OTTEO est à la fois une société de conseil en ingénierie, un cabinet de recrutement et un organisme de formation.
La société est historiquement présente dans l’industrie (énergie, grande distribution, transport) mais accompagne également les acteurs du digital et de l’IT (banque, finance, assurance, éditeurs de logiciel pour n’en citer que quelques-uns).
Mylène Lemaire, gestionnaire du personnel et utilisatrice de Yousign chez OTTEO, a bien voulu nous parler de ses usages de la signature électronique.
Une digitalisation des processus internes en bonne marche
Une démarche qui se veut globale, nous confie Mylène : « de la prise de contact avec nos candidats et nos clients, à l’intégration, en passant par les signatures de contrats, et également tout ce qui touche à la gestion du personnel et à la paie. »
« La digitalisation s’inscrit dans le système QSE. Nous voulons réduire au maximum notre impact écologique et simplifier la vie de nos collaborateurs et nos partenaires ! »
💡 Bon à savoir : pour être certifié QSE (Qualité ISO 9001, Sécurité ISO 45001, Environnement ISO 14001) comme OTTEO, il faut que l'organisation respecte un certain nombre de normes et reçoive les certifications relatives à leur respect.
© 2021 OTTEO
La signature électronique au service d’OTTEO
Les critères d’OTTEO en matière de solution de signature électronique
« Le point le plus important pour nous était la valeur juridique de la signature électronique. »
Si Mylène nous cite d’emblée la valeur légale de la signature électronique comme décisive dans le processus de sélection, les autres éléments qu’OTTEO a pris en considération sont :
- la simplicité d’utilisation de la solution et de son interface,
- le mode SaaS, pour « avoir une solution accessible de n’importe où sans matériel spécifique »,
- le made in France.
« Aujourd’hui, la signature électronique est devenue commune, notamment en raison de la crise sanitaire, beaucoup de gens connaissent le principe et sont familiarisés avec son utilisation. »
Le choix de Yousign
Yousign a répondu au cahier des charges d’OTTEO et a permis aux collaborateurs de profiter d’un pour tester la solution sans engagement.
Deux autres critères ont également été décisifs :
- le mode de facturation (abonnement mensuel) convenait mieux que paiement à la signature,
- la prise en charge des téléphones fixes.
« Certains clients n'ont pas de téléphone portable, il fallait donc une solution pour l'authentification via un téléphone fixe. »
Pour rappel : chez Yousign, si le smartphone fait défaut, il existe d’autres modes d’authentification. Le signataire peut utiliser un téléphone fixe pour appeler un serveur vocal qui lui délivrera un code à remplir.
Une réponse à plusieurs problématiques
« En tant que société de conseil, la majorité de nos collaborateurs évolue à distance, en France ou à l’étranger : la signature électronique nous simplifie donc la vie, ainsi que celles de nos collaborateurs ! »
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La signature électronique de Yousign a apporté à OTTEO :
✔ un gain de temps
« Avant, il nous fallait au minimum 2 jours pour faire signer des documents, aujourd'hui, une fois le contrat rédigé, le document peut être signé en 2h ! »
✔ une plus grande réactivité
« Nous sommes beaucoup plus réactifs et les signatures prennent beaucoup moins de temps ! »
✔ un pas de plus vis-à-vis de l’écologie
« 90% des documents administratifs sont désormais dématérialisés, et cela notamment grâce à Yousign. »
D’ailleurs, Mylène précise que l’économie de papier représente environ 1 000 feuilles par an rien que pour les contrats de travail.
Découvrez l’empreinte écologique et économique de votre entreprise, et comment Yousign peut vous aider à la réduire drastiquement.
Cas concrets : quelle utilisation de Yousign ?
Les usages d’OTTEO
Les deux équipes concernées par la signature électronique de documents sont :
👉 le service gestion du personnel,
👉 les commerciaux.
Liste non exhaustive des possibilités de signatures électroniques d’OTTEO :
- contrats de travail 🏆
- avenants 🏆
- conventions de véhicules de fonction,
- attestations,
- suivis de carrière,
- contrats avec les partenaires,
- propositions commerciales,
- suivis de projets,
- etc.
🏆 représente les usages majoritaires d’OTTEO
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Yousign, l’app « facile d’utilisation, simple et intuitive »
« Ma fonctionnalité préférée est l’ordonnancement des signatures ! C’est très pratique car cela permet de contrôler à distance le processus de signature. »
Pour rappel : la fonctionnalité d’ordonnancement des signataires permet de choisir un ordre dans lequel les signataires recevront leur invitation à signer ou de mettre en place un circuit de validation au sein d’une procédure.
Ce témoignage touche à sa fin et ouvre de belles perspectives pour OTTEO :
« Nos collaborateurs et nos partenaires sont globalement très satisfaits de la mise en place des signatures électroniques, notamment car les documents sont inaltérables et dématérialisés ! La signature électronique nous a aussi permis d’améliorer notre image de marque auprès de nos partenaires. »
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Merci encore à Mylène Lemaire d’avoir bien voulu répondre à nos questions ! 🙏
Cette histoire à succès peut aussi être la vôtre ! Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider dans votre transformation digitale et l’adoption de la signature électronique.
