Tout savoir sur la charte informatique en entreprise

Le développement des technologies et des innovations et leur omniprésence au sein des entreprises ont conduit à un constat indéniable : l’élaboration d’une charte informatique est devenue incontournable. Véritable gage de sécurité, elle fixe les conditions d’utilisation des outils informatiques et de communication mis à la disposition des salariés.

Dans le détail, qu’est-ce qu’une charte informatique en entreprise ? Est-elle obligatoire ? Qui la rédige et la signe ? Comment son application est-elle contrôlée ? Comment s’y prendre pour l’élaborer ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la charte informatique dans cet article.

Une charte informatique est un document juridique qui contient les règles applicables, les droits, les obligations et les sanctions concernant l’utilisation et l’usage des moyens de communication électroniques de l’entreprise tels que :

• Internet.
• Un logiciel.
• Une messagerie électronique.
• Un serveur.

La charte informatique est communiquée par l’employeur aux salariés de l’entreprise. 

L’utilité essentielle de la charte informatique est d’informer les salariés de leurs droits et obligations lors de l’utilisation des systèmes d’information et de communication, d’internet ou encore des services multimédias de l’entreprise. 

En cas d’utilisation contraire à ce qui est prévu dans la charte, l’employeur peut sanctionner le collaborateur fautif. Les sanctions y sont d’ailleurs détaillées. 

Pour résumer, la charte informatique répond à 4 enjeux majeurs :

• Elle sécurise, juridiquement et techniquement, les données collectées et traitées par l’entreprise.
• Elle informe les salariés sur les outils informatiques mis à leur disposition et sur les outils de surveillance installés.
• Elle prévient contre toute utilisation contraire ou abusive de ces outils en détaillant les conditions dans le respect desquelles ils doivent être utilisés et les sanctions applicables en cas de non-respect.
• Elle sanctionne le non-respect des dispositions prévues.

Il appartient à l’employeur de rédiger une charte informatique dans son entreprise.

Cette décision est unilatérale.

La charte informatique peut être : 

• Annexée au contrat de travail du salarié.
• Annexée au règlement intérieur de l’entreprise. 
• Envoyée indépendamment à tous les salariés.

La charte graphique est signée par le salarié. La signature rend le document opposable à son signataire. Tout manquement à cette charte peut ainsi être puni, selon les modalités fixées par le texte lui-même.

L’élaboration et la mise en place d’une charte informatique ne revêt aucun caractère obligatoire. Toutefois, elle est vivement recommandée par la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), le gendarme des données personnelles en France.

En effet, et cela est encore plus vrai dans les entreprises qui recueillent de nombreuses données personnelles, la charte informatique est un gage de sécurité juridique. Ainsi, les collaborateurs de l’entreprise connaissent les bonnes pratiques à mettre en place pour sécuriser les données sensibles.

Vous souhaitez rédiger une charte mais vous ne savez pas comment faire ? Voici les bonnes pratiques d’écriture. 

Les informations contenues dans une charte informatique sont variables d’une entreprise à une autre. 

En fonction de l’activité de l’entreprise, de son environnement de travail, de sa politique informatique et de ses outils, les clauses figurant dans la charte sont individualisées.

La CNIL préconise d’articuler la charte informatique autour de 8 points importants :

• L’objectif de la charte : préserver la sécurité du système informatique de l’entreprise.
• Les définitions claires et précises des termes employés : définir ce que signifient les termes employés dans la charte et notamment administrateur, messagerie électronique, système d’information.
• L’objet et la portée de la charte.
• Les usages autorisés et les usages abusifs. Par exemple, la navigation sur des sites interdits, le téléchargement illégal de fichiers.
• Les devoirs du salarié.
• Les mesures de contrôle de la charte.
• Les sanctions.
• L’opposabilité de la charte.

Aucun formalisme particulier n’est imposé dans le cadre de la rédaction d’une charte informatique.

Il s’agit d’un document écrit qui peut être annexé au règlement intérieur ou au contrat de travail des salariés.

Il s’articule généralement sous la forme suivante : une introduction suivie de différents articles.

Afin d’anticiper tout comportement néfaste, la charte informatique définit elle-même les mesures de contrôle qui peuvent être mises en place par l’employeur.

Ces mesures peuvent être étendues et sur des périodes longues pour pouvoir être dissuasives.

Attention toutefois, les mesures de contrôle choisies ne doivent pas contrevenir au droit existant. Ainsi, par application de l’article L1121-1 du Code du travail, les restrictions des libertés individuelles imposées par l’employeur doivent être justifiées au regard de la fonction du salarié ou de l’objectif poursuivi par l’employeur.

Par d’exemple et conformément à l’article L1222-4 du Code du travail, l’employeur est tenu, dans la charte informatique, d’informer ses salariés des moyens de surveillance informatique mis en en place dans le but de contrôler leurs activités.

La charte informatique ayant une valeur juridique, son non-respect peut donner lieu, sous conditions, à des sanctions disciplinaires. Ces sanctions doivent être fixées par la charte elle-même.

En vertu de l’article L1331-1 du Code du travail, une sanction est une mesure prise par l’employeur à la suite d’un agissement du salarié considéré par l’employeur comme fautif.

Il peut s'agir d’un blâme, d’un avertissement, d’une mise à pied. La sanction ultime est le licenciement dans l’hypothèse où la violation de la charte est de nature a caractérisé une faute grave.

Toutefois, pour être valable et avoir un caractère contraignant, la charte informatique, si elle est annexée au règlement intérieur,  doit : 

• Avoir été communiquée au CSE (Comité Social et Économique) pour avis (article L1321-4, alinéa 1er du Code du travail).
• Être déposée au greffe du Conseil de prud’homme (article R1321-2 du Code du travail).
• Être communiquée à l’inspection du travail (article L1321-4, alinéa 3 du Code du travail).
• Être portée à la connaissance des salariés en l’annexant soit au contrat de travail soit au règlement intérieur.

Si elle est annexée au contrat de travail, la charte informatique n’est opposable qu’aux salariés qui ont signé le contrat après l’entrée en vigueur de la charte.

Pour faciliter la création de votre charte informatique, et respecter toutes les exigences légales, le site Coover propose un modèle gratuit de charte informatique. À personnaliser en fonction des spécificités de votre organisation. 

La voici ⬇

Non obligatoire mais vivement recommandée, la charte informatique est devenue, au fil du temps, un outil juridique indispensable au sein des entreprises. 

Charte des droits et des obligations des salariés dans le cadre de leur utilisation d’outils informatiques et de communication, elle est, toutes conditions remplies, opposable au salarié. 

Ainsi, des sanctions peuvent être prises en cas de manquement aux règles éditées par ce précieux document.