Dès le premier septembre 2026, les entreprises (ETI et Grandes entreprises) devront passer à la facturation électronique. Ce système vise à sécuriser les données, optimiser les échanges avec l’administration fiscale, lutter contre la fraude, réduire les délais de paiement et moderniser l’ensemble du processus de facturation.
L’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire devient alors obligatoire. De ce fait, les entreprises ont tout intérêt à se préparer dès maintenant à la transition vers ce nouveau système, afin de garantir le bon fonctionnement de leur activité et éviter les sanctions. Voici les étapes à suivre pour mettre votre entreprise en conformité avec la facturation électronique.
Comprendre la facturation électronique
Une facture électronique, c’est quoi ?
Une facture électronique, ou e-facture, est une facture entièrement dématérialisée, qui contient des données structurées. Cette notion de données structurée est primordiale, car elle implique que toutes les factures au format numérique ne sont pas forcément considérées comme des factures électroniques. C’est notamment le cas des factures générées et transmises en PDF.
Les données structurées permettent à la facture d’être traitée de manière automatique par l’administration fiscale. Elles répondent à la norme européenne EN16931. Les formats utilisés sont les suivants :
- XML
- CII
- UBL
- UN/CEFACT
Il existe également un format mixte qui répond à la même norme, tout en se présentant sous la forme d’un PDF lisible. Il s’agit du standard franco-allemand Factur-X.
Les objectifs et les avantages de la facturation électronique
La facturation électronique permet tout d'abord de simplifier les démarches administratives et de réduire les délais de paiement. Le traitement automatique des données structurées permet en effet de diminuer les interventions humaines et les risques d’erreurs dans le processus de facturation.
Gagner du temps signifie également réduire les coûts. En effet, la facturation électronique permet de se libérer des contraintes d’impression, d’expédition et de stockage des factures au format papier.
Enfin, le dernier objectif est l’optimisation de la sécurité et de la traçabilité des données. Le format électronique permet de tracer chaque facture, de son émission à sa réception, et de la stocker de manière sécurisée pendant 10 ans.
Les critères de conformité de la facturation électronique
La facturation électronique de votre entreprise doit respecter plusieurs critères de conformité. Tout d’abord, les factures électroniques doivent inclure les données structurées et se présenter sous l’un des formats que nous avons cités précédemment. Ainsi, elles pourront être traitées par les bases de données des plateformes de dématérialisation partenaire, ainsi que par l’administration fiscale. Les factures doivent également rester lisibles pour un être humain, afin de permettre des contrôles si nécessaire.
Enfin, la facture électronique doit conserver toutes les informations que l’on retrouve habituellement sur une facture classique :
- Identité des parties : nom, adresse, SIRET…
- Numéro de facture unique
- Date d’émission et date de la vente/prestation
- Description détaillée des biens ou des services
- Montant total HT et TTC
- Conditions de paiements
- Adresse de livraison (si différente du siège social)
Les dates clés pour la mise en conformité avec la facturation électronique
L’obligation d’émettre des factures électroniques s’applique à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises intermédiaires. Les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro-entreprises assujetties à la TVA sont quant à elles concernées à partir du 1er septembre 2027.
Enfin, toutes les entreprises doivent recevoir leurs factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
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Les étapes de mise en conformité pour la facturation électronique
Réaliser un audit du système de facturation
La première étape pour vous mettre en conformité pour la facturation électronique est de faire un état des lieux de votre système de facturation actuel. Identifiez les outils et les logiciels que vous utilisez, ainsi que les points suivants :
- La nature des flux financiers (réception de facture, émission de facture, validation, archivage).
- Le volume des factures traitées.
- Le format des factures.
- Les usages spécifiques (exemple : facturation en plusieurs devises différentes).
- Les collaborateurs internes et externes à l’entreprise qui interviennent dans le processus de facturation.
Cet état des lieux vous permet de vérifier la compatibilité de vos logiciels et de vos équipes avec les nouvelles exigences de facturation électronique. Les informations primordiales à relever sont les suivantes :
- Les informations obligatoires pour la facturation électronique sont-elles déjà présentes dans vos factures actuelles (si la réponse est non, il faudra les ajouter).
- Votre système de facturation est-il en mesure de répondre à toutes les nouvelles exigences ?
- Vos outils sont-ils adaptés pour le traitement de toutes les données obligatoires qui doivent figurer sur les factures électroniques ?
Vous pouvez ainsi identifier les potentiels ajustements qu’il vous reste à faire afin de préparer votre transition vers une plateforme de dématérialisation partenaire.
Identifier les besoins et les obligations de l’entreprise en termes de facturation
La deuxième étape clé pour assurer la conformité avec la facturation électronique est de définir clairement les besoins de votre entreprise. En effet, en fonction de la taille et des activités de votre entreprise, vos besoins en termes de facturation et vos objectifs peuvent considérablement varier.
Si vous êtes une grande entreprise ou une multinationale, vous devez par exemple gérer un volume important de factures, dont certaines avec des partenaires étrangers. Vous avez alors besoin de fonctionnalités complètes, adaptées aux réglementations de différents pays, avec des contraintes précises. A contrario, si vous travaillez dans une petite entreprise comme une TPE locale ou une micro-entreprise, vous gérez certainement un faible volume de factures à l’année. De ce fait, vos besoins se limitent à des services basiques.
Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire
Les plateformes de dématérialisation partenaire proposent tout un éventail de services et de fonctionnalités. Maintenant que vous avez évalué vos besoins en facturation, vous allez pouvoir lister les fonctionnalités indispensables pour votre activité. Comme nous l’avons vu précédemment, plus votre entreprise est grande, plus il y a de chances que vous ayez besoin de services poussés. À l’inverse, les petites structures ont besoin de fonctionnalités plus simples.
Une fois que vous avez listé tous les services importants, vous allez pouvoir comparer les PDP agréées par l’administration fiscale. Vérifiez alors les points suivants :
- La PDP propose-t-elle tous les services que vous recherchez ?
- Ces services entrent-ils dans votre budget ?
- Un support d’accompagnement est-il disponible ?
- Les formats de factures correspondent-ils aux vôtres ?
- La plateforme est-elle intuitive et facile à prendre en main ?
Former les équipes à l’utilisation de la PDP
Préparer le changement en interne est une étape indispensable pour vous mettre en conformité avec la facturation électronique. En effet, l’intégration d’une PDP au sein de votre entreprise implique une formation de vos équipes. Tous les collaborateurs qui seront amenés à participer au processus de facturation doivent apprendre à utiliser les fonctionnalités de la PDP, afin d’assurer la fluidité de l’activité.
Les PDP qui proposent un accompagnement complet et détaillé représentent un avantage majeur, car elles facilitent l’apprentissage de vos équipes. Elles peuvent vous guider dans la prise en main des différents services, pour une transition réussie.
La gestion du temps est aussi primordiale pour faciliter la mise en conformité de la facturation électronique via la PDP. Pensez à établir un calendrier avec les différents changements à effectuer dans l’entreprise, jusqu’à arriver à une gestion complète de la PDP.
À chaque étape du processus, une communication claire entre la PDP et l’ensemble des collaborateurs est essentielle.
Le suivi de la mise en conformité avec la facturation électronique
Pour maintenir la conformité à long terme vis-à -vis de la facturation électronique, un suivi est indispensable. Contrôlez régulièrement les flux de facturation et les données transmises, en réalisant des audits.
Une veille régulière est également nécessaire, afin de rester informé sur les éventuelles évolutions légales et techniques des PDP.
Quelles sont les conséquences d’une non conformité à la facturation électronique ?
La non conformité à la facturation électronique peut avoir plusieurs conséquences négatives pour votre entreprise.
Si vos factures ne respectent pas les obligations de la facturation électronique, vous vous exposez tout d’abord à une amende forfaitaire de 15 euros par facture, applicable à partir de la deuxième infraction, avec un plafond annuel de 15 000 euros.
En cas d’absence de e-reporting, vous risquez une amende forfaitaire de 250 euros par transmission, là encore, avec un plafond annuel de 15 000 euros. Cette sanction s’applique également à partir de la deuxième infraction.
Enfin, une plateforme de dématérialisation partenaire qui ne respecte pas ses obligations d’e-invoicing risque une amende forfaitaire de 15 euros par facture et 750 euros par transmission, avec un plafond annuel de 45 000 euros. S’il s’agit de la première infraction depuis trois ans et que celle-ci est régularisée dans les 30 jours qui suivent la demande de l’administration, la PDP peut éviter cette sanction.
Conclusion
La conformité avec la facturation électronique est une obligation à partir de l’année 2026. Pour assurer une transition en douceur, les entreprises ont tout intérêt à anticiper les changements, en suivant rigoureusement chaque étape.
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FAQ : se mettre en conformité avec la facturation électronique
Comment trouver une plateforme de dématérialisation partenaire ?
Vous pouvez consulter la liste officielle des plateformes de dématérialisation partenaire, agréées par l’administration fiscale.
Où trouver des informations supplémentaires sur la mise en conformité avec la facturation électronique ?
Vous pouvez consulter le site officiel de l’administration fiscale, solliciter les conseils d’un expert-comptable ou encore contacter le service financier de votre entreprise. Les PDP disposent aussi de guides et démonstrations pour vous accompagner dans la transition.
Que se passe-t-il en cas de non conformité après l’échéance de la réglementation sur la facturation électronique ?
Plusieurs sanctions sont encourues, notamment une amende de 15 euros par facture, avec un plafond annuel de 15 000 euros.
Est-il possible d’utiliser une plateforme qui ne figure pas sur la liste officielle des plateformes de dématérialisation partenaire ?
Seules les PDP agréées par l’administration fiscale sont légales, car elles remplissent des critères précis et possèdent des certifications qui garantissent la sécurité des données.
La facturation électronique concerne-t-elle les transactions avec les particuliers ?
Non, l’obligation de conformité à la facturation électronique concerne uniquement les entreprises assujetties à la TVA, ce qui n’est pas le cas des particuliers.
Est-il possible d’exiger une facture au format papier ?
À partir de 2026, les entreprises ont l'obligation d’accepter et de traiter les factures électroniques. Il est donc interdit de refuser ce format au profit du format papier.
