eSignature des documents

Comment ajouter une signature numérique dans Excel ?

Image ajouter signature numérique excel
Pauline Dubois

Pauline Dubois

Content manager @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Dans la famille Microsoft Office, je demande Excel 😉

Vous avez certainement en tête une déferlante de mots tels que : classeurs, feuilles, interfaces, tableurs...

Dans l’imaginaire collectif, Excel est bien souvent perçu comme le vilain petit canard de la suite bureautique Microsoft Office : trop compliqué à maîtriser pour la plupart 😨

Peut-être moins avenant que son grand frère Word, quant à lui axé sur le traitement de texte, Microsoft Excel occupe pourtant le premier plan des outils de gestion dans les organisations de tous secteurs.

Un outil puissant pour l’analyse de données en entreprise

📈 Excel transforme des données brutes afin de les rendre utilisables

Ce logiciel regorge de fonctionnalités permettant de suivre et de gérer de multiples opérations nécessaires à l’activité d’entreprise. 

Qui ça peut intéresser ?

En somme, toutes les équipes peuvent se servir d’Excel.
Des fonctions telles que : directeur administratif et financier, analyste, comptable, chef de projet…

Quelques exemples d’utilisation ?

La mise en forme des données (graphique, tableaux croisés dynamiques etc), le remplissage automatique, les calculs sophistiqués… 

Quels avantages ?

Excel est un choix logique pour un bon nombre d’entreprises, les principales raisons :

  • coût économe de la licence,
  • consolidation des dépenses en fournisseurs,
  • automatisation des tâches,
  • gain de temps,
  • sécurité et conformité,
  • travail d’équipe.

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👆 N.B. Attention cependant de garder en tête les limites d’Excel, il sera en effet plus intéressant d’utiliser un logiciel CRM (Customer Relationship Management) pour les grandes bases de données clients par exemple.

Signer numériquement dans Excel : quelle plus-value ?

L’objectif ? Faire signer des tableurs à distance et accélérer les prises de décision des équipes en entreprise 💪

Comme pour Word, la validité d’une signature électronique ajoutée dans Excel dépend du certificat électronique rattaché à la procédure de signature concernée.

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Pour rappel : le certificat numérique est émis par une autorité de certification, comme c’est le cas de Yousign, prestataire de services de confiance encadré par eIDAS.

Le certificat garantit :

✔ l’identité du signataire,
✔ l’intégrité du document,
✔ le consentement de toutes les parties au document.

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Avec la signature électronique Excel, n’importe quelle entreprise s’assure donc de la légalité, simplicité et rapidité de ses procédures de signature.

Un exemple de document ?

Une feuille d'émargement peut être signée grâce à la signature électronique. C’est très pratique puisque ce type de document implique bien souvent la signature d’un grand nombre de personnes, pouvant se situer dans des endroits différents.

À noter : des modèles vierges existent d’ailleurs déjà dans Excel.

  • ajouter une signature dans excel

Comment faire pour créer une signature numérique dans Excel ?

Première chose à savoir : il n’y a rien à configurer dans Excel du côté de l’utilisateur pour signer le document.

Les quelques étapes à suivre son très simples : 

1️⃣ Enregistrer et exporter le tableur Excel au format PDF

👆 Bon à savoir : cette étape liminaire est nécessaire car le format PDF est inaltérable et par conséquent idéal pour les échanges nécessitant d’être sécurisés.

Comment exporter une feuille de calcul Excel au format PDF ?

Dans l’onglet “Fichier” (barre d'outils en haut à gauche)
➡ cliquer sur “Exporter” 
dans la boîte de dialogue cliquer sur “Créer un document PDF/XPS” 
➡ enfin, cliquer sur “Publier” pour engendrer le PDF.

  •  export excel

2️⃣ Charger le fichier à signer sur l’application de Yousign et procéder aux réglages relatifs à la procédure de signature (coordonnées des destinataires, éventuelle.s pièce.s jointe.s que le contact devra consulter)

3️⃣ Cliquer sur ok et envoyer les documents à signature en France et dans toute l’Europe

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Alors si vous pensiez qu’Excel était un truc de nerd, hé bien non, il est à la portée de tous, avec un peu d’entrainement 😉 

En attendant, optez pour une démo Yousign afin de vous familiariser avec l’outil et de tester ses capacités par vous-même !

Démo Yousign Démo Yousign