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Mis à jour le 17 Juin, 2024

Publié le 6 Juil, 2022

Comment signer un PDF grâce à la signature électronique ?

Elaura Signaire

Elaura Signaire

SEO Manager @Yousign

Illustration : Mélusine Vilars

Sommaire

Dans un monde de plus en plus numérique, la nécessité de signer des documents sans recourir à l'impression devient incontournable. Que ce soit pour des contrats, des formulaires ou tout autre type de fichier PDF, la signature électronique offre une solution rapide, efficace et respectueuse de l'environnement. Fini les impressions, les scans et les envois par courrier ; tout peut désormais se faire électroniquement. Préparez-vous à dire adieu aux tracas de la paperasse et bienvenue à une méthode de signature rapide et sécurisée de vos documents PDF.

Comment signer un PDF avec Yousign

Signer un PDF avec Yousign est un processus simple et sécurisé qui peut être complété en quelques étapes faciles. Voici un guide détaillé pour vous montrer comment utiliser Yousign pour signer vos documents électroniques rapidement et efficacement.

Étape 1 : Télécharger le document sur Yousign

Commencez par télécharger le document PDF que vous souhaitez signer sur la plateforme Yousign. Pour ce faire :

  1. Connectez-vous à votre compte Yousign.
  2. Cliquez sur le bouton "Télécharger un document".
  3. Sélectionnez le fichier PDF depuis votre appareil (ordinateur, tablette ou mobile).
  4. Le document sera alors importé dans l'interface Yousign, prêt pour l'étape suivante.

Étape 2 : Ajouter les champs de signature et initiales

Une fois le document téléchargé, vous devez ajouter les champs de signature et les initiales aux endroits appropriés dans le PDF :

  1. Ouvrez le document dans l'éditeur de Yousign.
  2. Cliquez sur l’icône "Ajouter un champ" et sélectionnez "Signature" ou "Initiales" selon vos besoins.
  3. Placez les champs de signature et d'initiales aux endroits souhaités dans le document en les faisant glisser et en les déposant sur les pages appropriées.
  4. Ajustez la taille et la position des champs si nécessaire pour une meilleure précision.

Étape 3 : Positionnement des signatures sur les pages du PDF

Assurez-vous que tous les champs de signature et d'initiales sont correctement positionnés sur les pages du PDF :

  1. Parcourez chaque page du document pour vérifier l’emplacement des champs ajoutés.
  2. Utilisez les outils de zoom et de navigation de l'éditeur pour une visualisation précise.
  3. Faites les ajustements nécessaires pour que les champs de signature soient bien alignés et facilement visibles.

Étape 4 : Insertion d'une image de la signature manuscrite ou utilisation de la signature numérique

Yousign permet d'insérer une image de votre signature manuscrite ou de créer une signature numérique :

  • Pour insérer une image de votre signature manuscrite :
    Cliquez sur le champ de signature et choisissez l’option "Télécharger une image". Sélectionnez l’image de votre signature manuscrite depuis votre appareil et ajustez-la si nécessaire.
  • Pour utiliser une signature numérique :
    Cliquez sur le champ de signature et choisissez l’option "Créer une signature".
    Utilisez les outils de dessin pour créer une signature numérique directement dans l'interface de Yousign.

Étape 5 : Vérification et finalisation du document

Avant de finaliser la signature du document, effectuez une vérification complète :

  1. Revoyez l'ensemble du document pour vous assurer que toutes les informations sont correctes.
  2. Vérifiez que tous les champs de signature et d'initiales sont bien positionnés.
  3. Cliquez sur le bouton "Signer" pour finaliser le document.
  4. Yousign enverra une notification de confirmation une fois le document signé électroniquement.

Étape 6 : Partage et archivage

Après avoir signé le document, vous pouvez le partager et l’archiver en toute sécurité :

  1. Téléchargez le document signé depuis Yousign.
  2. Utilisez l’option de partage pour envoyer le document signé par e-mail ou via un lien sécurisé.
  3. Archivez le document signé dans un dossier sécurisé sur Yousign ou sur votre propre système de stockage pour une conservation future.

Signez tous vos documents PDF avec Yousign

Pourquoi signer un PDF électroniquement ?

La signature électronique des PDF est devenue une pratique courante dans le monde professionnel et personnel, et pour de bonnes raisons. Voici pourquoi elle est si avantageuse par rapport aux méthodes traditionnelles de signature manuscrite.

Réduction des coûts et du temps

L'une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises et particuliers optent pour la signature électronique est la réduction significative des coûts et du temps.

Avec la signature électronique, il n'est plus nécessaire d'imprimer des documents, de les envoyer par courrier ou de les scanner après les avoir signés. Tout le processus peut être complété en quelques minutes, ce qui permet de gagner du temps précieux et de réduire les dépenses liées à l'achat de papier, d'encre et aux frais postaux.

Sécurité et légalité

Les signatures électroniques offrent un niveau de sécurité élevé grâce à l'utilisation de technologies avancées comme le cryptage et les certificats numériques.

Ces technologies garantissent que le document n'a pas été altéré après la signature et que l'identité du signataire est vérifiée. En outre, les signatures électroniques sont reconnues légalement dans de nombreux pays, y compris en Europe avec le règlement eIDAS. Cela signifie que les documents signés électroniquement ont la même valeur juridique que ceux signés de manière manuscrite.

Impact écologique

La réduction de l'utilisation du papier est un avantage environnemental majeur de la signature électronique. En optant pour des documents numériques, vous contribuez à diminuer la déforestation et à réduire les déchets liés à l'impression.

Bon à savoir

C'est un choix écologique qui s'inscrit parfaitement dans une démarche de développement durable et qui est une des valeur fondamentale de Yousign.

Accessibilité et flexibilité

Avec la signature électronique, vous pouvez signer des documents depuis n'importe où, à tout moment, à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet. Que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement, vous avez la possibilité de gérer vos documents sans contrainte de lieu ou d'heure.

Cette flexibilité est particulièrement utile pour les professionnels qui travaillent à distance ou les entreprises qui ont des partenaires à l'international.

Efficacité et productivité

L'intégration de la signature électronique dans vos processus de travail permet d'optimiser les flux documentaires et d'augmenter la productivité. Les documents peuvent être signés, envoyés et archivés électroniquement, ce qui simplifie la gestion des fichiers et réduit les risques de perte ou de dommage.

De plus, les workflows automatisés et les notifications de suivi assurent que les signatures sont obtenues rapidement et que les projets avancent sans retard.

Comment assurer la sécurité des signatures électroniques PDF

La sécurité des signatures électroniques est une préoccupation majeure pour toute personne ou organisation utilisant des documents numériques. Yousign met un point d'honneur à garantir la sécurité et la confidentialité des fichiers et des informations de ses utilisateurs. Voici comment nous assurons la sécurité des signatures électroniques et quelques conseils pour protéger vos documents électroniques.

Yousign utilise des technologies de sécurité avancées pour protéger vos documents et vos signatures. Parmi ces technologies, on retrouve :

  • Cryptage SSL/TLS : Toutes les communications entre votre appareil et les serveurs de Yousign sont sécurisées par un cryptage SSL/TLS, garantissant que les données transmises sont protégées contre les interceptions et les accès non autorisés.
  • Stockage chiffré : Les documents et les informations sont stockés de manière chiffrée sur nos serveurs, rendant les données illisibles en cas d'accès non autorisé.

Utilisation de certificats numériques

Les certificats numériques jouent un rôle crucial dans la validation des signatures électroniques. Yousign utilise des certificats numériques pour :

  • Vérification de l'identité : Les certificats numériques permettent de vérifier l'identité du signataire, assurant que seules les personnes autorisées peuvent signer le document.
  • Authenticité des signatures : Les signatures électroniques apposées avec des certificats numériques sont juridiquement contraignantes et reconnues par de nombreuses juridictions.

Conformité aux réglementations

Yousign est conforme aux principales réglementations en matière de signatures électroniques, telles que le règlement eIDAS.

Cette conformité garantit que vos signatures électroniques sont légales et valides, quel que soit le pays où vous vous trouvez.

Processus d'authentification rigoureux

Pour renforcer la sécurité, Yousign utilise des processus d'authentification rigoureux, tels que :

  • Authentification multi-facteurs (MFA) : En plus du mot de passe, une deuxième forme d'authentification, comme un code envoyé par SMS, est requise pour accéder à votre compte Yousign.
  • Vérification par e-mail ou téléphone : Les signataires peuvent être invités à vérifier leur identité via un e-mail ou un numéro de téléphone avant de pouvoir signer un document.

Conseils pour protéger vos documents électroniques

En plus des mesures de sécurité mises en place par Yousign, voici quelques conseils pour assurer la sécurité de vos documents électroniques :

  • Utilisez des mots de passe forts : Créez des mots de passe complexes et uniques pour votre compte Yousign et changez-les régulièrement.
  • Activez l'authentification multi-facteurs : Ajoutez une couche supplémentaire de sécurité en activant l'authentification multi-facteurs sur votre compte.
  • Contrôlez les accès : Limitez l'accès aux documents sensibles à des personnes spécifiques et définissez des permissions appropriées pour chaque utilisateur.
  • Surveillez les activités suspectes : Soyez vigilant et surveillez toute activité suspecte sur votre compte. Signalez immédiatement toute anomalie à l'équipe de support de Yousign.
  • Utilisez des connexions sécurisées : Assurez-vous que vous accédez à votre compte Yousign à partir de connexions Internet sécurisées et évitez d'utiliser des réseaux Wi-Fi publics non sécurisés.

Dans un monde où la transformation numérique est devenue essentielle, la signature électronique des PDF s'impose comme une solution incontournable pour les entreprises et les particuliers. En choisissant de signer vos documents électroniquement, vous bénéficiez de nombreux avantages tels que la réduction des coûts, l'augmentation de la sécurité, la rapidité d'exécution, et un impact écologique positif. En utilisant Yousign, vous pouvez être sûr que vos documents sont protégés et conformes aux normes légales internationales.

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