Comment insérer une signature dans word ?

Classique : un partenaire vous transmet par mail un document Word qu’il vous intime de signer le plus rapidement possible car l’affaire en question est urgente. Un coup de stress plus tard et vous vous retrouvez à googler cette requête “signer à la main sur Word”... 

STOP ! 🙅‍♀️ Inutile de poursuivre plus loin, cette démarche est obsolète et chronophage ! 

Hé oui, les temps changent comme disait MC Solaar. Nous vous expliquons pourquoi il est recommandé de signer électroniquement vos documents Word et surtout comment cela se passe dans la pratique !

A moins d’avoir été cryogénisé pendant plusieurs décennies, vous êtes forcément au courant de l’universalité du logiciel de traitement de texte Word, largement utilisé par tous les types d’organisations pour mettre en forme de la documentation écrite sous format numérique. 

Il fait même partie des “indispensables” pour une majorité d’entreprises. Les usages de Word sont multiples allant de la création de lettre administrative au devis, en passant par des communiqués ou encore des contrats. 

La suite Office 365 de Microsoft est utilisée par près de 1,2 milliards de personnes dans le monde (l’équivalent de la population indienne 😯), dont une part importante sont des habitués de Microsoft Word (les hooligans du traitement de texte...). 

Alors il est vrai que l’alternative gratuite de Google nommée Google Docs, tout aussi performante, a révolutionné le monde du traitement de texte en ligne mais quand même, Word reste la base de la base !

Dans cette success story cependant un écueil demeure : encore beaucoup de personnes bloquent à l’étape de la signature d’un document Word et se demande par exemple :

“Comment vais-je signer ce contrat en ligne ?” 

Nous connaissons tous la “procédure papier”, extrêmement chronophage et entre nous, totalement ringarde, consistant à envoyer les documents signés à la mano après être passé par mille étapes, autant de sources d’erreur possible : 

• l’impression quand l’imprimante veut bien fonctionner !
• la signature par les différentes parties,
• le scan (je vous ai perdus…🤷‍♀️)
• le renvoi par courrier électronique ou par voie postale.

Le processus est long et très brouillon pouvant aller jusqu’à causer des pertes de documents. Pour résumer : plus un processus comporte d'étapes, plus il y a d’erreurs possibles.

Spoiler : vous pouvez signer un document Word sans avoir à l’imprimer avant.

☝️ Sachez par ailleurs que la signature scannée vous protège bien moins que la signature électronique, reportez-vous à notre infographie sur le sujet pour en savoir plus.

N’est-ce donc pas le moment de passer à la signature électronique Word ?! 

En voici les principaux atouts : 

• Plus d’utilisation démesurée du papier et de l’encre puisque vos documents Word sont validés et signés en ligne sans impression,
  
• La procédure de signature est plus rapide, plus simple et plus sécurisée : 
  - vos contacts sont authentifiés en confirmant leur identité par SMS pour signer,
  - les accords conclus en ligne sont reconnus légalement par les autorités européennes,
  - le document signé conserve son intégrité.
  
• Vos partenaires pourront utiliser l’appareil qu’ils préfèrent pour signer (desktop, mobile ou tablette),
  
• Vous pouvez suivre en temps réel l’évolution de la procédure de signature (commentaires, validation, signature).

Néanmoins vigilance : afin de satisfaire le critère d’intégrité qui confère sa valeur juridique au document signé électroniquement, le document Word doit être converti au format PDF avant d’être signé.

Pourquoi ? Contrairement au format Word qui est modifiable, le pdf quant à lui est immuable et donc conforme à la réglementation européenne eIDAS.

• il conserve les polices, les images et la mise en page des documents sources, quelle que soit l’application à l’origine de sa création,
• il supporte la couche de protection apportée par la signature électronique PDF, sécurisant ainsi vos accords.

Voici la procédure à suivre si vous êtes destinataire d'une procédure de signature

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