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Digitalisierung im Personalwesen: elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen

elektronische Unterzeichnung
Dominik Drechsler

Dominik Drechsler

Country Manager Germany @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Im Personalwesen wurde die digitale Transformation durch günstige technische, aber auch gesetzliche Rahmenbedingungen bereits vor einigen Jahren eingeleitet. Zahlreiche Unternehmen verfügen bereits über ein Payroll-Management-System für die Verwaltung ihrer Teams oder ein Application-Tracking-System, mit dem der Einstellungsprozess auf einem kontinuierlich komplexer werdenden Arbeitsmarkt besser organisiert werden kann. Die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen zwischen Angestellten und Arbeitgeber ist ein weiteres Tool, das zur Vollendung des Digitalisierungsprozesses beiträgt und Personalleitern und Recruitern außerdem den Arbeitsalltag erleichtert.

Es ist an der Zeit, sich endgültig von Papier zu verabschieden!

Änderungen in den Arbeitsabläufen

Der Arbeitsmarkt verändert sich zunehmend und die Recruiter sowie das Personalwesen im Allgemeinen verfügen über immer mehr Möglichkeiten. Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsverträgen – befristet, unbefristet, Zeitarbeitsverträge, Teilzeit- oder Freelance-Verträge –, die den Arbeitgebern und ihren Teams vielseitige Einsatzmöglichkeiten bieten.

Parallel dazu entwickeln sich auch die Bedürfnisse der künftigen Angestellten weiter und können ganz einfach mit denen ihrer Arbeitgeber in Einklang gebracht werden. Kandidaten werden heutzutage häufig 100%-digital rekrutiert, da ist es nur konsequent, wenn auch die Unterschrift des Arbeitsvertrages elektronisch erfolgt.

Das Personalwesen – eine Branche inmitten des technologischen Wandels

Der Großteil der deutschen Unternehmen arbeitet inzwischen mit Lohnabrechnungssoftware zur Abwicklung sämtlicher Aktionen in Bezug auf Bezahlung, administrative Verwaltung und Zeit- und Aufgabenmanagement. Die Verwaltung von Ausbildung und Schulung bahnt sich ebenfalls ganz natürlich seinen Weg in diese neuen Tools, um nach und nach das Papierformat abzulösen.

Das Recruiting kommt dabei jedoch auch nicht zu kurz. Die Entwicklung von neuen Plattformen für die Arbeitssuche und der Ausbau des ATS-Angebots im SaaS-Bereich gibt den Recruitern die Möglichkeit, die Suche nach neuen Profilen besser zu organisieren bzw. die erste Kandidatenauswahl zu automatisieren.

Trotz durchgehend digitalisierter HR-Prozesse und aufgrund fehlender Alternativen ist das Papierformat lange Zeit die Norm für alles, was das Vertragsverhältnis zwischen dem Arbeitgeber und seinen Angestellten betrifft, geblieben. Die Einführung der elektronischen Signatur trägt zur Ausweitung der Digitalisierung auf sämtliche Tätigkeiten des Personalwesens bei und bietet ein noch höheres Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit für die Kommunikation.

Kann ich einen Arbeitsvertrag online unterzeichnen?

Ja, auf jeden Fall!

Grundsätzlich gilt für unbefristete Arbeitsverträge oder Teilzeitverträge keine Formvorschrift, d. h. Arbeitsverträge können sowohl handschriftlich, mündlich oder eben per elektronischer Signatur geschlossen werden. Inbegriffen sind selbstverständlich natürlich auch alle Nachträge oder Änderungsvereinbarungen die sich auf den ursprünglichen Vertrag beziehen.

Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG), ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 AÜG) oder das Nachweisgesetz (§ 2 Abs. 1 NachwG) bedürfen zwar explizit der Schriftform, das bedeutet aber nicht, dass diese nicht elektronisch signiert werden können. Es erfordert lediglich ein qualifizierten elektronischen Unterschrift, die laut Signaturgesetz der handschriftlichen Signatur ebenbürtig ist.

Lediglich Kündigungen von Arbeitsverhältnissen sowie die Pflicht zur Zeugniserteilung sind Dokumente im HR-Bereich, wo die Digitalisierung an ihre Grenzen stößt.
Damit eine elektronische Signatur anerkannt werden kann, muss sie jedoch die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Sie muss die Vollständigkeit und Nichtmodifizierbarkeit des Dokuments gewährleisten
  • Sie muss ein System zur Identifizierung des Unterzeichners enthalten
  • Es muss ein digitales Zertifikat auf dem Dokument angebracht werden

Die Zertifizierungsstellen und Vertrauensdiensteanbieter, zu denen auch Yousign gehört, dürfen ihre Lösungen für eine E-Signatur anbieten, die für die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen juristisch anerkannt ist.

Wo wird die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen angewandt?

Die elektronische Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ist für alle Arten von Arbeitsverträgen, die man auf dem Arbeitsmarkt finden kann, möglich.

  • Befristete Verträge
  • Unbefristete Verträge
  • Teilzeit Verträge
  • Freelance-Verträge
  • Zeitarbeitsverträge

Die elektronische Signatur wird den spezifischen Anforderungen der verschiedenen Tätigkeitsbereiche des Personalwesens gerecht. Die Unterzeichnung des befristeten oder unbefristeten Arbeitsvertrags und sämtlicher damit verbundenen Dokumente (Krankenversicherung, Vertraulichkeitsklausel, Urheberrechtserklärungen, ...) im Voraus sorgt für ein reibungsloses Onboarding und erleichtert die Aufnahme der beruflichen Tätigkeit. So stehen am ersten Tag keine administrativen Fragen, sondern das Kennenlernen des Unternehmens und der zugewiesenen Aufgaben im Mittelpunkt.

Da die elektronische Unterzeichnung des Arbeitsvertrags aus der Ferne erfolgen kann, ist sie außerdem eine gute Lösung für Angestellte im Homeoffice oder Unternehmen, deren verschiedene Niederlassungen weit voneinander entfernt sind. Durch die Validierungs-Workflows, die Sie in der Anwendung von Yousign finden können, haben Sie des Weiteren die Möglichkeit, Arbeitsverträge vor dem Versand an die Unterzeichner Korrektur zu lesen und zu bestätigen.

Ein Dashboard zur Verfolgung der Unterzeichnungen ermöglicht Ihnen parallel dazu einen Gesamtüberblick zu sämtlichen Verträgen, die noch bestätigt und unterzeichnet werden müssen.

Es ist an der Zeit, sich endgültig von Papier zu verabschieden!

Außerdem können durch die elektronische Signatur bei punktuellem oder langfristigem Bedarf Freelancer schneller eingestellt werden, wobei die formellen Anforderungen und der juristische Wert genau wie bei klassischen Arbeitsverträgen berücksichtigt werden.

Die Verwendung der E-Signatur ist natürlich nicht nur auf die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags begrenzt. Die elektronische Signatur kann für sämtliche Dokumente der digitalen Personalakte genutzt werden. Dies sorgt für einen sichereren Austausch mit Ihren Teams und eine bessere Organisation des Personalmanagements.

Die elektronische Unterschrift kann auch für Stellenbeschreibungen, Vertraulichkeitsklauseln, Jahresgespräche, Urlaubsanträge und deren Annahme etc. verwendet werden.

Automatisierung Ihrer HR-Prozesse

Die elektronische Signatur, die sowohl in Form einer App verfügbar ist, als auch über eine API problemlos in Ihre bestehenden Tools (PMS, ATS, HCM-Suite, etc.) integriert werden kann. So können Sie ganz einfach alle HR-Prozesse über ein einziges Programm steuern und die Gesamtheit oder einen Teil Ihrer Aufgaben je nach Bedarf automatisieren: den Validierungsparcours für Dokumente, automatische Erinnerungsmitteilungen bezüglich der elektronischen Signatur, Monitoring der Schulungen der Angestellten, Urlaubsplanung ...

Bei jeder Unterzeichnung erhalten alle Unterzeichner eine Kopie des Dokuments in digitalem Format sowie einen Zugang zu einer Beweisdatei (Audit Trail) in Bezug auf die Signatur.

Wenn Sie Ihre Plattform an ein elektronisches Archivierungssystem koppeln, können Sie auf diese Weise all Ihre HR-Dokumente sicher aufbewahren.

Yousign archiviert die Beweisdateien 10 Jahre lang (verlängerbar) in elektronischer Form bei Arkhineo, einem auf europäischer Ebene zertifizierten Archivierungsunternehmen.

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Die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen ermöglicht also nicht nur die Digitalisierung der Gesamtheit Ihrer HR-Prozesse, sondern trägt auch beachtlich zur Vereinfachung des Personalmanagements bei und bietet noch mehr Schutz bei Ihren Vertragsprozessen.

Die Verwendung ist ausgesprochen einfach und es gibt zahlreiche Anwendungsbereiche. Es ist also an der Zeit, diesen Schritt zu wagen, um Ihr Unternehmen moderner zu gestalten.

Entdecken Sie die elektronische Signatur im Rahmen einer Demonstration!

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