La signature électronique, qu'est-ce que c'est ?

eIDAS, certificat, horodatage, authenticité, signataires… Le monde de la signature numérique , s’il coule de sources pour nous (ce qui parait logique!) renferme un jargon et des fonctionnements bien moins évidents pour les néophytes. 
Cet article pédagogique s’adresse à tous ceux qui seraient intéressés par tous les avantages de la signature en ligne, mais pour qui cette question revient sans cesse: “La signature électronique, comment ça marche ?”.

Cette question élémentaire cache en fait un usage que beaucoup d’entre nous faisons aujourd’hui et qui peut créer des confusions. Non, la signature électronique ne consiste pas à scanner votre propre signature, ni à signer sur un appareil mobile un gribouillis indéchiffrable.  La signature électronique est un procédé technique et juridique qui permet à des individus d’apporter consentement et approbation à des documents numériques. Ce n’est pas une image, ni un dessin. C’est un outil qui se doit de respecter des conditions et des normes fixées par les autorités européennes et françaises. 

Consultez notre article : Non, la signature scannée n'a pas de valeur juridique

La signature en ligne ne ressemble en aucune façon à une signature manuscrite. Derrière l’apparence de votre nom et prénom, se cache en fait une série de nombres associés à un fichier et à une personne spécifique.

La signature électronique présente un nombre d'avantages non négligeable:

• Gain de temps: La signature d'un contrat officiel (bail, contrat de travail, bon de commande, baux, etc.) est un processus qui requiert deux parties signataires. Il faut donc en règle générale, qu'un signataire se déplace pour signer le contrat. Dans le cas ou un déplacement physique est impossible, il faut alors envoyer les contrats par la poste, attendre qu'ils soient signés par le destinataire. Celui-ci doit ensuite les renvoyer par la poste pour réception à l'émetteur. Vous l'avez compris, ces allers-retours sont chronophages. Grâce à la signature électronique, vous n'avez qu'à envoyer vos documents via une plateforme de signature électronique et le tour est joué !
• Gain d'argent: Plus besoin d'imprimer les contrats en X exemplaires. Grâce à la signature électronique, vous économisez en espace, et cout d'impression et de papier.
• Sécurité et conformité: La signature électronique est un processus très encadré, notamment par la règlementation européenne eiDAS. Chaque prestataire de service est audité par l'ANSSI, et les règles dictées par la commission européenne doivent être appliquées avec la plus grande rigueur.

La règlementation eIDAS définit 3 niveaux de signature:

• la signature dite simple : c'est le niveau de signature le moins élevé, mais qui correspond aux besoins de l'extrême majorité des acteurs. Elle permet de faire signer ses documents en quelques clics, tout en profitant d'une authentification par code SMS envoyé au numéro du signataire.
• La signature avancée : qui est constituée d'un niveau de sécurité intermédiaire avec des critères de vérification d'identité plus poussés.
• La signature qualifiée : qui possède un niveau de sécurité maximum mais qui est aussi beaucoup plus contraignante (avec notamment des vérifications d'identité en face à face)

La règlementation eIDAS (qui est l'acronyme de electronic Identification Authentication and trust Services) s'applique à ce qui est appelé "l'identification électronique", ainsi qu'aux services de confiance et aux documents électroniques. Cette règlementation correspond au règlement européen n°910/2014 du Parlement Européen et du Conseil européen du 23 juillet 2014. Le but de son instauration est tout simplement d'établir un cadre et des normes européennes afin de promouvoir le développement d'un marché de confiance numérique.

C'est plutôt très simple, il suffit de suivre les étapes détaillées dans cette vidéo !

Une fois que vos documents sont signés par toutes les parties prenantes, un document appelé "dossier de preuve" qui porte toutes les informations clés de la signature de vos documents est généré.
Avec Yousign, ce dossier de preuve est archivé automatiquement pendant 10 ans chez notre partenaire de confiance CDC Arkhineo et directement accessibles depuis l'application Yousign.

CDC Arkhineo est un tiers archiveur qualifié eIDAS, dont l'infrastructure d'archivage bénéficie des plus hauts niveaux de sécurité. La pérennité et la confidentialité de vos documents sont donc tout à fait assurés.

Il faut bien faire la différence entre stockage de document et archivage des dossiers de preuve:

• Le stockage des documents veut dire que Yousign stocke vos documents sur des serveurs sécurisés. Vous pouvez accéder à vos documents à tous moments depuis votre application de signature électronique.
• L'archivage des dossiers de preuve est un processus systématique. A chaque fois qu'une procédure de signature est terminée, un dossier de preuve est généré automatiquement et archivé chez notre partenaire. Ce dossier de preuve atteste du bon fonctionnement de la procédure de signature et peut être utile en cas de litige.

Ce détour pratique pratique et ô combien utile sur les documents que vous pouvez légalement signer avec une signature numérique va vous permettre de mieux cibler vos besoins. La  liste ne peut être exhaustive, tant elle renferme de possibilités.
La signature électronique peut aider différents secteurs: 

• Juridique
• Immobilier
• Assurance
• Bancaire
• Commercial 
• Ressources humaines

Vous pourrez ensuite signer tous les contrats inhérents  à votre secteur du moment que ceux-ci sont déjà dématérialisés, en toute sécurité.

On ne saurait être tout à fait objectif là dessus, mais pour nous, l'application de signature électronique parfaite devra faire preuve de ces qualités:

• Omniscience: vous devez être capable de signer vos documents partout, de n'importe quel appareil (desktop ou mobile) à tous moments du jour ou de la nuit.
• Rapidité: envoyer, recevoir et signer des contrats doit se faire rapidement, sans encombre et sans à-coups.
• Sécurité: la plateforme de signature électronique vous choisirez doit être respectueuses des règles dictées par eIDAS et l'ANSSI
• Facilité: Signer un document via une plateforme de signature électronique doit être facile et ludique !

Comme son nom l’indique, la signature électronique vous permet de...signer des documents. Au-delà de ce simple fait, elle permet de garantir l’identité du signataire (nous verrons comment juste en dessous) et l’intégrité du document.
Les lois européennes et françaises se sont ensuite chargées de cadrer l’usage de la signature numérique , qui est aujourd’hui et depuis le 23 juillet 2014 régie par le règlement eIDAS qui en définit 3 niveaux.

La réglementation européenne est l’une des plus strictes au monde, si ce n’est la plus stricte au monde. Les éditeurs tiers doivent suivre un parcours de certification très précis et ont le devoir de se conformer aux normes dictées par ce règlement. Par exemple, afin d’être certifié, un prestataire de confiance comme Yousign, doit se faire auditer par des experts chargés des contrôles. Ceux-ci font partie de sociétés privées indépendantes désignées par la Commission Européenne. Leur rapports sont analysés, dans le cas de la France, par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes Informatiques (ANSSI).

En savoir plus sur l'ANSII et son visa de sécurité.

Après ces détours élémentaires, venons-en à la question principale de cet article.
Concrètement, quand vous demandez à un signataire de signer un document, celui-ci recevra un e-mail qui l'amènera directement vers le document à signer. 

Une fois ce document pris en compte par le signataire, celui-ci signe le document en confirmant  tout d’abord son identité via un code SMS envoyé sur son numéro de téléphone. Une fois la procédure terminée, vous recevrez un e-mail vous avisant que le document a été signé.
Les documents signés seront alors disponibles dans votre espace client. 

Chez Yousign, si le smartphone fait défaut à votre signataire, il existe d’autres modes d’authentification. 

• Le signataire peut utiliser un téléphone fixe pour appeler un serveur vocal, qui lui délivrera un code à remplir. 

De la même manière, dans le cas d’une signature électronique avancée, le signataire aura l’obligation de faire vérifier sa carte d’identité. Concrètement, il/elle recevra un email l’invitant à télécharger sa pièce d’identité.
Celle-ci sera ensuite contrôlée automatiquement via des contrôles de cohérence qui concernent, entre autres: 

• La cohérence de la MRZ
• L’ensemble de la cohérence des éléments visuels de sécurité
• La date de validité de la CNI

Une fois la vérification automatique faite et la pièce d’identité approuvée, le signataire recevra un email pour signer les documents.

Lorsqu’un document est signé numériquement, un dossier de preuves (ou audit trail en anglais) est constitué. Ce dossier est en fait l’ensemble des informations qui ont mené au bon déroulement de la signature. Il peut contenir plusieurs types d'information très générales comme:

• Nom de la procédure 
• ID de la procédure
• Date de création 
• Date d’envoi
• Informations spécifiques au signataire (Nom, prénom, adresse e-mail, adresse IP, …)
• Informations sur l’authentification du signataire: mode d’authentification, heure de validation, etc.)

Ce dossier est une mine d’information à très grande valeur dans le cas de litiges pour faire techniquement rejouer la signature.
Dans le cas de Yousign, le dossier de preuves est archivé pendant 10 ans chez Arkhinéo, tiers archiveur de confiance qualifié eIDAS. Ils sont aussi accessibles directement depuis votre espace eSignature. 

Voilà finalement comment la signature électronique marche. Les coulisses de son fonctionnement ont été largement vulgarisées pour les besoins de cet article, évidemment. Cependant, il est important de comprendre que la signature électronique est la seule option qui allie praticité et sécurité pour signer vos documents numériques. 

CDI, CDD, baux de location, mandat SEPA, prêt bancaire, devis, états des lieux d’entrée ou de sortie… Tous ces documents sont compatibles avec la signature électronique, qui vous donne la possibilité de faire un geste pour l’environnement, tout en économisant tous les coûts liés  à l'utilisation du papier.