Nos conseils pour mieux gérer les contrats de travail full remote

De plus en plus de salariés dans votre organisation sont en full remote ? Vous vous interrogez sur la gestion des contrats de travail les concernant ? Bonne nouvelle, la dématérialisation avancée des procédures est en marche, y compris pour les services des ressources humaines (RH). De nombreux outils existent pour vous faciliter la tâche. La signature électronique en fait partie.

Découvrez tous nos conseils pour réussir la transition digitale dans votre entreprise et accompagner l’intégration RH des talents qui optent pour le full remote. 

Le full remote, c’est un mode de travail dans lequel le salarié travaille d’un endroit autre que les locaux de l’entreprise. 

C’est un 100 % télétravail.

Il peut travailler d’où il veut. Par exemple, de chez lui. Mais aussi d’un lieu de vacances ou d’un espace de coworking.

Le full remote s’oppose : 

• Au travail en présentiel, dans lequel le collaborateur se rend chaque jour dans les locaux de l’entreprise. 
• Au travail hybride, qui alterne télétravail et travail en présentiel.

Avec le full remote, le lien avec votre salarié est 100 % distanciel. Vous n’aurez aucun contact physique régulier avec lui (ou très peu).

C’est un contrat de travail établi pour un salarié qui travaille 100 % à distance. 

Le contrat de travail est un document indispensable. Il contient des éléments essentiels pour organiser le travail et encadrer les rapports entre le salarié et l’employeur.

Notamment : 

• L’intitulé du poste.
• Les missions confiées.
• Les horaires de travail.
• Le montant de la rémunération.
• Le lieu d’exercice du travail.
• Etc.

Le service des ressources humaines (RH) de l’entreprise est chargé de la rédaction de l’ensemble des contrats de travail. Qu’ils concernent des collaborateurs en full remote ou non.

Quasiment aucune. 
En full remote ou avec un mode de travail plus classique, le contrat de travail contient les mêmes informations. À ceci près que pour le full remote est insérée une clause précisant le mode de travail choisi et ses éventuelles conditions.

Il est vrai que l’écrit n’est pas l’unique forme possible du contrat de travail. La loi permet qu’un CDI à temps plein soit organisé par un contrat oral. Ce qui n’est pas le cas des autres types de contrat de travail qui doivent être obligatoirement écrits (CDD, CDI à temps partiel, contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage).

Dans les faits, rares sont les entreprises qui choisissent l’oral comme forme de contrat de travail. Les enjeux conflictuels sont trop importants. Les contrats de travail écrits prédominent.

Selon la nature du contrat établi, des mentions sont mêmes obligatoires.

Si votre collaborateur en full remote est embauché dans votre entreprise, y compris en CDI à temps plein, privilégiez toujours l’écrit pour formaliser son contrat de travail. Vous limiterez ainsi les incompréhensions et les litiges avec lui.

Ils sont principalement administratifs : se soumettre aux obligations légales sans contact physique avec le salarié.

Les processus RH répondaient initialement à un mode de travail classique en France : le présentiel. Schématiquement, les documents RH étaient rédigés sur support papier. Puis remis en main propre au salarié contre une signature manuscrite. 

La démocratisation du travail à distance, hybride ou full remote, a permis aux pratiques RH d’évoluer pour permettre aux entreprises de recruter des profils qui souhaitent remplir leur mission à distance.

On parle de dématérialisation des procédures RH. Une gestion administrative dématérialisée nécessite de se doter de bons outils. Par exemple : 

• Un SIRH pour mieux gérer l’ensemble du personnel, y compris à distance.
• Un ATS pour vous épauler dans le recrutement des salariés.
• L’intégration de la signature électronique à votre solution informatique pour permettre à vos collaborateurs en full remote ou en télétravail de signer rapidement l’ensemble des documents RH. Comme un contrat de travail par exemple.
• Un outil de Gestion Électronique de Documents (GED).

Avec des moyens performants favorisant le travail à distance, le papier n’a donc plus aucune raison de rester la norme en matière de contrats de travail.

La loi ne l’interdit pas. Bien au contraire, la tendance est à la dématérialisation. Y compris du côté du législateur. 

Le contrat de travail peut être établi, signé et conservé sous forme électronique (article 1174 du Code civil). Peu importe sa forme : CDI, CDD, contrat d’intérim… 

Cette faculté dépasse le contrat de travail. La signature électronique est possible pour tout un tas d’autres documents maniés en entreprise : promesse d’embauche, avenant, charte informatique, solde de tout compte…

En revanche, pour qu’un procédé de signature électronique soit reconnu par le droit, il doit suivre des règles strictes listées aux articles 1366 et 1367 du Code civil. 

Notamment :

• Respecter l’intégrité du document. 
• Inclure un système d’identification du signataire.
• Apposer un certificat électronique sur le document.

Les avantages de la signature électronique sont nombreux : 

• Elle permet de s’affranchir du papier et de viser une politique zéro déchet.
• Elle vous fait gagner un temps précieux. Par exemple, de nombreux allers-retours à La Poste pour envoyer les contrats de travail aux collaborateurs qui travaillent à distance.
• Elle est rapide. 30 secondes suffisent pour qu’un document soit signé.
• Elle est un procédé entièrement sécurisé.
• Elle s’adapte à toutes les solutions informatiques.

Si vous pensiez adopter un outil de signature électronique pour mieux gérer les documents administratifs de vos salariés en full remote, vous le généraliserez très vite à l’ensemble de vos collaborateurs peu importe le mode de travail choisi.