Dokumente digitalisieren: Warum Sie damit beginnen sollten, Unterlagen zu digitalisieren

Die Abfallreduzierung für Unternehmen ist nicht nur ein kurzfristiger Trend oder eine Modeerscheinung. Papierlose Dokumente sind eine echte Investition in eine sauberere, weniger umweltverschmutzende Gesellschaft. Dafür müssen große, aber auch kleine und mittelständische Unternehmen jedoch erstmal ihre Dokumente digitalisieren. Viele Unternehmen und Entscheidungsträger:innen in Unternehmen fürchten sich jedoch vor einer solchen Umstellung.

Das geht damit einher, dass bewährte Prozesse neu gedacht und bestehende Strukturen verändert werden müssen. Das Konzept der Entmaterialisierung stellt eine echte wirtschaftliche und ökologische Herausforderung für Unternehmen dar.

Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Unternehmen Unterlagen digitalisieren können, welche Vorteile daraus entsteht und was dabei beachtet werden muss.

Es ist anzunehmen, dass in einigen Jahren verschiedene nationale und internationale Regelungen eingeführt werden, die den Papierverbrauch nach dem gleichen Prinzip sanktionieren, wie beispielsweise heute die Umweltabgaben für Autos.

Die Digitalisierung von Dokumenten bzw. das papierlose Büro ist heute mehr denn je ein Schritt, der von allen Firmen unternommen werden muss, um gegen die Verschwendung von Zeit und endlichen Ressourcen vorzugehen. Einige Lösungen sind Einstiegspunkte in diesen Prozess, wie z.B. die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems, eines elektronischen Archivs und/oder die digitale Unterschrift von Dateien. Für alle drei Aspekte müssen Unternehmen Dokumente digitalisieren.

Durch die Reduzierung von Abfall, Druckkosten und Kosten für den Transport und die Archivierung von Dokumenten können Unternehmen ihre Kosten drastisch senken. 

Darüber hinaus kann die Digitalisierung von Dokumenten Verwaltungsprozesse vereinfachen und sicherer machen und zu erheblichen Zeiteinsparungen führen, was wiederum die Produktivität und Leistungsfähigkeit steigert.

Neben den wirtschaftlichen Vorteilen gibt es aber auch Vorteile für die Umwelt. Weltweit wächst das Bewusstsein für die Themen Ökologie und Schutz unseres Planeten und seiner Ressourcen. Papier und dessen Verwendung sind zweifellos schädlich für unseren Planeten aufgrund der Ressourcen, die für die Herstellung und Verarbeitung benötigt werden. Diese Tatsache sollte das Interesse aller Unternehmen wecken.

Im Folgenden wollen wir die Vorteile im Einzelnen unter die Lupe nehmen.

Das Konzept des „papierlosen Büros“ ist ein Trend, der von immer mehr Unternehmen aufgegriffen wird. Ziel ist es, die Verwendung von Papier im Unternehmen durch den Einsatz digitaler Formate zu minimieren.

Unternehmen haben durch die Digitalisierung ihrer Dokumente eine Reihe von Vorteilen. Stellen Sie sich zunächst aus wirtschaftlicher Sicht den Wegfall aller Kosten für den Druck von Dokumenten vor. Dazu gehören die vielen Packungen Papier, die jeden Monat zum Ausdrucken der Dokumente benötigt werden, aber auch Tintenpatronen und Drucker. Drucker sind oft sehr teuer und müssen regelmäßig gewartet werden, um Ausfälle, Störungen usw. zu vermeiden.

Die Kosten für Versand und Transport der Dokumente entfallen ebenfalls, da die Dokumente in digitaler Form per E-Mail oder Instant Messaging versandt werden. Durch die automatische Texterkennung mittels OCR-Software (Optical Character Recognition) können die digitalisierten Dokumente teilweise in Sekundenbruchteilen von der Software erfasst, indiziert und entsprechend abgelegt werden.

Im Rahmen der Digitalisierung wird auch die Archivierung eine weitere große Einsparungsquelle sein. Die Archivierung von Papierdokumenten ist eine Verschwendung von Zeit und Produktivität, da sie einen hohen organisatorischen Aufwand erfordert. Die Archivierung von Dokumenten umfasst alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Lagerung, Verwaltung und Sortierung. Sie benötigt auch Platz, d.h. einen oder mehrere Aufbewahrungsorte für die physischen Dokumente, aber auch Platz für Maschinen und Papiervorräte, die sich als sperrig und teuer erweisen.

Um die Einsparungen bei der Archivierung zu beziffern, haben Studien gezeigt, dass ein Unternehmen im Durchschnitt zwischen 5% und 15% seines Umsatzes für diese Aufgabe ausgibt! Rechnet man noch die Zeit hinzu, die die Beschäftigten mit der Suche nach Dokumenten verbringen, die manchmal versehentlich im falschen Ordner abgelegt oder durch Zeit oder andere Faktoren verändert wurden, ist das Einsparpotenzial enorm.

Auch die Geschwindigkeit ist ein wichtiger Faktor bei der Umstellung auf digitale Dokumente. Während der Postversand eines Dokuments einen oder mehrere Tage vom Versand bis zum Empfang benötigt, erfolgt der digitale Versand sofort. Dies spart nicht nur Zeit in den Prozessen, sondern erhöht auch die Reaktionsfähigkeit.

Viele Unternehmen versuchen bereits, weniger Papier zu verwenden und setzen auf die Digitalisierung von Dokumenten, wo immer dies möglich ist. Dabei stoßen sie jedoch immer wieder an Grenzen. Daher wird in der Praxis immer häufiger eine Mischform angewandt. Einige Dokumente werden in Papierform aufbewahrt, andere ausschließlich digital.

Diese Art der Dokumentenverwaltung verursacht eher mehr als weniger Aufwand. Schließlich führt sie zwangsläufig zu mehreren Anlaufstellen, die das Auffinden von Dokumenten erschweren. Besser ist es, eine vollständig digitale Dokumentenverwaltung anzustreben, bei der nicht jedes Dokument digital ausgefüllt, aber elektronisch abgelegt wird.

Um eine ganzheitliche Strategie für die Digitalisierung von Dokumenten zu entwickeln, müssen alle analogen Dokumente, die in digitale Dokumente umgewandelt werden können, erfasst werden.

In einem zweiten Schritt wird ein elektronisches Dokumentenmanagement eingerichtet, das es den verschiedenen Beteiligten ermöglicht, bei Bedarf gezielt ein bestimmtes Dokument zu finden.

Dieses elektronische Dokumentenmanagement muss daher mit einem elektronischen Dokumentenarchivierungssystem einhergehen. Für Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, ist die Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur die optimale Lösung. Sie ermöglicht es Ihnen, Personen zur Unterzeichnung von elektronischen Dokumenten auf sichere Weise einzuladen.

Mehr über die Unterschiede der elektronischen Signaturebenen erfahren Sie in unserem Artikel „Einfache, Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur“.

Durch die Automatisierung des Dokumentenmanagements werden Dokumente, deren Verwaltung und Nutzung sicherer. Dadurch können Mitarbeitende ihre Zeit für andere, produktivere Aufgaben nutzen. Diese automatisierten Workflows und Prozesse reduzieren außerdem erheblich das Risiko von Fehlern und Versäumnissen, die durch den menschlichen Faktor verursacht werden.

Im Prinzip können alle Papierdokumente digitalisiert und elektronisch archiviert werden, d.h.:

• Unterlagen der Buchhaltung,
• Geschäftsberichte,
• Jahresabschlüsse,
• Kaufbelege,
• Versicherungsunterlagen,
• Rechnungen,
• Verträge,
• Personalakten,
• Technische Dokumente, etc.

Bei der Dokumentendigitalisierung sollten Sie vor allem eines im Auge behalten: Die Digitalisierung von Dokumenten muss GoBD-konform sein. GoBD ist eine Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. 

Folgende Punkte sind zu beachten:

Im Abschnitt 9.3. Elektronische Erfassung von Papierdokumenten wird das Scannen detailliert beschrieben. Beim Scannen wird das ursprüngliche Papierdokument mit Vorder- und Rückseite eingescannt, um eine digitale Kopie davon zu erhalten. Der Scanner erstellt daraus eine verwertbare Datei, die in das System integriert werden kann.

Gemäß GoBD sind Unternehmen verpflichtet, den Scanvorgang zu dokumentieren. Das heißt, ein Protokoll zu erstellen, in dem erklärt wird, wer den Scanner bedient, was gescannt werden darf, in welcher Qualität der Scan erfolgt, etc. Auch der Inhalt oder die Bildübereinstimmung sollte für jede gescannte Datei dokumentiert werden.

Die gescannten Dokumente müssen anschließend archiviert werden. Das heißt, sie müssen langfristig und möglichst unveränderbar aufbewahrt werden. Die Archivierung wird in Abschnitt 9.2 erläutert. Sie ist eine wesentliche Komponente für digitale Dokumente.

Bei Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchhaltungsunterlagen in Papierform muss das Scanergebnis mit dem Original übereinstimmen, um aufbewahrt werden zu können.

Inhalte aufbewahrungspflichtiger digitaler Unterlagen dürfen nicht verändert werden. Wenn Unternehmen den Inhalt ändern, muss die Änderung protokolliert werden.

Durch die Anwendung eines Zertifizierungsverfahrens wird sichergestellt, dass das digital kopierte Dokument (z.B. eine PDF-Datei) mit dem Papieroriginal übereinstimmt. Eine Lösung hierfür ist die elektronische Signatur, die rechtsgültig ist. Erfahren Sie, warum eine Unterschrift im .png Format hingegen nicht rechtsgültig ist.

Wie oben erwähnt, können grundsätzlich alle Papierdokumente digitalisiert werden. Folgendes ist jedoch auch für Firmen, die ihre Dokumente digitalisieren, zu beachten:

Auch wenn die Digitalisierung der Unterlagen dazu dienen soll, Papier aus den Büros zu entfernen, dürfen nicht alle Unterlagen nach dem Scannen vernichtet werden. 

Die folgenden Dokumente müssen weiterhin in Papierform aufgehoben werden:

• Eröffnungsbilanz
• Jahresabschlüsse
• Zollerklärungen
• Notarielle Verträge und Urkunden
• Dokumente mit Originalunterschriften
• Dokumente mit Wasserzeichen

Bei Dokumenten, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, sollte die Vernichtung erst einen Monat nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und nach Prüfung der gescannten Dokumente durch einen Dritten erfolgen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es sich für Firmen langfristig immer lohnt, Dokumente zu digitalisieren und die Vision des papierlosen Büros zu verfolgen. Die Vorteile sind vielfältig. Die Digitalisierung von Dokumenten geht für Unternehmen nicht nur mit Kosteneinsparungen einher, sondern auch mit mehr Effizienz, Ordnung, Transparenz, Flexibilität und Effektivität. Durch den Verzicht auf übermäßigen Papierverbrauch schonen Unternehmen zudem die Umwelt und sparen Platz.

In Anbetracht der zahlreichen Vorteile, die Unternehmen durch die Digitalisierung ihrer Dokumente erlangen können, ist es zweifellos eine Investition, die sich langfristig auszahlt und einen wertvollen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung leistet.