Cachet électronique qualifié : qu’est-ce que c’est ?

Dans l’ère numérique dans laquelle nous vivons, la confiance et l'intégrité des documents électroniques sont des éléments essentiels pour les entreprises. Le cachet électronique qualifié a été conçu avec ces deux désidérata en tête, et pour offrir une solution de certification numérique conforme aux exigences dictées par la règlementation européenne eIDAS. 

Dans cet article, nous explorerons en détail le fonctionnement du cachet électronique qualifié, son impact sur la sécurité des documents électroniques et ses avantages pour les entreprises. Nous examinerons également comment cette solution de certification numérique peut faciliter les échanges commerciaux, renforcer la confiance entre les partenaires et assurer la conformité aux réglementations en vigueur.

Prêt à découvrir comment le cachet électronique qualifié peut aider votre entreprise à sécuriser ses documents numériques, à renforcer la confiance avec vos partenaires commerciaux et à simplifier vos processus administratifs ? C’est parti !

De nos jours, les échanges d'informations se font principalement sous forme électronique. La sécurité et l'intégrité des documents sont donc des préoccupations majeures pour les entreprises et les particuliers.
C'est là que le cachet électronique entre en jeu, puisqu’il offre une solution numérique fiable et robuste. 

Le cachet électronique, ou sceau électronique, est une technologie permettant de prouver qu’un document a été émis par une personne morale. Le cachet électronique atteste de l’origine et de l’intégrité du document électronique.

Tout comme la signature électronique, le cachet électronique comporte 3 niveaux : 

• le cachet électronique simple,
• le cachet électronique avancé, 
• le cachet électronique qualifié.

Cet article n’a pas pour vocation d’entrer dans les spécificités propres à chacun des niveaux des cachets électroniques. En revanche, nous allons voir ce qu’est un cachet électronique qualifié. 

Vous souhaitez en savoir plus sur le cachet numérique ? Découvrez notre article : Définition, réglementations et usages du cachet électronique.

Pour qu’un cachet électronique soit qualifié, il faut réunir trois exigences : 

• que le certificat électronique ait les caractéristiques d’un cachet électronique avancé,
• qu’il ait été créé par le biais d’une solution de certificat électronique qualifié,
• qu’il repose sur un certificat de cachet électronique qualifié. 

Le cachet électronique qualifié repose sur des mécanismes de cryptographie et de sécurité pour garantir l'intégrité des documents électroniques. Un tel fonctionnement peut sembler complexe, alors nous allons essayer de vulgariser au maximum.

Lorsqu'un document est scellé avec un cachet électronique qualifié, il est crypté à l'aide d'algorithmes spécifiques pour faire en sorte que le document ne puisse pas être modifié après l’apposition du cachet. Le cachet électronique est apposé sur le document, liant ainsi l'intégrité du contenu à la personne morale qui a émis le document. 

Quand quelqu’un souhaite vérifier l'authenticité d'un document scellé, il peut vérifier le certificat électronique qualifié associé au cachet électronique. Ce certificat, délivré par un prestataire de services de confiance (dont Yousign fait partie), atteste de l’origine et de l'intégrité du cachet électronique.

Ainsi, le cachet électronique qualifié garantit une somme de critères, parmi lesquels:

• une assurance suffisante que les données de création du cachet électronique utilisées pour sa création sont protégées de manière fiable contre la falsification,
• une assurance que les données de création du cachet électronique utilisées pour sa création ne peuvent être établies en pratique qu'une seule fois,
• les données de création du cachet électronique utilisées pour sa création peuvent être protégées de manière fiable par le signataire légitime contre l'utilisation par d'autres personnes. 

L’intégralité des garanties établies par le cachet électronique qualifié peut être consultée directement dans la règlementation européenne eIDAS.

Le cachet électronique qualifié est très strictement régi par cette réglementation et il réside évidemment bon nombre de points connexes sur lesquels nous ne pouvons pas nous étendre. L’essentiel est que vous ayez compris le fonctionnement et l’utilité du cachet électronique qualifié !

Quels documents doit-on consolider avec un cachet électronique qualifié ?
Bien évidemment, nous serions tenté de vous dire : tous !
Pour être transparent avec vous, il n’existe pas de liste exhaustive et établie de tous les documents qui doivent être consolidés au moyen d’un cachet électronique qualifié. Par contre, nous pouvons vous donner une liste qui peut servir d’illustrations : 

• Les procédures KYC (Know Your Customer) : ces procédures qui visent à vérifier l’identité d’un client lors de diverses transactions nécessitent un cachet électronique qualifié. 
• Les diplômes : il est conseillé, en France du moins, de faire certifier ses diplômes au moyen d’un sceau électronique qualifié. 
• la base de données de produit EPREL (European Product Registry for Energy Labelling) : la base de données de produits EPREL désigne le registre européen des produits pour l’étiquetage énergétique.  L’inscription de certains de ces produits doit se faire via un cachet électronique qualifié.
• Certification bio : la certification agriculture biologique doit être consolidée par un sceau électronique qualifié. 
• La facturation électronique

Quand il est question d’échanges commerciaux, la confiance est primordiale. Le cachet électronique qualifié joue un rôle crucial en renforçant cette confiance entre les parties prenantes.

Tous les documents liants que vous signez, qu’il s’agisse de contrats, factures, bons de commande, et autres, nécessitent une protection et une vérification rigoureuses, au moyen d’un certificat qualifié.
En utilisant un cachet électronique qualifié, les entreprises peuvent garantir l'intégrité et l'authenticité des documents électroniques échangés lors des transactions commerciales. Cela prouve que le document n’a pas été modifié à posteriori et atteste de l’origine dudit document. Par conséquent, il réduit drastiquement les risques de litiges ou de manipulations.

Imaginons un scénario : une entreprise envoie une facture électronique à son client. En apposant un cachet électronique qualifié sur cette facture, l'entreprise peut prouver que le document n'a pas été modifié depuis sa création et qu'il provient bien d'elle. Cela instaure une confiance mutuelle entre l'entreprise et son client, facilitant ainsi les paiements et les transactions.

Par ailleurs, les documents électroniques scellés avec un cachet électronique qualifié ont la même valeur légale que leurs équivalents papier, évitant ainsi les processus fastidieux d'impression, d'envoi postal et d'archivage physique.

Pour les entreprises qui opèrent à l'échelle internationale, le cachet électronique qualifié facilite également les échanges transfrontaliers en garantissant la conformité avec les réglementations en vigueur dans différents pays de l'Union européenne.

En conclusion, le cachet électronique qualifié est un allié précieux pour les échanges commerciaux de tous documents. Il renforce la confiance, assure l'intégrité des documents électroniques et simplifie les procédures administratives. En adoptant une solution de certification, les entreprises peuvent se concentrer sur leur croissance et leur succès, tout en ayant l'assurance que leurs échanges commerciaux se déroulent en toute sécurité et conformité.