Le guichet unique des entreprises : comprendre la réforme et signer électroniquement vos formalités

Le Guichet unique des formalités d’entreprise (ou Guichet unique), est une plateforme numérique officielle mise en place par l’État pour centraliser l’ensemble des démarches administratives liées à la vie d’une entreprise.

Depuis janvier 2023, il remplace progressivement les anciens interlocuteurs tels que Infogreffe, les Centres de Formalités des Entreprises (CFE) ou encore les chambres consulaires.

Objectif principal : faciliter les formalités des entreprises à toutes les étapes de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur cessation d’activité.

Le Guichet unique permet aujourd’hui de réaliser les démarches suivantes :

• Immatriculation d’une entreprise (création d’une société ou d’une activité individuelle)
• Radiation en cas de cessation d’activité
• Dépôt des comptes annuels (facultatif via le Guichet unique — le dépôt au greffe reste possible)
• Modifications relatives à une entreprise ou un dirigeant : Changement d’adresse ; Modification des statuts ; Changement de dirigeant ou d’associé
• Dépôt de titres de propriété industrielle : Marques ; Brevets ; Dessins et modèles

Certaines démarches restent en dehors du périmètre du Guichet unique, notamment :

• Déclaration et paiement des cotisations fiscales et sociales
• Déclarations liées aux salariés via la DSN (Déclaration Sociale Nominative) à destination de l’Urssaf, Pôle emploi ou la Cpam
• Contrôle des formalités et délivrance de l’extrait Kbis, qui relèvent toujours du greffier du tribunal de commerce

Le guichet unique vous permet non seulement de centraliser vos formalités d’entreprise, mais aussi de signer électroniquement certains documents directement en ligne. Voici la marche à suivre :

1. Se connecter à la plateforme avec vos identifiants via FranceConnect ou vos accès professionnels.
2. Accéder à la formalité concernée (création, modification ou cessation d’entreprise) et générer le document requis.
3. Apposer votre signature électronique : selon la nature du document, il peut être demandé une signature simple, avancée ou qualifiée, en conformité avec le règlement eIDAS.
4. Valider et télécharger la preuve : une fois signé, le document est archivé et vous pouvez obtenir un reçu de dépôt officiel.

Le Guichet unique des formalités d’entreprises a été instauré par la loi PACTE n° 2019-486 du 22 mai 2019, dans le cadre de la simplification administrative pour les entreprises. Il est codifié aux articles L.123-33 et suivants et R.123-1 et suivants du Code de commerce.

Dates clés de mise en œuvre

• 22 mai 2019 : Création juridique du Guichet unique via la loi PACTE.
• 1er janvier 2023 : Entrée en vigueur du Guichet unique pour la création d'entreprise, en remplacement des Centres de Formalités des Entreprises (CFE) et des services en ligne comme Infogreffe.
• 1er juillet 2023 : Entrée en vigueur complète pour toutes les formalités : création, modification et cessation d’activité.

Le Guichet unique prend la forme d’une plateforme en ligne accessible via le site officiel de l’INPI. Il permet de centraliser et de gérer l’ensemble des formalités administratives relatives à la création, la modification ou la cessation d’une entreprise.

Une démarche 100 % en ligne

Toutes les étapes se réalisent numériquement sur le portail sécurisé suivant : https://procedures.inpi.fr

Étapes pour effectuer une formalité via le Guichet unique

Créer un compte en ligne :

• Rendez-vous sur le portail de l’INPI et créez un espace personnel sécurisé.

Remplir le formulaire adapté et choisissez la formalité souhaitée :

• Création d’entreprise
• Modification (statuts, dirigeant, adresse, etc.)
• Cessation d’activité
• Complétez le formulaire et joignez les pièces justificatives demandées.

Transmission automatique des données. Les informations saisies sont transmises aux organismes compétents :

• INSEE
• URSSAF
• Services fiscaux
• Greffes des tribunaux de commerce
• CCI, CMA, Chambres d’agriculture, selon le secteur d’activité.

Suivi en ligne

• Le tableau de bord personnel vous permet de suivre l’état d’avancement de vos démarches en temps réel.

Archivage dans le Registre National des Entreprises (RNE)

• Toutes les données validées sont stockées dans le RNE, qui centralise les informations juridiques de l’ensemble des entreprises françaises.

Contrôle par le greffier du tribunal de commerce

• Le greffier compétent est chargé de vérifier les formalités déposées et de délivrer, si nécessaire, des documents officiels (extrait Kbis, avis de radiation, etc.).

Assistance téléphonique gratuite :

• +33 (0)1 56 65 89 98 (du lundi au vendredi, de 9h à 18h)

Assistance en ligne :

• Chatbot disponible sur www.inpi.fr
• Formulaire de contact : www.inpi.fr/contactez-nous

Si vous avez des questions spécifiques à votre secteur, vous pouvez contacter directement votre chambre consulaire :

• CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie) → pour les commerçants
• CMA (Chambre de Métiers et de l’Artisanat) → pour les artisans
• Chambre d’agriculture → pour les exploitants agricoles

Selon la nature de la formalité que vous effectuez sur le Guichet unique de l’INPI, le niveau de signature électronique requis peut varier.

Une signature électronique simple est suffisante. Elle permet de valider les formalités de création d’entreprise, à condition que l’identité du signataire soit clairement établie.

Ces démarches nécessitent un niveau de sécurité plus élevé. Deux options sont possibles :

1. Une signature électronique avancée, reposant sur un certificat électronique qualifié délivré par un organisme de certification reconnu.
2. Une authentification via FranceConnect+, combinée à une signature électronique simple, ce qui permet de garantir un niveau équivalent de sécurité.

Le certificat de signature électronique Certigreffe est un exemple de certificat reconnu pour ces formalités. Il est :

• Conforme au règlement eIDAS, qui encadre la signature électronique au niveau européen ;
• Référencé par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) parmi les certificats électroniques de confiance.

L’accès au Guichet électronique des formalités d’entreprises est réservé à certaines personnes disposant d’un pouvoir légal ou délégué pour représenter l’entreprise. Il s’agit :

• Du chef d’entreprise (personne physique ou représentant légal d’une société)
• De toute personne disposant : d’une délégation de pouvoir (délégataire) ou d’un mandat (mandataire)

En pratique, cela permet à un tiers de confiance (expert-comptable, avocat, formaliste...) d'effectuer les démarches au nom de l'entreprise, sous réserve de fournir les justificatifs requis.

Le Guichet unique des formalités d’entreprise est géré par l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle), désigné comme opérateur officiel de cette plateforme par la loi PACTE de 2019.

L’INPI est donc en charge de :

• l’hébergement de la plateforme,
• le traitement des formalités,
• la transmission des informations aux organismes compétents,
• et la relation avec les autres acteurs administratifs (URSSAF, INSEE, greffes...).

Le principal avantage du Guichet unique est la centralisation des démarches administratives relatives à la vie des entreprises.
Il permet de réaliser depuis un seul portail en ligne :

• La création d'entreprise (immatriculation)
• La modification (statuts, siège social, dirigeants, etc.)
• La cessation d'activité (radiation)

Un outil unique, quels que soient :

• La forme juridique : micro-entreprise, entreprise individuelle, SARL, SAS, SASU, SA…
• Le secteur d’activité : commerce, artisanat, agriculture, professions libérales…

Objectif de la réforme (loi PACTE) :

Simplifier les démarches, éviter les erreurs, réduire les délais de traitement et rendre les formalités plus accessibles à tous.

Avant : les démarches étaient réparties entre plusieurs plateformes (CCI, CMA, Urssaf, Infogreffe), chacune avec ses propres règles.

Aujourd’hui : un point d’entrée unique, qui guide l’utilisateur et transmet automatiquement les données aux bons organismes.

Le lancement du Guichet unique en janvier 2023 a rencontré des difficultés techniques et des saturations importantes, notamment en début d’année.

Mesures dérogatoires prises par le Gouvernement :

• Infogreffe a été réactivé jusqu’au 30 juin 2023 pour permettre la continuité des démarches.
• Pour les formalités de modification et de cessation, il a été possible de passer : par Infogreffe ou par format papier jusqu’au 31 décembre 2023

En revanche :

• Les immatriculations (création d’entreprise)
• Et le dépôt des comptes annuels doivent obligatoirement s’effectuer via le Guichet unique.

(Le dépôt papier au greffe reste encore accepté, mais en voie de disparition.)

En 2025, la transition numérique des formalités d’entreprise continue d’évoluer avec plusieurs améliorations majeures sur le Guichet électronique des formalités d’entreprises, géré par l’INPI.

L’objectif : offrir une expérience utilisateur plus fluide, renforcer la sécurité juridique et généraliser la dématérialisation totale des procédures.

Depuis début 2025, le portail du Guichet unique a bénéficié de nombreuses optimisations ergonomiques, dont :

• La correction de bugs d’affichage pour une lecture plus claire des informations saisies ;
• Une meilleure présentation des synthèses PDF, avec l’ajout de données supplémentaires, comme le code postal de la commune de naissance des représentants légaux ;
• Un parcours utilisateur simplifié pour les formalités les plus fréquentes (immatriculation, modification, radiation).

Parmi les évolutions marquantes : la suppression des formulaires papier pour les formalités d’entreprise. Désormais :

• Toutes les démarches doivent être effectuées en ligne, via le Guichet unique ;
• Seuls quelques cas dérogatoires conservent le dépôt papier, notamment :
• Certaines démarches d’entreprises étrangères,
• Des cas particuliers pour les associations immatriculées au RCS.

La signature électronique est désormais obligatoire pour valider la majorité des formalités sur le Guichet unique.

Deux exigences principales :

• Utilisation d’une signature électronique qualifiée, reposant sur un certificat électronique reconnu (conforme eIDAS et certifié par l’ANSSI) ;
• Possibilité d’utiliser FranceConnect+, couplé à une signature simple, pour certaines formalités moins sensibles.

Améliorations 2025 :

• Sécurisation du processus de signature, notamment pour les formalités liées aux bénéficiaires effectifs ;
• Simplification du parcours de signature électronique, avec un meilleur accompagnement des utilisateurs.

Le Guichet unique et la signature électronique qualifiée sont désormais les piliers incontournables des formalités administratives pour les entreprises en France.
Cette transformation vise à :

• Réduire les délais de traitement ;
• Éviter les erreurs de saisie ;
• Renforcer la sécurité juridique des documents déposés.

Ce passage au tout numérique constitue une véritable rupture pour certains métiers, comme les notaires, experts-comptables ou formalistes juridiques, historiquement habitués aux dépôts papier.

Ces professionnels doivent désormais adapter leurs outils et intégrer des solutions de signature électronique conformes, telles que Yousign, pour rester en conformité.