Changement de dénomination sociale : tout ce qu’il faut savoir

Un changement de dénomination sociale fait partie intégrante d’une stratégie d’entreprise. Cette modification peut refléter de nouvelles aspirations, de nouveaux projets, une réorganisation, ou encore un nouveau positionnement marketing. Ce choix n’est cependant pas à prendre à la légère, puisqu’il impacte l’entreprise à plusieurs niveaux. Définition, objectifs, étapes à suivre, délais, coûts : voici ce que vous devez savoir sur le changement de dénomination sociale

La dénomination sociale d’une entreprise correspond à son nom officiel et légal, qui figure sur l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s’agit donc d’un élément fondamental de l’identité juridique d’une société, car il lui permet d’être identifiable par les administrations, les partenaires et les clients.

La dénomination sociale ne doit pas être confondue avec le nom commercial ou la marque.

• La dénomination sociale figure sur les documents officiels de l’entreprise (factures, contrats…) et engage l’entreprise sur un plan juridique.
• Le nom commercial est le nom sous lequel l’entreprise exerce son activité et se fait connaitre de ses clients. Il peut être identique à la dénomination sociale, ou bien différent.
• La marque permet d’identifier les produits ou les services de l’entreprise. Elle représente un signe distinctif qui est protégé.

La dénomination sociale joue un rôle essentiel dans la vie d’une entreprise, et ce, pour trois raisons principales. Elle garantit tout d’abord l’unicité juridique, en empêchant deux entreprises d’avoir la même dénomination dans le même secteur d’activité. Cela permet d’éviter toute confusion juridique ou commerciale. De plus, la dénomination sociale officialise l’existence de l’entreprise. Elle est enregistrée lors de l’immatriculation, ce qui permet de faire la différence entre une véritable entreprise légale et une entreprise frauduleuse. Enfin, la dénomination sociale est un marqueur d’identité. Elle contribue à l’image de l’entreprise lorsqu’elle est visible sur les documents officiels ou dans des campagnes de communication.

Un changement de dénomination sociale peut s’expliquer de plusieurs façons :

Une évolution de l’activité de l’entreprise

Quand une entreprise diversifie ses activités ou change de secteur, il est normal qu’elle envisage un changement de dénomination sociale afin de correspondre à cette évolution. Le nom reste ainsi cohérent avec les nouvelles compétences, ambitions et activités.

Un repositionnement stratégique ou un changement d’image

Quand une entreprise souhaite faire évoluer son image, un changement de dénomination peut être une bonne option. Il permet de moderniser ou de simplifier le nom pour mieux communiquer, ou bien transmettre de nouvelles informations.

Une fusion, une acquisition ou une scission

Une réorganisation juridique peut modifier l’identité de l’entreprise et donc justifier un changement de dénomination sociale. Par exemple, lorsque deux sociétés fusionnent, la nouvelle identité peut inclure de nouveaux éléments qui symbolisent leur union.

Un litige ou une obligation légale

Un litige juridique peut contraindre une entreprise à changer de dénomination sociale. C’est par exemple le cas lors d’une plainte pour violation de droits d’auteur ou d’une marque déposée. Le changement permet alors d’éviter des sanctions juridiques.

Une volonté d’améliorer la visibilité de l’entreprise

Une dénomination sociale trop longue ou trop complexe peut freiner le développement de la notoriété de l’entreprise, car le nom est difficile à prononcer et à retenir. Choisir quelque chose de plus simple peut alors renforcer l’image et le développement de l’entreprise.

Le changement de dénomination sociale n’incombe pas forcément aux mêmes personnes, en fonction des statuts juridiques des entreprises.

• SARL : la décision est prise par les associés lors d’une assemblée générale extraordinaire.
• SAS : les statuts mentionnent qui a le pouvoir de prendre cette décision. Il ne s’agit pas obligatoirement de l’ensemble des associés.
• SASU : L’associé unique prend la décision.
• SA : les actionnaires prennent la décision lors d’une assemblée générale extraordinaire.

Prise de décision

La première étape est évidemment le choix de la nouvelle dénomination sociale et la décision finale de l’appliquer. Elle s’effectue la plupart du temps lors d’une assemblée générale extraordinaire et dépend de la ou des entités responsables de ce choix. Avant de choisir une nouvelle dénomination sociale, il est bien sûr essentiel de vérifier la disponibilité du nom en consultant la base de données de l’INPI.

Publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales

Pour changer officiellement de dénomination sociale, il est obligatoire de publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales. Cet avis doit comporter les informations suivantes :

• La forme juridique et l’ancienne dénomination sociale de l’entreprise.
• Le montant du capital social, l’adresse du siège social, le numéro unique d’identification.
• La date de prise de décision à l’assemblée.
• Les modifications.
• La nouvelle dénomination sociale.

Mise à jour des statuts de la société

Les statuts de la société doivent indiquer la dénomination sociale de l’entreprise. De ce fait, il est nécessaire de les mettre à jour immédiatement après le changement.

Formulaire de demande de modification (M2)

Le formulaire M2 sert à indiquer la modification de dénomination sociale à l’administration. Il faut cocher les informations relatives à la dénomination sociale dans le cadre 1, puis compléter les données sur la société dans le cadre 2. Le cadre 4 concerne quant à lui la date de changement et la nouvelle dénomination sociale.

Le dossier de demande de modification est disponible sur le site internet du guichet des formalités d’entreprise (guichet unique des formalités), il doit inclure les documents suivants :

• Un exemplaire du document qui annonce le changement de dénomination sociale, et les statuts mis à jour (certifiés conformes par le représentant légal de l’entreprise).
• Trois exemplaires complétés du formulaire M2.
• Une attestation de parution de l’avis de modification dans un journal d’annonces légales
• Un justificatif de changement délivré par l’autorité compétente en cas d’activité réglementée.

Voici toutes les actions à effectuer après le changement de dénomination sociale :

• Déposer la marque auprès de l’INPI afin de protéger la nouvelle dénomination sociale.
• Modifier les documents commerciaux, les modèles et éventuellement les logos pour correspondre à la nouvelle dénomination sociale.
• Signaliser le changement à l’INPI si l’entreprise possède des brevets, afin de continuer à le protéger.
• Signaler le changement aux partenaires, aux services postaux et fiscaux, ainsi qu’aux clients.

La convocation et la tenue de l’assemblée générale extraordinaire peuvent prendre entre une à deux semaines en moyenne. Il faut prendre en compte le délai de convocation des actionnaires ou des associés (généralement de deux semaines avant la date de la réunion).

Le dépôt au greffe du tribunal de commerce prend généralement entre 5 et 10 jours ouvrables. Il faut patienter le temps que le greffe traite la demande et émette un nouvel extrait Kbis avec la nouvelle dénomination sociale. Les frais administratifs sont estimés à 200 euros.

La publication dans le journal d’annonces légales demande entre 2 et 5 jours ouvrables, selon la fréquence de publication du journal. Cette formalité coûte en moyenne entre 150 et 250 euros.

Enfin, les délais pour finaliser le changement peuvent s’étendre de 2 à 6 semaines en fonction de la réactivité des différentes administrations.

Changer de dénomination sociale a plusieurs conséquences sur l’entreprise, à la fois sur le plan juridique, administratif, financier et marketing. Voici les principales.

Les conséquences administratives

• Mise à jour de documents légaux : modification inscrite dans les statuts de l’entreprise, nouvel extrait Kbis envoyé par le greffe.
• Notifications obligatoires : l’entreprise doit signaler le changement aux organismes compétents (Urssaf, caisse des retraites…) ; à l’administration fiscale, aux banques, à la poste et aux compagnies d’assurance.

Les conséquences juridiques

• Contrats existants : le changement de dénomination sociale n’annule pas les contrats en cours, mais il est conseillé d’émettre un avenant pour informer de la nouvelle dénomination sociale et éviter toute confusion.
• Tiers : les clients, fournisseurs et partenaires doivent être informés pour éviter toute confusion juridique.

Les conséquences financières

• Coûts administratifs : les démarches pour changer de dénomination sociale sont payantes.
• Remplacement des anciens supports : imprimer de nouveaux documents officiels et mettre à jour les outils numériques (cartes de visite, flyers, site web…) représente un certain budget.

Les conséquences sur le marketing et la communication

Tous les éléments marketing comme les logos, les publicités, les brochures et réseaux sociaux et les sites internet doivent refléter la nouvelle identité de l’entreprise. La nouvelle dénomination sociale doit donc être implémentée partout.

Avant d’envisager une nouvelle dénomination sociale pour votre entreprise, vous avez tout intérêt à consulter la base de données de l’INPI afin de vous assurer que le nom n’est pas déjà enregistré ou protégé par une autre entreprise. Cela vous évitera de futurs conflits juridiques qui peuvent vous faire perdre un temps précieux, impacter vos finances, et vous contraindre à effectuer un nouveau changement par la suite. Évitez également les noms trop similaires à des noms déjà existants, afin d’éviter toute confusion avec une autre entreprise.

Choisir un nom simple, facile à écrire, à prononcer et à mémoriser est un avantage majeur pour votre entreprise. Vos clients mémoriseront le nom plus facilement, ce qui permettra un meilleur développement de votre notoriété. Évitez les termes complexes ou spécifiques à des secteurs d’activité assez techniques, afin de faciliter la compréhension de votre public cible.

Votre dénomination sociale doit refléter efficacement votre activité et votre positionnement. Pensez par exemple à intégrer un mot-clé qui reflète votre secteur, comme « bio » ou « green » pour les entreprises évoluant dans le secteur écologique.

Si vous envisagez d’étendre vos activités sur un spectre plus large dans le futur, pensez également à choisir des termes assez génériques pour tout englober. Dans le cas contraire, vous pourriez être contraint de changer de dénomination sociale à nouveau.

La nouvelle dénomination sociale de votre entreprise doit s’adapter à votre audience. N’hésitez pas à réaliser une étude de marché afin de tester plusieurs noms et de voir lequel est le mieux accueilli par vos clients et vos collaborateurs. Les noms assez sobres et professionnels sont par exemple adaptés à un business en BtoB, alors que l’originalité et la créativité sont mieux perçues par la clientèle BtoC.

Observer ce que font les concurrents est essentiel pour développer votre business et prendre des décisions importantes. Analyser les noms qui ont le plus de succès est très utile pour vous orienter dans votre choix, car vous avez une meilleure vision de ce qui fonctionne ou non. Cependant, il est primordial de ne pas copier les noms des concurrents ou de tomber dans des clichés. Les retombées seraient contre-productives.

Le changement de dénomination sociale n’est pas que simple formalité administrative. Il s’agit d’une opportunité stratégique pour renforcer l’identité de votre entreprise, encourager son évolution et améliorer sa visibilité. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez anticiper les conséquences de ce changement de nom, tout en communiquant efficacement avec vos clients et partenaires. Si vous conservez des doutes sur la procédure, n’hésitez pas à consulter un professionnel.