Les promoteurs immobiliers font quotidiennement face à des contrats de centaines de pages que ce soit dans le cadre de la vente de biens ou dans celui du montage de leurs projets de construction.
SEDELKA, acteur indépendant en forte expansion, a étendu ses activités hors de sa Normandie natale pour se développer sur les marchés parisiens et lyonnais.
SEDELKA travaille avec ses équipes et ses partenaires sur la construction de logements innovants et éco-responsables. De même l’entreprise a mis en place une dynamique de digitalisation de ses services et de ses processus depuis plusieurs années, pour satisfaire au mieux ses clients. La gestion de la signature de ses contrats à distance était une étape importante dans sa stratégie de digitalisation, d’autant plus qu’avec la croissance de l’entreprise, la distance géographique entre les différentes équipes et projets devenait contraignante.
La solution ? Le déploiement de la signature électronique de Yousign !
Un secteur longtemps dépendant du papier
A tous les stades de son activité et dans le cadre de son fonctionnement, les équipes de SEDELKA étaient confrontées à des masses de papier immense.
Le contrat de réservation d’un bien immobilier en construction représente souvent des dizaines de pages.
Il est en de même pour les marchés BTP. Lors de la mise en place d’un projet immobilier, des prestataires de chaque corps de métier sont choisis pour participer aux travaux. Cet accord est retranscrit sur ce document. Particulièrement dense et nécessitant l’aval de chacun des intervenants, il doit être signé par une quinzaine de personnes en moyenne.
« Un contrat de marché BTP doit représenter 5 à 6 ramettes de papier, sa digitalisation est donc un atout indéniable ! »
Un processus de signature long et complexe
Avant le déploiement de la signature électronique, le contrat client était imprimé et envoyé par la Poste au signataire qui le consultait, le signait et le renvoyait également par courrier pour signature par SEDELKA. Le processus pouvait être particulièrement long.
Concernant les contrats de marchés, le document était imprimé et chacun des signataires devait prendre rendez-vous pour venir apposer sa signature. Lorsque les chantiers sont éloignés, il fallait bloquer les agendas pour organiser une demi-journée dédiée à la signature du document.
La signature électronique permet de s’adapter à leurs disponibilités et évite de devoir trouver un créneau commun dans l’agenda de 15 personnes différentes. Chacun peut maintenant consulter et signer le document à distance.
Un déclic salvateur : le déploiement de la signature électronique
« L’expansion de SEDELKA à travers la France a été l’élément déclencheur pour se lancer dans la signature électronique. »
Le premier objectif fut d’éviter les déplacements à la direction de SEDELKA pour devoir signer des documents dans chacune de ses agences ou d’être dépendant des délais postaux.
Le second objectif fut de permettre aux clients qui ne vivent parfois pas sur les lieux de construction du projet immobilier ou à proximité des agences SEDELKA de pouvoir signer les documents sans devoir forcément se déplacer.
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Des usages de plus en plus diversifiés
A l’heure actuelle, ce sont principalement 5 personnes des services juridique, technique et RH qui utilisent régulièrement l’application de signature électronique de Yousign.
Le service juridique va utiliser l’application dans le cadre de la relation commerciale en faisant signer les contrats de réservation de biens immobiliers. Il l’utilise également pour les conseils d’administration. Les administrateurs étant maintenant répartis sur différents points géographiques, les réunions se font en visio. SEDELKA a donc poursuivi ce processus de digitalisation via la signature électronique qui permet de valider les décisions prises durant ces conseils d’administration.
La direction technique, quant à elle, va utiliser la signature électronique dans le cadre de ces fameux marchés BTP faisant appel à de très nombreux interlocuteurs.
« La signature électronique s’étend peu à peu à nos différents usages. L’objectif à terme étant de digitaliser entièrement nos processus de contractualisation. »
Actuellement utilisateurs de l’application Yousign, SEDELKA va intégrer notre API à son CRM pour centraliser sa gestion commerciale au sein d’un seul outil.
Les avantages des solutions Yousign
Le choix de Yousign fut une décision qui s’est portée sur plusieurs critères. La simplicité d’usage de l’application couplée à l’accompagnement et la réactivité des équipes support dans la compréhension et la mise en place de la solution ont fait la différence.
« Le fonctionnement de la solution est extrêmement simple et ludique. Yousign a également mis à disposition une documentation assez riche qui permet rapidement d’apprendre à utiliser l’outil par soi-même. »
Les fonctionnalités considérées comme les plus utiles aujourd’hui sont sans surprise la signature à distance des documents ainsi que la duplication des procédures, permettant de relancer rapidement une nouvelle demande de signature si le document nécessite d’être modifié.
Des retours positifs
L’adoption de ce nouvel outil a certes nécessité des ajustements dans l’organisation de SEDELKA, mais la simplicité de son usage a permis aux équipes de prendre très rapidement l’outil en main entraînant rapidement un véritable gain de temps et des économies substantielles sur les frais de traitement.
Côté signataire, particuliers comme professionnels, s’il a parfois fallu rassurer sur la validité de la signature et l’accessibilité des documents, la signature électronique a été très bien reçue. La praticité de la solution prime sur les quelques appréhensions que peuvent avoir les nouveaux utilisateurs.
« Le secteur de l’immobilier a été un pionnier dans ce domaine. Il a rapidement compris les avantages de la signature électronique et généralisé son emploi. De grosses structures, notamment dans le secteur bancaire avec qui nous travaillons, semblent avoir plus de difficultés à la déployer et ne bénéficient forcément pas de la même souplesse, d’où l’importance d’avoir une équipe qui les accompagne dans ce type de projet. »
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