À quoi sert la feuille de présence d’une assemblée générale de société ?

La feuille de présence établie lors d’une assemblée générale (AG) de société n’est pas un document inutile ou anodin. Bien au contraire, elle présente une réelle importance.
Pour rappel, une assemblée générale désigne la réunion des associés, des actionnaires et des dirigeants afin qu’ils se prononcent sur un ordre du jour. Elle doit se réunir au minimum 1 fois par an, parfois plus selon le type de société. A minima, elle permet d’approuver les comptes de l’entité et d’affecter les résultats. Mais d’autres décisions peuvent y être prises.
À quoi sert la feuille de présence d’une assemblée générale ? Découvrez nos réponses. Nous vous proposons aussi un modèle personnalisable pour vous inspirer.

La feuille de présence est un document d’entreprise écrit important, établi lors d’une assemblée générale d’une société.  

Elle prend généralement la forme d’un tableau qui liste les personnes présentes ou représentées à cette réunion.  

La feuille de présence à plusieurs fonctions : 

• Elle permet de savoir qui est présent à l’AG et avec quel mode de participation : présent, représenté, vote par correspondance, vote en ligne.
• Elle annexe les pouvoirs donnés à chaque mandataire, en cas d’absence de l’actionnaire.
• Elle sert de preuve en cas de contestation des conditions de vote : elle atteste que les droits de chaque actionnaire présent ou représenté ont été respectés, car il pouvait parfaitement participer aux discussions et aux votes. Autrement dit, elle permet de contrôler qu’un quorum et une majorité ont été atteints.

À chaque assemblée générale de l’entreprise est tenue une feuille de présence. C’est une obligation légale, mais qui ne vaut que pour les sociétés anonymes (SA) (article L225-114 du Code de commerce).

À défaut d’exister en SA, les délibérations de l'assemblée peuvent être annulées. Seuls les associés ou les actionnaires sont autorisés en justice à contester la régularité des feuilles de présence.

Pour les autres types de sociétés, elle est facultative, mais reste conseillée :

• SARL.
• SAS.
• SASU.
• SNC.
• Ect…

Le droit des sociétés fixe des mentions obligatoires pour la feuille de présence d’AG en SA.

Les mentions imposées sont prises par décret et listées à l’article R225-95 du Code de commerce.

Le document doit contenir :

• Les nom, prénom, domicile de chaque mandataire.
• Le nombre de droits sociaux de ses mandants et le nombre de voix attaché à ces droits.
• Les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance.
• Le nombre de droits sociaux dont chacun d'eux est titulaire et le nombre de voix attaché à ceux-ci.
• La signature de chaque personne présente (actionnaire et mandataire).

Peuvent être annexés à la feuille de présence, sous format électronique ou numérisé, la procuration ou le formulaire de vote par correspondance portant : 

• Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire mandant ou votant par correspondance.
• Le nombre d'actions dont il est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions. 

Dans ce cas, mention doit être faite sur la feuille du nombre de pouvoirs et de formulaires de vote par correspondance annexés à cette feuille ainsi que le nombre des actions et des droits de vote correspondant aux procurations et aux formulaires. 

Elle peut être manuscrite. 

La loi permet l’existence d’une feuille de présence digitale et sa signature électronique. Elle est un gage supplémentaire de sécurité, en cas de perte de l’écrit.

En SA, cette feuille de présence doit être signée par le dirigeant, les associés, les actionnaires et les mandataires présents.

Pour les autres structures juridiques, les signataires peuvent être librement déterminés.

La feuille de présence, émargée par les actionnaires présents et les mandataires, est certifiée exacte par le bureau de l'assemblée.

Généralement, la mention suivante est apposée : Le Président déclare que la feuille de présence est exacte et atteste que X actionnaires sont présents ou représentés.

La feuille de présence, les pouvoirs et les formulaires de vote à distance sont consultables sous format papier, ou, le cas échéant, numérisé ou électronique.

Les présents requis à une AG dépendent de la forme de la société. 

Les associés reçoivent obligatoirement une convocation.

En règle générale, toute personne peut se faire représenter. 

D’autres personnes peuvent également être présentes : les gérants non associés, les détenteurs d’obligations, le commissaire aux comptes, le commissaire de justice  désigné pour constater la délibération ou assister un associé le cas échéant, un avocat, le ou les représentants du CSE.

Les feuilles de présence des 3 derniers exercices doivent être conservées(article L225-117 du Code de commerce). En effet, tout actionnaire a le droit, à tout moment, d’en réclamer la communication pendant 3 ans.

À quoi ressemble une feuille de présence d’une AG ? Si vous n’en avez aucune idée, rassurez-vous, cet exemple va rapidement vous éclairer. 

Vous pouvez parfaitement vous en inspirer et la personnaliser pour vos propres assemblées générales.

Obligatoire dans les SA, facultative dans les autres formes de sociétés, la feuille de présence d’une AG photographie à un instant T des présents, des représentés et des absents.

Lorsqu’elle est imposée, la loi fixe des mentions obligatoires. 

Tous les membres doivent la signer. Et elle est certifiée par le président de l’assemblée.

En cas de non-respect, ce sont les décisions prises par l’AG qui peuvent être annulées.

Des documents similaires peuvent être établis lors des AG de copropriétaires ou des AG d’une association pour faire état de la présence ou non de membres au cours de la séance.