Fermer une entreprise, qu’il s’agisse d’une SASU, SARL ou EURL, implique de gérer avec rigueur les contrats en cours : travail, bail, prestataires, abonnements… Chacun doit être résilié ou exécuté selon les règles contractuelles et légales. À défaut, le dirigeant s’expose à des litiges, pénalités ou sanctions. Or, la phase de fermeture est souvent chargée, émotionnellement et administrativement.
Dans cet article, nous vous expliquons comment traiter efficacement ces contrats, éviter les erreurs fréquentes et utiliser des outils juridiques comme la signature électronique qualifiée, pour documenter chaque étape en toute conformité.
Quelles sont les étapes de la fermeture d’entreprise ?
Les types de fermeture
La cessation volontaire (dissolution anticipée)
Cette fermeture intervient lorsque l’entrepreneur ou les associés choisissent volontairement de cesser leur activité. Souvent, les raisons sont économiques, personnelles, ou encore stratégiques. Cette procédure permet de garder la maîtrise du calendrier et d’anticiper les conséquences pour le dirigeant et les partenaires.
La liquidation judiciaire
Ce type de fermeture est imposé par le tribunal de commerce (ou judiciaire) quand une entreprise n’a plus la capacité financière de maintenir ses activités et d’assurer le paiement des dettes. Lorsqu’un plan de redressement n’est pas envisageable, le juge nomme alors un liquidateur judiciaire, chargé de régler les dettes et de clôturer l’activité de la société.
Les démarches administratives
Prendre la décision de dissoudre l’entreprise
La fermeture commence par une décision officielle des associés ou actionnaires. Pour une SARL ou une SAS, cela se fait en assemblée générale extraordinaire (AGE). La décision est consignée dans un procès-verbal (PV) et signée par les participants. Ce document doit mentionner le nom du liquidateur, qui peut être le dirigeant lui-même, ou une autre personne.
Dans le cas d’une EURL, l’associé unique est aussi le gérant. De ce fait, il prend lui-même la décision de clôturer son activité, rédige, et signe le procès-verbal. Les étapes suivantes restent similaires.
Publier une annonce légale
Une fois que la dissolution est décidée, il est obligatoire de la rendre publique en publiant une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL). Cette formalité coûte en moyenne entre 120 et 200 euros, selon la forme juridique.
Déclarer la dissolution au greffe
Dans les 30 jours suivant la décision, vous devez déposer un dossier de dissolution au greffe du tribunal de commerce. Celui-ci comprend :
- Le formulaire M2
- Le procès-verbal de l’AGE
- L’attestation de parution dans un JAL
- Une pièce d’identité du liquidateur
Le greffe enregistre alors la dissolution et modifie l’extrait Kbis de l’entreprise avec la mention “en liquidation”.
Réaliser la liquidation
Le liquidateur doit réaliser les actions suivantes :
- Vendre les actifs restants (stocks, matériels, véhicules…)
- Récupérer les créances dues à l’entreprise
- Régler les dettes fournisseurs, sociales et fiscales
- Gérer ou résilier tout contrat en cours
- Etablir les comptes de liquidation
Clôturer la liquidation
Une fois toutes les opérations terminées, une deuxième assemblée générale est convoquée.
- Elle approuve les comptes de liquidation
- Donne quitus au liquidateur
- Prononce la clôture définitive de la société
Un nouveau dossier est alors déposé au greffe avec le formulaire M4, le procès-verbal de clôture et les comptes de liquidation.
Radiation de l’entreprise
La dernière étape est la radiation du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’entreprise n’a plus d’existence juridique ni d’obligations fiscales ou sociales. Cette mise à jour marque officiellement la cessation de l’activité.
Les conséquences immédiates
Dès que la dissolution d'une société est actée (volontairement ou par décision judiciaire), plusieurs effets s’appliquent automatiquement :
- L’activité cesse : l’entreprise ne peut plus signer de nouveaux contrats ni émettre de factures.
- Les contrats en cours doivent être résiliés ou exécutés, selon leur nature et les obligations contractuelles.
- Un liquidateur prend la main sur la gestion si la fermeture est judiciaire.
- Les partenaires et salariés doivent être informés formellement, dans le respect du droit du travail.
Que faire des contrats en cours lorsque l’entreprise ferme ?
Lorsqu’une entreprise ferme, elle ne peut pas simplement « disparaître » sans régler ses engagements. Les contrats en cours (de travail, de location, de fourniture, de service…) doivent être identifiés, analysés puis résiliés ou exécutés dans le respect des règles contractuelles et légales. Cette étape est essentielle pour éviter des litiges avec des partenaires ou prestataires, des pénalités pour résiliation abusive, ou une mise en cause de la responsabilité du dirigeant.
Identifier les contrats en cours
La première étape consiste à dresser la liste complète des contrats toujours actifs, quel que soit leur statut :
Bon à savoir
Une plateforme de signature électronique comme Yousign, permet de visualiser tous les documents signés par l’entreprise et leur statut, sur un tableau de bord. Cela facilite le tri, le processus de paiement, et la gestion des échéances selon la durée de chaque contrat.
Gérer les différents types de contrats
Chaque contrat répond à des règles spécifiques. Voici un tableau synthétique pour vous aider à les traiter de manière efficace :
Contrat | Obligations légales | Recommandations pratiques |
|---|---|---|
Procédure de licenciement économique obligatoire, préavis, indemnités, déclaration à la DREETS | Anticiper les délais, accompagner les salariés vers le contrat de sécurisation professionnelle | |
Résiliation possible avec préavis de 6 mois, sauf clause particulière | Tenter une résiliation amiable avec le bailleur, éviter les loyers dus | |
Contrats fournisseurs | Préavis souvent prévu dans le contrat, clauses de rupture à vérifier | Communiquer en amont, négocier des échéances de paiements ou remises |
Contrats clients (B2B/B2C) | Obligation d’assurer la livraison ou le remboursement des commandes | Être transparent avec les clients, proposer une compensation si nécessaire |
Abonnements / licences | Résiliation selon conditions générales, durée variable selon les services | Utiliser l’arrêt de l’activité comme motif valable, fournir les justificatifs |
Les clauses à surveiller
Avant toute résiliation, il est crucial de relire chaque contrat pour repérer les clauses sensibles :
- Clause de résiliation anticipée : autorise (ou non) une rupture avant terme.
- Clause de force majeure : rarement applicable en cas de fermeture volontaire.
- Clause de préavis : souvent entre 30 et 180 jours.
- Clause pénale : fixe des frais ou paiements d’indemnités en cas de rupture unilatérale.
Bon à savoir
Certaines plateformes SaaS ou prestataires incluent des clauses de renouvellement automatique. Sans action de votre part, vous pourriez être facturé au-delà de la cessation d’activité.
Documenter chaque action
Pour sécuriser juridiquement la procédure de résiliation ou de transfert d’un contrat, il est recommandé de :
- Envoyer une notification écrite, de préférence avec accusé de réception ou via signature électronique.
- Conserver toutes les preuves de transmission et de réception.
- Centraliser les justificatifs dans un espace partagé (outil de gestion, cloud sécurisé…).
Bon à savoir
Yousign permet d’envoyer des résiliations électroniques horodatées. La plateforme sécurise ensuite la preuve juridique de chacune de vos démarches, conformément au règlement européen eIDAS.
Quelles sont les obligations légales à respecter ?
Gérer les dettes et les créances
Lors de la fermeture, toutes les dettes doivent être remboursées et les créances récupérées, qu’il s’agisse de dettes :
- Fiscales (TVA, impôt sur les sociétés…)
- Sociales (URSSAF, retraite, prévoyance)
- Commerciales (factures fournisseurs, prestataires)
- Envers les salariés (salaires dus, congés payés, indemnités de rupture…)
En cas de liquidation judiciaire, c’est le liquidateur désigné par le tribunal qui gère ce processus. Les créanciers ont 2 mois à compter de l’ouverture de la procédure au BODACC pour déclarer leurs créances. Un avocat peut vous assister dans la gestion des déclarations complexes, notamment si un plan de redressement avait été envisagé auparavant.
Respecter les délais légaux pour les contrats en cours
Obligation | Délai légal | Cadre |
|---|---|---|
Résiliation (liquidation judiciaire) | 3 mois pour se prononcer | Article L641-11-1 du Code de commerce |
Déclaration des créances par les partenaires | 2 mois à compter de la publication BODACC | Procédure collective |
Informer chaque salarié (licenciement) | Minimum 5 jours ouvrés entre convocation et entretien préalable | Code du travail |
Respecter ces délais permet d’éviter l’ouverture d’un litige et d'entraîner des décisions défavorables de la cour.
Informer les parties prenantes
Les partenaires de l’entreprise doivent être clairement informés de la cessation d’activité. Cette notification permet d’éviter les litiges difficiles à résoudre à l’amiable, ou les facturations injustifiées.
Les salariés doivent recevoir une notification écrite de licenciement accompagnée d’un solde de tout compte.
Les fournisseurs et clients doivent être informés de la rupture du contrat, avec préavis si requis.
Le bailleur commercial reçoit une notification en respectant le délai légal de préavis (souvent 6 mois).
Les banques, assurances, URSSAF, caisses de retraite doivent être contactées pour solder ou transférer les contrats.
Dans une EURL ou une SASU, ces démarches incombent à l’associé unique en tant qu’employeur.
Quelles sont les erreurs à éviter ?
Fermer une entreprise est un processus complexe qui mobilise des obligations juridiques, sociales et administratives. Beaucoup d'entrepreneurs, souvent submergés par la charge émotionnelle ou la complexité du parcours, commettent des erreurs aux conséquences parfois graves : sanctions, dettes persistantes, litiges… Voici les principales erreurs à éviter absolument, et comment les anticiper.
Oublier de résilier les contrats en cours
Tous les contrats ne se réalisent pas automatiquement, car certains incluent notamment des clauses de renouvellement tacite. C’est par exemple le cas des abonnements, des assurances, ou de certains logiciels. Cet oubli peut entraîner la poursuite de la facturation, des majorations, et des poursuites judiciaires pour non paiement.
Pour éviter ce problème, dressez un inventaire complet, consultez les conditions générales, et notifiez chaque partenaire avec une preuve légale de résiliation (signature électronique ou recommandé).
Dans une SARL, ces démarches peuvent être partagées entre plusieurs associés selon les statuts. Le dirigeant reste néanmoins responsable de leur bonne exécution jusqu’à la radiation.
Ne pas respecter les délais et les formes légales
Chaque étape est encadrée par un délai légal. Les ignorer peut entraîner l’invalidation des démarches.
- Délai de préavis pour un salarié : minimum 5 jours ouvrés avant l’entretien préalable.
- Résiliation de bail : souvent 6 mois de préavis à respecter.
- Déclaration des créances : 2 mois en cas de liquidation judiciaire.
Les créanciers peuvent engager votre responsabilité si vous ne respectez pas les délais. Pour éviter cela, tenez un plan de suivi rétroactif avec toutes les échéances critiques à respecter. Un avocat peut également valider la conformité de votre calendrier, surtout en cas de mise en liquidation ou de procédure de redressement.
Négliger la communication avec les clients et partenaires
Ne pas transmettre les informations aux clients et aux prestataires peut entraîner des litiges. Certains clients peuvent continuer à attendre une livraison ou un remboursement. Des prestataires peuvent vous facturer des prestations qu’ils croient toujours actives. Il est donc indispensable de préparer une communication claire, personnalisée et proactive, même en cas de difficultés. Elle doit mentionner la cessation d’activité, la durée restante des prestations, et l’ouverture éventuelle d’une procédure judiciaire.
Ne pas archiver ou sécuriser les documents juridiques
Lors de la liquidation, vous devez pouvoir prouver :
- La date de résiliation d’un contrat
- L’envoi d’une notification à un salarié ou prestataire
- La signature d’un procès-verbal d’assemblée générale
Sans ces preuves, vous êtes juridiquement exposé à des risques de contestations, et il sera difficile de faire valoir vos droits. Pour vous protéger, utilisez une plateforme de signature électronique et d’archivage sécurisé comme Yousign, qui centralise tous les documents avec valeur probante. Cela est valable quelle que soit la forme juridique : SASU, SARL ou EURL. En tant qu’employeur, vous devez garantir que chaque document essentiel soit archivé, même après la radiation de la société.
Quels sont les droits des salariés en cas de fermeture d’entreprise ?
Le licenciement économique
Lors d’une fermeture d’entreprise pour motif économique, il faut respecter les obligations suivantes vis-à-vis des salariés :
- Convocation à un entretien préalable (au moins 5 jours ouvrés avant)
- Entretien individuel avec chaque salarié concerné
- Notification du licenciement par écrit
- Versement des indemnités légales ou conventionnelles (licenciement + congés payés + éventuel préavis non effectué)
Le non-respect de ces étapes peut donner lieu à des actions devant le conseil des prud’hommes.
La priorité de reclassement
Avant tout licenciement, l’employeur est tenu de rechercher des solutions de reclassement interne ou externe, même dans une entreprise en liquidation amiable. Dans les faits, cette obligation est souvent symbolique dans les très petites structures, mais elle reste obligatoire sur le plan juridique. En cas de liquidation judiciaire, c’est le liquidateur qui en devient responsable de la mise en œuvre ordonnée par le juge.
Les dispositifs d’accompagnement
Les salariés concernés par un licenciement économique peuvent bénéficier de mesures d’aide à la reconversion :
- CSP (Contrat de sécurisation professionnelle) : proposé par Pôle emploi, il permet au salarié de bénéficier d’un accompagnement renforcé et d’une indemnisation spécifique pendant 12 mois
- Congé de reclassement (dans les entreprises de plus de 1 000 salariés)
- Accompagnement par un cabinet de transition professionnelle, parfois pris en charge dans le cadre d’un PSE (plan de sauvegarde de l’emploi)
La garantie des salaires en cas de liquidation judiciaire
Si l’entreprise est en liquidation judiciaire et ne peut s’acquitter des paiements des salaires ou des indemnités dues, c’est l’AGS (Assurance de garantie des salaires) qui prend le relais. Elle est gérée par l’URSSAF et couvre notamment :
- Les salaires impayés
- Les indemnités de rupture
- Les congés payés
- Les préavis non effectués
Quels outils utiliser pour faciliter la gestion des documents ?
La gestion des contrats et des documents administratifs lors d’une fermeture d’entreprise peut rapidement devenir chronophage, surtout si elle est manuelle ou dispersée. Heureusement, il existe aujourd’hui des outils numériques conçus pour sécuriser, centraliser et automatiser ces démarches.
Les fonctionnalités essentielles
Fonctionnalités | Utilité pendant la fermeture |
|---|---|
Signature électronique | Résilier ou notifier un contrat en toute légalité |
Horodatage des actions | Fournir une preuve juridique de la date d’envoi ou de réception |
Tableau de bord | Avoir une vue d’ensemble des contrats en cours, à résilier ou terminés |
Archivage sécurisé | Conserver tous les documents en cas de contrôle ou de litige ultérieur |
Export de justificatifs | Prouver les actions entreprises auprès du greffe, des créanciers ou des salariés |
Intégration avec outils RH ou CRM | Résilier ou gérer les documents sans changer d’environnement de travail |
Yousign : un outil polyvalent pour gérer les contrats en cours lors d’une fermeture d’entreprise
Yousign est une solution française de signature électronique reconnue pour sa simplicité d’utilisation, sa conformité légale (eIDAS, RGPD) et son efficacité dans la gestion des contrats et documents officiels de la société.
En cas de cessation d’entreprise, elle permet de :
- Résilier les contrats en ligne (prestataires, abonnements, clients, baux…) avec preuve de signature et date.
- Notifier les partenaires et les salariés en quelques clics, sans envoyer de courrier papier.
- Archiver automatiquement les documents signés dans un espace sécurisé.
- Centraliser tous les documents liés à la fermeture : PV d’assemblée, lettres de licenciement, accusés de réception…
Tous les documents signés via Yousign ont une valeur probante équivalente à un recommandé papier, grâce à la signature électronique qualifiée, ce qui protège l’entrepreneur en cas de contestation postérieure (clients, bailleurs, anciens salariés…). En cas de procédure complexe (liquidation ou redressement), un avocat peut s’assurer de la conformité des démarches, notamment dans les échanges avec le juge ou le greffe.
Conclusion
La dissolution d’une société est une étape délicate, qui ne s’improvise pas. Au-delà de la pression administrative, ce processus implique des obligations juridiques précises, notamment en matière de contrats en cours.
Plusieurs obligations incombent à l’employeur : identifier les engagements actifs, respecter les délais de résiliation, informer ses partenaires et salariés, ou encore archiver les preuves de chaque action…
Grâce à des outils adaptés comme Yousign, il est aujourd’hui possible de gagner en simplicité, en sécurité et en traçabilité, tout en respectant la législation.
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FAQ
La fermeture d’une entreprise résilie-t-elle automatiquement tous les engagements contractuels ?
Non. La fermeture n’entraîne pas automatiquement la fin des contrats. Chaque contrat doit être résilié dans le respect des clauses (préavis, formes légales…).
Quels contrats doivent être prioritairement résiliés ?
Les plus urgents sont les contrats de travail (à résilier avec procédure de licenciement), les baux commerciaux (souvent avec 6 mois de préavis), les abonnements à renouvellement automatique, et les prestations en cours ou non exécutées.
Comment prouver qu’un contrat a bien été résilié ?
Vous devez conserver une preuve datée de la notification : courrier recommandé ou signature électronique avec horodatage (comme proposée par Yousign). C’est essentiel en cas de litige ou de contrôle.
En quoi Yousign peut-il aider un employeur lors de la dissolution de sa société ?
Yousign permet de signer et résilier des contrats en ligne avec une valeur légale équivalente à un recommandé, tout en conservant un historique sécurisé de chaque action. C’est un gain de temps important pour notifier vos salariés, prestataires ou bailleurs, tout en protégeant juridiquement chaque étape.
