Comment la signature électronique peut-elle faciliter votre quotidien RH ? Ce procédé technique et juridique permet à un salarié de donner son consentement à un document numérique tout en garantissant son intégrité et l’authentification de son auteur.
La bonne gestion de l’administratif est une tâche très chronophage attribuée aux services des ressources humaines. Pour alléger les pratiques et gagner du temps, la signature électronique trouve ici toute son utilité : faire signer un grand nombre de documents en un minimum de temps et de manière sécurisée.
Moins de contraintes administratives, c’est plus de temps pour se concentrer sur l’humain, cœur de métier des RH. Tour d’horizon des 6 fonctionnalités clés de la signature électronique pour les RH.
1. Comment signer électroniquement en RH : à distance ou en face-à-face ?
La signature électronique est compatible avec tous les documents manipulés par les ressources humaines (RH). Elle fait partie intégrante de la dématérialisation RH.
Elle peut par exemple être utilisée pour :
- Le contrat de travail et l’avenant au contrat de travail.
- La promesse d’embauche.
- L’accord de confidentialité.
- La fiche de paie.
- Le règlement intérieur.
- Le solde de tout compte.
- Le certificat de travail.
- La charte de télétravail.
- La clause de confidentialité.
- Les entretiens annuels.
- Ect.
Vous pouvez donc demander une signature électronique sur tous les documents RH au format numérique.
De même, vous pouvez apposer le cachet électronique de l’entreprise. C’est-à-dire l’équivalent d’un tampon ou du sceau manuel.
Votre solution de signature électronique vous permet une signature en face-à-face ou à distance sans avoir à se déplacer.
Le gros + : chaque document est consultable en ligne, à n’importe quel moment et depuis tous les supports numériques (ordinateur, tablette, mobile).
Bon à savoir
La paie, le recrutement, la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences et l’amélioration des conditions de travail sont les grandes missions RH concernées par la digitalisation des processus.
2. L’automatisation du processus de signature électronique RH
Chaque entreprise, chaque service fonctionne avec ses propres spécificités. Facilitez la collaboration entre vos salariés en adaptant les outils de travail à leurs besoins réels.
Pour mener efficacement vos projets de signature, et faciliter les échanges entre les collaborateurs RH et les salariés de l’entreprise, vous pouvez créer des workflows adaptés à votre organisation. Pour un pilotage global, intégrez ces modules dans un système d’information RH (SIRH).
Par exemple :
- En définissant les autorisations d’accès des utilisateurs, document par document.
- En automatisant certaines tâches chronophages. Pour ne pas vous retrouver noyé dans le suivi des signatures, ne passez pas à côté de la fonctionnalité d’automatisation. Elle vous permet de paramétrer des rappels et des relances aux signataires, pour ne pas laisser filer les délais.
- En programmant les dates d’envoi et en pré rédigeant le texte d’accompagnement.
3. La création de modèles RH pour signature électronique
Vous avez des signatures récurrentes sur des documents qui s’organisent toujours avec la même structure ? Pour gagner un temps précieux, votre outil de signature électronique s’adapte aux pratiques RH et vous permet de créer des modèles.
Ceux-ci sont personnalisables. Une fois le modèle choisi, vous pourrez le compléter avec le nom et le prénom de votre client ou de votre salarié par exemple.
Vous pourrez aussi adapter le parcours de signature à chaque signataire et à chaque document.
4. Le tableau de bord de signature électronique RH
La signature électronique concerne l’ensemble des documents RH. Multiplié par le nombre de salariés dans l’entreprise, le nombre de signatures à gérer peut rapidement devenir colossal et chronophage.
Votre logiciel de signature électronique vous permet de visualiser l’état d’avancement de tous vos processus de signature en un seul coup d'œil sur votre tableau de bord.
À tout moment, vous connaissez en temps réel :
- Ce qui est signé.
- Ce qui est en cours de signature électronique.
- Les signataires retardataires.
5. Le choix du niveau de sécurité de la signature électronique sur les documents RH
L’eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) a défini 3 niveaux de signature électronique :
- La signature électronique simple (SES). Le plus faible niveau de sécurité en matière de signature électronique.
- La signature électronique avancée. Elle possède un niveau de sécurité plus élevé que la simple signature simple.
- La signature électronique qualifiée (QES). Elle offre le plus haut niveau de sécurité notamment pour les documents à forts enjeux financiers ou juridiques. La gestion du parcours de signature est moins fluide pour le signataire.
Avec votre logiciel de signature électronique, vous pouvez choisir et adapter le niveau de signature aux documents concernés.
6. Le stockage des signatures électroniques RH
Une fois signé, votre module de signature électronique classe automatiquement les documents signés aux endroits que vous aurez définis. Par exemple, le coffre-fort numérique de votre collaborateur.
Vous conservez aussi la trace de vos signatures dans un dossier de preuves horodaté et archivé pendant 10 ans.
Pour renforcer la sécurité du stockage et préserver la confidentialité des données, l’accès aux documents signés est chiffré.
Signatures électroniques RH, ce qu’il faut retenir
Les avantages de la signature électronique sont nombreux. Elle est devenue un outil de travail incontournable qui permet de réaliser des économies de temps et d’argent. Elle s’adapte à toutes les formes d’organisation et à tous les services de l’entreprise. Mais aussi à chaque document.
Les ressources humaines peuvent en bénéficier, très simplement :
- En utilisant l’application SaaS.
- En intégrant la signature électronique à votre solution (API). Elle est parfaitement compatible avec votre SIRH.
6 de ses fonctionnalités sont essentielles pour la bonne gestion de votre service RH :
- La possibilité de signer à distance.
- L’automatisation de certaines tâches.
- La création de modèles de documents RH.
- L’accès à un tableau de bord personnalisé.
- Le paramétrage du niveau de sécurité de signature électronique attendu document par document.
- Le stockage des documents signés.
Yousign est une solution de signature performante qui intègre toutes les fonctionnalités clés utiles aux performances de vos collaborateurs RH.
La signature électronique n’est donc pas seulement un outil de travail pratique, elle est aussi un levier de transformation pour les ressources humaines.
FAQ sur la signature électronique pour les RH
Comment suivre l’avancement des signatures dans un processus de gestion ?
Grâce au tableau de bord de signature électronique, vous avez une visibilité en temps réel sur chaque document : ceux déjà signés, ceux en cours et les retards éventuels. Cet outil centralisé facilite le pilotage et réduit le risque d’oublis.
Quels documents RH sont concernés par la signature électronique ?
La signature électronique s’applique à la quasi-totalité des documents RH : contrat de travail, avenants, promesse d’embauche, fiches de paie, chartes, règlements intérieurs, certificats de travail, entretiens annuels, etc.
Quel niveau de sécurité choisir pour les signatures électroniques RH ?
Selon l’importance du document, vous pouvez opter pour :
- SES (simple) : pour des documents courants.
- AES (avancée) : pour plus de garanties d’intégrité et d’authentification.
- QES (qualifiée) : le plus haut niveau, adapté aux documents sensibles ou juridiques.
Comment la signature électronique aide-t-elle les RH à gagner du temps ?
En automatisant certaines tâches (relances, rappels, envois programmés) et en proposant des modèles de documents réutilisables, la signature électronique réduit les tâches administratives répétitives. Cela permet aux équipes RH de se concentrer davantage sur leur cœur de métier : la gestion et le développement humain.
La signature électronique est-elle légale pour les documents RH en France et en Europe ?
Oui. En France comme dans toute l’Union européenne, la signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite, à condition de respecter le règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services).
Ce règlement définit trois niveaux de signature (simple, avancée, qualifiée) et encadre leur utilisation selon l’importance du document.
Concrètement, un contrat de travail, un avenant, une promesse d’embauche ou un certificat de travail peuvent être signés électroniquement, dès lors que l’outil utilisé est conforme à la réglementation.
Avec une solution comme Yousign, vous avez l’assurance d’une signature juridiquement valable, sécurisée et reconnue en France et dans l’UE.
