Signer électroniquement un procès verbal d’assemblée générale, c'est possible !

L’assemblée générale (AG) est un événement incontournable et structurant de la vie de toute société et cela dès son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) !

Dans cet article, nous vous proposons de :

▪ voir comment signer électroniquement un procès verbal (PV) d’assemblée générale 

👉 SPOILER : c’est possible et légal depuis le décret n°2019-1118 de 2019 👈

▪ comprendre en quoi Yousign vous aide à sécuriser cet événement récurrent.

Il s’agit du compte-rendu exclusif sur le déroulé de l’assemblée générale qui devra restituer :  

• les sujets abordés,
• les résultats des délibérations/votes s’étant déroulés durant l’AG.

Bon à savoir : 

Il existe deux types d’AG :

• ordinaires : elles doivent avoir lieu au moins une fois par an, au plus tard dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes annuels,
• extraordinaires : pas de caractère obligatoire, elles sont provoquées sur demande.

Le PV d’assemblée générale doit être obligatoirement rédigé au cours de chaque AG de société et répond à un formalisme strict lui conférant valeur de preuve en cas de litige, comme le dispose le décret n°2019-1118 de 2019.

Il obéit donc à des règles communes aux différents grands types de sociétés ainsi qu’à des règles particulières applicables à certaines d’entre elles uniquement (nous ne nous attarderons pas sur ces détails qui ne sont pas le but de cet article).

La phase de signature qui suit logiquement la phase de rédaction du pv d’assemblée générale doit absolument être assurée par une personne habilitée de ladite société.

De manière générale, pour être légaux, les PV d’assemblée générale doivent être signés par des responsables de l’AG et quelquefois par certains participants.

Ainsi, ce sont les statuts de la société qui viennent y apporter une réponse.
Quelques exemples :

👉 dans le cadre d’une assemblée générale de copropriétaires, c’est le président de séance qui est chargé de la signature du procès-verbal,

👉 pour une entreprise SARL (Société à responsabilité limitée), il s’agira du président de l’AG, du (des) gérant(s) de la société et de chaque membre de l’AG ayant un rôle spécifique,

👉 pour une entreprise SA/SAS (Société anonyme/Société par actions simplifiée), il s’agira de tous les membres du conseil d’administration ou du bureau, tous les scrutateurs, le secrétaire de séance et toute personne ayant un rôle spécifique durant l’assemblée générale. Notez que les actionnaires peuvent aussi signer et parapher le PV si cela est requis.

Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 entré en vigueur le 4 novembre 2019, il est POSSIBLE de dématérialiser les procès-verbaux d’assemblées générales.

Cela implique donc qu’ils peuvent :

• être signés électroniquement au moyen d’une solution dédiée,
• être archivés numériquement dans des registres dématérialisés.

Bon à savoir : 

Tous les PV doivent être conservés dans un registre spécial tenu au siège de la société et doivent pouvoir être consultés librement par les associés ou par le tribunal de commerce pendant une durée d’au moins 6 ans.
Le registre dématérialisé répondra à une conservation classique sur ordinateur, l’horodatage lié à la signature électronique offrant garantie de preuve.

☝️ À retenir : signer électroniquement un PV d’AG, c’est possible et légal !

📖 Comme l’indique le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, il est nécessaire d’utiliser la signature électronique avancée (SEA) dans la majorité des cas.

⚠ Par exception, pour les seules SAS / SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle), le recours à la signature simple est possible si et seulement si cela est prévu dans les statuts de ladite société.

Pour rappel :
il existe différents niveaux de signature électronique plus ou moins complexes et sécurisés. L’équipe de Yousign a rédigé un article très complet sur ce sujet directement issu de la réglementation européenne eIDAS.

Notez également que le paraphe est souvent utilisée comme gage supplémentaire de protection contre toute contestation à l’étape de signature d’un procès-verbal d’assemblée générale.

1️⃣ Simplifier la gestion administrative
La signature électronique vous permet de dématérialiser, centraliser et envoyer de manière automatique tous vos documents à l’ensemble des parties prenantes pour une prise en charge immédiate.

2️⃣ Gagner du temps
Vous pouvez accélérer vos processus et réagir en temps réel grâce à la signature électronique : vous signez et validez vos PV en direct et en quelques clics depuis n’importe quel appareil car Yousign est une solution SaaS.

3️⃣ Sécuriser les échanges avec les parties prenantes
La sécurité et la confidentialité sont des enjeux majeurs pour Yousign. Nous avons donc mis en place des mesures visant à garantir la sécurité de vos processus grâce notamment à un chiffrement des données relatives à vos échanges et un hébergement de nos solutions en France.

Grâce à l’horodatage et au dossier de preuve émis pour chaque invitation de signature, l’intégrité du document est préservée et la fraude impossible. Un exemple ? la transcription antidatée d’une délibération

4️⃣ Disposer d’une véritable valeur juridique 
Vous bénéficiez d’une signature électronique disposant d’une valeur juridique conforme à la réglementation européenne eIDAS.

Appvizer est le premier média en Europe qui digitalise l’entreprise.

Client de Yousign depuis 2020, l’entreprise dirigée par Colin Lalouette signe électroniquement les procès verbaux de réunions, de comités stratégiques, les rapports de président, les exercices financiers… 

Eu égard à l’aspect officiel de ces documents, il fallait absolument que la signature s’accompagne de preuves factuelles et techniques qui peuvent témoigner de la validité de la signature :

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Le présent document vous est fourni à titre indicatif. Nous ne garantissons pas leur exhaustivité, pas plus que leur mise à jour au regard de la réglementation applicable. Enfin, elles ne sauraient en aucun cas se substituer à un conseil juridique.

Après avoir lu cet article, il vous reste quelques questions en tête à propos de nos solutions ?