eSignature des documents

Signer un PDF sans l’imprimer ? C’est possible grâce à la signature électronique !

Pieces de puzzle complétés par Yousign
Thomas Choukroun

Thomas Choukroun

Content Manager @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

2,5 milliards. C’est le nombre de PDF circulant dans le monde. Impossible alors d’ignorer l’importance de ce format dans la réception et la rédaction de contrats de travail, baux, devis, mandat de prélèvement, etc. Si le format PDF présente de nombreux avantages, il n’en reste pas moins que dans le cas de documents contractuels, le premier réflexe est d’imprimer le document PDF pour le signer, le numériser, et le renvoyer à son expéditeur. Au-delà du couac écologique évident que de telles pratiques engendrent, il réside également un problème d’efficacité. Dans un monde où chaque seconde compte, perdre ne serait-ce que quelques minutes à signer des documents contractuels est un frein à la productivité. La possibilité de signer un PDF directement sans avoir à passer par toutes ces étapes intermédiaires est donc cruciale, mais à la condition sine qua non que tout se fasse dans un contexte aux très hautes exigences de sécurité. Vous allez le découvrir très vite, il n’existe qu’une solution qui regroupe toutes conditions: la signature électronique.

Comment signer un PDF sans l’imprimer ?

Se poser cette question est en soi déjà une prise de conscience que le statu quo du polyptyque “je reçois, j’imprime, je signe, je numérise, je renvoie” ne trouve plus grâce à vos yeux. C’est pour cette raison qu’il existe d’autres options plus pratiques, plus écologiques  et surtout plus sécurisées pour apposer sa signature sur un document au format PDF.

Puis-je signer un PDF ?

Oui, c’est possible. Les utilisateurs de macOS sont coutumiers de cette technique particulièrement efficace qui consiste à utiliser le trackpad de l’ordinateur pour insérer une signature “manuscrite”. La signature est ainsi considérée comme un document au format image, qu’il convient de redimensionner afin de la rendre lisible.

Quels inconvénients sont liés à une telle signature ?

Le premier inconvénient est qu’il est difficile au mieux, impossible au pire, de reproduire avec exactitude sa propre signature, a fortiori sur un trackpad limité et sans outils capables de répliquer la précision d’un stylo. 

D’un point de vue purement sécuritaire, ce genre de signature ne donne pas les meilleures garanties: il est en effet difficile d’assurer l’authenticité du signataire. Une personne tierce ayant eu accès au PDF pourrait tout à fait apposer sa signature sans que le destinataire du PDF en ait eu connaissance. De plus, il est compliqué d’assurer l’authenticité de la signature. Si le signataire a pu être confirmé, sa signature en revanche peut-être falsifiée ou mal reproduite. Plus important encore, ce type de signature n’a absolument aucune valeur juridique.

Quelle solution pour signer des PDF ?

La seule alternative pour signer des PDF est la signature électronique. Elle se distingue de la signature précédente par bien des aspects et constitue la seule option pour signer un document au format PDF.

Pourquoi utiliser la signature électronique pour signer mes PDF  ?

La signature électronique apporte un vaste bouquet d’avantages non négligeables pour signer vos documents PDF en toute sécurité. Elle est:

  • Sécuritaire: les prestataires de confiance comme Yousign se portent garants de l’authenticité de la signature et du signataire, en envoyant un code OTP (One-Time Password) par SMS au numéro prédéfini afin que celui-ci confirme son identité et sa décision de signer le document. Suite à cela, un certificat électronique gageant de l’intégrité du document est apposé au document. C’est en partie grâce à cela que la signature électronique, même sur un PDF, a une valeur juridique garantie et est reconnue par les autorités européennes. En tant que tiers de confiance, Yousign est régulièrement audité par des sociétés d’audit externes nommées par la Commission européenne. En France, l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité de l’Information) est chargée de valider les prestataires qualifiés en analysant les rapports d’audit.
  • Simple à utiliser: Vous pouvez signer vos contrats en ligne à distance, de votre téléphone portable ou votre ordinateur, où que vous soyez.  
  • Rapide: Le gain de temps offert par l’adoption d’une solution de signature électronique est extrêmement important. Imprimer, signer, numériser et renvoyer prend un temps certain. Grâce à la signature électronique, vous pouvez signer vos contrats en quelques minutes et reprendre vos tâches essentielles. 
  • Économique: Timbres postes, ramettes de papier, cartouche d’encre, imprimantes, enveloppes… Tout cela a un coût. L’adoption de la signature électronique vous permet de rationaliser vos dépenses et de faire des économies significatives dès la première utilisation. 
  • Écologique: la signature numérique de Yousign propose une réelle dématérialisation de vos documents contractuels. Leur impression devient alors superflue.
  • yousign app workflow

Comment signer un PDF avec Yousign ?

Rien de plus facile ! Voici la marche à suivre si vous êtes signataire:

  1. Cliquez sur la case “accédez aux documents” dans l’email que vous avez reçu et dont l’expéditeur est Yousign. 
  2. Lisez votre document jusqu’à la dernière ligne 
  3. Cliquez sur “dernière étape” 
  4. Renseignez le code OTP que vous avez reçu par SMS puis validez
  5. Félicitations ! Vous venez de signer votre PDF avec Yousign !

Voici la marche à suivre si vous demandez la signature: 

  1. Renseignez les coordonnées du ou des signataires
  2. Chargez le document dans l’application
  3. Envoyez le document
  4. Suivez en direct l’avancement des signatures avec relances automatiques des signataires
  5. Félicitations ! Vous venez de créer votre premier document à signer avec Yousign !

Quelle est la meilleure alternative pour signer des PDF ?

Vous l’aurez compris, la seule alternative qui offre sécurité, simplicité, gain de temps et d’argent est la signature électronique.

La méthode habituelle qui consiste à imprimer un document PDF, le signer, le numériser et le renvoyer est révolue. La signature électronique offre une alternative bien plus substantielle qui vous apporte non seulement la tranquillité d’esprit eu égard à son caractère bien plus fiable, mais aussi la rapidité d'exécution et la satisfaction de savoir que vous faites un geste important pour l’environnement.

Essayez gratuitement la signature électronique !

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