eSignature des documents

La signature électronique, comment ça marche ?

Signature électronique
Thomas Choukroun

Thomas Choukroun

Content Manager @Yousign

Illustration: Mélusine VIlars

eIDAS, certificat, horodatage, authenticité, signataires… Le monde de la signature numérique , s’il coule de sources pour nous (ce qui parait logique!) renferme un jargon et des fonctionnements bien moins évidents pour les néophytes. 
Cet article pédagogique s’adresse à tous ceux qui seraient intéressés par tous les avantages de la signature en ligne, mais pour qui cette question revient sans cesse: “La signature électronique, comment ça marche ?”.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Cette question élémentaire cache en fait un usage que beaucoup d’entre nous faisons aujourd’hui et qui peut créer des confusions. Non, la signature électronique ne consiste pas à scanner votre propre signature, ni à signer sur un appareil mobile un gribouillis indéchiffrable.  La signature électronique est un procédé technique et juridique qui permet à des individus d’apporter consentement et approbation à des documents numériques. Ce n’est pas une image, ni un dessin. C’est un outil qui se doit de respecter des conditions et des normes fixées par les autorités européennes et françaises. 

La signature en ligne ne ressemble en aucune façon à une signature manuscrite. Derrière l’apparence de votre nom et prénom, se cache en fait une série de nombres associés à un fichier et à une personne spécifique.

Quels documents puis-je signer avec la signature électronique ?

Ce détour pratique pratique et ô combien utile sur les documents que vous pouvez légalement signer avec une signature numérique va vous permettre de mieux cibler vos besoins. La  liste ne peut être exhaustive, tant elle renferme de possibilités.
La signature électronique peut aider différents secteurs: 

  • Juridique
  • Immobilier
  • Assurance
  • Bancaire
  • Commercial 
  • Ressources humaines

Vous pourrez ensuite signer tous les contrats inhérents  à votre secteur du moment que ceux-ci sont déjà dématérialisés, en toute sécurité.

Juridiquement, qu’est-ce que la signature électronique permet ?

Comme son nom l’indique, la signature électronique vous permet de...signer des documents. Au-delà de ce simple fait, elle permet de garantir l’identité du signataire (nous verrons comment juste en dessous) et l’intégrité du document.
Les lois européennes et françaises se sont ensuite chargées de cadrer l’usage de la signature numérique , qui est aujourd’hui et depuis le 23 juillet 2014 régie par le règlement eIDAS qui en définit 3 niveaux.

La réglementation européenne est l’une des plus strictes au monde, si ce n’est la plus stricte au monde. Les éditeurs tiers doivent suivre un parcours de certification très précis et ont le devoir de se conformer aux normes dictées par ce règlement. Par exemple, afin d’être certifié, un prestataire de confiance comme Yousign, doit se faire auditer par des experts chargés des contrôles. Ceux-ci font partie de sociétés privées indépendantes désignées par la Commission Européenne. Leur rapports sont analysés, dans le cas de la France, par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes Informatiques ( ANSSI).

La signature électronique, comment ça marche ?

Après ces détours élémentaires, venons-en à la question principale de cet article.
Concrètement, quand vous demandez à un signataire de signer un document, celui-ci recevra un e-mail qui l'amènera directement vers le document à signer. 

Une fois ce document pris en compte par le signataire, celui-ci signe le document en confirmant  tout d’abord son identité via un code SMS envoyé sur son numéro de téléphone. Une fois la procédure terminée, vous recevrez un e-mail vous avisant que le document a été signé.
Les documents signés seront alors disponibles dans votre espace client. 

Chez Yousign, si le smartphone fait défaut à votre signataire, il existe d’autres modes d’authentification. 

  • Le signataire peut utiliser un téléphone fixe pour appeler un serveur vocal, qui lui délivrera un code à remplir. 

De la même manière, dans le cas d’une signature électronique avancée, le signataire aura l’obligation de faire vérifier sa carte d’identité. Concrètement, il/elle recevra un email l’invitant à télécharger sa pièce d’identité.
Celle-ci sera ensuite contrôlée automatiquement via des contrôles de cohérence qui concernent, entre autres: 

  • La cohérence de la MRZ
  • L’ensemble de la cohérence des éléments visuels de sécurité
  • La date de validité de la CNI

Une fois la vérification automatique faite et la pièce d’identité approuvée, le signataire recevra un email pour signer les documents.

Comment s’assurer du bon déroulement d’une signature numérique ?

Lorsqu’un document est signé numériquement, un dossier de preuve (ou audit trail en anglais) est constitué. Ce dossier est en fait l’ensemble des informations qui ont mené au bon déroulement de la signature. Il peut contenir plusieurs types d'information très générales comme:

  • Nom de la procédure 
  • ID de la procédure
  • Date de création 
  • Date d’envoi
  • Informations spécifiques au signataire (Nom, prénom, adresse e-mail, adresse IP, …)
  • Informations sur l’authentification du signataire: mode d’authentification, heure de validation, etc.)

Ce dossier est une mine d’information à très grande valeur dans le cas de litiges pour faire techniquement rejouer la signature.
Dans le cas de Yousign, le dossier de preuve est archivé pendant 10 ans chez Arkhinéo, tiers archiveur de confiance qualifié eIDAS. Ils sont aussi accessibles directement depuis votre espace eSignature. 

Voilà finalement comment la signature électronique marche. Les coulisses de son fonctionnement ont été largement vulgarisées pour les besoins de cet article, évidemment. Cependant, il est important de comprendre que la signature électronique est la seule option qui allie praticité et sécurité pour signer vos documents numériques. 

CDI, CDD, baux de location, mandat SEPA, prêt bancaire, devis, états des lieux d’entrée ou de sortie… Tous ces documents sont compatibles avec la signature électronique, qui vous donne la possibilité de faire un geste pour l’environnement, tout en économisant tous les coûts liés  à l'utilisation du papier.

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