Signature scannée et scan de document : quelle valeur juridique ?

Vous souhaitez donner un coup de fouet à votre workflow de signature d’actes administratifs ou commerciaux, alors forcément cette question vous taraude !

• Qu’est-ce qui différencie une signature électronique d’une signature scannée !?
• Quelle valeur juridique ?
• Laquelle choisir en fonction de vos besoins ? 

Nous tirons les choses au clair pour vous aujourd’hui !

💝 En bonus : une infographie récapitulative.

☝️Synonyme : signature numérique

La signature électronique est un procédé technique et juridique permettant à des individus de manifester leur consentement et approbation à des documents numériques.

L’avènement du numérique et des outils digitalisés.
La "loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique" a accéléré le processus en posant un certain nombre d’obligations visant à réguler les rapports numériques.

La signature électronique est juridiquement contraignante : elle entre dans le cadre du règlement européen eIDAS, retranscrit en droit français dans l’article 1366 et l’article 1367 du Code Civil.

Autrement dit, une signature sous forme électronique fait autorité en cas de litige puisqu’elle permet :

• d’identifier la personne qui signe,
• d’établir la preuve de consentement du signataire,
• de garantir des conditions propices à la conservation de l’intégrité du document et de la signature.

La réglementation européenne précitée définit trois niveaux de signature :

✒ la signature électronique simple (SES)
✒ la signature électronique avancée (SEA)
✒ la signature électronique qualifiée

Elles se distinguent par leur niveau de sécurité respectif et les étapes de validation de l’identité du signataire, moins “poussées” dans le premier cas. 

N.B. : La signature électronique dite simple reste néanmoins la plus utilisée dans une majorité des cas. Elle possède un niveau de sécurité suffisant pour procéder à la signature de la plupart des documents.

C’est donc à l’utilisateur de définir en fonction de ses besoins de sécurité et de ses usages quel niveau est le plus adapté. 

La signature électronique utilise un procédé cryptographique à clé publique en liant un certificat électronique aux données signées. 

--
➡ Envie d’en savoir davantage ?

Nous vous invitons à consulter notre article sur les trois niveaux de signature électronique.

Pour des questions relatives à votre entreprise et vos usages de la signature électronique, sachez que l’équipe de Yousign peut vous conseiller 🙋‍♀️

Il suffit de contacter l’un de nos experts !

☝️Synonyme : signature numérisée

Comme l’indique son appellation, il s’agit de l’image numérique du tracé d’une signature manuscrite. 

La signature scannée est obtenue par un procédé de numérisation (ou scan) d’un document papier préalablement signé manuellement et converti au format numérique (doc, pdf, etc.).

🚨 La signature manuscrite scannée ne possède aucune valeur juridique pour plusieurs raisons :

• impossibilité d’identification du signataire,
• impossibilité de prouver le consentement des obligations qui découlent du document.

En terme de sécurité, cela signifie qu’elle est facilement falsifiable.

En effet, en l’absence de preuve, la signature scannée est considérée comme une copie et non une signature authentique ! Elle n’est donc pas valable juridiquement, notamment lorsqu’il s’agit de processus contractuels en entreprise.

N.B. : même si vous ajoutez une étape d’authentification de l’identité du signataire (au moyen d’un code SMS par exemple), la signature scannée reste dangereuse puisqu’elle ne garantit pas l’intégrité du document signé.

Les lois autour de la signature électronique sont assez nombreuses, et beaucoup se font écho entre elles. Vous le savez déjà, la règlementation eIDAS régit les usages qui entourent la signature électronique. Mais quand on vient à parler de signature scannée, de signatures électronique ou de signature manuscrite, les lois s'entrechoquent et peuvent parfois mener à des confusions.

D'un point de vue légal et général sur l'écrit électronique. Selon l' article 1316-1 du code Civil, répété dans l'article 1366 du même code, "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."
Pour paraphraser donc, l'écrit sous forme électronique à la même force probante que l'écrit au support papier du moment qu'il est mis en évidence des procédés capables:

• d'identifier l'auteur de la signature
• de maintenir des conditions capables de garantir l'intégrité de la signature et des documents.

A ces principes vient s'ajouter un autre, dicté dans l'article 1316-4 du Code Civil. La signature nécéssaire à la perfection d'un acte juridique doit:

• manifester le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte.

La signature scannée, de son côté, ne sert aucune de ces garanties sine qua non. Elle n'a donc aucune force probante car:

• elle ne permet d'identifier sans aucun doute son auteur,
• elle ne permet de manifester le consentement de l'auteur aux actes qui découlent de sa signature.

Par conséquent, la signature scannée n'offre aucune garantie devant les tribunaux.

Il serait donc tout à fait recevable et possible de contester une signature scannée.
Pour tout vous dire, il existe déjà une jurisprudence sur le sujet: la cour d'appel de Fort de France a établi en 2012, qu'une signature scannée "est insuffisante pour s'assurer de l'authenticité de son engagement juridique comme ne permettant pas une parfaite identification du signataire".

En 2006, la chambre sociale de la Cour de Cassation avait déjà conclut qu'une signature numérisée sur une lettre de licenciement était tout à fait irrégulière.
En revanche, rien ne vous empêche d'ajouter en plus de votre signature scannée, une signature électronique. C'est elle qui va joindre sans équivoque l'identité du signataire avec la signature, rendant donc le document signé électroniquement beaucoup moins attaquable devant les tribunaux et aux yeux de la loi.

Pour obtenir des garanties légales et de sécurité, la seule signature valable reste la signature électronique.

Comme promis, voici un mémo récapitulant les différences majeures entre ces deux types de signatures ⬇

Et pour signer en toute légalité vos documents, vous pouvez opter pour une solution de signature électronique comme Yousign.