buchhaltung,
• Geschäftsberichte,
• Jahresabschlüsse,
• Kaufbelege,
• Versicherungsunterlagen,
• Rechnungen,
• Verträge,
• Personalakten der Mitarbeiter,
• Technische Dokumente, etc.

Bei der Dokumentendigitalisierung sollten Sie vor allem eines im Auge behalten: Die Digitalisierung von Dokumenten muss GoBD-konform sein. GoBD ist eine Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. 

Folgende Punkte sind zu beachten:

Beim Scannen wird das ursprüngliche Papierdokument mit Vorder- und Rückseite eingescannt, um eine digitale Kopie davon zu erhalten. Der Scanner erstellt daraus eine verwertbare Datei, die in das System integriert werden kann.

Gemäß GoBD sind Unternehmen verpflichtet, den Scanvorgang zu dokumentieren. Das heißt, ein Protokoll zu erstellen, in dem erklärt wird, wer den Scanner bedient, was gescannt werden darf, in welcher Qualität der Scan erfolgt, etc. Auch der Inhalt oder die Bildübereinstimmung sollte für jede gescannte Datei dokumentiert werden.

Die gescannten Dokumente müssen anschließend archiviert werden. Das heißt, sie müssen langfristig und möglichst unveränderbar aufbewahrt werden. Die Archivierung wird in Abschnitt 9.2 erläutert. Sie ist eine wesentliche Komponente für digitale Dokumente.

Bei Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchhaltungsunterlagen in Papierform muss das Scanergebnis mit dem Original übereinstimmen, um aufbewahrt werden zu können.

Inhalte aufbewahrungspflichtiger digitaler Unterlagen dürfen nicht verändert werden. Wenn Unternehmen den Inhalt ändern, muss die Änderung protokolliert werden.

Durch die Anwendung eines Zertifizierungsverfahrens wird sichergestellt, dass das digital kopierte Dokument (z.B. eine PDF-Datei) mit dem Papieroriginal übereinstimmt. Eine Lösung hierfür ist die elektronische Signatur, die rechtsgültig ist. Erfahren Sie, warum eine Unterschrift im png Format hingegen nicht rechtsgültig ist.

Wie oben erwähnt, können grundsätzlich alle Papierdokumente digitalisiert werden. Folgendes ist jedoch auch für Firmen, die ihre Dokumente digitalisieren, zu beachten:

Auch wenn die Digitalisierung der Unterlagen dazu dienen soll, Papier aus den Büros zu entfernen, dürfen nicht alle Unterlagen nach dem Scannen vernichtet werden. 

Die folgenden Dokumente müssen weiterhin in Papierform aufgehoben werden:

• Eröffnungsbilanz
• Jahresabschlüsse
• Zollerklärungen
• Notarielle Verträge und Urkunden
• Dokumente mit Originalunterschriften
• Dokumente mit Wasserzeichen

Bei Dokumenten, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, sollte die Vernichtung erst einen Monat nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und nach Prüfung der gescannten Dokumente durch einen Dritten erfolgen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es sich für Firmen langfristig immer lohnt, Dokumente zu digitalisieren und sich hin zu einem papierlosen Büro zu entwickeln. Die Vorteile sind vielfältig. Die Digitalisierung von Dokumenten geht für Unternehmen mit Kosteneinsparungen, Effizienzgewinnen, Ordnung, Transparenz, Flexibilität und Effektivität einher. Durch den Verzicht auf übermäßigen Papierverbrauch schonen Unternehmen zudem die Umwelt und erleichtern ihren Mitarbeitern die Arbeit. Dadurch lassen sich wiederkehrende Aufgaben digitalisieren und den Menschen von ihnen befreien.

In Anbetracht der zahlreichen Vorteile, von denen Unternehmen durch die Digitalisierung ihrer Dokumente profitieren können, ist es zweifellos eine Investition, die sich langfristig auszahlt und einen wertvollen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung leistet.

Stellen Sie sich die Frage, wie Sie in Zukunft mit Ihren Unterlagen und Akten verfahren wollen. Stellen Sie sich außerdem die Frage, was Ihre Kunden von Ihnen erwarten und ob Sie die digitalen Neuerungen der letzten Jahre bereits voll ausnutzen. Unser Help Center steht Ihnen daneben immer zur Seite, wenn Sie Fragen zur Anwendungen oder irgendwelche Probleme haben. Informieren Sie sich entweder online oder rufen Sie uns an. Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen gerne zur Verfügung.