La transformation numérique n’est plus un concept obscur uniquement développé par des conférenciers lors de congrès et salons professionnels. Elle est désormais ancrée dans la réalité des entreprises mais reste bien souvent inachevée. Il est donc temps de finaliser et d’optimiser votre transition digitale ! Attardons-nous sur des points clés de cette transition : la dématérialisation et la signature en ligne.
Toutes les entreprises ont désormais démarré un processus de dématérialisation de leurs outils et méthodes de travail. Ces processus se révèlent plus ou moins complets et plus ou moins complexes selon les structures, leur taille, secteur d’activité mais également selon la volonté des dirigeants et managers de basculer vers le tout numérique.
Si la plupart de vos contrats et documents sont aujourd’hui dématérialisés, il est assez flagrant de voir que l’impression reste la norme dans le cas de leur validation et signature. Vous démarrez votre transformation numérique ou pire pensez l’avoir finalisée, mais signez encore vos documents armé de votre plus beau stylo ? Pourquoi alors mettre en place tout un processus de dématérialisation incluant des changements d’outils et de méthodes de travail pour terminer par un retour au papier ?
Jetez vos stylos et brûlez vos parapheurs ! Il est temps de passer à la signature électronique !
La signature électronique pour la sécurité de vos contrats
Première chose à savoir, la signature en ligne ou signature électronique est valable juridiquement si elle répond aux critères fixés par la réglementation européenne eIDAS et est délivrée par une autorité de certification comme Yousign.
En choisissant une solution de signature électronique proposée par un prestataire certifié eIDAS vous optez donc pour une solution disposant d’une véritable valeur juridique dans le sens où elle permettra d’apposer sur le document signé un certificat électronique, d’établir l’intégrité du document signé (sa non modification) ainsi que d'authentifier les signataires !
Yousign constitue ensuite un dossier de preuves regroupant l’ensemble de ces éléments et l’archive durant 10 ans chez Arkhineo, un tiers archiveur.
Il existe 3 niveaux de signature électronique associés à des niveaux de sécurités et d’identification des signataires. Selon vos besoins, les risques associés et les contraintes juridiques liées à certains documents, vous devrez choisir entre la signature électronique simple, avancée ou qualifiée.
En dehors des contraintes légales, votre choix dépendra de l’équilibre que vous trouverez entre simplicité d’usage et sécurité. Aujourd’hui, la grande majorité des signatures électroniques sont des signatures dites simples, déjà suffisamment sécurisées pour la plupart des transactions.
La signature en ligne, si elle est réalisée au moyen d’une solution certifiée, vous garantit donc la sécurité de vos contractualisations et permet de conserver en lieu sûr les éléments attestant du consentement et de l’identité des signataires. Un certificat électronique est aujourd’hui beaucoup plus sûr qu’un contrat rangé dans une pochette, rangée dans une boîte archive, rangée dans un entrepôt.
La signature en ligne pour gagner en efficacité
L’objectif majeur des processus de transition digitale est de se servir des outils numériques pour gagner en efficacité dans nos méthodes de travail. La signature électronique ne fait évidemment pas exception. Le traitement de texte vous a permis de vous débarrasser de votre machine à écrire, les CRM de jeter votre “boîte à fiches clients”. Emails, ERP, systèmes logistiques, tous ces nouveaux outils vous ont permis d’automatiser des tâches purement administratives et souvent chronophages mais également de les optimiser !
La transformation digitale est un processus global qui permet avant tout de connecter l’ensemble de ces processus et outils autrefois isolés et fragmentés pour réaliser un système logique et efficace de traitement des données et informations.
La signature électronique vient évidemment s’insérer dans ce système. Pourquoi interrompre une mécanique si bien huilée pour imprimer un document, l’insérer dans un parapheur et l’inviter à faire physiquement le tour des bureaux ?
La signature en ligne va permettre d’envoyer simultanément par e-mail les documents à signer à l’ensemble de signataires. Ils pourront les consulter sur leur ordinateur, téléphone ou tablette puis les signer en quelques secondes à l’aide d’un code de sécurité envoyé par SMS. L’ensemble des personnes concernées seront notifiées de la signature des documents et pourront poursuivre le process entamé, améliorant considérablement la réactivité de vos services.
Nous vous invitons à consulter l’exemple de la société Viessmann qui a considérablement amélioré son efficacité et sa relation client en déployant la signature électronique auprès de ses commerciaux itinérants.
L’application de Yousign va ainsi permettre de mettre en place des workflows et d’inclure dans la boucle non seulement les signataires mais également les personnes devant valider les documents.
Une API de signature électronique vous permettra quant à elle d’automatiser encore davantage ce procédé en l’intégrant directement dans vos outils internes (CRM, ERP, site web). Vous serez ainsi en mesure de générer automatiquement des documents PDF à partir de modèles en remplissant des champs sur votre plateforme. Une fois ceci fait, le document pourra être signé en ligne sans changer d’outil.
L’impact financier de la signature électronique
Passer à la signature électronique aura évidemment des conséquences bénéfiques en termes de réduction des coûts, diminuant les frais matériels d’un côté et optimisant les ressources humaines mobilisées sur les tâches administratives.
Les gains de productivité, bien que difficilement quantifiables, sont réels. Vos collaborateurs pourront réduire de façon drastique le temps consacré aux formalités administratives, déplacement à la Poste, relances … pour se consacrer à leur coeur de métier et à des missions plus valorisantes pour l’entreprise. Un commercial n’aura par exemple plus à relancer ses clients pour la signature des contrats ou devis. L’ensemble de la chaîne de décision, avertie en temps réel, pourra de son côté accélérer la mise en oeuvre des contrats.
D’un point de vue plus matériel, la signature en ligne va également permettre de réduire les coûts liés à l’utilisation du papier, à l’impression et ses chères cartouches, à l’affranchissement du courrier et évidemment à l’archivage qui peut rapidement devenir un poste de dépense considérable. La société PMU utilise Yousign pour la contractualisation avec ses différents points de vente. Elle a estimé à 18 000 euros par an les gains réalisés sur le seul poste des fournitures depuis la mise en place de la signature électronique.
Les bénéfices sont doubles. Vous dépensez moins d’un côté et pouvez augmenter vos recettes de l’autre en optimisant vos processus de travail et rééquilibrant la répartition des tâches entre vos différents collaborateurs.
L’impact écologique de la signature numérique
L’écologie est un sujet sociétal majeur et les entreprises, au même titre que les citoyens, vont devoir intégrer cette notion dans leurs activités quotidiennes. C’est devenu un sujet clé tant du point de vue politique qu’économique. Vos engagements concrets en ce sens auront donc un impact sur l’image de votre entreprise mais également de façon plus générale sur son développement.
A l’allure actuelle, ce sont 2 400 arbres qui sont abattus chaque minute dans le monde. La transition digitale, au travers notamment de la diminution de notre consommation de papier doit permettre de réduire ce rythme.
Au-delà même de l’aspect purement matériel du contrat, c’est l’ensemble de l’empreinte carbone associée à son traitement qui peut être réduite grâce à la signature électronique. Diminution du nombre d’impressions, d’envois par courrier, de déplacements auprès des signataires. Les processus administratifs et la contractualisation font partie des éléments qui peuvent nécessiter l’emploi important de ressources et ainsi impacter durablement l’environnement. La signature en ligne est donc une solution qui permet de réduire cet impact. Elle s’insère de façon cohérente dans un processus de réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.
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La signature électronique est la suite logique de votre transition digitale. Mieux encore, c’est certainement l’une des étapes les plus simples à déployer au sein de votre structure. Un logiciel simple, des documents au format PDF et un code SMS permettront de numériser tous vos processus de contractualisation. Comme nous l’avons vu, les bénéfices sont multiples en termes de sécurité, de productivité, de coûts, d’écologie mais également d’image de l’entreprise et de relation client. Alors lancez-vous !
Un expert Yousign en transition digitale pourra vous accompagner dans le déploiement de la signature électronique au sein de votre structure. L’objectif est de vous guider pas à pas dans la définition de vos besoins, de lister les processus à simplifier et de vous aider à mettre en place la solution de signature électronique la plus adaptée.
