Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

6 min

Veröffentlicht am 5 Jul, 2024

Personalinformationssystem (PIS)

Système d'Information des Ressources Humaines
Dina Janghorban

Dina Janghorban

Content Manager @Yousign

Illustration: Gawon Lee

Übersicht

In einer Ära, in der Unternehmen zunehmend auf datengesteuerte Entscheidungsfindung setzen, spielen Personalinformationssysteme (PIS) und Human Capital Management (HCM) eine entscheidende Rolle als treibende Kräfte der modernen Personalverwaltung. Diese Systeme sind weit mehr als bloße Technologieplattformen zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Sie fungieren vielmehr als strategische Instrumente, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre wichtigste Ressource – ihre Mitarbeiter:innen – optimal zu nutzen und weiterzuentwickeln.

PIS und HCM bieten Unternehmen die Möglichkeit, alle Aspekte der Personalverwaltung effizient zu automatisieren und zu integrieren. Von der Rekrutierung über das Onboarding neuer Mitarbeiter bis hin zur Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen helfen diese Systeme dabei, die täglichen administrativen Aufgaben zu vereinfachen und die Genauigkeit der Daten zu verbessern. Gleichzeitig bieten sie umfassende Analyse- und Reporting-Funktionen, die es HR-Profis ermöglichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und strategische Initiativen zu unterstützen.

Indem sie HR-Prozesse optimieren und die Mitarbeiterbindung fördern, tragen PIS und HCM maßgeblich zur Steigerung der Gesamteffizienz einer Organisation bei. Sie ermöglichen es Unternehmen, flexibel auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren und eine dynamische Arbeitsumgebung zu schaffen, die sowohl die individuelle Entwicklung der Mitarbeiter als auch das langfristige Wachstum des Unternehmens fördert.

 Definition und Zweck von PIS

Ein Personalinformationssystem (PIS), auch bekannt als Human Resources Information System (HRIS), ist eine speziell entwickelte Softwarelösung zur Automatisierung und Optimierung von Personalverwaltungsprozessen. Diese Systeme bieten eine zentrale Plattform, auf der alle mitarbeiterbezogenen Informationen und Prozesse verwaltet werden können. Die Hauptziele eines HRIS sind die Effizienzsteigerung, die Verbesserung der Datenintegrität und die Unterstützung strategischer HR-Entscheidungen.

Gut zu wissen!

Die Entwicklung von HRIS begann in den 1960er Jahren mit einfachen Gehaltsabrechnungsprogrammen. In den folgenden Jahrzehnten wurden diese Systeme kontinuierlich weiterentwickelt und erweitert, um eine breitere Palette von HR-Funktionen abzudecken. Mit der Einführung von Cloud-Technologien und mobilen Anwendungen in den letzten Jahren hat sich die Nutzung und Zugänglichkeit von HRIS erheblich erweitert. Heute sind moderne HRIS umfassende Optionen, die alle Aspekte des Personalmanagements integrieren und optimieren.

Funktionen von PIS

Ein Personalinformationssystem (PIS) bietet eine umfassende Palette von Funktionen, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Arbeit der Personalabteilung effizienter und effektiver zu gestalten:

  • Verwaltung von Mitarbeiterdaten: PIS ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Informationen, einschließlich persönlicher Daten, Kontaktinformationen, Beschäftigungshistorie und Qualifikationen. Diese zentrale Datenbank erleichtert den schnellen Zugriff und die Aktualisierung von Informationen durch autorisierte Personen in der Personalabteilung.

  • Gehaltsabrechnung: Das PIS automatisiert den Prozess der Gehaltsabrechnung, was die Berechnung und Auszahlung der Gehälter präziser und effizienter macht. Es berücksichtigt automatisch gesetzliche Abzüge, Steuern, Versicherungsbeiträge und andere relevante Faktoren, was Fehler reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet.

  • Leistungsbeurteilungen: Mit einem PIS können Leistungsbeurteilungen digital verwaltet werden. Es ermöglicht das Festlegen von Leistungszielen, die Überwachung des Fortschritts, die Dokumentation von Leistungsdaten und die Erstellung von Leistungsberichten. Dies hilft der Personalabteilung, die Leistung der Mitarbeiter objektiv zu bewerten und Entwicklungsbereiche zu identifizieren.

  • Schulungsmanagement: Das PIS unterstützt bei der Planung, Organisation und Verwaltung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter. Es hilft dabei, Schulungsbedarfe zu identifizieren, Schulungsressourcen zuzuweisen, Teilnehmer zu verwalten und den Erfolg der Schulungsmaßnahmen zu verfolgen. Dies trägt dazu bei, die kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu fördern und ihre Fähigkeiten aufrechtzuerhalten.

  • Bewerbermanagement: Durch das Bewerbermanagement-Modul unterstützt das PIS den gesamten Rekrutierungsprozess, angefangen bei der Stellenausschreibung über die Bewerberverfolgung bis hin zur Einstellungsentscheidung. Es ermöglicht das Erstellen von Stellenanzeigen, das Verwalten von Bewerbungen, das Durchführen von Vorstellungsgesprächen, das Prüfen von Referenzen und das Onboarding neuer Mitarbeiter.

  • Zeit- und Anwesenheitserfassung: Ein PIS ermöglicht die Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten und Anwesenheiten der Mitarbeiter. Dies umfasst die Überwachung von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubszeiten und Krankheitsurlaub. Es unterstützt die Personalabteilung bei der genauen Berechnung der Arbeitszeiten und der Verwaltung von Anwesenheitsdaten gemäß den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen.

Diese Funktionen sind entscheidend für die effektive Verwaltung des Personalwesens und tragen dazu bei, dass die Personalabteilung ihre Aufgaben effizienter erfüllen kann. Sie bieten nicht nur eine zentrale Plattform für die Datenverwaltung, sondern auch Tools zur Unterstützung strategischer Entscheidungen und zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung und -zufriedenheit.

Vorteile der Implementierung eines HRIS

Die Implementierung eines HRIS bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

  • Erhöhte Effizienz: Durch die Automatisierung vieler HR-Aufgaben wird der administrative Aufwand reduziert, wodurch HR-Mitarbeiter:innen sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

  • Verbesserte Datengenauigkeit und -konsistenz: Zentrale Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten minimiert Fehler und Duplikationen.

  • Einfache Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Ein HRIS hilft Unternehmen, rechtliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben leichter zu erfüllen.

  • Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch den Zugriff auf aktuelle und genaue Daten können fundierte Entscheidungen getroffen werden.

  • Kosteneinsparungen: Die Reduzierung manueller Aufgaben und die Automatisierung von Prozessen führen zu erheblichen Kosteneinsparungen.

Nutzen Sie die elektronischen Signaturen für Ihr Personalinformationssystem

Komponenten eines HRIS

Datenverwaltung in einem HRIS

Die Datenverwaltung ist das Herzstück eines HRIS. Sie bildet die Grundlage für alle HR-Prozesse und -Funktionen.

Mitarbeiterinformationen und -daten

Ein HRIS speichert umfassende Informationen über Mitarbeiter:innen, einschließlich persönlicher Daten, Beschäftigungsdetails, Gehaltsinformationen und Leistungsbeurteilungen. Diese Daten sind zentralisiert und leicht zugänglich, was die Verarbeitung und Aktualisierung erheblich vereinfacht.

Personalakten und -dokumente

Alle wichtigen Dokumente, wie Arbeitsverträge, Leistungsbewertungen und Schulungszertifikate, werden digital im HRIS gespeichert. Dies erleichtert den Zugriff und die Verarbeitung, da alle relevanten Informationen an einem Ort gespeichert sind und bei Bedarf schnell abgerufen werden können.

Datensicherheit und Datenschutz

Ein HRIS muss strenge Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität der sensiblen Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Dies umfasst Maßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, um sicherzustellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Gut zu wissen!

Ein effektives Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht es Unternehmen, Personaldaten sicher zu speichern, schnell darauf zuzugreifen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. So sparen HR-Abteilungen wertvolle Zeit und reduzieren das Risiko von Datenverlusten.

Funktionalitäten eines HRIS

Ein HRIS bietet eine Vielzahl von Funktionalitäten, die die Effizienz und Genauigkeit der Personalverwaltung erhöhen.

Verwaltung von Personalinformationen

Ein HRIS ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Personalinformationen. Dies umfasst die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Daten wie persönliche Informationen, Arbeitsverträgen, Vertragsmanagement, Gehaltsdetails und Leistungsbewertungen. Durch die zentrale Speicherung dieser Informationen wird die Datenaktualisierung und der Zugriff erheblich erleichtert.

Ihre Arbeitsverträge elektronisch unterzeichnen? Lernen Sie mehr darüber

Automatisierung von HR-Aufgaben

Durch die Automatisierung von HR-Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilungen und Urlaubsverwaltung können HR-Abteilungen Zeit und Ressourcen sparen. Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen helfen dabei, Aufgaben effizient zu steuern und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Integration von HR-Prozessen

Ein HRIS integriert verschiedene HR-Prozesse, wodurch eine nahtlose und effiziente Verwaltung aller personenbezogenen Aktivitäten ermöglicht wird. Dies umfasst die Integration von Bewerbermanagement, Schulungsmanagement und Leistungsbeurteilungen in ein zentrales System, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen verschiedenen HR-Funktionen verbessert.

Arten von Personalinformationssystemen

Die Vielfalt der Personalinformationssysteme (PIS/HRIS) auf dem Markt spiegelt die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Unternehmen wider. Je nach Unternehmensgröße, Branche und spezifischen HR-Anforderungen gibt es verschiedene Arten von PIS, die sich in ihren Funktionalitäten, Implementierungsmodellen und Integrationsmöglichkeiten unterscheiden. Im Folgenden werden die Hauptkategorien von PIS sowie ihre Vor- und Nachteile näher betrachtet.

Cloud-basierte HRIS-Lösungen

Cloud-basierte HRIS-Lösungen bieten viele Vorteile, darunter:

  • Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen können leicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, sei es durch Hinzufügen neuer Benutzer oder Erweiterung der Funktionalitäten.

  • Kosteneffizienz: Cloud-basierte Lösungen erfordern geringere Anfangsinvestitionen und bieten flexible Zahlungsmodelle, wie z.B. monatliche Abonnements.

  • Zugänglichkeit: Da die Software über das Internet zugänglich ist, können Mitarbeiter:innen von überall aus darauf zugreifen.

Es gibt jedoch auch Herausforderungen, wie Sicherheitsbedenken und die Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Cloud-Anbieter strenge Sicherheitsmaßnahmen implementiert hat, um die Daten zu schützen.

Die Implementierung von Cloud-HRIS erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Dazu gehört die Auswahl eines geeigneten Anbieters, der die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt, die Schulung der Mitarbeiter:innen zur Nutzung der neuen Software und die Sicherstellung der Datensicherheit. Ein klar definierter Implementierungsplan und kontinuierliche Unterstützung durch den Anbieter sind entscheidend für den Erfolg der Einführung.

SAP HRIS und andere HR-Management-Systeme

SAP HRIS, insbesondere SAP SuccessFactors, bietet umfassende HR-Funktionalitäten wie Talentmanagement, Gehaltsabrechnung und Analysefunktionen. Diese Ansätze sind bekannt für ihre Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit an die Bedürfnisse großer Unternehmen. Sie ermöglichen eine umfassende Verwaltung von Mitarbeiterdaten und bieten erweiterte Analysewerkzeuge zur Unterstützung strategischer HR-Entscheidungen.

Es gibt viele HRIS-Lösungen auf dem Markt, darunter Workday, Oracle HCM Cloud und ADP Workforce Now. Ein Vergleich dieser Alternative zeigt Unterschiede in Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Support. Während SAP SuccessFactors für seine umfangreichen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten bekannt ist, bieten andere Alternativen möglicherweise eine bessere Benutzerfreundlichkeit oder kostengünstigere Modelle für kleinere Unternehmen.

PIS-Implementierung und Testing

Die Implementierung eines Personalinformationssystems (PIS) ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um ihre HR-Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Dieser Prozess umfasst die sorgfältige Auswahl des richtigen Systems, die Schulung der Mitarbeiter für die Nutzung der neuen Technologie sowie die fortlaufende Verbesserung und Anpassung an die sich verändernden Unternehmensbedürfnisse. Neben der Implementierung spielt auch das Testing eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass das PIS reibungslos funktioniert, die erwarteten Ergebnisse liefert und den Anforderungen der Organisation gerecht wird.

Prozess der Implementierung eines PIS

Die Auswahl des richtigen PIS erfordert eine gründliche Bedarfsanalyse. Unternehmen müssen ihre spezifischen Anforderungen und Ziele klar definieren, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung diese erfüllt. Faktoren wie Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten sollten berücksichtigt werden.

Eine erfolgreiche PIS-Implementierung beinhaltet die umfassende Schulung der Mitarbeiter:innen. Dies stellt sicher, dass sie die neuen Systeme effektiv nutzen können und mit den neuen Prozessen vertraut sind. Schulungen sollten sowohl theoretische als auch praktische Komponenten enthalten und auf die spezifischen Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten sein.

Nach der Implementierung sollte das PIS regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Dies umfasst die Implementierung neuer Funktionen, die Optimierung bestehender Prozesse und die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter:innen.

Testing und Bewertung des PIS

Es ist wichtig, das PIS umfassend zu testen, um sicherzustellen, dass es korrekt funktioniert und die gewünschten Ergebnisse liefert. Best Practices umfassen Benutzerakzeptanztests, bei denen echte Benutzer das System auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität testen, sowie Systemintegrationsprüfungen, um sicherzustellen, dass alle Komponenten nahtlos zusammenarbeiten.

Die Effizienz und Wirksamkeit des PIS sollte regelmäßig bewertet werden. Dies kann durch die Analyse von Leistungskennzahlen und Feedback von Benutzern erfolgen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass das System den Unternehmenszielen entspricht und die HR-Prozesse optimiert.

Bei der Identifizierung von Problemen oder Ineffizienzen sollten sofortige Maßnahmen zur Fehlerbehebung und Optimierung des PIS ergriffen werden. Dies kann die Anpassung von Workflows, die Implementierung zusätzlicher Schulungen oder die Zusammenarbeit mit dem Anbieter zur Lösung technischer Probleme umfassen.

Wichtig zu beachten

Selbst in einer Ära des technologischen Fortschritts und der digitalen Transformation sind Personalinformationssysteme (PIS) und Human Resource Management Systems (HRMS) mehr als nur technologische Plattformen zur Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten wie Gehaltsabrechnungen und Urlaubsmanagement ermöglichen HRIS und HRMS HR-Abteilungen, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus bieten diese Systeme eine umfassende Analyse und Reporting-Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, Daten-basierte Einblicke zu gewinnen und ihre HR-Strategien kontinuierlich zu verbessern. Die Integration von HR-Prozessen wie Rekrutierung, Onboarding und Leistungsmanagement fördert eine agile Arbeitsumgebung und trägt zur Mitarbeiterbindung bei.

In einer Zeit, in der der Erfolg eines Unternehmens stark von seiner Fähigkeit abhängt, Talente zu gewinnen, zu entwickeln und zu halten, sind HRIS und HRMS unverzichtbare Instrumente für die HR-Abteilung. Sie bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, die Unternehmen benötigen, um sich den Herausforderungen des modernen Arbeitsmarktes erfolgreich zu stellen und eine nachhaltige Wachstumsstrategie zu verfolgen.

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.

Testen Sie Yousign
14 Tage lang kostenlos

Wie mehr als 15.000 kleine und mittelständische Unternehmen können auch Sie sofort die Unterzeichnung aller Ihrer Dokumente vereinfachen

green arrow
cta illustration

Testen Sie Yousign kostenlos für 14 Tage