Vous avez beaucoup entendu parler du Guichet électronique des formalités d’entreprises, plus connu sous le terme de Guichet unique, et vous ne savez pas vraiment ce qu’il est ? Ni à quoi il sert ? Entièrement déployé en janvier 2023, il opère une petite révolution dans le monde des formalités d’entreprises en centralisant la majorité des démarches. Si ses débuts ont été un peu laborieux, les canaux traditionnels sont revenus en renfort pour supporter le volume des demandes à traiter. Il semblerait que le Gouvernement mise sur la fin d’année 2023 pour un retour à la normale et un Guichet unique 100 % opérationnel. Définition, fonctionnement, avantage… Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le Guichet unique.
Qu'est-ce que le Guichet unique des entreprises ?
Le Guichet unique des formalités d’entreprise, communément raccourci en Guichet unique, est un organisme numérique. Il a pour objectif de réaliser la quasi-totalité des formalités relatives à la vie des entreprises.
Notamment :
- La création de l’entreprise : l’immatriculation.
- La cessation de l'entreprise : la radiation.
- Le dépôt des comptes annuels (il demeure facultatif de réaliser cette formalité auprès du Guichet unique. Il est toujours possible de déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce).
- Les modifications de personnes physiques ou de sociétés (modification des statuts, modification de l’adresse, modification du nombre d’associés…).
- Le dépôt de marques, de brevets ou de dessins.
En revanche, certaines formalités ne sont pas concernées par la nouvelle procédure :
- La déclaration et le paiement des cotisations sociales et fiscales.
- La déclaration pour transmettre les informations relatives aux salariés de l’entreprise aux organismes de protection sociale (Urssaf, Pôle emploi et Cpam), DSN.
Le greffier du tribunal de commerce demeure responsable du contrôle des formalités et de la délivrance de l’extrait Kbis.
A noter
Dans la vie d’une entreprise, les formalités sont l’ensemble des opérations préalables et postérieures à la signature d’un acte juridique.
Quand le Guichet unique a-t-il été créé ?
Le Guichet unique a été instauré par la loi PACTE n°2019-486 du 22 mai 2019 et codifié aux articles L123-33 et suivants du Code de commerce et R123-1 et suivants.
Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique remplace le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) et les services en ligne d'Infogreffe pour effectuer les formalités de création.
L’ensemble des formalités confiées par la loi au Guichet unique (création, modification et cessation d’activité) ne sont effectives que depuis le 1er juillet 2023 en raison de dysfonctionnements apparus sur ce dernier dès le début de l’année.
Le déploiement de la réforme est donc plus progressif qu’initialement prévu dans les textes (V. ci-dessous pour plus de précisions sur le sujet).
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Comment fonctionne le guichet unique ?
Le Guichet unique prend la forme d’une plateforme en ligne. Tous les échanges se font au format numérique et transitent par celle-ci.
Voici la marche à suivre pour accomplir des formalités liées à votre entreprise :
- Il faut se créer un compte sur le portail sécurisé de l’INPI à l’adresse suivante https://procedures.inpi.fr/?/.
- Selon la nature de l’entreprise et la formalité à effectuer (création, modification ou cessation), il faut remplir un formulaire en ligne et joindre les pièces justificatives demandées.
- Les informations saisies sont ensuite directement transmises aux organismes concernés pour qu’elles soient traitées : Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, CCI, CMA…
- Vous pouvez suivre l’état d’avancement de vos demandes sur votre tableau de bord.
- Les formalités traitées sont conservées le Registre National des Entreprises (RNE). Il stocke toutes les données collectées.
Ce guichet unique électronique se charge ensuite de transmettre au greffier du tribunal de commerce (du lieu du siège de la société) les formalités saisies sur le site.
En cas de difficultés sur le site de l’INPI, un numéro de téléphone d’assistance gratuit est ouvert. +33 (0)1 56 65 89 98, de 9h à 18h les jours ouvrés. Des questions peuvent être adressées par écrit à l’adresse : www.inpi.fr/contactez-nous. Un chatbot est aussi disponible sur le site du Guichet unique.
Vous pouvez aussi directement vous renseigner auprès de :
- Votre Chambre de commerce et d’industrie (CCI) si vous êtes commerçant.
- Votre Chambre de métiers et de l’artisanat (CMA) si vous êtes artisan.
- Votre Chambre d’agriculture si vous êtes agriculteur.
Bon à savoir
Toutes les données recueillies sont disponibles en ligne gratuitement (open data) sur le site data.inpi.fr, à l’exception des données personnelles.
A noter
Pour les formalités d'immatriculation des entreprises, une signature électronique simple est nécessaire. Pour les formalités de dépôt des comptes, de modification ou de cessation, il faut :
- Soit une signature électronique avancée dotée d'un certificat électronique de signature délivré par un organisme de certification.
- Soit l'utilisation d'un autre système d'identification (France Connect+) accompagné d'une signature électronique simple.
Le certificat de signature électronique, appelé Certigreffe, est conforme au règlement européen eIDAS. Il fait partie de la liste des certificats reconnus par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI).
Si vous souhaitez en savoir plus, nous avons fait un article complet sur la signature électronique de vos formalités à l'INPI.
Qui a accès au Guichet électronique des formalités d'entreprises ?
L’accès au Guichet unique est réservé :
- Au chef d’entreprise.
- À toute personne disposant d’une délégation de pouvoir (le délégataire) ou d’un mandat (le mandataire).
Qui gère le Guichet unique ?
La gestion du Guichet des formalités d’entreprise a été confiée à l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI). Il en est l’opérateur.
Quel est l’avantage du Guichet unique des formalités d’entreprise ?
L’objectif affiché de la loi Pacte est de simplifier les démarches liées à la vie des entités créées.
Le Guichet unique pour les formalités des entreprises qui est né de cette réforme présente l’avantage de centraliser la réalisation de l’ensemble des formalités administratives : la création, la cessation et les modifications.
Les démarches sont communes, peu importe :
- La forme juridique de l’entreprise : micro-entreprise, entreprise individuelle ou société (société à responsabilité limitée, société anonyme, société par actions simplifiées, société par actions simplifiée unipersonnelle…).
- Le domaine d’activité de l’entreprise : activité agricole, activité artisanale, activité libérale ou activité commerciale.
Auparavant, les formalités des entreprises étaient gérées par un grand nombre d’organismes qui avaient tous des processus et des sites internet différents. Savoir à qui s’adresser pour accomplir une formalité juridique et comment faire tournaient parfois au casse-tête Chinois.
Grâce à ce nouvel outil, les chefs d’entreprise ne risquent plus de se tromper dans le choix des organismes sociaux compétents pour s’occuper de leurs formalités.
Quelles sont les solutions dérogatoires prises temporairement pour faire face au grand nombre de formalités ?
Victime de son succès, le Guichet unique s’est rapidement retrouvé saturé en début d’année 2023.
Pour assurer la continuité de la vie des entreprises, le Gouvernement a dû demander à Infogreffe de reprendre du service jusqu’au 30 juin 2023.
Pour anticiper les fortes demandes estivales et pour sécuriser au maximum les procédures, les formalités de modification et de cessation continuent à pouvoir être effectuées via Infogreffe ou sous format papier jusqu’au 31 décembre 2023 (Communiqué de presse, min. Économie, 20 juin 2023).
En revanche, les immatriculations et le dépôt des comptes annuels doivent s’effectuer sur le Guichet unique (le dépôt sous format papier auprès du greffe du tribunal de commerce est toutefois encore possible).
Le Gouvernement a aussi annoncé la mise en place d’une nouvelle gouvernance pour le Guichet électronique des formalités d'entreprises afin d’associer plus étroitement tous les acteurs concernés par son fonctionnement.
Nouveauté 2024
L'amélioration de l'interface utilisateur
En 2024, l'accent a été mis sur l'amélioration de l'interface utilisateur pour une expérience plus fluide et intuitive.
Par exemple, des corrections d'affichage ont été effectuées pour une meilleure lisibilité des informations, et des optimisations ont été apportées aux synthèses PDF, incluant désormais des détails plus précis tels que le code postal de la commune de naissance des représentants.
La fin des formulaires papier
Une des grandes nouveautés est la fin des dépôts de formulaires papier, à l'exception de cas très spécifiques comme certaines démarches concernant les entreprises étrangères et les associations immatriculées au RCS.
Cette transition complète vers le numérique implique que toutes les procédures doivent désormais être réalisées en ligne via le guichet unique, un changement significatif pour les notaires et autres professionnels habitués aux dépôts papier.
La signature électronique
La signature électronique devient donc un élément central du processus de dépôt de formalités. La signature électronique qualifiée, reposant sur un certificat, est exigée pour la validation des formalités.
De plus, des améliorations ont été apportées pour permettre une gestion plus sécurisée et simplifiée des signatures, notamment pour les modifications liées aux bénéficiaires effectifs.
Le guichet unique et la signature électronique sont désormais des piliers du processus administratif pour les entreprises en France, avec une digitalisation accrue visant à simplifier et sécuriser les procédures administratives !
